有效時間管理的原則與策略

壹、時間管理的原則

時間管理原則，向來是企業界所重視，良好時間管理的原則確可使時間 的規劃有一個可遵循的方向。茲列舉多位學者專家的見解並探討歸納之。

曾仕强、石詠琦（民83）認為時間管理的共同法則為：1.聚零為整、化 整為零：聚零為整在於隨機應變，舉一反三、慎選時間、處理特別事件、計 劃變動時間集中處理；化整為零在於避免拖延、避免過度追求完美。2.自我 出發、掌握現在：避免成為時間觀念不清的人、避免成為工作狂。3.提高效 率增進效能：以較少的投入獲得較大的產出、培養正確的判斷思考及豐富的 創造力。4.良好的工作計畫及生涯規劃：了解生命的意義、了解生活的目的、

寫出工作的計畫。5.正確的目標管理：了解目標管理的障礙、設定良好的目 標。

李光偉（民85）認為時間管理，應遵循以下十二項原則：1.目標原則：

確立目標，用目標控制自己的生活及時間，長期堅持，鞭策自我一步步實現 既定目標。2.計畫原則：有效管理時間的途徑就是計畫，可以縮短工作的執 行時間並提高工作效率。3.整體原則：把一生的時間當作一個整體運作，嚴 格循著時間的運轉，便可問心無愧的生活。4.優化原則：讓時間優化，在時 間的使用上可以更合理、適度，使其效果極大化。5.效率原則：每個人擁有 相同的時間，但對於高效率者時間所帶來的效益遠大於低效率使用者。6.集 中原則：將時間集中起來，作整批運用，只讓少數重要的工作佔用自己寶貴 的時間。7.容量原則：只要善於運用時間，便能充實時間的容量。8.型態原則：

在時間管理中，要捉住現在，總結過去，把握未來。9.最佳原則：抓住最佳 年齡，利用最佳時間，把握最佳時機，保持最佳精神，這樣的時間管理才是 最有績效。10.辯證原則：要珍惜時間但是不要過度壓迫自己，做事不要拖拉

但有時可有計畫地拖延。11.有序原則：時間管理就是選擇安排一個較佳的時 間次序。12.彈性原則：時間管理雖需有秩序及計畫，但仍可視情況加以調整。

許明欽（民86）認為有效時間管理有以下六項原則：1.運用目標管理原 則：確立目標，用目標引導自己的生活，才不會走錯方向，浪費寶貴時間。

2.擬定計畫：工作有秩序、有方法、有流程，方能節省執行時間，依序達成 計畫的目的。3.保持適度彈性：合理安排彈性時間，以應付突發狀況，將可 減輕工作壓力，舒緩緊張情緒。4.把握最佳時機：抓住最佳年齡、最佳精神，

在最佳的狀況下，將能提高效率，事半功倍。5.效率效果並重：效率效果何 者重要，應該視「成本－效益」而定，不可一味追求效率，而忽略效果。6.

時間集中使用：將有限的時間集中起來，專心完成少數重要的工作，才不會 被日常瑣事吞噬時間。

朱文雄（民 88）認為時間管理的原則應包括以下六個原則：1.確定方向 原則：（1）由下而上的方向--就是每天不時精打細算、分秒必爭，時常算計 著分分秒秒有無妥善的運用，設法認真的節省時間，講求效率，變成時間效 率高手。（2）由上而下的方向--就是把握人生的大方向，先有整體的人生目 標，再有階段性的目標；先有整體性的計畫，再有分段的計畫、年度計畫、

月進度、每日計畫。2.利用邱吉爾原則：（1）每天在辦公室耗費許多時間在 紙上作業、閱讀和撰寫，為了節省時間，做事應把握重點，不可拖拖拉拉。（2）

設法以一頁的紙寫出重點報告。（3）看報告最忌冗言贅語，寫報告力求不多 說一言，也不少說一句。3.合併濃縮原則：（1）安排工作時間時，應當把類 似的工作集中起來，以便消除重複的活動。（2）於例行公事、瑣碎事務等對 目標没有多少價值或助益的工作，都應予合併、取消或授權。（3）每天應有 計畫的安排一些不受打擾且集中的工作時間。4.選擇忽略原則：雖然有些問 題看似非常緊急，但如果置之不理也會自行消失，忽略此類的問題，將有助 於優先處理那些更重要的事。5.危機管理原則：（1）面對突如其來的危機，

能夠從容不迫化解。（2）安排個人時間應有機動性，以便於應付個人無法控 制的力量。（3）訂定危機管理的書面計畫與策略。6.條理與自律原則：時間 管理有兩個原則，第一是有條理，第二是要自律，條理與自律同時並行，自 會節省時間。條理可以使事情辦得順遂，減少蹉跎與浪費時間；自律可以戒 除許多浪費時間的壞習慣，使每一分鐘都用在該用的地方，使生命充實。

郭清榮（民 91）認為要對時間做有效的管理，有以下五個原則：1.決定 人生的目標：這個目標是以自己的能力、興趣、價值觀為考量。2.避免完美 主義：懂得拒絕自己不願意或不能勝任的事。3.訂定計劃：依照事務的輕重 緩急與個人的精神與能力來做計劃。4.善用工具與吸收資訊：能利用備忘錄、

