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國立高雄大學財產物品管理作業規範手冊

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Academic year: 2021

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(1)

國立高雄大學

財產物品管理作業規範手冊

總務處保管組 編印

2010 年 10 月修訂

(2)

壹、財產物品保管作業程序

... 1

1、財產(物品)增加作業流程... 6

1-1、各單位購置專業圖書增加作業流程 ... 7

2、財產(物品)移動作業流程... 8

3、財產(物品)失竊、災損作業流程... 9

4、財產(物品)撥出、撥入作業流程... 10

5、財產(物品)捐贈作業流程... 11

貳、財物報廢作業準則

... 12

6、財產(物品)報廢作業流程... 14

7、財產(物品)提前報廢作業流程(未達使用年限) ... 15

叁、廢品標售作業準則

... 16

8、廢品標售作業流程... 16

肆、年度財產及非消耗品盤點作業規範

... 17

9、財產及非消耗品盤點作業流程... 20

伍、閒置堪用財物公告移轉

... 21

陸、維修登帳原則

... 21

10、維修登帳作業流程... 23

柒、物品領用、借用注意事項

... 24

捌、碩士服、博士服借用作業

... 27

11、碩博士服借用流程... 27

玖、新進同仁財物管理注意事項

... 28

拾、常見問題FAQ ... 30

附錄:國立高雄大學財產及物品管理要點... 35

(3)

壹、財產物品保管作業程序

一、依據 依行政院訂頒之「國有公用財產管理手冊」、「物品管理手冊」及「財物標準分類」 暨「審計法」、「審計法施行細則」、「國有財產產籍管理作業要點」、本校「財產及 物品管理要點」等相關規定辦理。 二、目的 規範本校財產及物品登記、移動等辦理程序,俾有所遵循,以提高校產之使用效益。 三、範圍 本程序適用於本校各教學及行政單位財產物品之登記、移動、失竊、災損、撥出、 撥入、捐贈等相關作業。 四、原則說明 (一)財產、物品之分類 分 類 類別 名 稱 說 明 1 土地及土地改良物 2 房屋建築及設備 屬不動產,由總務處保管組統一保管使用 執照及相關權狀。每筆土地、每棟建物均 須正確登記,取得所有權狀並妥慎保管。 3 機械及設備 4 交通及運輸設備 財產 5 雜項設備 (1)屬動產,單價金額一萬元以上且使用年 限在二年以上者列為財產。 (2)圖書設備,由圖書館登記、管理。 6 非消耗品 單價金額一萬元以下或使用年限二年以下 之物品,係不屬於財產分類之設備用具。 物品 7 消耗品 使用後即失去價值之消耗性物品。 無形 資產 8 電腦軟體 屬無形資產(目前暫歸 6 類) 註:上述分類可參考「財物標準分類表」,本規範以財產及非消耗品管理為 範疇、有關消耗品管理部分另行規定。 (二)財物管理權責區分 1.本校財物之使用管理係依第 78 次行政會議修正通過之「高雄大學財產及物品管 理要點」,以院、處、系(所)、組、室之財物使用者,負直接保管責任,每單 位均須指派單位保管人員一名,負責辦理該單位財物保管事宜,各單位管理人 員有異動時,該單位主管應即通知保管組,以便辦理異動手續。 2.單位財物保管人員,應配合辦理工作: (1)核對保管組每月送回各單位之財產(非消耗品)增加單,財產標籤、財產(非消

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耗品)增減明細清冊,三者是否相符。 (2)財產(非消耗品)增減明細清冊請使用保管人核對相符認章後收存,並將財物 標籤分送使用人粘貼於財物上。 (3)彙整財產(非消耗品)增加單第一聯(正本如交保管人,則以影本為主),製作單 位財產資料檔案,以方便單位管理財產物品時,查詢確認。 (4)配合財物盤點,及上級單位到校視察時協調聯繫。 (5)單位財產使用人離職時,協助財產清點移交工作。 (6)單位財物毀損、滅失時辦理相關報損程序。 (三)其他注意事項 1.財物經管或使用人員,對使用中之財物,應盡保管之責,對所保管之財產,不得 挪為私用、調換,不得毀損、棄置,未經核准不得私自移轉、撥借。 2.已屆規定使用年限且達不堪使用狀況,或毀損致失去其原有效能不能修復,或可 能修復而不經濟者,應依其相關法令規定辦理報廢。 3.單位不需使用之閒置財物,需上線登錄於保管組二手財物交流網頁,以利其他需 用單位移轉續用。 五、作業程序說明 (一)財物登記 1.不動產 (1)新建房屋保存登記作業流程(洽楠梓地政事務所) 新建房屋完工→取得使用執照及工程設計圖(竣工圖)→填寫建物測量申請 書、土地登記申請書、及登記清冊→相關資料用印→地政事務所合計規費(測 量費、登記費、書狀費)→簽請動支經費→經費核准分別開立支票→送件辦理 登記→等候測量(轉繪、認章)通知→測量成果完成公告(一個月)→領取建 物所有權狀→結案 (2)新建房屋現值申報作業流程(洽稅捐稽徵處) 新建房屋完工→取得使用執照影本及工程設計圖(平面圖、立面圖、剖面圖、 計算圖、勘測圖)→填寫房屋新增改建現值及使用情形申報書→相關資料用印 →連同上開資料函送稅捐稽徵處申報房屋使用情形及現值→核定現值及房屋 免稅→將免稅通知書歸檔→結案 2.動產 (1)凡採購財物分類為財產及非消耗品者,於經費核銷時,需於線上填寫財產(或非 消耗品)增加單 (一式三聯,現由保管組代繕),財產增加單第一聯、財產標籤及 單位財產增減明細清冊,於次月月中送回單位,各使用人可於財產查詢系統查 印。保管組據以每月彙整編造「國有財產增減結存表」及「國有財產增減表」

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有財產目錄總表」及「國有財產目錄」,於翌年1 月 15 日陳送教育部 2 份,本 校會計室1 份(如流程圖 1)。 (3)注意事項 a.財產增加單使用單位與管理人須為同一單位,財物管理人以編制內人員或行 政助理、教學助理為原則,且保管人欄位不得代簽,並應蓋用職章。 b.使用財物須善盡管理責任,倘如發生遺失毀損情形經查係「未盡善良管理之 責」,則應追究責任,依規定賠償。 c.財物使用(保管)人離職時,需將所保管之財物完成移交,由單位財物保管人協 助確認,單位主管於離職手續會簽單上確認簽章,移交清冊之財產清單影送 保管組存查。 3.圖書設備 (1)圖書館請購之各項圖書皆列為設備,其他單位則依該次採購總金額分列設備或 非消耗品。 (2)資料庫若僅有 1 年使用權,且無續訂計畫者,不予登帳,由使用單位自行管理; 若購買所有權或使用年限2 年以上(含預定採購),且購置金額 1 萬元以上,並可 提供「實體光碟」或「廠商銷售證明」者,列財產帳,未達1 萬元則列非消耗 品帳。(新增:99 年 1 月 14 日經資門分配數協調會) a.第一年購置時,編列財產,第二年起每年採購,均以增值方式辦理。 b.報廢時,應繳回各年採購之「實體光碟」或「廠商銷售證明」。 (3)各單位自行購置或接受外界捐贈之圖書財產帳處理原則(新增:99 年 1 月 22 日 第104 次行政會議通過) a.為增進單位管理之便及充實本校館藏,本校各單位採購存置於單位或個人之 專業圖書,應於核銷時,先由經辦採購單位填寫財產增加單,載明存置地點 及保管人(目前暫由保管組代繕),產生財產編號後,再送圖資館點收編目, 過帳後另核發財產標籤轉保管人黏貼(如圖 1-1);至不需使用、計畫結束或保 管人調職、離職、退休時,應將圖書移轉至圖資館,並辦理財物異動手續, 倘有遺失、毀損,依國有公用財產管理手冊等相關規定辦理。 b.前開購置之圖書,亦可於請購時註記存置於圖資館,於核銷時,送圖資館點 收編目逕入館藏,再由個人依規定辦理外借。 c.各單位如有接受外界捐贈之大量專業圖書、過期期刊,應依國有財產法第 37 條規定辦理相關捐贈程序,並由圖資館點收及編目,再辦理外借為原則。如 單位設有專人管理之圖書分館,則另依其管理辦法辦理之。 d.依經費核銷與登帳規定,入館藏之圖書,不論金額大小,一律以設備費購置; 非「圖書館法」所規範之圖書館等購置之圖書,依現行「財物標準分類」有 關財產與非財產之規定辦理。

