時間管理的理論及相關研究

關於時間管理，世面上的書籍及相關研究大多著重在企業運用上，在教 育界的理論及其相關研究仍屬有限。本節就所蒐集到的資料概述如下：

壹、時間管理的理論

一、第一代至第四代時間管理的理論

時間管理大師Covey, Merrill與Merrill（1994）研究調查歷年來的時間管理 的理論，整理出三代類型，並發展出第四代時間管理的理論。傳統三代的時 間管理的發展，皆是以前一代時間管理為基礎，就效率與操控能力方面來加 強。

第一代時間管理論屬於備忘錄型，在提醒人們切勿遺忘，並追蹤時間的 安排。主要特色是隨身攜帶簡要的備忘錄及查核表，以檢查是否忘了什麼工 作，並將完成的工作，從查核表上刪除。

第二代時間管理的重點屬於規劃取向，在於規劃與籌備，講求效率、個 人責任、訂定合適的目標、事先規劃、安排將來的行程。主要的特色是藉由 行事曆及工作表，將當天所有工作分別等級及優先順序，如此可減少花在瑣 事上的時間。

第三代時間管理的重點屬於控制取向，包含規劃、排定優先順序以及控 制。首先要釐清自我價值觀，再將價值觀化為長、中、短期目標與活動，並 將每日活動排定優先順序。主要的特色是利用可以表達出統合價值和目標、

進度表的規劃書，來詳細規劃每日活動。研究者根據Covey et al.（1994）的內 容，整理歸納出時間管理第一代至第三代的理論精要及優點、缺點如表2-1：

表2-1 第一代至第三代時間管理理論重點摘要表

根據上述三代的時間管理，Covey et al.（1994）認為需要有第四代的時間 管理。他們認為時間管理必須超越時間管理的技巧，遵循自然原則、了解方

重要的事，如此有助於達成人生的目標，讓生命更豐富、更有意義，並能創 造高品質的生活。研究者根據Covey et al.（1994）的內容，整理歸納出時間管 理第四代的理論精要如表2-2：

生的目標及完滿來進行時間管理。

二、Macan 的時間管理過程模式

Macan（1994）有鑑於企業界普遍認為時間管理訓練能造成更大的工作效 益，但卻缺乏理論性的研究支撐，Macan企圖找出一套時間管理的理論，於是 針對時間管理訓練所產生的時間管理行為，及時間管理行為所產生的控制時 間的知覺是否能增加員工的工作滿意度、工作表現、降低工作壓力的交互關 係建立一套理論模式。

圖2-1 時間管理的過程模式

資料來源：Macan, 1994,Time management:Test of a process model, 381-391.

（一）時間管理訓練獲得時間管理行為

Macan 分析歸納以往所發展的時間管理研究，發現到時間管理行為 有三個因素：設定目標與優先順序、時間管理機械化的技巧（如列 工作單、排時間表）、組織規劃的能力（如組織工作計劃或工作環 境）。在時間管理過程模式中，時間管理訓練將能增加這三方面的

時間管理訓練 控制時間的知覺

組織規劃能力 機械化技巧

工作引起的緊張

工作表現 工作滿意 生理上的緊張 設定目標與優先

順序

時間管理行為之實行程度。

（二）時間管理行為獲得控制時間的知覺

這三方面的時間管理行為實行程度越高，則獲得控制時間的知覺越 高。藉由設定目標及優先順序、列工作單或排時間表等機械化技巧、

增強組織規劃能力，個人可以獲得對自我時間支配的控制感，也就 是個人擁有控制時間的知覺，而這三者之間，彼此間亦有交互關係。

（三）控制時間的知覺所連接的結果

時間管理行為能提升個人對時間控制的知覺，而個人對時間掌控的 能力與知覺則直接影響到工作壓力、工作滿意度與工作表現，而工 作緊張、生理緊張、工作滿意與工作表現這四個結果變項之間彼此 有交互關係。

綜合上述，Macan 所提出的時間管理訓練影響的過程模式顯示出時間管 理訓練有助於增加時間管理行為，而時間管理行為可提升時間管理的知覺能 力。控制時間的知覺越高則有利於降低工作及生理壓力，提高工作滿意度。

普遍認為只要接受時間管理訓練就能減少工作壓力、提升工作滿意度與工作 表現，但在Macan 所提出的時間管理模式中顯示出，這些成果並不是直接透 過時間管理訓練行為就能達成的，而是個人在時間管理訓練中有獲得並提升 控制時間的知覺，才能達到更大的工作效益。

三、Vilfredo Pareto 的80／20法則

對於時間管理應用最廣為人知的80／20法則，是在1897年，由義大利的 經濟學家Pareto（1848-1923）所提出的。Pareto終其一生他都企圖以數學的原 理來解釋經濟及社會現象，80／20法則的模式是他在研究十九世紀英國的經 濟中所發現的。在他研究中，他發現了二個現象：第一個是所有的經濟數值

