知識管理輔助工具

本節概略性之歸納推行知識管理所需之輔助工具，以採用適當方法作為本研究後 續之分析工具。本節歸納輔助推動知識管理之輔助工具包括知識管理成熟度評估、文

知識 策略＆領導

資訊科技 績效評估 組織文化

應用

確認 適應

組織

創造

蒐集 分享

知識管理流程

知識管理促動要素

件管理、智慧財產管理、企業資訊入口網站、知識社群、線上學習與協同作業等工具。

各類工具簡要說明如下：

1.知識管理成熟度評估

許多企業或組織在推行或導入知識管理時，最常遇到的問題就是不知組織內部是 否已準備好導入知識管理系統。企業必須先瞭解組織中之知識管理程度及企業本身現 況條件，方能成功而有效地達到推行之知識管理目標。

知識管理成熟度評估系統主要係以知識成熟度整合模式(Knowledge Maturity Model Integration，CMMI)為基礎，其規劃理念與能力成熟度整合模式(Capability Maturity Model Integration，CMMI)一致，由組織在不同知識實務領域(Knowledge Practice Area)所執行之狀況來加以協助，瞭解組織在知識管理上目前所達到之成熟 度，組織可在哪些知識實務領域上做進一步之改善與規劃，以提升至下一個成熟度等 級。藉由此成熟度評估模式可讓企業或組織了解自身之知識管理成熟度，並能藉由欲 達到之成熟度等級，清楚地設定知識管理改善目標與方向，有系統地實踐與導入知識 管理。

在KMMI 知識管理成熟度模型當中，以組織、流程、技術三個領域來作為觀察組 織知識管理目前進行狀況之三個主要面向。在評估知識管理成熟度時，將分別自這三 個領域當中，調查組織的重視程度以及推動的規劃活動等，瞭解組織是否已經有足夠 之證據(Evidence)來顯示組織已經達到某一種知識管理的成熟度等級。根據 CMMI 之 階段層級，KMMI 將組織之成熟度分別定義為初始、重複、定義、分享管理與創新五 個層級，各層級具備之能力與特質如下表2：

表 2 知識管理成熟度各層級之能力與特質

成熟等級 具備之能力與特質

初始階段 (Initial)

組織中沒有經過整體規劃的知識管理相關活動。對於知識的取得和創造，全賴個人 的本事和使用的工具。

重複階段 (Repeated)

組織具有簡易的知識管理措施或活動，讓組織成員可以仰賴可以重複利用的資訊來 執行任務 。

定義階段 (Defined)

知識管理已經與組織的策略目標、願景相結合。組織中已經建立了一致的管道和方 法來管理知識以及分享知識。

分享管理階段 (Sharing Managed)

組織中建立了有效率的方式來取得、再利用知識，並且知識分享與交流暢通且積極。

創新階段 (Innovation)

組織得以發揮現有知識來強化組織本身的創新競爭力。

資料來源：碩網資訊，2003。

2.文件管理

文件管理系統係用來處理企業組織資訊流通之工具，可整合Fax、E-Mail、各種表 單及記錄等類型文件，把資訊適時地提供給適當之需求者。知識管理之主要活動即係 管理資訊之流動，收集、整理企業組織過去或現在之知識與資訊，讓需要者能即時快 速獲得正確之資訊。知識管理之目的係要提升企業智能；企業智能之高低可說取決於

企業資訊分享之廣泛程度。文件管理系統即係提升企業組織知識分享之工具，企業組 織內之資訊經由文件管理系統辨識、分類與儲存，被轉化為結構性之文件，透過網路 機制提供所有知識工作者輕易取得之相關文件，可以達到廣泛分享資訊的目的。(黃順 昭，1999)

建立完整之文件管理系統端賴於整個企業組織中所有人員之配合及所有管理資訊 系統之整合與建置。在建立組織架構與管理資訊系統架構時，即應先行考量對於知識 管理及企業營運之需求和期許，進而逐一架構各個相關之管理資訊系統。廣義之文件 管理應包括前端之情報管理、行動文件管理與後端之專業知識庫管理或係所謂之企業 知識入口管理。而文件管理執行上應考量文件資料型態、文件儲存架構、文件分類與 關鍵字、不同文件之歸檔與數位化、數位文件尋找與檢索、數位文件行動化、數位文 件群組分享與權限管理、文件版本管理維護與更新與文件備份與安全保護等重點，讓 需求者迅速獲得相關文件，並使任何型態之文件都能很容易地進入文件管理系統運作 之管制中(楊舜仁，2000)。

3.智慧財產權管理

在知識經濟時代中，企業擁有之知識或稱為無形資產價值，已經逐漸超越一般有 形資產。根據美國紐約大學財務會計系Baruch Lev 教授於 1999 年之研究報告，研發 能力是影響企業未來盈收與企業價值之主要因素，而公司專利數量與品質正好可以反 應該公司之研發能力。因此，知識經濟時代之獲利模式即係對智慧財產(尤其是專利) 進行「對內管理、對外分析」(李柏靜、康銘元，2003)，對內係管理自有智慧財產之 現況與運作，並避免專利間侵權問題之發生；對外係分析整體技術知識發展局勢，衡 量未來具競爭力之研發方向，以降低創新研發之不確定風險。