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4.電腦軟體 (1)依行政院訂頒之「政府所屬各級行政機關電腦軟體管理作業要點」第八點規 定,「各機關增置之軟體,於正式啟用前應由軟體管理單位填具軟體保管單, 為軟體增加登記。」本校目前統一以非消耗品增加單取代,並由保管組代繕。 (2)「電腦軟體」使用年限原則列 2 年,如有特殊情形請需求單位於請購單說明。 (3)僅有 1 年期授權使用之軟體不登帳,由使用單位自行管理。 (4)隨同硬體設備購入之操作系統軟體,併入硬體成本。 (二)財物移動 1.本校財物如有使用人、使用單位或使用地點異動情形,稱為財產移動,由移出單 位填製財產移動單,移入單位確認核章後,移動單送保管組辦理財產移動過帳 手續,惟如存置地點為校外,需敘明原因,預定存置期間及保管措施等簽核校 長同意後再填寫移動單(如流程圖2)。 2.本校各單位接受其他機關(學校)委辦計畫購置財物,依計畫契約約定於計畫結束 時,需將財產歸還委託機關(學校),其所購置財物列代管資產,不登入校產。 執行(採購)單位填寫財產增加單或非消耗品增加單(以空白表單填寫,不由保管 組自系統代繕印出)時,應註明「代管資產」,並檢附契約規定影本及購置之財 物照片供審核。計畫結案併同辦理財物歸還時,執行單位應檢附歸還除帳簽陳 影本,及通知委託單位歸還財物公文影本,送保管組、會計室同步除帳;或依 雙方約定另案簽核,並會簽保管組、會計室。(99.1.25 總務處文稿編號 0992100250 簽陳核定修正) (三)財物失竊、災損 1.財物保管單位(即失竊、災損單位)應保留現場,立即通報單位主管,並會同駐警 隊向轄區派出所報案,取得報案三聯單,保管單位清點損失,並自行拍照。 2.於事件發生後一個月內撰寫「財物遺失、毀損、意外事故報(廢、毀)報告表」, 內容應包括: (1)事情經過及處理情形:詳述財物保管情形、使用程序、事件發生經過、現場狀 況、處理情形等,並說明是否善盡管理人應有之注意及事後改善防範措施(如 召開會議檢討)。 (2)有關證明文件:報案三聯單、現場照片及說明、相關會議記錄等。 (3)填寫「財產毀損報廢單」一式三份,陳報單位主管、校長閱核、並加會會計室、 總務處(事務組、保管組)等單位。 3.失竊、災損單位將核准之「財物遺失、毀損、意外事故報(廢、毀)報告表」、「財 產毀損報廢單」等資料送保管組陳報教育部核轉審計部審核。 4.經審計部審核同意解除責任後,保管組據以填報「財產減損單」,如審計單位不 同意解除責任,失竊、災損單位應自付賠償責任 (如流程圖3) 。

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(四)財物撥出、撥入 1.撥出 (1)教育部94年11月9日台總(一)字第0940151556號函,說明四略以「爾來國立大 學因教師離職至他校任教所衍生財產移撥狀況頻繁,茲以財產為學校所使用管 理,非教授所有,因個人離職而攜至新任學校,並不符合原任學校利益。是以, 學校申請移撥財產,應以委託、補助單位指定辦理事項尚未結案者為原則,且若 有特殊原因需移撥,應敘明具體理由,報部核處。」 (2)各單位教師離職至他校任教如提出財產移撥,請專簽敘明具體理由並附具單位同 意文件,經校長核可後,由保管組報部核處。(如流程圖4) 2.撥入 校外單位來函並檢附財產撥出單乙式三份,保管組簽會校內擬使用該財產之單 位,經校長核可後,本校相關單位於該三份財產撥出單上核章後回復來文單位, 校內擬使用該財產之單位製作撥入增加單(暫由保管組代繕),核章後保管組及會 計室辦理入帳。(如流程圖4) (五)財產、物品受贈 1.財產: 依國有財產法第37條及同法施行細則第29條規定,受贈單位應檢具捐贈者同意捐 贈之意思表示及有無負擔之文件並附捐贈財產之基本資料(如購置日期、廠牌型 號、價格)與說明財產用途,會簽保管組,經校長核可後,由保管組報教育部核 轉行政院。俟教育部指定本校為管理機關時,由保管組據以辦理財產增加登記。(如 流程圖5) 2.物品: 受贈單位應檢具捐贈者同意捐贈之意思表示及有無負擔之文件並附捐贈財產之基 本資料(如購置日期、廠牌型號、價格)與說明財產用途,會簽保管組,經校長 核可後,保管組據以辦理物品增加登記。(如流程圖5) 3.另財政部94年3月16日台財稅字第09404512540號函略以:「各級政府於接受實物捐 贈之相關文書上,免載受贈物之價值,俾免引發不當租稅規劃誤解,造成稅收損 失。」併同参考。

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六、財產(物品)管理作業流程 圖 1、財產(物品)增加作業流程 第一階段 No 期 程 作 業 流 程 執行單位 1 2 3 4 請購階段 採購驗收階段 財 產 增 加 作 業 每月 15 日月報 每年1 月 15 日年 報 註1:單價1 千元以上,未達 1 萬元另登非消耗品帳,製作非 消耗品增加單3 份。 需求單位 保管組 事務組 需求單位 經辦採購 單位(暫由保 管組代繕) 會計室 保管組 保管組 使用單位 保管組 需求單位提出需求 審核財物分類 請購核准後辦理採購 經辦單位填造財產增加單3 份1 本校財產管理系統轉報 教育部/結案 會計室開立傳票 保管組據以登帳 無誤 退件補正 異常 審核增加單 次月月中發送財產增加清 冊、財產標籤、增加單 履約驗收核銷 增加清冊擲回保管組、增加 單列冊管理、黏貼標籤

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圖 1-1、各單位購置專業圖書增加作業流程 第一階段 No 期 程 作 業 流 程 執行單位 1 2 3 請購階段 採購驗收階段 財產/非消耗品 增加作業 註1 :整批金額達 1 萬元以上,登財產帳;整批金額 1 千元以 上,未達 1 萬元,登非消耗品帳。 註2 :單位存查之增加單需含圖書清冊,並請單位指定專人列 冊管理,俾利單位自行管理及盤點備查。 需求單位 保管組 事務組 需求單位 經辦採購 單位(暫由 保管組代繕) 圖資館 保管組 圖資館 使用單位 使用單位 圖資館 審核財物分類 採購履約驗收核銷 增加單會圖資館點收編目圖書 結束 需求單位提出需求 單位指定之保管人保管 次月月中發送財產增加 清冊、財產標籤、增加單 是 逕入書庫 否 存置圖資館 增加清冊擲回保管組、增加 單(需含圖書清冊2)列冊管 理、圖書黏貼財產標籤 填造財產/非消耗品增加單 3 份1 確認存置地點 及保管人 依借閱規定 辦理外借 依規定辦理 財產增加

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圖 2、財產(物品)移動作業流程 No 作 業 流 程 執行單位 注意事項 1 2 3 4 5 移出單位 移入單位 保管組 保管組 移入單位 1.存置校外請敘 明原因,預定 存置期間及保 管措施等簽 核。 2.總務處網站下 載移動單或逕 自至校務系統 之財產管理系 統線上製單 (建置中)。 3.請移出單位確 認/追蹤移入 單位核章時程 欲存置校外 校內移轉 簽陳或申請單核准 移出、移入單位核章 保管組核章過帳 填寫移動單一式三份 僅更改存置地點者,填寫一 式二份即可。 移動單各送回一聯至 移出、移入單位 移入單位聯將 檢附新保管人 之財產標籤 移入單位黏貼新財產 標籤於移入財物上 結案/需求單位 可於線上查詢確認