電腦、檔案夾等。5.找出關鍵：從事每件任務時，都能決定目標、找出事情 的重要關鍵之處。

陳柏蓉（民93）認為時間管理的原則如下：1.運用目標管理：依據所訂定 的目標，導引自己的生活，避免浪費自己的時間。2.擬定工作計畫：擬定工 作計畫，除了可以統合可用資源，節省執行時間，並能夠安排工作時間、掌 握關鍵點，如期達成目標。3.保持適度彈性：保留彈性時間，一方面可以應 付突發狀況，另一方面也可以減輕工作壓力，舒緩緊繃的情緒。4.把握最佳 時機：機會一溜煙即逝，如能把握最佳時機，即可獲得立即功效，尤其是危 機處理，更是分秒必爭，否則後果堪慮。5.效率與效果並重：在效率與效果 選擇中，應視「成本─效益」而定，不可一味追求高效率，而忽略效果。6.

時間集中使用：集中有限的時間，專心完成少數重要的工作，才不會浪費時 間在日常生活瑣事上。7.整體性原則：時間管理除了必須兼顧人、事、時、

地、物等層面外，也要以學校整體層面來考量，也就是說要將行政、教學、

家長、社區等層面都考慮進去。

黃珮鈞（民93）認為國小教師進行教學或個人時間規劃時，可採以下四

績效與教學效能，所以在時間的運籌帷幄上，並非盲目的蠻幹，而是在一定 的時間內達成既定的目標。2.順序原則：依據教學目標來制定教學計畫，釐 清事情的輕重緩急，應優先做哪些事、又有哪些事是不重要的，都應盤算清 楚，如此一來不但可以避免浪費時間，也可以提高工作效率。3.精密－彈性 原則：時間是有限的，如何能最短的時間內，完成最多的事，達到最大的功 率，就是要將時間的安排精密化，並彈性配合事情的重要性、迫切性，作專 案時間的調整，因此時間的管理應具備精密與彈性兩項原則。4.情緒與壓力 管理原則：時間管理要能有效果，必須要在最適當的情況下才能完成。最適 當的情況就是良好的工作環境、良好的組織氣氛、組織文化與設備等，順利 化解時間、工作所帶來的壓力，以愉快、積極的心情工作。

綜合上述學者的看法，歸納良好的時間管理原則如下：

（一）目標原則：設定正確的目標，朝正確的方向前進，可以使人發揮强 大的力量，到達成功的目的。

（二）計劃原則：擬定計劃、盤算清楚、統合資源，在適合的時間做合適 的事才能節省執行的時間。

（三）重點原則：在繁忙雜亂的工作中，必須掌握關鍵、設定工作處理的 優先順序，對整體及未來具有重要性的事務先處理，切勿將急事當 做重要的事來做。

（四）實效原則：效率是以較少的時間做較多的事，但忙碌不等於實效，

做得快做得多不等於做得對。做事不但要有效率更要有實效，做了 對的事，在時間換算中才能獲得良好的價值。

（五）均衡原則：時間是有限的但人所扮演的角色卻是多重的，良好的時 間管理並不是讓不同的角色分配爭奪有限的時間與精力，而是在多 重角色中取得平衡點，使每個角色互補協助，讓生活更加完滿。

貳、時間管理的策略

了解時間管理的意涵、重要性及原則之後，最重要就是執行層面。

時間管理的策略如能被執行及有效實踐，才能在有限的時間內創造最大的利 益與效果。以下列舉多位學者專家的策略方法探討並歸納之。

鄭彩鳳（民82）認為良好時間管理的策略如下：1.有效計畫與監督：利 用計畫評核術及目標管理等技術使工作簡化。2.擺脫時間的浪費：避免拖延，

排除電話、訪客、會議等干擾。3.掌握時間的原則：同時處理事務、積極充 實自我、利用零碎時間、配合個人的節奏，把重要的工作安排在最好的時間 裡。不管辦公室有多少工作，時間到了最好就準時下班，並安排足夠的休閒 及彈性時間。4.加強組織的互動：落實職務授權、做有效的溝通意見。5.管理 部屬的時間：當一位上司在關心自己的時間管理問題的時候，也要注意部屬 的時間問題。指令下達要清楚、不要讓部屬等候也不要干擾部屬的工作，以 致一切又得重頭開始，糟蹋部屬時間。

許明欽（民 87）指出時間管理的重要策略有下列六項：1.時間的掌握：

積極利用時間、避免浪費時間。2.時間的規畫：目標管理、計畫評核術。3.

職務的授權：在所有的時間管理技巧中，授權是很重要的。4.電話及公關管 理。5.會議及文件處理。6.作決定的技巧：在作決定之前，須先考慮作決定的 時間是否充裕。

朱文雄（民 88）提出時間管理的方法策略如下：1.集中處理的策略。2.

充分運用孤獨時間。3.實施授權、減少事必躬親。4.有效處理不速之客、電話

充分運用孤獨時間。3.實施授權、減少事必躬親。4.有效處理不速之客、電話