智慧財產管理(Intellectual Property Management)係將企業內部所有知識化之價值 資產視為企業之智慧財產加以管理運用。智慧資產之來源多仰賴專利或學術論文等技 術文獻來獲得知識內容，其中因專利為具有產業利用性、新穎性和進步性，且根據世 界智慧財產局組織(World Intellectual Property Organization, WIPO)之報告，專利說明書 包含全球90～95%之研發成果，其他技術文獻(如論文或期刊)僅佔有 5～10%。故專利 資訊係各產業中最尖端、最能創造競爭優勢之技術指標，專利資訊分析結果將係企業 在永續經營策略標的之重要參考依據，知識管理過程中實不能忽略專利資訊所帶來之 重要訊息(劉淑德，2002)。

智慧財產分析最主要係指專利分析。專利分析係以專業之專利資訊分析，瞭解科 技目前發展現況，更進一步的瞭解產業與科技的發展趨勢。協助決策者評估研發方向、

提供研發策略建議、判斷技術之可行性，加速並掌握技術價值的研發方向，都是企業 在做好研發規劃管理所不可不知的重要議題。內容包括：(亞太智財科技，2003)

(1)進行專利檢索、書目資料統計與分析 (2)進行專利統計與分析

(3)分析技術發展趨勢、技術發展階段、技術難度與技術層次 (4)尋找技術發展空間，提供技術改良參考資訊

(5)根據統計分析後所設定評估標準，提供企業研發策略擬定建議

專利分析係輔助知識管理過程中知識研發創新方向之重要指標，避免人云亦云盲 從之錯誤發展決策，確保知識發展之正確性，使知識管理配合趨勢之發展得以效益最 大化。

4.企業資訊入口網站（EIP）

企業資訊入口網站係單一之傳遞介面型態，整合企業內、外部環境中所需之各樣 資訊，使員工、顧客及企業之合作夥伴，透過此介面可依各別權限即時獲得所需資訊，

以提昇企業的競爭力。「企業資訊入口網站」之概念來自於Yahoo、Kimo 這些企圖扮 演網際網路單一進入及瀏覽點之「入口網站」，這些入口網站最早期之功能便是「搜 尋引擎」，協助使用者在廣泛之網際網路中搜尋所需資訊之網站連結，而搜尋引擎後 來也成了入口網站最基本必備功能之一。

然由於網際網路發展快速，使用者面臨的不再是資訊不足，而是如何獲得有效之 資訊，因此入口網站便依據網站所提供之內容類別，將其結集、歸納於不同之群組（如 氣象、股市及新聞等），讓使用者能便利地從這些分類中找到所需資訊(遠擎管理顧問，

2003)。

故企業入口網站建置之重點，首先必需係透過單一介面來有效率地整合不同資訊 來源；並透過角色設定及權限管理，提升組織內文件管理及傳遞之安全性；而為加速 使用者之使用效能，須建立個人化桌面設定，以協助使用者安排例行工作，提昇員工 工作效率，同時可根據所需知識來源自行訂閱或搜尋(陳永隆，2003)。

5.知識社群

所謂社群(Community)，係由來自同樣團體組織之人員因互動之需求所凝聚而成。

知識社群(Knowledge community)即係透過網路社群之互動與分眾特色，輔以實務社群 之搭配運作，建立以專業技術與知識領域為主之討論區、專欄區、留言版、聊天室、

研討會、公佈欄等等，讓企業內部之知識工作者能夠經由選擇特定專業領域，與其他 具有相同專業領域或對該專業領域有興趣之跨部門員工，進行互動並創造知識、分享 知識之平台。透過知識社群的持續性互動，可以達到共同創造知識、分享知識，不僅 可提昇員工個人知識，並可增加企業競爭優勢。

完整之知識社群除包括「虛擬」知識社群外，尚須建置「實體」知識社群(圖 7)。

「實體」知識社群可以藉由企業本身核心競爭力定位、個人核心專長調查、讀書會、

定期講座、專業評鑑等活動設計，找出跨部門但具相同知識領域或專業背景者。「虛

擬」知識社群則透過網路社群互動平台，提供相同知識背景或知識專業者一個互動之 空間，讓個人之隱性知識得以自由發揮(陳永隆、金元宇，2001)。

圖 7 知識社群架構

(陳永隆、金元宇，2001)

知識社群之價值與意義是讓經營者與企業員工能夠透過實體或虛擬之互動機制成 爲知識經營者與知識工作者；同時，並讓企業早日導向智慧型企業與學習型組織。另 外，結合知識社群跟企業智庫，可進一步協助企業創造、儲存、分享與更新知識，進 而發揮知識分享與再使用之價值。

6.線上學習(e-Learning)平台

所謂線上學習係指透過數位工具，經由有線或無線網路取得數位教材，進行線上

所謂線上學習係指透過數位工具，經由有線或無線網路取得數位教材，進行線上