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圖 3、財產(物品)失竊、災損作業流程 No 期 程 作 業 流 程 執行單位 第一階段 1 2 3 4 案發階段 檢討階段 陳報階段 減值除帳 失竊、災損 單位 失竊、災損 單位 失竊、災損 單位 失竊、災損 單位 保管組 保管組 (失竊、災損 單位) 保管組 會計室 保管組 會計室 合格 向轄區派出所報案、取得報案三聯 單,失竊、災損單位拍照、清點損失 依核定報告表、毀損報廢單(正 本)、報案三聯單(影本)等送總務 處續辦,失竊災損單位影印留存 保留現場 通報單位主管、駐警隊 失竊、災損單位檢討有無疏失, 並填報財物失竊、災損報告表, 財產毀損報廢單等連同相關佐證 資料陳核 1.如有明確管理 疏失,保管人應 負賠償責任,並 於報告表敘明賠 償方式。 2.如有保險理賠 事宜,應由災損 單位配合保險公 司提出相關文件 結案 財產停止提列折舊,保 管組填報財產減值單 失竊、災損單位賠償 不同意備查 審計部審核 責任解除 辦理除帳 同意備查 陳報審計部 核備 如屬保險理賠 範圍,應由災 損單位配合保 險公司會勘及 提出相關文件 陳報教育部轉審計部審核;如有火 險理賠,於完成理賠程序後陳報 如有保險理賠, 應檢附承保公司 理賠簽文

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圖 4、財產(物品)撥出、撥入作業流程 No 類別 作 業 流 程 執行單位 1 2 撥出流程 撥入流程 財物保管 使用單位 (加會保管 組、會計室) 保管組 保管組 會計室 保管組 會計室 需用單位 保管組 需用單位 保管組 需用單位 會計室 保管組 需用單位 會計室 結束 陳報教育部同意 財產使用保管單位敘 明原因簽核校長同意 國科會計畫經費 購置設備,須先 函報國科會同意 需檢具擬撥出財 產清單(含財產 編號、名稱等) 製作撥出單乙式 憑撥出單將財 3 份函送撥入學校 辦理除籍減帳 撥入學校於撥出單用 印後,送回本校 2 份 產搬離學校 函送撥出單 2 份回撥出機關 (學校),填製財產撥入增加單 原管理機關(學校)同意財 產撥出,撥出單送達本校 需用單位逕至撥出機關 (學校)搬取財產 會計室開立傳票,保管組登 帳,發送財產標籤及增加單 結束

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圖 5、財產(物品)捐贈作業流程 No 類別 作 業 流 程 執行單位 1 2 財產受贈 (含不動產) 物品受贈 受贈單位 (加會保管 組、會計室) 秘書室 保管組 保管組 會計室 秘書室 需用單位 保管組 受贈單位 保管組 需用單位 保管組 受贈單位 結束 秘書室 受贈單位擬具接受 捐贈財產案 本校辦理國有登記或 確定權屬程序 需檢具捐贈單者捐 贈財產基本資料(如 形式、價值)、有無 附有負擔及用途 保管組陳報教育部通知財政 部轉行政院指定主管機關 行政院核定教育部為主管機 關、教育部指定本校為管理機關 財產增加登記、會計室入賬 秘書室表揚或 感謝 簽核校長同意 受贈單位擬具接受 捐贈物品案 結束 保管組登帳,發送財產標籤及 物品增加單 需檢具捐贈單者捐 贈財產基本資料(如 形式、價值)、有無 附有負擔及用途

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貳、財物報廢作業準則

一、目的 為使財物保管或使用人對所經管之財物,了解如何依法規辦理報廢作業,並掌握流 程,以提高報廢作業之行政效能,特制定本作業準則。 二、依據 依行政院訂頒之「國有公用財產管理手冊」及「物品管理手冊」制定之。 三、基本準則 (一)報廢原則 1.財物分類原則及最低使用年限,悉依行政院訂頒之「財物標準分類」為準。 2.財物已達最低使用年限且損壞不堪使用或評估修復不符經濟效益,經財物保 管人審慎鑑定已達報廢狀態得依規定填寫財產報廢單,並填註不堪修復、 不堪使用之事實,經單位主管確實審核完成後送保管組。 3.財物雖逾最低使用年限,但仍屬堪用者,不得辦理報廢。閒置堪用財物得利 用總務處二手財物交流網站上傳公告,以移轉至其他單位使用,增進財物 使用效益。 4.財物保管(使用)人對所經管之財物於辦理報廢作業時,仍應善盡保管責任, 不得任意棄置,至點交保管組入廢品庫房後,方解除保管責任。大型財物搬 遷不易者,於奉准報廢後由保管組派員至原使用單位清點及拍照,並黏貼「廢 品待處理勿搬走 清點日期」之標籤,該報廢財物仍放置原使用單位,保管 組未完成廢品處理前各單位仍應妥善保管,不得遺失或隨意廢棄。 5.各單位因維修施工汰換具變賣價值之廢料,仍屬國有公用財產,依規定應送 繳保管組廢品庫房統一辦理變賣,惟毋需再填寫報廢單。 6.不得逕以報廢之設備,用折價方式與廠商換購新設備。 (二)廢品處理 1.報廢之財物,不再以財物列管,其後續處理,除其他法令另有規定外,得簽 請校長同意後以變賣、再利用、轉撥、交換、銷燬及廢棄處理。 2.軟體、木質、布質、化學藥品等變質之廢品,得視同垃圾,依廢棄物清理相 關規定自行妥善處理,另有關危害性物質,須依相關法令辦理。 3.廢品之變賣,經簽核後依行政院訂頒之「各機關奉准報廢財物之變賣及估價 作業程序」辦理。 4.再利用之廢品應另帳管理。 (三)遺失毀損 1.財物遺失、毀損或其他意外事故導致損失時,辦理報廢須先報經審計機關查 明責任。保管(使用)人應檢附有關證明文件,詳敘事實經過、責任評析、 報案尋找過程及報告書等以憑辦理。

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責外,應依該項財物原估定之殘值或新舊程度、效能相同財物之市價賠償之。 四、財物報廢之權責:(金額以每件入帳原值為準) (一)超過使用年限必須報廢,且單一財物金額未達新台幣一千五百萬元者,由本校 自行核定報廢。 (二)超過使用年限必須報廢,且單一財物金額在新台幣一千五百萬元以上,未達三 千萬元者,需製作財產毀損報廢單陳報教育部核定。 (三)超過使用年限必須報廢,且單一財物金額在新台幣三千萬元以上者,需製作財 產毀損報廢單陳報教育部轉審計部審核。 (四)未達使用年限報廢時,不論財物金額,由保管單位簽報理由,附財物使用狀況 照片等相關文件送保管組,並製作財產毀損報廢單陳報教育部轉審計部審核。 五、財物報廢作業流程 (一)超過使用年限之財物報廢作業流程 1.未達一千五百萬元:財物保管人確認並核對帳物,確認符合報廢原則→財物保 管人填寫財產(物品)報廢單陳核→單位主管、保管組、會計室審核→保管組製 作財產減損單陳核(物品免填)→分送核准之財產減損單→保管組通知繳交廢品 →廢品繳送庫房→保管組點收→除帳→結束。(詳流程圖 6) 2.一千五百萬元以上未達三千萬元:陳報教育部核定→保管組製作財產減損單陳 核 → 分送核准之財產減損單→廢品繳送庫房→保管組點收→除帳→結束。 3.三千萬元以上:先陳報教育部核定→轉審計部審核→保管組製作財產減損單陳 核→分送核准之財產減損單→廢品繳送庫房→保管組點收→除帳→結束。(詳流 程圖7) (二)未達使用年限之財物報廢作業流程 不論財物金額由保管人填具財產毀損報廢單、相關證明文件(如屬因災害、盜竊、 不可抗力或其他意外事故致財產毀損滅失、需另行附具毀損或滅失證明,詳敘事 實經過、說明責任評估分析、報告書、報案單(如有報案者)等) →單位主管審核 → 保管組彙整有關證明文件簽核 → 陳報教育部轉審計部 → 核定免責(未核定免 責者,須負賠償及相關責任)→ 保管組製作財產減損單 → 舊品繳庫(財產滅失 除外) → 保管組點收 → 除帳 → 結束。 (三)不使用之軟體:財物保管人填寫報廢單,並註記處理方式(1.依約辦理、2.轉贈____、 3.銷毀)陳核 → 1 萬元以上軟體由保管組製作減損單陳核→ 核定後由保管組登記 減損。 六、參考資料 (一)國有公用財產管理手冊 (二)國有財產產籍管理作業要點 (三)各機關財物報廢分級核定金額表

