公立高級職業學校學籍檔案管理與運用之研究－以臺北市與新北市為例 - 政大學術集成

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(1)國立政治大學圖書資訊學數位碩士在職專班. 碩士論文 Master’s Thesis Proposal Draft E-learning Master Program of Library and Information Studies. National Chengchi University. 政治大. 立公立高級職業學校學籍檔案. ‧ 國. 學. 管理與運用之研究－以臺北市與新北市為例. ‧. A Study on the Management and Application of Student. Nat. io. sit. y. Records in Public Vocational High Schools－Take Schools. n. al. er. in Taipei City and New Taipei City for Example. Ch. engchi. 指導教授：薛理桂. i n U. v. 博士. Adviser：Dr. Li-Kuei Hsueh. 研究生：葉貴興撰 Author：Kuei-Hsing Yeh. 中華民國 103 年 7 月 July,2014.

(2) 摘要學籍資料是各級學校都必須針對每個學生所建立的檔案，可說是學校最重要的資產之一，其中不僅記錄學生的基本資料，更有學生的學習軌跡，包括修習科目、成績以及德性記錄、教師評語等等，故應妥善保存以供日後檢索利用。本研究採用「訪談法」做為資料蒐集工具，以臺北市與新北市所轄之公立高級職業學校中學籍檔案管理業務相關人員為訪談對象。期. 政治大. 盼能藉此瞭解公立高級職業學校學籍檔案管理與運用之現況，並且歸. 立. 納整理其所面臨之問題，以供相關單位參考。. ‧ 國. 學. 研究結果包括：一、教務處註冊組為主要學籍檔案管理專責單位；二、各校對於學籍檔案的認知僅止於地方政府所頒佈學籍管理辦. ‧. 法中所列簿冊；三、各校學籍檔案建立係以各升學管道承辦單位所. y. sit. Nat. 提供錄取名單基本資料光碟為基礎，並輔以學生自行修正資料；四、. er. io. 各校學籍檔案保存以紙本為主，數位掃描檔為輔；五、學籍檔案保. n. 存普遍以現有校舍及傳統設備做為典藏環境使用；六、各校校內職 a v. i l C n hengchi U 員運用學籍檔案多無規範依循，校友調閱則有詳細規範；七、學籍檔案管理面臨(1) 過於依賴數位系統；(2)身分驗證不易；(3)人事異動頻繁；(4) 保存空間不足及環境不佳等問題；八、各校希冀建立學籍檔案管理與運用標準，並發展典藏平臺。本研究結尾並針對以上研究結果提出五項建議：一、調整人事組織；二、開發適用於各級學校之電腦管理系統；三、訂定校級學籍檔案應用管理法規；四、開發學籍檔案之加值應用；五、利用網路科技，強化學籍檔案應用之效率。關鍵字：學籍檔案、高級職業學校.

(3) Abstract Student records is the record schools at all levels must establish for each student, it is one of the most important assets of the school, which not only records student's basic information, more importantly his/her learning tracks, including the attending subjects, grades, moral records and teacher’s comments, etc., therefore it should be well kept for future retrieval use. In this study, we use "interview" method as data collection tool, and our interview objects are student records related management personnel of Taipei City and New Taipei City public vocational high schools. We hope to understand the current status of student records management and application for public vocational high schools, meanwhile collate and analyze problems they encounter and relate those problems to relevant units for reference. The research results include: First, Office of Academic Affairs Registration Section is the main unit responsible for student records management; Second, the understanding of school authority’s student records management is limited to the knowledge of the Administrative Measures listed in school books promulgated by local government; Third, each school’s student records are created based on the basic information disc of admission list provided by various undertakers of study career, supplemented by students’ self-corrected data; Fourth, student records are stored mainly in paper files, added with digital scanning; Fifth, storages of the files use widely the existing school buildings and traditional equipment as collection environments; Sixth, no specifications need to be followed by school staff to the application of student records, however detailed specifications are subject to the access of alumni; Seventh, management of student records now faces (1) over-reliance on digital systems; (2) difficulty in identity verification; (3) frequency of personnel changes; (4) shortage of storage space and poor environmental issues; Eight, schools at all levels hope to establish standards for both management and application of student records, and develop a platform for collection. At the end of this study, we propose five recommendations based on the above findings: First, readjust personnel and organization; Second, develop computer management system applicable to schools of all levels; Third, set application management regulations on student records for schools; Fourth, develop added-value application to student records; Five, use Internet technology, enhance the efficient application of student records.. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. Key words: student records, vocational high schools. i n U. v.

(4) 目次第一章緒論 .................................................................................... 1 第一節研究背景與動機............................................................ 1 第二節研究目的 ...................................................................... 4 第三節研究問題 ...................................................................... 4 第四節名詞解釋 ...................................................................... 5. 政治大. 第二章文獻回顧............................................................................. 7. 立. 第一節學籍與學籍檔案的定義與內涵 ...................................... 7. ‧ 國. 學. 第二節各國學籍檔案管理及法規 ........................................... 21. ‧. 第三節我國高級職業學校發展歷程與學籍檔案管理............... 38. y. sit. 研究方法與步驟 .............................................................. 55. er. io. 第三章. Nat. 第四節學籍檔案管理中存在的問題 ........................................ 42. n. 第一節研究方法a.................................................................... 55 iv l 第二節. n U engchi 研究架構 .................................................................... 56. Ch. 第三節研究範圍與對象.......................................................... 57 第四節研究工具與實施步驟 .................................................. 60 第五節研究限制 .................................................................... 62 第四章. 研究結果分析與討論 ....................................................... 63. 第一節行政隸屬與組織職掌 .................................................. 63 第二節學籍檔案的建立與範圍 ............................................... 66 第三節典藏環境與檔案管理 .................................................. 70 i .

(5) 第四節學籍檔案之應用.......................................................... 76 第五節學籍檔案數位化管理 .................................................. 79 第五章. 結論與建議 ..................................................................... 83. 第一節結論............................................................................ 83 第二節建議............................................................................ 87 第三節後續研究建議 ............................................................. 90 參考文獻 ....................................................................................... 93. 政治大附錄一訪談大綱立 .................................................................... 99. 學. . ‧ 國. 附錄 .............................................................................................. 99. . ‧. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. ii . i n U. v.