呈現一種不對稱的數學比率模式，例如80％的財富集中在20％的人身上；第 二個是這個不對稱的比率模式可以適用於任何領域、任何時期及任何國家。

80／20法則所指的就是一種不對稱的關係，如公司80％的利潤是來自20％的 產品上，因此與其將時間花在瑣碎不重要的多數上，還不如花在少數重要的 關鍵事物上。這理論與概念被後來的時間管理學者在優先順序的程度上，廣 泛的運用。

圖2-2 典型80／20法則模式

資料來源：Koch, 1998, The 80／20 principle,4-23.

80／20法則又稱重點管理原理或最少努力原則。所謂重點管理原理，就 是掌握重要的少數，掌握關鍵就可做好事情的大多數。在任何團體中，比較 有意義或比較重要的分子，通常只佔少數，而不重要的分子則佔多數，只要 能控制具有重要性的少數份子，就能控制全局，也就是80％的價值是來自20

％的因子，其餘20％的價值則是來自80％的因子。

在時間管理的運用上，80／20法則所指的是在有限的時間中，任何事情 的處理，都要找出其關鍵，也就是何者為20％。通常在面對困難瑣碎的工作 時，人們習慣挑其中簡單的開始做，而把最困難的無限期拖下去。而事實上 最使我們受益的工作，可能只有兩三項而已，因此應該在眾多事務中挑出最

20％

80％

80％

20％

產出

產出

產品、時間 利潤、成效

重要的兩三項，編到特定時間，逐一加以完成，而不要浪費時間在瑣事上。

綜合上述，面對多項工作而難於取捨時，最好謹守80／20法則，在最少 的時間內獲得最大的效益，因為選定的部份如果真為關鍵重點所在，那也就 能讓你的工作用最小的努力獲得最大的利益。但是如果致力於80％的瑣碎卻 多數的事務，則至多只能產生20％的效益而已，事倍而功半。

貳、教育人員時間管理的相關研究

在現今講求效率、以最少的輸入獲得最大的成果的競爭社會中，時間一 向都是一個重要的因素，時間管理的研究也因此漸漸受各個領域的重視。有 鑑於此，許多中外學者（何志峰，民90；郭清榮，民91；陳明華，民93；陳 柏蓉，民93；黃珮鈞，民93；Atkins,1990；Campbell＆Neill,1992；Edwards,1990；

Edwards,2006；Kischkel,1990）針對教育界時間管理之各項內涵進行研究。在 此以所蒐集的資料做為依據，來探討不同的個人變項、環境變項與時間管理 的關係。

一、不同的個人變項與時間管理關係之研究

（一）性別與時間管理關係

對於性別與時間管理的關係研究中，因研究對象的不同而有不同的 研究結果。以導師為研究對象，其研究結果發現不同的性別在時間 管理上並無顯著差異（郭清榮，民91；陳柏蓉，民93；黃珮鈞，民 93；Campbell＆Neill,1992）。但在以教育行政人員為研究對象，其 研究結果卻發現不同的性別在時間管理上有顯著的差異，其中以男 性在時間管理上優於女性（何志峰，民90；陳明華，民93；Atkins,1990；

Kischkel,1990；Edwards,2006）。

（二）職務與時間管理關係

在不同的職務與時間管理關係的層面上，兼任行政的教師在時間掌 握與規劃層面優於一般的教師（郭清榮，民 91；陳柏蓉，民 93；

Campbell＆Neill,1992；Kischkel,1990）。在工作時間長短上，兼任行 政的教師平均的工作時數較一般教師為長（郭清榮，民 91；黃珮鈞，

民 93；Kischkel,1990；Campbell＆Neill,1992；Edwards,1996）。

（三）年資與時間管理關係

年資長的教師在時間管理的策略上，優於年資短的教師（郭清榮，

民91；陳柏蓉，民93；黃珮鈞，民93；Karl,1990）。

二、不同的環境變項與時間管理關係之研究

（一）學校規模與時間管理關係

不同的學校規模與時間管理具有顯著差異（郭清榮，民91；陳柏蓉，

民93），大型學校的教師在時間的掌握與規劃層面上優於小型學校 的教師。

（二）學校所在地區與時間管理關係

不同的學校所在地區的教師在時間管理運用上具有顯著差異（郭清 榮，民91；黃珮鈞，民93），位於都會區學校的教師在時間管理策 略運用上優於鄉鎮及偏遠地區的教師。

在此特針對國內外在教育方面有關的時間管理研究文獻歸納如表2-3：

表2-3 時間管理相關研究表（續下表）

表2-3 時間管理相關研究表（接上表）