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圖 6、財產(物品)報廢作業流程 No 期程 作 業 流 程 執行單位 1 2 3 4 報廢評估 審核階段 減損階段 除帳階段 註1:不具變賣價值財物,如電腦軟體、木質、布質、化學藥 品等變質之廢品。 註2:物品報廢,免會會計室除帳。 財物保管 使用單位 財物保管 使用單位 保管組 會計室 財物保管 使用單位 會計室 財物保管 使用單位 保管組 財物保管 使用單位 保管組 保管組 會計室 報廢單核定保管組製作 財產減損單(物品免填) 填報廢單送單 位主管審核 具變賣價值1 審核是否符合 報廢規定 財物不堪使用,或修復 不符經濟效益且逾規 定之最低使用年限 依「財物報 廢分級核定 流程」處理 持續使用或移轉 其他單位使用 否 否 否 是 是 是 是 否 結束 減損單核定 保管組通知廢品點交 與會計室同步除帳2 廢品繳入庫房 減損單檢附照片 (需有清楚財產標 籤)送保管組審核 廢品由原保管 位逕依廢棄物 單 法 處理。 減損單核定

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圖 7、財產(物品)提前報廢作業流程(未達使用年限) No 期程 作 業 流 程 執行單位 1 2 3 4 5 簽核階段 審核階段 減損階段 除帳階段 結案 註1:不具變賣價值財物,如電腦軟體、木質、布質、化學藥 品等變質之廢品。 註2:物品報廢,免會會計室除帳。 財物保管 使用單位 (財物毀損報 廢單由保管 組代製) 財物保管 使用單位 保管組 保管組 會計室 財物保管 使用單位 財物保管 使用單位 保管組 保管組 保管組 財物保管 使用單位 保管組 會計室 是 結束 報廢程序核定後保管組製作 財產減損單(物品免填)會簽 簽奉校長核定 具變賣價值1 陳報教育部轉 審計部審核 專簽敘明報廢原因 退回申請單位 否 否 是 是 否 減損單核定 保管組通知廢品點交 與會計室同步除帳2 廢品繳入庫房 減損單檢附照片 (需有清楚財產標 籤)送保管組審核 廢品由原保管單 位逕依廢棄物法 處理。 減損單核定 需檢附財物遺失、毀 損、意外事故報損 (廢、毀)報告表及 財物毀損報廢單

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叁、廢品標售作業準則

一、目的 辦理本校奉准報廢財產之標售作業。 二、依據 國有公用財產管理手冊第六十六點第一項第一款,及各機關奉准報廢財產之變賣及 估價作業程序。 三、範圍 本校奉准報廢之財產。 四、作業流程說明 由保管組統計廢品名稱、數量,並估算標售底價,簽陳核准辦理標售後,移請事務 組辦理招標,招標文件並公開至少2 次之廢品參觀時間。事務組完成開標作業,並 製作紀錄簽請核定後,得標者繳清價款並清運廢品即完成標售作業。 圖 8、廢品標售作業流程 No 期程 作 業 流 程 執行單位 1 2 3 4 準備作業 簽核階段 招標階段 廢品提領 保管組 保管組 事務組 保管組 事務組 事務組 保管組 駐警隊 統計標售廢品清單 粗估標售底價 陳核辦理標售 公告開放廠商看 廢品時間 (至少2 次) 移請事務組辦理 公告作業 廠商投標 廠商繳交保證金 開標及製作紀錄陳核 製做放行條供 駐警查核放行 得標者交清價款 清運費品 結束

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肆、年度財產及非消耗品盤點作業規範

一、依據 (一)國有公用財產管理手冊第 41 點規定:「各機關之財產,機關首長於必要時, 得隨時派員抽查或盤點。財產管理單位及使用單位每一會計年度至少實施盤 點一次,並應作成盤查(點)紀錄。」 (二)物品管理手冊第 19 點規定:「…非消耗品每年至少應實施盤點一次及作成盤點 紀錄。並由機關長官指定政風、主(會)計、檢核或稽核單位派員監盤。」 (三)本校財產及物品管理要點第十點規定,「本校財物,每年由保管組會同相關單 位至各單位實際盤點;盤點次數及方式依相關規定辦理,盤點前各單位財物 保管人應先行對單位內之財物實施盤點。…」 二、目的 (一)確實掌握本校財產及非消耗品管理使用現況,及時處理不符情形,以確保「帳 物相符」,提升財物管理行政效能,健全管理制度。 (二)考查各使用單位對於校產是否落實管理及有無確實掌握各項財產動態,並加強 各使用單位對於國有公用財產之管理、維護及有效運用。 (三)實地了解財產及物品使用狀態,對於堪用閒置財物提供交流建議及管道;已逾 規定使用年限且不堪使用者,依國有公用財產管理手冊、國有財產產籍管理 作業要點及物品管理手冊等相關規定辦理報廢,以適時汰舊換新。 三、盤點範圍及類別:包含本校管理使用之財產及非消耗品。 (一)財產:包括土地、土地改良物、房屋建築及設備等之不動產、及單價金額超過 一萬元以上且使用年限在兩年以上之機械及設備、交通及運輸設備、 什項設備等動產。 圖書典藏之分類圖書另依相關規定辦理。 (二)消耗用品: (1)指物品質料堅固,不易損耗者,單價金額在新臺幣壹千元以上且未達 一萬元者。未達壹千元物品視同消耗品處理,由各單位自行管理。 (2)電腦軟體(屬無形資產)。 四、檢查項目 一、帳務與實際財產是否相符。 二、財產之使用情形及保管維護狀況。 三、是否有閒置未使用之財產。 四、報廢財產是否依規定處理。

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五、人員編組:各單位財物保管人及單位主管盤點任務之責任規劃 財物管理層級窗口 財物盤點所負責之事務 作業時程 總務處 保管組 1、執行實地盤點與清查任務,宣導 財物管理系統作業與應有之善良 管理觀念。 2、財物異動依規定程序奉核定後, 由保管組修正系統。 3、落實盤點,並持續規劃、修正開 發財產管理系統,以符E 化管理。 1、彙整各單位初盤記錄 表。 2、依本校複盤時程表併 同 會 計 室 人 員 至 各 單位進行抽盤作業。 單位主管 1、督導單位內部財物管理與整合資 料之正確性。 2、督導財物保管(使用)人確實配 合財物盤點事務。 3、督導單位財物管理人確實執行初 盤及配合抽盤點事務,有效管制 財產盤點缺失改作業。 依實際作業情形確實配 合及管制作業進度。 單位 財物管理人 由單位主管 指定) ( 1、負責單位內部財物管理,及單位 財物自盤作業與資料按時彙整陳 報。 2、協助保管組財物實地年度盤點 抽、盤作業之進行。 1、奉核定後通知日起四 星期內完成初盤。 2、通知日起五星期內繳 交自盤記錄表。 本校各單 位(含 院、系、 所、中心) 財物保管 (使用)人 1、財產保管(使用)人,應善良保 管本校公用財產。 2、配合單位內部盤點作業,並於指 定期間內至存置地點配合保管組 抽點現地作業。 六、盤點作業流程及時程 (一)各階段工作說明 1.準備作業:由保管組草擬年度盤點之程序及作業時程陳請校長核定。 2.第一階段盤點:盤點計畫奉核定後,自保管組通知各單位自盤開始並檢送自盤 紀錄表,各單位自行至財產查詢系統下載各單位財產清單,擇期自主盤點並 於四星期內完成,盤訖後填寫紀錄表,陳閱單位主管,並將紀錄表於截止日 前送保管組。 3.第二階段盤點:由保管組會同會計室,按排定時間表,進行抽盤。 4.結案作業:保管組彙整盤點結果會簽會計室後陳核,並追蹤改善缺失部份。