(6) 表次表 2-1 各國學籍檔案內容比較一覽表.......................................... 15 表 2-2 各國學籍檔案管理法規與內容摘要一覽表........................ 34 表 2-3 我國職業學校發展歷程表 ................................................. 38 表 2-4 專家學者提出學籍檔案管理中存在問題摘要表 ................ 46 表 3-1 訪談學校資訊對照表 ........................................................ 60. 政治大各校學籍檔案人力分配及背景分析表 ............................... 66 立. 表 3-2 受訪者基本資料一覽表 .................................................... 61 表 4-1. ‧ 國. 學. 表 4-2 各校學籍基本資料建立方式 ............................................. 69 表 4-3 各校學籍檔案數位化保存現況.......................................... 83. ‧. . n. al. er. io. sit. y. Nat. . Ch. e圖次 ngchi. i n U. v. 圖 2-1 學籍檔案相關詞彙關係圖 ................................................. 12 圖 2-2 曼徹斯特學校學生註冊資料 ............................................. 29 圖 3-1 研究架構圖 ...................................................................... 58 圖 3-2 研究流程圖 ...................................................................... 63. iii .

(7) 第一章緒論本章分成五個小節討論，首先，就本研究之研究動機進行闡述，說明學籍檔案存在的價值；其次為本研究之目的，整理並歸納出五個研究方向，並提出所欲探討之研究問題，最後提出本研究之預期貢獻及本章之專有名詞解釋。. 治第一節政研究背景與動機大. 立. ‧ 國. 學. 數年前的綜藝節目「超級任務」紅遍大街小巷，主持人接受委託人之託付，代為尋找多年未曾連絡的親友或師長，尋人過程中，歷經. ‧. 辛苦，最後終於完成任務，讓委託人見到想見的人，一同回憶當年的. sit. y. Nat. 點點滴滴，而引起觀眾的共嗚。在大部分的尋人過程中，各級學校的. er. io. n. al 教務處註冊組，成了尋人成功的主要關鍵，原因在於註冊組所提供的 iv n U engchi 「學籍檔案」資料，鉅細靡遺地記錄了被尋者的相關資料，這些陳年. Ch. 的資料，成功地幫助了主持人找到被尋者。另外，國民黨前主席連戰先生於2005年訪問中國時，北京大學以連主席母親於燕京大學求學時的「學籍檔案」作為禮物，贈予連主席，此舉令他感動無比。(註1) 以上兩例，均說明「學籍檔案」，記錄了一個人在學校的成長過程，其價值是隨著時間的流逝而與日俱增。個人從民國95年8月至97年7月間，在服務單位新北市立三重商工， 1 .

(8) 兼任註冊組長之行政職務，並負責學籍檔案之保存及管理相關業務，二年期間，對於學籍檔案的建立、保存及應用方式，有了初步的認識，也產生了想要更進一步研究之想法。教育部國語辭典載明，所謂「學籍」是指登記在校學生個人資料的檔案，可作為學生就讀某校的資格證明。(註2)學籍資料是從小學、中學到大學，各級學校都必須針對每個學生所建立的檔案，可說是學. 政治大. 校最重要的資產之一，其中不僅記錄學生的基本資料，更有學生的學. 立. 習軌跡，包括修習科目、成績以及德性記錄、教師評語等等。以教育. ‧ 國. 學. 的角度而言，從學籍資料中不僅記錄了學生學習的內容，更可以瞭解. ‧. 學生的學習發展狀況，近年來，也在升學的制度上，設計了利用在校. Nat. io. sit. y. 成績來作為升學之計分比序條件的應用方式；以檔案的角度而言，學. n. al. er. 籍資料包含學生的基本資料及求學階段的事件記錄，故應妥善保存以供日後檢索利用。. Ch. engchi. i n U. v. 圖書館學五律中提到：「圖書館是一個成長的有機體」，事實上，學籍檔案的保存管理工作，也可以視為是一個成長的有機體。它的成長在於檔案的數量、管理人員專業知識的增長、管理方法以及應用方式的與時俱進三個方面。隨著時代進步，科技發展一日千里，現代學籍檔案的管理相較以往，更是不可同日而語。學籍檔案的管理工作，是個充滿挑戰性的任務，面對不斷增加的檔案，在學校的環境中，如 2 .

(9) 何建立一個有效應用的系統？如何營造一個適合永久保存的安全環境？如何分配人力於學籍管理工作上？分配多少的預算經費在學籍檔案維護管理是合理的？這些均為研究者所欲瞭解的面向。再者，學校在管理與運用學籍檔案的過程中是否遭遇困難？學校如何因應？亦是研究者所欲探討的問題。由於時間和人力的限制，無法對全國各級學校作普遍性的調查與. 政治大. 瞭解，故本研究擬以臺北市與新北市兩個直轄市所管轄之公立高級職. 立. 業學校為研究對象，針對這些學校進行學籍檔案管理相關工作的調查. ‧ 國. 學. 與分析，希望藉由瞭解各校實際處理學籍檔案的經驗，綜合整理出適. ‧. 用於高級職業學校學籍檔案管理與運用的建議，以供其他學校參考。. Nat. al. er. io. 希望這項研究能對學術有以下幾點貢獻：. sit. y. 本研究分別從保存、管理及應用三個層面對學籍檔案進行探討，. n. v i n Ch 一、作為主管機關制定政策的參考 U e n g c h。i目前在國內有關學籍檔案的. 管理與應用方面的相關法規，相當缺乏，希望藉由本研究結果，能夠引起主管機關對於學籍檔案管理應用的重視，進而制定健全的法規及政策以利執行單位進行管理應用。二、作為學校方面管理與應用學籍檔案之參考。目前對於學籍檔案的保存、管理和應用方式，各校間存在相當大的差異。希望藉由本研究結果能夠提供各校一個好的管理應用方式，以提昇學籍檔案管理 3 .

(10) 和應用的品質。提供未來相關主題進一步的研究方向。藉由本研究結果，希望能夠發現更多有關學籍檔案管理的議題，提供未來研究者一個新的發展方向。. 第二節研究目的本研究藉由對高級職業學校學籍檔案管理與運用情形的瞭解與. 治政探討，進而分析目前高級職業學校學籍檔案管理的問題與因應，期盼大立 ‧ 國. 學. 各界對於學籍檔案能有更多的認識與討論，讓這些寶貴的學校資產得到應有的重視，並獲得妥善的保存與維護。主要的研究目的可以歸納. ‧. 為以下四項：. sit. y. Nat. 一、瞭解高級職業學校學籍檔案之負責保存單位、保存內容、保存方. n. er. io. 式及保存環境。 a l. Ch. en chi. i n U. v. g 二、瞭解高級職業學校學籍檔案使用的方式。. 三、探討高級職業學校學籍檔案管理與運用所面臨的問題。. 第三節研究問題根據研究動機與目的，本研究主要研究問題如下：一、高級職業學校學籍檔案管理的負責保存單位、保存內容、保存方式及保存環境為何？ 4 .