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(二)資料修正:修正財物異動或不符資料。 1.財物標籤字跡不明,脫落或未黏貼標籤:確認財物後,申請新標籤重新黏貼。 2.財物保管人或保管單位資料與現況不符,釐清該筆財物使用人或使用單位,盤 點後填寫財物移動單送保管組修正。 3.財物存置地點資料異常,將財物歸位,或填寫財物移動單送保管組修正。 4.財物有物無帳:依規定補辦財產(或非消耗品)增加之登記。 5.財物已報廢,未辦理除帳者,通知保管組填製財產(物品免填)減損單,核定後 除帳。 6.其他依規定修正事項。 (三)後續追蹤:對於帳物不符情形(有帳無物、有帳有物無標籤、有物無帳、使用人與 經管人現況不符) 持續追蹤及依規定隨時盤查。 (四)時程表:按當年度業務情形,於 4-5 月或 10-11 月間辦理。 七、管制考核 (一)財物盤點後,如發現有損毀者,應即查明原因,其肇因於保管或使用人之過失者, 經管或使用人應負賠償責任。其因意外事故或為正常使用自然毀損者,應依規定 手續辦理財物報廢或報損。 (二)財物盤點後,如有財物遺失、遭竊或其他意外事故導致損失者,依審計法第 58 條暨施行細則第41 條規定,應檢同有關證件報教育部核轉審計部審核。保管人 應檢附有關證明文件,詳述事實經過及責任評析,報案尋找過程及報告書等, 以憑辦理。 (三)財物盤點後,如有盤盈或盤虧,依國有公用財產管理手冊第 42 條規定,應分別 查明原因,並依規定補為財物增減之登記。 (四)各財物保管人因職務調整異動,應依公務人員交待條例之規定,於交缷十日內將 經管財物移交完成,並將「財物移交清冊」送交總務處(保管組)釐正財物管 理資料,未交接前,若發生財物短少或損害之情形,皆由原保管人員負財物之 保管責任。 (五)閒置且已無使用需要之財產,應至總務處二手財物交流網頁登錄,以辦理移轉。 (六)財產使用或保管人員對保管之財產如有盜賣、掉換、擅為收益、出借、化公為私 等營私舞弊情事,或有未依法定程序移轉、撥借、毀損不即時申報者,按情節 輕重予以議處。 (七)執行本計畫績效良好及執行不力之相關人員,依相關規定辦理獎懲。 八、本計畫經奉核定後實施,修正時亦同。

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圖 9、財產及非消耗品盤點作業流程 NO 期 程 作 業 流 程 執行單位 第一階段 1 2 3 4 5 規 劃 協 調 盤 點 時 間 程 序 簽 報 校 長 發 函 通 知 作 業 開 始 各 單 位 自 行 盤 點 (自行決定盤 點 時 間 ) 保 管 組 會 同 會 計 人 員 進 行 全 校 抽 盤 陳 核 盤 點 紀 錄 並 追 蹤 改 善 缺 失 總務處 保管組 本校各單 位(如 院、系、 所、中心 等) 總務處 保管組 會計室 總務處 保管組 第 一 階 段 盤 點 第 二 階 段 盤 點 無誤 異常 簽核校長核可 發函通知單各單位開 始自行盤點作業 保管組會同會計人員抽盤 財產增減或移動更正 回覆保管組 自盤結果 抽盤結果 追察原因及責任歸屬 彙整盤點結果陳核 缺失部份追蹤改善 草擬年度盤點之 程序及時程 無誤 異常 異常 財物保管人書面說明 擇日複盤結果 結 案 作 業 準 備 作 業

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伍、閒置堪用財物公告移轉

一、各單位如有閒置堪用財物,請至總務處二手財物交流網站上傳公告,以利移轉至 其他單位使用,提高財物使用效益。 二、移出移入單位應於協調完成後填寫財產移動單通知保管組辦理過帳,並由移入單 位負責搬遷財物為原則。 三、如經公告一定期間無單位接洽,將協調移轉至學務處供學生社團使用。 四、財物雖逾最低使用年限,但仍屬堪用者,不得辦理報廢,並應利用總務處二手財 物交流網站上傳公告,以移轉至其他單位繼續使用。

陸、維修登帳原則

一、房屋修繕 (一)行政院主計處 96 年 1 月 19 日處會字第 0960000397 號書函示,依財產修繕情 形,可分為一般修繕及大修二種,一般修繕只能使設備資產保持正常可用的 狀態,不能延長其耐用年限,故列為當年度經費支出;大修則可延長耐用年 限或增加服務潛能,故須增列財產原值。 (二)財產「大修」定義為:「凡財產之修繕,其金額在一萬元以上及受益期間在二 年以上,並可延長財產之耐用年限或增加服務潛能者。」(行政院主計處 93 年2 月 11 日處會二字第 0930000769 號函) (三)設備汰換:由營繕組核實認列,並於請購單註記「一般修繕」或「大修」。 1.若符合一般修繕原則,則汰換之設備視同廢品,如具變賣價值應於核銷時

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繳回保管組入廢品庫房,新購設備不另登帳,以維修費列支。 2.若符合大修原則,則汰換之設備視同廢品,如具變賣價值應於核銷時繳回 保管組入廢品庫房,新購設備辦理增值,以設備費列支。 例:冰水主機更換主機板43,000 元,且新主機板同廠牌,則辦理增值;若不 同廠牌,為避免管理及盤點困擾,不宜增值,而另登帳。 (四)新購設備及物品:為改善作業需新購設備及物品,依一般採購原則辦理。 例:為改善某區積水情形,新購污水馬達 11000 元,以財產登帳。為改善廁所 排風,增購排風扇,以非消耗品登帳。 二、電腦維修 (一)依行政院主計處 96 年 1 月 11 日處會三字第 0960000233 號函附 95 年 12 月 27 日研商簡化會計作業程序及相關法規事宜會議紀錄第七案(各機關電腦設備 後續維修經費列帳處理方式案)決議,涉及設備維修經費認列部分,授權各 機關依下列原則辦理: 1.原以「財產」列帳之電腦設備:一般、經常性維護支出(含更換零組件), 應以經常門經費辦理,無須增減財產帳。另涉增置、擴充及改良,導致延 長資產耐用年限或提升服務效能等支出,應增加財產帳。至是否延長資產 耐用年限、提升服務效能,由各機關本於權責評估認定。 2.原以「物品」列帳之電腦設備:係屬 1 萬元以下或使用年限 2 年以下者, 其維修(含更換零組件)應屬小額支出,一律以經常門經費辦理。 (二)本校各單位經管電腦設備等組合財產增購之零組件,請依上開原則認定是否增 列財產原值,並於請購單空白處註記後由保管組審核。 1.維修:需註記原財產編號及殘值(可於財產查詢系統查詢),並將已更換之 零件視同廢品,繳回保管組。 例:更換零件3,000 元,原零件如具變賣價值,應於核銷時繳回保管組,新 硬碟不另登非消耗品帳。 2.增值:依財產「大修」定義:「凡財產之修繕,其金額在一萬元以上及受益 期間在二年以上,並可延長財產之耐用年限或增加服務潛能者。」,請購 單需註記原財產編號及殘值(可於財產查詢系統查詢),俾便辦理增值,並 以設備費列支。 例:影印機更換重要組件12000 元,辦理增值,原組件如具變賣價值,應於 核銷時繳回保管組。 三、儀器設備維修 比照前開一般修繕或大修原則辦理,如屬一般維修,以業務費列支,不涉及登帳, 汰換之廢品如具變賣價值,應繳回保管組;如屬大修,應辦理增值(惟財產殘值為 0 者,無法辦理增值,殘值可於財產查詢系統查詢),大修以設備費列支,請購單需

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圖 10、維修登帳作業流程 No 期程 作 業 流 程 執行單位 1 2 3 4 5 維修評估 確認費用 請購階段 維修階段 增值階段 財物保管 使用單位 財物保管 使用單位 財物保管 使用單位 財物保管 使用單位 保管組 採購單位 財物保管 使用單位 保管組 保管組 會計室 結 束 請購單註記 原財產編號及大修 費用≧1 萬元 財產殘值>0 保管組辦理原財產增值, 不增加財產編號 延長使用年限 或增加效能 設備檢查維修評估 以設備費列支 汰換零件具變 價值者,應繳 保管組。 。 賣 回 否 否 是 是 採購維修 如逾使用年限, 請評估經濟效益 屬一般維修, 業務費列支。 換零件具變賣 值應繳回保管 以 汰 價 組 汰換零件具變 賣價值者,應繳 回保管組。 核銷作業保管組製作增值單 使用單位核章,辦理入帳

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柒、物品領用、借用注意事項

一、物品領用 1.文具物品限行政單位領用,並以教職員工用於處理公務或教學為原則,教學單位以 領用信封信紙為限,領用應依實際需求,不得大量囤積。 2.領用前,請先至本校校務資訊系統之「消耗用品領用系統」,於線上填寫領用單, 列印後由領用人及主管核章後,於領用時間派員持單至保管組領用。 3.領用公文封、西式信封及信紙,請以 50 個(張)為領用單位。 4.為提高領用效率,保管組於上班日之每日下午 2:00~3:00 開放領用物品。 二、物品借用 1.為利各單位辦理活動所需,保管組備有桌椅等物品可供借用,清單詳如附表。借用 前請預先至保管組登記,並於登記之借用日期與歸還日期,派員至庫房(圖資大樓 1 樓102 室,遠距教室旁)辦理。 2.物品借用目前以不收費為原則,並由使用單位自行負責搬運。學生社團借用物品, 應於借用時另備借用人之有效證件,並於物品歸還點交無誤後發還證件。 3.請愛惜使用公物,並於借用與歸還時當面點交,倘有遺失、毀損,則依規定賠償。 4.物品借用以先登記,先借用為原則,大型活動請提早登記。

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附表:總務處保管組可供借用物品清單 No 項目 數量 尺寸(公分) 備註 1 折疊桌 50 張 L60*W180*H70 白色桌面、桌腳可折 2 桌巾 50 條 約 L150*W210 綠色 3 黑色折疊椅 105 張 L45*W55*H79 塑膠 4 綠色PE 椅 47 張 L47*W57*H79 不可折疊 5 小海報架 7 組 版面 L57.5*H42 適用A3 橫式海報 一面為白板面、一面為絨布面 6 大海報架 6 組 版面 L57.5*H87 適用A2 直式海報 一面為白板面、一面為絨布面 7 小搬運車 1 台 L124*W54*H73 可放置20 張摺疊椅 8 大搬運車 1 台 L186*W54*H73 可放置30 張摺疊椅 9 擴音機 3 台 Sanha SH-122 編號A、B、C 另無線麥克風使用 9V 電池(請自備) 1 主機+1 無線麥克風共有 2 台 1 主機+1 小蜜蜂共有 1 台 10 有線麥克風 12 支 11 雷射筆 4 支 12 伸縮圍欄 22 支 直徑 35*H105 圍欄帶長約160cm 13 手推車 1 台 約 L46*W70cm 14 鋁梯 1 把 5 尺約 W19*H50cm 銲接梯 15 木梯 1 把 約 W19*H50cm 16 延長線 5 個 1 個為捲筒式、4 個為一般式 17 大型垃圾筒 20 個 筒寬約 50cm 高約60cm 18 旗桿座組 20 組 高約 210cm 每組均含金色套桿球、白色木頭 旗桿、白色短桿、旗座;不含旗 桿L 型鐵 19 相思旗桿 201 支 長約 60cm 可懸掛於校園部份路燈上,如要 固定旗幟,需搭配二支使用 20 旗插 70 支 長 55cm 鐵製品 21 校旗組 約50 組 高約 210cm 每組均含校旗一面、白色木頭旗 桿、套桿球;不含底座 22 校旗 數面 約 L20*W50cm 國旗樣式,布面

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捌、碩士服、博士服借用作業

一、本校畢業典禮畢業生所穿著之學位服(包括碩、博士服、帽及碩、博士披肩等) 均由保管組收存維護。 二、各系所準畢業生應於規定時限內辦理借用及收回,收回後統一招商清洗、熨燙, 並於倉庫妥善收存,以待來年使用。 圖 11、碩博士服借用流程 No 期程 作 業 流 程 1 2 3 4 5 造冊 繳費 領用 歸還 清洗入庫 保管組批價核章 至出納組繳交洗滌費用 憑借用名冊及繳費收據親至 保管組辦理借用手續 應於規定期限內攜帶學位服至 保管組辦理歸還手續 以系所(班級)為單位,造具 借用名冊並經系所主管核章 保管組招商清洗、入庫收存 結束

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玖、新進同仁財物管理注意事項

一、請購及核銷 (一)購置財產物品之項目、數量、單價及總價均要填寫,並依系統提示選擇財產、非消 耗品或消耗品等財物類別。 (二)財產物品請以中文填寫,英文品名請加註譯名,小額採購請於規格欄註記廠牌及型 號,定製品請填寫尺寸及主要材質。 (三)發票明細需與申請項目符合,各項單價需含營業稅,營業稅不列單項費用。 (四)系統設備或系統工程申請時,應附各設備明細,例如監視系統包含幾部監視器及伺 服器等。 (五)部分專業設備維修,例如實驗儀器等,請申請單位先行查填財產編號。 (六)增購設備之附件(內接零件),屬設備擴充,請填原財產編號,並以增值方式辦理。 (七)不應規避財產保管,而以購買零件方式自行組裝。 (八)不應規避財產保管,而以租賃方式申請,申請財物租賃應附契約書,並敘明契約期 滿後之財物歸屬,如所有權歸屬學校,屬資本性租賃,應依規定登帳。 (九)不應規避公開採購,而分次購買同一設備。 (十)請書寫財物正式或一般名稱,勿自行發明名稱,例如「個人電腦」「或筆記型電腦」, 書寫為「網路偵測儀」,「伴唱機」,書寫為「影音儲存設備」。 (十一)尚有殘值之財產維修費用1 萬元以上,如增加使用年限或增加使用效能,屬於大 修,應以增值方式辦理,以設備費支應。如無增加使用年限或增加使用效能,則屬 一般維修,以業務費支應。 (十二)高價位且可長時間使用之耗材,應避免於設備報廢前換裝。 (十三)私人財物不得混雜公物申請維修。申請維修,應填財產編號,以資辨識。 (十四)核銷階段暫由保管組代繕財產增加單,經辦請購單位應詳細與財物實體核對廠牌 規格名稱及數量是否有誤後確實核章,並自負增加單正確與否之責。 (十五)財產標籤隨同增加單第三聯發放,保管人應立即確實張貼於財物明顯處。 二、財產、物品、無形資產之分辨 (一)圖書館請購之各項圖書為設備,其他單位則依該次總金額分列設備或非消耗品。各 專案計畫編列預算時,請預先規劃,如有需要,請送保管組預編財物分類。 (二)資料庫若僅有 1 年使用權,不予登帳;若購買所有權或使用年限達 2 年(含)以上者, 且金額1 萬元以上,則為財產設備。 (三)購買設備所附之軟體併於該項設備金額計算,並視為同一財產管理;但若單獨購買 之工具軟體,金額一萬元以上,則為無形資產。 (四)個人電腦包括主機、螢幕、鍵盤及滑鼠,以合併登帳為原則。請購單分項申請者(如

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無註記者,請依分項項目及金額分列不同財產或物品帳。增購之記憶體,以增值於 原電腦帳為原則,或依金額另行登財產或物品帳。 (五)建築及施工之工程設計費、審查費,相關費用等,列入該工程之成本,不單獨列為 其他費用。如有工程管理費購置之財產或物品,則另行登帳管理。 (六)購買贈品致送外界或學生,無法列為財產管控,請於請購單註記贈送使用。 三、財產物品管理 (一)專案助理、工讀生因流動率高,離職時不會簽保管組,不能做為財產借用及管理 人(或保管人)。 (二)財物增加單由保管組依核銷資料代為製作,如因核銷資料不齊全,應於增加單詳 實補充,以便資料登錄與管理,包括財物之名稱、數量、單價、總價、廠牌、型 號、規格、質料及財物放置地點等。 (三)各單位財產管理人(或保管人)應了解所保管之財產項目、數量及放置地點,並確實 保管;貴重財物(如筆電、數位相機、投影機等)應妥善置於櫃子中,並予上鎖。 教學等公務借用,宜有單位借用管理辦法,並備借用登記簿,供借用人詳載借用 財物之財產編號、名稱、數量、借用日期等資料,並詳盡告知借用人之保管責任。 借用教學設備使用完畢應立即歸還,不可留置教室,倘有遺失,應負賠償責任。 (四)財產標籤隨同增加單第三聯,財產標籤應正確黏貼於所屬財物,以免進行財產盤 點作業時帳物不符,被列為改進事項。 (五)已逾用年限但仍使用中財物不得報廢,反之報廢品不得再使用,以免產生有物無 帳情形。 (六)各單位財物管理人(或保管人)移轉或單位移轉,應填財物移動單。 (七)財物如遇遭竊,應先保留現場、照相、報警取得報案三聯單(可請駐警隊協助)、通 知總務處事務組、保管組備案,並查明失竊財物之財產分類編號,於保管組網頁 表單下載「財產失竊報告單」依式填列送核。