(11) 二、高級職業學校學籍檔案使用的的方式為何？三、高級職業學校學籍檔案管理與運用所面臨的問題及其原因為何？. 第四節名詞解釋一、職業學校（Vocational School）培養農、工、商、家事、海事、醫事等中級技術人才的教育機構。在學制系統上來說，是屬於中等教育階段的學校。職業學. 治政校的課程，包括文化陶冶和職業知能的科目，其施教重點，在於大立 ‧ 國. 學. 公民道德和職業道德的陶冶，勤勞習慣的養成，職業知識的增進，專業技術的訓練，創業精神的培育。(註3). Nat. sit. y. ‧. 二、學籍檔案（Student Records）. 一般而言，狹義的學籍檔案，係指依據教育部所制訂《高級. er. io. n. al 中等學校學生學籍管理要點》所規範，包括學生學籍表、新生名 iv. n U engchi 冊、轉入學生名冊、學生學籍異動名冊、畢業學生名冊等表冊；. Ch. 而廣義的學籍檔案，則泛指學生在學校的期間，所產生之一切與學生本人有關的檔案，其中除了包括教育部所規範的所有表冊外，另外如學生的獎懲記錄、健康記錄、特殊表現．．．等等，均視為學籍檔案之一部份。本研究所稱學籍檔案係指各教育主管單位公布之中等學校學生學籍檔案管理要點所列之表冊而言。. 5 .

(12) 本章註釋 . 註1：. 宗青，「正確認識畢業生學籍檔案保存的隱性價值」，消費導刊，2008 年 5 月，111。. 註2：. 教育部重編國語辭典修訂本，「學籍」， http://dict.revised.moe.edu.tw/cgi-bin/newDict/dict. sh?cond=%BE%C7%C4y&pieceLen=50&fld=1&cat=&ukey=10756 1178&serial=1&recNo=0&op=f&imgFont=1（檢索於 2014 年 2 月 1 日）。. 立. 中華百科全書典藏版，「職業學校」，. 學. ‧ 國. 註3：. 政治大. http://ap6.pccu.edu.tw/Encyclopedia/data.asp?id=6800. ‧. &htm=09-400-5464-%E8%81%B7%E6%A5%AD%E5%AD%B8%E6%A0%A 1.htm (檢索於 2013 年 9 月 1 日)。. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 6 . i n U. v.

(13) 第二章文獻回顧第一節學籍與學籍檔案的定義與內涵學籍檔案的定義在我國一直是個模糊的概念，然在國際上，學籍檔案的保存與維護卻為各國教育及檔案主管單位所重視。為進一步研究學籍檔案之管理並建立我國學籍檔案管理策略，以下即針對學籍及. 治政學籍檔案的定義及內涵進行探究，並分析不同國家詞彙用法及其範圍，大立 ‧ 國. 學. 以作為日後研究之參考。一、學籍檔案的定義. ‧. 何謂｢學籍｣？我國對於｢學籍｣二字的認知，係包含｢資格｣與｢資. sit. y. Nat. 料｣二者含意，若根據｢國籍｣、｢軍籍｣、｢戶籍｣、｢黨籍｣等詞彙解釋. er. io. n. al 來看，首字｢國｣、｢軍｣、｢戶｣與｢黨｣所指皆非人，而係指一國家、團 iv n U engchi 體或組織，由此可推論，｢學｣係指學校，而非學生；籍，依據教育部. Ch. 國語辭典所解釋，或指登記以備查考用的名冊、檔案，或指個人對國家、團體、組織等的隸屬關係，前者係該字原意，後者則係衍生義，故｢學籍｣二字原係指學校登記以備查考用的名冊、檔案，後衍生為學生與學校隸屬關係之意，也就是學生入學資格的含意。舉例而言，保留入學資格，則可稱之為｢保留學籍｣，取消入學資格，則可稱之為｢開除學籍｣，與該詞原意已有所出入。故可知學籍一詞除作為學生個 7 .

(14) 人資料解釋外，尚可作為學生就讀某一學校的關係而言。教育部國語辭典以資料面進行定義，其稱學籍係｢登記在校學生個人資料的檔案。入學時取得學籍，退學則取消學籍，可作為學生就讀某校的資格證明｣。（註1）然教育部國語辭典的定義解釋並未詳細，其前文既稱學籍係學生個人資料，後文又稱入學時取得學籍、退學則取消學籍，｢取得｣與｢取消｣二詞使用在簿冊或檔案上並不得宜，應係. 政治大. 指稱｢資格｣的取得與取消，故可知此詞彙在我國認知上的模糊。. 立. 然為區辨學籍所包含的｢資格｣與｢資料｣的意義，我國相關法規則. ‧ 國. 學. 另以｢學籍資料｣或｢學籍表冊｣等詞彙指稱學籍所包含的資料面含意，. ‧. 例如我國《高級中等學校學生學籍管理辦法》即稱｢學校於學生修業. Nat. io. sit. y. 期間，應依學生學籍表冊之格式及內容建立詳細資料…｣、（註2）《大. er. 學學生學籍共同處理規則》第2條｢大學應建立學生學籍資料…｣等，. al. n. v i n Ch （註3）有趣的是，在我國法規上，這些詞彙並未統一。 engchi U. 而在英文方面則較中文來的明確，但也較為複雜，其將學籍的資料面以｢學生檔案｣（Student Records）、｢教育檔案｣（Education Records）或｢學校檔案｣（School Records）涵蓋之，如加拿大《校園自治法》（Independent School Act）定義”Student Records” 係｢關於學生資訊的手寫或電子形式文書，但不包括個人自己所準備的資料｣；（註4）美國《家庭教育權利與隱私權法案》（Family 8 .