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拾、常見問題FAQ

【財產及物品登記】 Q1:我剛到學校報到,有關財產管理應該注意哪些事項? A:請參考「本校新進同仁財物管理注意事項」,可於總務處保管組網頁瀏覽下載。 Q2:如何於請購系統選擇財物分類? A:為利於資料轉入及增加同仁對採購經費運用概念,提升作業效益,現由同仁於請購 系統選擇財物分類,選項共分A~F 六類,系統於點選請購單前、後,均有詳細說明 供參考,如下: A「財產(含增值)」:包括 1.一萬元以上,且使用年限兩年以上之設備及圖書(圖書以該次核銷總金額計)、 2.設備大修一萬元以上之增值(需註記財產編號); B「非消耗品」:一千元以上,未達一萬元,且使用年限兩年以上之物品及圖書(圖書 以該次核銷總金額計); C「軟體一萬以上」:一萬元以上且使用年限兩年以上之電腦軟體; D「軟體未達一萬」:一千元以上,未達一萬元,且使用年限兩年以上之電腦軟體; E「消耗品及其他」:包括 1.未達一千元或未達兩年使用年限之物品(如文具、耗材等); 2.消費性支出(如郵資、油費、 保險、餐飲、規費等); 3.未達兩年使用年限之電腦軟體(如僅授權一年使用之軟體、資料庫等) F「維修」:不涉及延長使用年限或增加新的效能之維修,以業務費支應者屬之。 Q3:常聽見財 3,財 5,那是什麼? A:係指財產編碼第 1 碼,為財產分類最重要的編碼,概要如下: 1 類 土地及土地改良物 2 類 房屋建築及設備 3 類 機械及設備(如電腦、實驗設備等) 4 類 交通及運輸設備(如手機、廣播、監控設備等) 5 類 什項設備(如圖書、辦公桌椅、廚櫃等) 6 類 非消耗品(如未達1 萬元之錄音筆、數位相機等,目前電腦軟體亦編為6 類) Q4:何謂無形資產? A:如電腦軟體、權利(專利權、商標權等)等無形資產,財編號碼第 1 碼為 6。

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Q5:採購電體軟體如何登帳? A:1.「電腦軟體」不列為財產。依行政院主計處 81.12.12 台 81 孝一 14114 函示:電腦 軟體單價一萬元以上及使用年限在二年以上者,列為「無形資產」。本校部門預 算以「業務費」支應。登帳管理部份,本校目前統歸非消耗品帳。 2.其他未達一萬元軟體均以「業務費」支應,亦登入非消耗品帳。 3.隨同硬體設備購入之操作系統軟體,併入硬體成本。 4.「電腦軟體」使用年限原則列 2 年,如有特殊情形請需求單位自行於請購單註記 說明。 5.僅有 1 年期授權使用之軟體不登帳,由使用單位自行管理。 Q6:未登帳之物品應如何管理? A:本校目前非消耗品登帳金額係比照教育部規定為 1 千元以上,其他金額未達 1 千元 之物品(含消耗品),由各使用單位自行管理。 Q7:保管組是保管全校財產嗎? A:不是,保管組不是保管各單位的財物,也無法幫各單位保管財物。學校各項財物之 增置,皆因為各單位執行業務之需要而購置由其直接管理,始符合管、用合一的原 則。總務處保管組之業務,在於學校財產 (物品) 管理制度的建立與維護,是做財產 帳的管理。 Q8:以租用方式合約期滿取得所有權之財產如何處理? A:依合約規定期滿即無條件取得所有權,並享有一切法律上權益,屬資本性租賃,為 「租賃資產」。如總金額超過1 萬元,應以「設備費」列支。自租賃開始日起,於 各期租金支付時,逐期按租金支付額列記財產帳。 Q9:各單位接受捐贈財物如何列帳? A:1.「財產」:受贈單位應檢具捐贈者同意捐贈之意思表示及有無負擔之文件並附捐 贈財產之基本資料(如購置日期、廠牌型號、價格)與說明財產用途,會簽保管 組,經校長核可後,由保管組陳報教育部核轉行政院。俟教育部指定本校為管理 機關時,由保管組據以辦理財產增加登記。(依國產法第37 條及同法施行細則第 29 條) 2.「物品」:受贈單位應檢具捐贈者同意捐贈之意思表示及有無負擔之文件並附捐 贈財產之基本資料(如購置日期、廠牌型號、價格)與說明財產用途,會簽保管 組,經校長核可後,保管組據以辦理物品增加登記。 3.另財政部 94 年 3 月 16 日台財稅字第 09404512540 號函:「各級政府於接受實物

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損失。」供参。 Q10:如何上網查詢所屬單位保管的財產? A:登入本校校務資訊管理系統,點選「財產查詢系統」,亦可由總務處網頁常用連結處 連結登錄。登入「財產查詢系統」後,可點選「使用說明」,並設定查詢範圍及欄 位,以查詢個人之財產清單,若未點選保管人,可產生所屬單位所有的財產清冊。 Q11:填寫請購單時,有關財產登帳應注意的事項? A:1.請購 10 萬元以下之設備,應於動支經費申請單「項目」欄詳載各項設備之「品名」 (如為外文品名,需註記中文品名)、「規格品質」欄詳載「廠牌」、「型號」,如為定 製品,則註記「定製品」。廠商之估價單亦應有相同之「品名」、「廠牌」、「型號」 及詳細規格。 2.另「財產類別」、「放置地點」、「保管人」應詳實填寫,非屬應登帳項目(消耗性支 出),則填「無」。如有記載不全,將送回請購單位補正。 3.購置配件,請註明主財產之財產編號,以辦理增值,不另新增財編。 Q12:為何購置財產一定要由設備費支出,為何經費不能依需求彈性使用? A:1.各單位請購財物時,請購單需會保管組依財物標準分類登錄財產類別,保管組並 無干涉各單位使用經費科目,惟請購單送至會計室時,會計室將依「財產類別」 管控經費科目,如編列財產(如財 3、財 5),則需以設備費支出,如編列非消耗品, 則以業務費支出。設備費(即資本門)為管控科目,有達成一定執行率之要求。 2.由於本校為實施校務基金學校,自 94 年起財產需提列折舊,每月會計室與保管組 均需核對會計帳與財產帳是否相符,故「財產類別」需正確對應「經費科目」。 3.為利各單位可依需求運用經費,經洽會計室表示,各單位於每年 6 月底以前,可至 會計室網站下載「經資門流用調整表」陳核通過後,即可辦理經資門流用。 Q13:何謂「組合財產」?由誰認定? A:「組合財產」指專供特定用途之財物,以機械操作或使用上可以劃分段落為一單位。 例如電腦設備採購,包括主機、螢幕、鍵盤、滑鼠等視為「組合財產」,前開物品須 結合始能使用,爰視為「組合財產」,因「組合財產」性質特殊,由保管組認定,如 有疑義,請於採購前事先連絡保管組確認。 【財產及物品異動】 Q14:教師離職至他校,財產可否辦理移撥? A:依教育部94年11月9日台總(一)字第0940151556號函說明四:「爾來國立大學因教