(15) Educational Rights and Privacy Act of 1974，簡稱FERPA或Buckley Amendment）定義”Education Records”係｢與學生直接相關且由教育機關或機構負責維護的資訊｣；（註5）澳大利亞《學籍檔案保存辦法》則定義”Student Records”為｢直接相關於學生，且由學校、幼稚園或非官方教育單位進行維護的文書｣。（註6）雖各國多以｢學生檔案｣、｢教育檔案｣、｢學校檔案｣等詞彙涵蓋學. 政治大. 籍檔案之意涵，然在範圍上仍有所差異，以紐西蘭教育部與國家檔案. 立. 館共同制訂〈學校檔案保存/清理表〉（School Records-Retention /. ‧ 國. 學. Disposal Schedule）為例，該表係作為該國學校要保存哪些文書、. Nat. （一）學生文件（Student a Records）. er. io. sit. 限之參考，其內容包括下列幾項：（註7）. y. ‧. 為何要保存這些文書及何時要保存這些文書之依據，其並提供保存年. n. iv l C n hengchi U 學生文件包括入學文件（Enrolment records）、出席紀錄. （Attendance records）、入學/退學資料（Admission and Withdrawal Records）、學生經歷（Progress Records Relating to Individual Students）、懲處文件（Punishment Records）及學生作品（Student’s Own Work）等相關資料。. 9 .

(16) （二）管理文件（Governance）管理文件包括董事會會議紀錄及議程（Board Minutes and Agendas）、許可證（Charters）、策略規劃及目標文件（Strategic Plans and Goal Documents）、年度報告（Annual Reports）、學校政策（School Policies）、BOT選舉行政文件（BOT Election Administration Records）、BOT通訊（BOT Correspondence）等相關資料。. 立. 政治大. ‧ 國. 學. （三）人事資料（Personnel）. ‧. 人事資料包括職員與校長人事資料（Personnel Records of. sit. y. Nat. Staff and Principals）、薪水帳冊（Payroll）、薪水、離職及職. er. io. 員到職紀錄（Salaries, Leave, Staff Attendance）、職員申訴與. n. a l and Disputes）、徵人管理（General 抗議（Staff Grievances iv Recruitment. n U engchi Administration）、訓練與發展（Training. Ch. and. Development Correspondence）及意外紀錄（Accident Register）等相關資料。（四）財務資料（Finance）財務資料包括平時會計文件（Routine Accounting Records）、借貸與投資（Loans and Investments）、預算及財務報告（Budgeting and Financial Reporting）、資金（Funding）、保險策略與索賠 10 .

(17) （Insurance Policies and Claims）、審計報告（Audit Reports）及詐騙與竊盜文件（Records of Fraud and Theft）等相關資料。（五）財產與行政資料（Property and Administration）財產與行政資料包括土地所有權、租約及使用執照（Land Ownership, Leases, Occupancy Licences）、設備租約（Equipment Leases）、建築規劃（Building plans）、財產維護（Property. 治政 Maintenance）、資產處理、儲存、供應（Disposal 大 of Major Capital 立 ‧ 國. 學. Assets, Stores, Supplies）、資產登記（Asset Register）、交通工具文書、締結契約、負責人報告、說明書、平時管理（Vehicle. ‧. Records, Contracts, Tender Reports, Documentation, Routine. sit. y. Nat. io. er. Administration）及教學資料（Teaching Materials）等相關資料。. n. a. l C （六）校史資料（Historical）. hengchi. i n U. v. 校史資料包括照片（Photographs）、主要的校園出版品（Major School Publications）、校園通訊及傳單（Newsletters and Circulars）、剪報（Newspaper Clippings）、重要校園事件文獻（Documentation of Significant School Events）、早期教育局幻燈片（Former Department of Education Filmstrips）、紀念品（Memorabilia）及與學校特色或形象相關之文書（Records Related to a School’s 11 .

(18) Special Character or Designated Character）等相關資料。從紐西蘭的〈學校文書保存/清理表〉則可看出”School Records” 內容包含”Student Records”，而”Student Records”則包含與學生相關之各項資料，若再結合”Education Records”的概念，則可歸納如圖2-1的關係圖。 • 與教育及各級學校相關資料. • 與學校經營、人事、發展相關資料. 學生檔案 Student Records. • 與學生相關資料. Nat. y. ‧. ‧ 國. 立. 學. 學校檔案 School Records. 政治大. sit. io. 學籍檔案 Enrolment Records. n. a. l 圖 2-1：學籍檔案相關詞彙關係圖. Ch. 資料來源：本研究整理。. engchi. • 與學生註冊相關資料. er. 教育檔案 Education Records. i n U. v. 綜上所述，各國所使用詞彙在範圍上有所差異，然仍可發現其相同處在於資料係與學生相關聯，而其維護、保存與應用則係由學生所隸屬教育機構負責。此外，某些國家的學校尚有以”Academic Qualification”指稱學籍的資格面，中文翻譯為｢學歷｣，然有趣的是，亦有部分國家或學校將此詞彙用於入學所填寫的表單，轉成為指稱入學相關資料，與學籍檔案意義相同。 12 .

(19) 二、學籍檔案的內涵關於學籍檔案的內涵，各國對於學籍檔案所涵蓋的內容不盡相同，其或影響於各國及其法規對於學籍檔案定義差異，以我國《大學學生學籍共同處理規則》為例，該法第2條稱｢大學應建立學生學籍資料，詳細登記其學號、姓名、性別、出生年月日、戶籍地址、身分證統一編號、外國學生國籍、僑生僑居地、入學身分別、入學學歷、入學年. 政治大. 月、所屬院系（所）組班、休學、復學、轉系所（組）、輔系、雙主. 立. 修、所修科目學分成績、畢業年月與所授學位（或退學紀錄）、教育. ‧ 國. 學. 部核定學籍情形、家長或監護人之姓名、通信地址等｣，（註8）將所. ‧. 有與學生相關資訊列舉，但並未統一簿冊，各校可自行研製簿冊以紀. Nat. io. sit. y. 錄相關訊息，這樣的做法與我國《高級中等學校學生學籍管理辦法》. er. 迥異，其稱｢學校於學生修業期間，應依學生學籍表冊之格式及內容. al. n. v i n Ch 建立詳細資料｣，並說明學生學籍表冊包括：（一）學生學籍表；（二） engchi U 新生名冊；（三）學生學籍異動名冊；（四）轉入學生名冊；（五）畢業學生名冊；（六）其他有關學籍資料，可知《高級中等學校學生學籍管理辦法》係將所有與學生相關的零碎資訊統整成為簿冊。（註9）在國外部分，根據美國《家庭教育權利與隱私權法案》所規範，其依據檔案內容性質，將學籍檔案分為｢個人財產檔案或私人資訊｣ 13 .

(20) （Sole Possession Records or Private Notes）、｢執法或校園機密檔案｣（Law Enforcement or Campus Security Records）、｢僱用檔案｣（Employment Records）、｢醫療檔案｣（Medical Records）及｢校友檔案｣（Alumni Records）等5種類型，並未詳細說明各項內容所登記資訊。（註10）中國大陸《中小學生學籍管理辦法》規範學籍檔案內容包括｢學籍基礎信息及信息變動情況｣、｢學籍信息證明材料. 政治大. （戶籍證明、轉學申請、休學申請等）｣、｢綜合素質發展報告（含學. 立. 業考試信息、體育運動技能與藝術特長、參加社區服務和社會實踐情. ‧ 國. 學. 況等）｣、｢體質健康測試及健康體檢信息、預防接種信息等｣、｢在校. ‧. 期間的獲獎信息｣、｢享受資助信息｣及｢省級教育行政部門規定的其他. Nat. io. sit. y. 信息和材料｣等類別。（註11）紐西蘭教育部與國家檔案館共同制訂. er. 〈學校檔案保存/清理表〉，其稱學籍檔案（Student Records）包括. al. n. v i n C h 、出席紀錄（Attendance 入學文件（Enrolment Records） Records）、 engchi U 入學/退學資料（Admission and Withdrawal Records）、學生經歷（Progress Records Relating to Individual Students）、懲處文件（Punishment Records）及學生作品（Student’s Own Work）等相關資料。（註12）茲整理各國學籍檔案相關法規對於學籍檔案之定義與內容如表2-1。. 14 .

(21) 表2-1：各國學籍檔案內容比較一覽表序號國家出處 01 紐西學校文書保蘭存/清理表. 使用名詞 Student records, Enrolment records. 定義教育部並與國家檔案館並共同製作，該表內容包括（一）學生檔案（Student Records）、（二）經營文件（Governance）、（三）人事資料（Personnel）、（四）財務資料（Finance）、（五）財產. 政治與行政資料大（Property and. 立. Administration）及（六）. ‧ 國. 學. 校史資料（Historical）。其中，學生檔案下包含學籍. ‧. 檔案（Enrolment records）、出缺勤紀錄. Nat. 入學退學紀錄（admission. n. al. er. io. sit. y. （attendance records）、 and withdrawal. v i n records）、學生發展紀錄 Ch U e n g c h i（progress records relating to individual students）、獎懲紀錄（punishment records）、學生個人作品（student’s. 02. 澳大利亞. 學籍檔案保存辦法. Student Records. 15 . own work）。直接相關於學生，且由學校、幼稚園或非官方教育單位進行維護的文書.

(22) 序號國家出處 03 加拿校園自治法大. 使用名詞 Student Records. 定義關於學生資訊的手寫或電子形式文書，但不包括個人自己所準備的資料。. 家庭教育權利與隱私權法案. Education Records. 麻薩諸塞州（Massachu setts）《603CMR23 .00》. Student Record. 縮影膠片或任何物理形式. 學. 和特徵的其他材料，這些材料按照學生姓名，或按照能. ‧. 識別學生本人的方式進行一保管. n. al 學籍檔案. Academic C hRecord e. ngc. y. 整理，並由聯邦公立學校統. io. 法國. 應由基本檔案和臨時檔案. 政治兩部份組成，包括錄音資大料、電腦磁盤、微縮膠片、. Nat. 05. 機關或機構負責維護的資訊。. ‧ 國. 立. 與學生直接相關且由教育. sit. 美國. er. 04. 學籍檔案之目的在於提供 iv. n. U h i關於學生具法律效力的資. 訊，並保存其接受教育相關之歷程，該工作規範將學籍檔案依其載體分為紙本、電子及註冊等三個部分，其中包括學生的報名資訊、註冊資訊、親屬資訊、身份ID、地址、各學期成績、作業、各種證書、工作實習紀錄、之前學校紀錄等。. 16 .

(23) 序號國家出處 06 英國倫敦入學登記. 使用名詞 School records. 定義學校應詳細保存學校檔案，通常由註冊資訊（Admission Registers）及簿籍表冊（Log Books）所構成，前者包括學生資訊（pupil information）如姓名、出生年月日、地址、入學時間、畢業時間及雙親姓名；後者則包括教職員及學生出缺勤紀錄等。. 南韓. 立. 中小學教育法. record. 果等資訊，學校可應用並按. 學. ‧ 國. 07. 政治大 School 學生在校成績、性向測驗結照標準管理之，當學生轉學至他校時，則前校應將其相. ‧. 關資料移轉。該法並進一步訊、生理資訊、出席紀錄、執照與能力證明、課程學習. v. n. al. er. io. sit. y. Nat. 列出相關資訊包括個人資. Ch. 高等教育法. 發展狀態、行為舉止、教育 ni. U e n g c h i所需資訊等。. School record. 大專校院應檢視並保存《中小學教育法》第25條所規範學生學歷、性格、能力、資質、經驗、領導才能、發展潛力、克服逆境等各個方面資訊，並於該校學則中訂定相關規定。. 17 .

(24) 序號國家出處 08 日本學校教育法施行令. 使用名詞指導要錄. 定義學童學習及健康狀況紀錄文件，包含學籍及指導二者相關資料，前者包括（一）學級、學號；（二）學童、學生姓名、出生年月日、性別、地址；（三）監護人姓名、地址；（四）入學前經歷；（五）入學紀錄；（六）. 政治轉學紀錄；（七）轉學、退大學等；（八）畢業；（九）. 立. ‧ 國. 學. 升學、就職等；（十）學校名稱及其所在地；（十一）. ‧. 校長簽章、導師簽章，後者則涵蓋（一）各科學習紀. y. Nat. v 行動紀錄； n i （五）可供指導. n. al. （三）特別活動紀錄；（四）. er. io. sit. 錄；（二）學習時間紀錄；. Ch. U e n g c h i上參考之資料；（六）出缺席記録等資料，隨學童入學、轉學，將此紀錄文件進行保存或移轉。. 學校教育法施行規則. 指導要錄. 學生學籍及指導過程與結果的摘錄，以作為指導與對外證明之用。. 18 .