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所有,因個人離職而攜至新任學校,並不符合原任學校利益。是以,學校申請移撥 財產,應以委託、補助單位指定辦理事項尚未結案者為原則,且若有特殊原因需移 撥,應敘明具體理由,報部核處。」。各教學單位教師離職至他校任教,如提出財產 移撥,請於簽文敘明具體理由,會簽保管組,經校長核可後,由保管組報部核處。 Q15:擬離職人員應如何辦理財產移轉? A:擬離職同仁可自總務處保管組網頁下載列印(亦可電話通知保管組代為印出)「財產 移轉單」一式三份與交接人辦理財物移交手續。另人事室網站「移交清冊」用印完 竣後,請將其中「財產移交清冊」頁與用印頁影送保管組,移交完成,保管組始於 離職單核章。 Q16:財物移給校內其它單位使用,如何更改財產保管人資料? A:財產移出單位於保管組網頁表單下載印出「財產移動單」一式三份依式填列,由移 出及移入單位分別核章後,送保管組過帳即可。 Q17:單位內部財物保管人或放置地點變更,如何辦理資料異動? A:於保管組網頁表單下載列印「財產移動單」一式三份依式填寫,或於校務系統之財 產管理系統線上製單,列印三份(建置中),經保管人及單位主管核章後,送保管組 過帳即可。 【財產及物品減損】 Q18:財物失竊、毀損或因其他意外事故而致損失時,應如何處理? A:1.財物如遭竊,應先保留現場、照相、報警取得報案三聯單(可請駐警隊協助)、通知 總務處事務組、保管組備案,並查明失竊財物之財產分類編號,於保管組網頁表 單下載「財產失竊報告單」依式填列送核。可參考保管組網站業務流程:財物失 竊、災損處理流程圖。 2.有關責任部分,依規定除經審計機關查明已盡善良管理人應有之注意解除其責任 者外,應依下列規定辦理:(1)財產遺失,除因災害或不可抗力,經查明屬實外, 應責令賠償。(2)財產毀損可修復使用者,其一切修復費用,應責令有關人員負擔。 (3)財產毀損,不堪修復使用者,應責令有關人員負責賠償。(4)賠償價格,應以遺 失或損毀時之市價為準,並按已使用之年限折舊計算之。(5)原未評定殘值之財 產,其已超過使用年限,無法折舊計算賠償標準時,得按財產遺失時新舊程度或 效能相同財產之市價賠償之。 3.財產經報廢在未經核准處理前,其管理或使用人員,因過失而遺失或損毀時,仍 應責令依照該項財產原估定之殘值按市價比例計算賠償。

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Q19:財產如何辦理報廢? A:財物報廢需有二項要件均成立才可提出報廢申請: 1.已逾使用年限(依保管組登帳日起算); 2.財物確已損壞不堪使用,或經評估修復而不符經濟效益。 符合前二項要件之財物擬提出報廢申請者,請至總務處保管組網頁下載「財產報廢 單」(財編第一碼 1~5)或「物品報廢單」(財編第一碼 6)送核,或於校務系統之財產 管理系統線上製單 (建置中)。報廢單奉核後,由保管組製作減損單送核(非消耗品免 製),減損單核定後,將廢品(需貼有財產標籤)送繳保管組廢品庫房簽收,即可除帳。 各單位如果財物仍在使用中,切勿報廢錯誤! 找不到索引項目。,以免造成『有物 無帳』之缺失。 Q20:學校報廢之財產(廢品)可以直接轉賣給同仁嗎? A:不可以,報廢之財產(廢品)需依規定由保管組處理,經核准報廢之財物按下列方 式辦理:(一)變賣;(二)再利用;(三)轉撥;(四)交換;(五)銷毀或廢棄。 惟公開標售若開放自然人投標,同仁可以自然人身分參加本校辦理之廢品標售投 標。 Q21:廢品可以借出再利用嗎? A:可以,惟借出再利用之廢品仍需登帳管理。另廢品原則上為已不堪使用,各單位如 要借出廢品,需自行派員約定時間至庫房測試。又廢品因已除籍,如經借出再利用, 不得申請維修報帳。

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附錄:國立高雄大學財產及物品管理要點

民國91 年 11 月 5 日本校第 30 次行政會議通過 民國95 年 12 月 8 日本校第 78 次行政會議修正通過 一、為對本校所有財產及物品實施有效管理,以利財物發揮使用效能,爰依行政院頒行 之「國有公用財產管理手冊」及「物品管理手冊」訂定「國立高雄大學財產及物品 管理要點」(以下簡稱本要點)。 二、財物之定義: (一)財產:包括土地、土地改良物、房屋建築及設備暨金額超過一萬元以上且使用年 限在兩年以上之機械及設備、交通及運輸設備、雜項設備等,惟圖書典藏 之分類圖書仍依有關規定辦理。 (二)物品:係指不屬於前述財產之設備、用具,包括非消耗品及消耗品。 1.消耗性物品:消耗性物品:指使用後喪失其原有效能或使用價值者,如辦公用 品、燃料、零星用品等。 2.非消耗性物品:非消耗性物品:指質料較固,不易損耗,使用年限不及二年或 金額新台幣一千元以上、未達一萬元者及電腦軟體。 三、財物之編號及使用年限係依據行政院頒「財物標準分類」之規定辦理。 四、新建及修建之建築物完工,經營繕組會同保管組、會計室及使用單位驗收完竣後, 營繕組須提供建築物相關資料,交由保管組向地政機關辦理建築物產權登記。 五、財物管理,係採用分層負責保管制。 (一)財物登記管理單位為總務處保管組。負責全校財物登記與管理工作,其所為登記 應與會計室帳目相符。 (二)財物使用管理單位以院、系(所)、中心、處、室、組為單位,並由各財物使用 人負直接保管責任。負責所使用財物之保管、養護、簡易修繕及財物增減、移動、 報廢等相關事宜。 (三)單位之保管人員,由該單位主管指定一人,負責辦理該單位財物保管事宜。各單 位保管人員有異動時,該單位主管應即通知保管組,以便辦理異動手續。 (四)各單位經管之財物,如因業務需要移轉至另單位時,應即填具財產移轉單為財產 移動之登記。 六、離職、調職或解雇員工,辦理離校手續時,需將所經管財物點交清楚。 七、財產管理或使用人員,對所經管之財物,遇有遺失、毀損或因其他意外事故而致損 失時,除經查明已盡善良管理人應有之注意解除其責任者外,應依審計法第七十二 條規定,以下列方式處理: 1.財產遺失,除因災害或不可抗力,經查明屬實外,應負賠償之責。

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2.賠償價格,應以遺失或損毀時重置同等使用效率財產之市價為準,並按已使用 之年限折舊計算之。 八、各單位之財物,如因災害、盜竊、不可抗力或其他意外事故,致損毀或滅失時,應 依規定,於案發後三日內,檢同有關證明文件,簽陳校長核定後,函請審計機關核 准後,解除其責任。(前述有關證明文件,係指警察機關之鑑定報告暨筆錄、案發 現場照片、其他物證,以及依事實經過取具之合適證明與財物經管人員所應負職責 說明) 九、各單位財物如已達使用年限,不堪再使用時,應填具財物報廢單擲送保管組,經陳 報校長核定後,辦理財產報廢手續。財物之報廢手續如后: (一)由財物管理人員填具財物報廢單,經申請報廢財物之單位主管核章後送保管組, 以憑審核。財物如未滿使用年限,而必須報廢者,申請人應敘明特殊之原因。 (二)財物經核定報廢後,申請報廢財物之單位須將核准之報廢單及報廢品送至保管 組,並在該單位財物帳內,將核准報廢之財物予以註銷。 十、本校財物,每年由保管組會同相關單位至各單位實際盤點;盤點次數及方式依相關 規定辦理,盤點前各單位財物保管人應先行對單位內之財物實施盤點。另得實施抽 盤,次數不限。 十一、每月十五日前陳報教育部國有財產結存表及國有財產增減明細表。另每年元月十 五日前陳報國有財產目錄總表及國有財產目錄(公務預算\校務基金)。 十二、本要點經行政會議通過,陳請校長核定後實施,修正時亦同。

數據

圖 1-1、各單位購置專業圖書增加作業流程  第一階段 No 期        程  作                      業                    流                      程  執行單位 1  2  3  請購階段  採購驗收階段 財產/非消耗品 增加作業  註 1 :整批金額達 1 萬元以上,登財產帳;整批金額 1 千元以 上,未達 1 萬元,登非消耗品帳。  註 2 :單位存查之增加單需含圖書清冊,並請單位指定專人列 冊管理,俾利單位自行管理及盤點備查。

參考文獻

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