(25) 序號國家出處 09 中國中小學生學大陸籍管理辦法. 使用名詞學籍檔案. 定義學籍檔案內容包括：一、學籍基礎資訊及資訊變動情況；二、學籍資訊證明材料（戶籍證明、轉學申請、休學申請等）；三、綜合素質發展報告（含學業考試資訊、體育運動技能與藝術特長、參加社區服務和社會實踐情況等）；四、體質健康. 、預防政治測試及健康體檢資訊大接種資訊等；五、在校期間. 立. ‧ 國. 學. 的獲獎資訊；六、享受資助資訊；七、省級教育行政部高等學校文件材料的歸檔範圍是：（一）黨群類；（二）. y. 學校檔案學籍檔案. 行政類；（三）學生類；（四）. n. al. er. io. sit. Nat. 高等學校檔案管理辦法. ‧. 門規定的其他資訊和材料。. Ch. 教學類； v（五）科研類；（六）. i n （七）儀器設 U e n g c h i基本建設類；. 備類；（八）産品生産類；（九）出版物類；（十）外事類；（十一）財會類。學生類主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。. 資料來源：本研究整理。 19 .

(26) 綜上所述，可知學籍檔案及其涵蓋內容概可分為下列幾類：（一）學生基本資料包括學生學號、姓名、性別、出生年月日、戶籍地址、身分證統一編號、學歷、經歷、性向與專長、外國學生國籍、僑生僑居地、家長或監護人之姓名、通信地址等資訊。（二）學生入學、退學、異動及畢業資料. 立. 政治大. 包括入學身分別、入學學歷、入學年月、所屬院系（所）組班、. ‧ 國. 學. 轉系所（組）、休學、復學、所授學位（或退學紀錄）、畢業年月、. ‧. 教育部核定學籍情形等資訊。. y. Nat. er. io. sit. （三）學生學習狀況、懲處及成果資料. n. al 包括輔系、雙主修、所修科目學分成績、作品、懲處紀錄、出缺 iv 勤紀錄等資訊。. Ch. n U engchi. （四）學生健康資訊包括健康檢查、特殊疾病、家族病史、就診紀錄等資訊。. 20 .

(27) 第二節各國學籍檔案管理及法規本研究為探究不同國家學籍檔案管理之規範，茲針對紐西蘭、澳大利亞、加拿大、美國、法國、英國、南韓、日本及中國大陸等九個國家學籍檔案管理法規及相關規定進行介紹，並於最後總結各國學籍檔案管理之趨勢與差異，以作為之後研究分析及參考之依據。一、紐西蘭. 治政紐西蘭學籍檔案管理係依據教育部（Ministry 大 of Education）立 ‧ 國. 學. 所制訂《教育法》（Education Act 1989）第77條規定，其稱登記在案的學校必須確保入學文件的形式及內容資訊，且須公告並制訂入學. ‧. 文件相關規範，並規定當某學生自一學校轉至另一學校就讀，則前校. sit. y. Nat. io. n. al 應指派專人管理這些入學文件。（註13） Ch. en chi. er. 應將該生入學文件一併移轉至新校，而該法有趣的是，其並要求各校. i n U. v. g 此外，為協助各級學校管理學籍檔案，紐西蘭教育部製作學籍檔案交換系統（Student Record Transfer，簡稱SRT），此系統允許大量不同的學籍檔案資料進行交換，使用者僅需一個按鍵就可將一個學校所有的資料轉到另外一個學校的系統。（註14）教育部並與國家檔案館並共同製作〈學校文書保存/清理表〉，作為學校要保存那些文書、為何要保存這些文書及何時要保存這些文書之依據，並提供保存年限之參考，該表內容包括（一）學生文件（Student Records）、 21 .

(28) （二）經營文件（Governance）、（三）人事資料（Personnel）、（四）財務資料（Finance）、（五）財產與行政資料（Property and Administration）及（六）校史資料（Historical），學籍檔案則涵蓋在內。（註15）而在學生文件部分，〈學校文書保存/清理表〉除制定各內容保存期限外，並以1945年作為禁毀年限，以供各相關單位參考。透過《教. 政治大. 育法》與〈學校文書保存/清理表〉可以發現，前者所規範內容僅係. 立. 後者之一部分，可知紐西蘭將”Student Records”的範圍擴大至與. ‧ 國. 學. 學生相關的所有資料，而學籍部分，則以”Enrolment Records”指. io. sit. y. Nat. 二、澳大利亞. ‧. 稱。. er. 澳大利亞學籍檔案管理係由該國教育訓練委員會（Education. al. n. v i n Ch and Training Directorate）所制定《學籍檔案保存辦法》（Student engchi U Record Keeping 2006）為主要依據，該法並有《入學及出缺勤紀錄辦法》（Enrolment and Attendance）、《學生註冊移轉》（Student Transfer Register）、《學籍檔案應用》（Access to Student Records）、《家庭教育程序及指南》（Home Education Procedures and Guidelines）等相關辦法，這些辦法皆係根據該國《教育法》（Education Act 2004）、《領地文書法》（Territory Records Act 22 .

(29) 2002）、《健康文書法(隱私與應用)》（Health Records (Privacy and Access) Act 1997）、《隱私權法》（Privacy Act 1988）及《資訊自由法》（Freedom of Information Act 1989）所制定，以因應學籍檔案管理與應用之各項需求。澳大利亞《學籍檔案保存辦法》開宗明義即稱｢所有學校及幼稚園皆須維護學生檔案｣，其目的在於｢完整且正確的學生就學檔案得以. 政治大. 建立與維護｣，內容包含辦法說明、動機目的、名詞定義及程序步驟. 立. 等四個章節，其中程序步驟部分，涵蓋｢註冊與出缺勤紀錄｣. ‧ 國. 學. （Enrolment and Attendance Records）、｢檔案清理表｣（Records. ‧. Disposal Schedule）、｢學籍檔案案卷｣（Student Record Folders）、. Nat. io. sit. y. ｢學籍檔案內容案卷｣（Contents of a Student Record Folder）、｢. er. 學籍檔案移轉案卷｣（Transfer of Student Record Folders）、｢. al. n. v i n C h to Student Record 學籍檔案應用案卷｣（Access Folders）、｢學籍 engchi U 檔案內容爭議案卷｣（Dispute about Contents of a Student Record Folder）、｢學籍檔案典藏案卷｣（Archiving of Student Record Folders）、｢其他學籍檔案｣（Other Student Records ）等項目。而關於學籍檔案（Student Records）的定義，該法第3條稱所謂學籍檔案，即係｢直接相關於學生，且由學校、幼稚園或非官方教育單位進行維護的文書｣。（註16） 23 .

(30) 三、加拿大加拿大學籍檔案管理係以依據《獨立學校法》（Independent School Act）第6條為根本，延伸制訂《獨立學校條例》（Independent School Regulation）及《學籍檔案令》（Student Records Order）等規範，以作為加拿大學籍檔案管理之依循。加拿大《獨立學校法》指稱所謂學籍檔案（student record）係指｢紙本或電子形式之學生. 政治大. 相關資訊文件，但不包括個人單獨製作之文件｣，該法第6條第1項係. 立. 針對註冊學生所制訂，目的在分享學籍檔案，其稱學生於他校修課，. ‧ 國. 學. 主管機關應提供他校完整使用該學生相關資料。（註17）. ‧. 《獨立學校條例》係依據《獨立學校法》第18條所制訂，該法第. Nat. io. sit. y. 9條稱主管機關應建立並維護每一位學生的資料，並提供每一位學童. er. 註冊學校使用。該法並稱主管機關應建立學籍檔案保存、檢索及使用. al. n. v i n Ch 的書面程序，且確保學籍檔案內容的機密及學生與其家庭的隱私，允 engchi U 許健康部門、社會部門或其他支援部門於進行相關作業時存儲學籍檔案資料；而該法第10條則說明學籍檔案之分享，其稱若學生在一所以上的學校註冊，則主管機關及各學校應提供其他學校應用該學生檔案資料。（註18）《學籍檔案令》則係依據《獨立學校條例》第9條所制訂，包括法規說明、學籍檔案、學籍檔案審查、保存期限、文件移轉及檔案公 24 .

(31) 開等六個章節，分別說明各級學校在進行檔案管理時各項作業依循。該法第2條稱主管機關應確保《獨立學校條例》第9條所規範必須建立與維護的檔案資料，包括永久學籍檔案（Permanent Student Record）及學生案卷（Student File），學生案卷的內容則包含1704表格｢永久學籍檔案｣（Permanent Student Record）所涵蓋文件、關於學生家長或監護人相關資訊文件、學生學習計畫（Student Learning Plan）. 政治大. 副本及學生個別教育計畫（Individual Education Plan，簡稱IEP）. 立. 副本等。. ‧ 國. 學. 而在檔案應用方面，加拿大政府於2004年1月制訂《個人資訊保. ‧. 護法》（Personal Information Protection Act，簡稱PIPA），學. Nat. io. sit. y. 籍檔案相關應用則以此法作為依歸，該法具有：（一）獨立學校不應. er. 在無個人授權下蒐集、使用或公開私人資訊；（二）目前或之前從個. al. n. v i n Ch 人、獨立學校所蒐集之個人資訊，必須以口頭或文字公開說明其蒐集 engchi U. 內容之目的；（三）獨立學校無論是否為唯一蒐集、使用或公開個人資訊，有理智者應考量當下公開資料的適當性等三項原則，在此法規規範之下，學生、家長及雇主擁有使用學校所擁有其個人資訊之權力，而未成年學童之個人資訊則允許其家長或監護人行使其權力。（註19）. 25 .

(32) 四、美國美國學籍檔案管理係由各州政府制定法規規範，以麻薩諸塞州（Massachusetts）所制訂學生檔案（Student Record）規定《603CMR23.00》為例，該法之目的在於｢確保家長和學生享有私密權，並有權查看、修改和銷毀學生檔案，同時協助當地學校系統遵守法律規定｣。此外，該法並定義學籍檔案｢應由基本檔案和臨時檔案兩部分. 政治大. 組成，包括錄音資料、電腦磁盤、微縮膠片、縮影膠片或任何物理形. 立. 式和特徵的其他材料，這些材料按照學生姓名，或按照能識別學生本. ‧ 國. 學. 人的方式進行整理，並由聯邦公立學校統一保管｣。（註20）. ‧. 上述法規內容所稱｢基本檔案｣（transcript），係｢包括必要的. Nat. io. sit. y. 管理記錄，即反映學生的教育程度及教育系統運作所需的最低限度的. er. 資料。上述資料應僅限於學生的姓名、地址、電話號碼；學生的的出. al. n. v i n Ch 生日期；家長或監護人的姓名、地址和電話號碼；課程名稱、成績評 engchi U 級（如果未進行評級則記錄與評級有同等效力的其他資訊），課程學分、修完級別和完成年份｣；｢臨時檔案｣（temporary record）則｢包含學生檔案中所有未寫入基本檔案的學生資訊，這種資訊顯然對於教育過程很重要性。上述資訊可能包括統一考試成績、班級排名、課外活動及老師、顧問和其他學校員工的評估｣。（註21）. 此外，美國學籍檔案的應用與維護則係受1974制訂之聯邦法《家 26 .

(33) 庭教育權利與隱私權法案》（U.S. Code § 1232g）所規範，該法係屬聯邦法，訂定之目的在於保護學生個人資訊（Personally Identifiable Information，簡稱PII）的隱私，而此個人資訊主要係指學生於受教過程中所直接相關的檔案，包括任何時期的任何載體，例如手寫資料、列印資料、磁帶、磁碟、底片等，其來源係由學校抄錄或學生之前所就讀學校移轉而來，由保管學校負責維護這些資料。. 政治大. 此外，該法並賦予父母查檢自己孩子學籍資料的權力，而這項權力則. 立. 自學生滿18歲後自動轉移至學生本人。（註22）. ‧ 國. 學. 五、法國. ‧. 法國教育部編制司（Direction de l'Encadrement）負責中央及. Nat. io. sit. y. 地方等公立機關高階人員之招聘、訓練及分發業務，其工作類似我國. er. 考試院，而其下所設立｢國家教育高等學校｣（École Supérieure de. al. n. v i n Nationale,Cde h el'Enseignement n g c h i U Supérieur. l'Éducation. et de la. Recherche，簡稱ESENESR），負責規劃及提供行政人員培訓課程，在檔案管理人員培訓部分，該單位並依據現有法規擬訂作業規範《學籍檔案》（Academic Record / Dossier Scolaire de l'Élève），提供相關人員參考。該作業規範稱｢學籍檔案之目的在於提供關於學生具法律效力的資訊，並保存其接受教育相關之歷程｣，而在學籍檔案的範圍部分，該工作規範將學籍檔案依其載體分為紙本、電子及註冊 27 .

(34) 等三個部分。在典藏與歸檔方面，教育部針對教育相關檔案，擬訂《DPACI RES 2005 003》法案，該法目的在整理與保存與國家教育相關之檔案，包括政府機關、學校評鑑、高等教育機構、公共團體所產生或接收的資料，內容涵蓋｢政策、管理和評估｣、｢大學生活及設備｣、｢考試和競賽｣、｢健康與福利｣、｢金融與會計｣、｢房舍建築｣等六項主題，並針. 政治大. 對各主題文件擬定管理期限表。而該法案關於學籍檔案的典藏與歸檔，. 立. 則係含括於｢大學生活及設備｣下｢教育程度：登記及監督｣的子項目中，. ‧ 國. 學. 其規範註冊相關資料應保存50年，而學校檔案（School Records /. ‧. Dossiers Scolaires）則保存10至50年。該法所稱學校檔案，其內容. Nat. io. sit. y. 包括學生及其家庭狀況說明、成績單、個人性向卡、報告預約、愛滋. n. al. er. 病檢測、實習資料、出缺席紀錄、懲處紀錄等。（註23）六、英國. Ch. engchi. i n U. v. 英國學校檔案（School Records）管理的歷史可說是與學校教育發展歷史相同，然於維多利亞時期，學校檔案管理多係指工作紀錄簿（Log Books）及行政註冊（Admission Registers），19世紀後期，《教育法》（The Education Act of 1870）的制訂對於當地教育領域學校檔案管理帶來了改變。多數地方檔案館開始典藏當地學校檔案，但多數典藏的檔案係無法提供人們檢閱使用，僅部分開放使用，包括 28 .

(35) ｢London School Admissions & Discharges, 1840-1911｣、｢ Manchester School Registers, 1870-1916｣、｢Sheffield School Records｣、｢Cheshire School Records 1796 to 1950｣、｢Glamorgan Schools Admission Registers 1768-1911｣、｢Perthshire, Scotland, School Registers of Admission and Withdrawals, 1869-1902｣、｢Individual School Records｣等，並建立資料庫以供使用者查檢，. 政治大. 包括｢Findmypast｣及｢Ancestry｣等資料庫，前者係針對南格拉摩根. 立. （South Glamorgan）及曼徹斯特（Manchester）等地學校檔案，後. ‧ 國. 學. 者則涵括倫敦大都會檔案館（London Metropolitan Archives）所藏. Nat. n. al. er. io. sit. y. ‧. 843所倫敦學校所產生之學校檔案資料。（註24）. Ch. engchi. i n U. v. 圖 2-2：曼徹斯特學校學生註冊資料資料來源：SCHOOLRECORDS.ORG.UK, “UK School Records,” http://www.schoolrecords.org.uk/ (accessed Dec. 27, 2013). 2013年，｢BrightSolid｣計畫整合英格蘭（England）及威爾斯（Wales）檔案館，合併｢Findmypast｣及｢GenesReunited｣二者資料庫內容，使數以百萬的學校檔案可供線上查詢。目前英國英格蘭及威爾 29 .

(36) 斯各地區1870年至1914年的註冊資料都已數位化，在此之前並沒有任何資訊可供利用。而開放1914年以前學校檔案的原因在於該資料庫採用｢百年條款｣，該條款稱個人尚在人世或其出生未滿100年，其私人相關資料則不允許開放利用，詳細學籍檔案的使用則係依據《資料保護法》（Data Protection Act 1998）所規範。七、南韓. 政治大. 南韓於2008年制定《中小學教育法》（Elementary and Secondary. 立. Education Act / 초 ㆍ 중 등 교 육 법 ）以作為該國中小學教育之根本依. ‧ 國. 學. 循，其並有學籍檔案管理相關規範，於該法第25條稱學生在校成績、. ‧. 性向測驗結果等資訊，學校可應用並按照標準管理之，當學生轉學至. Nat. io. sit. y. 他校時，則前校應將其相關資料移轉。該法並進一步列出相關資訊包. er. 括個人資訊、生理資訊、出席紀錄、執照與能力證明、課程學習發展. al. n. v i n Ch 狀態、行為舉止、教育所需資訊等。該法第30條第6項亦規範學生相 engchi U 關資訊的應用，其稱第25條所規範學校文件及第7條所規範學生健康檢查紀錄，學校未經同意不得提供予第三方，但不包括以下情形： (一) 負責相關資料管理工作者及相關機關使用。 (二) 提供予學生升學學校。 (三) 統計及學術研究，但提供數據係無法得知確切當事人。 30 .

(37) (四) 犯罪調查與權利維護。 (五) 法院審判。 (六) 其他法律所規範使用。而在大專校院學籍檔案管理部分，則係依據《高等教育法》（Higher Education Act / 고 등 교 육 법 ）第34條第2項所規定，大專校院應檢視並保存《中小學教育法》第25條所規範學生學歷、性格、. 政治大能力、資質、經驗、領導才能、發展潛力、克服逆境等各個方面資訊，立. ‧ 國. ‧. 八、日本. 學. 並於該校學則中訂定相關規定。. sit. y. Nat. 日本為推展學校教育，於二次大戰後而訂定《學校教育法》以做. er. io. 為國家教育綜合性基本法，而各學程學籍檔案的範圍與管理，則係根. n. a. v. l C 據該法施行規則《學校教育法施行規則》（昭和22年5月23日文部省 ni. hengchi U. 令第11号）第28條所規範，其稱學校應提供：（一）學校相關法令；（二）學則、日課表、教科書支出表、學校醫執務記錄簿、學校齒科醫執務記錄簿、學校藥劑師執務記錄簿及學校日誌；（三）職員名錄、履歷書、出勤簿及擔任學級、擔任教科的科目及時間表；（四）指導要錄、出席簿及健康診斷資料；（五）入學者甄選及其成績相關表冊；（六）資產清冊、出納簿、經費預算決算相關帳簿及圖書機械器具、 31 .

(38) 標本、模型等教具目錄；（七）收發文書處理簿等簿冊資料，這些簿冊資料以保存5年為原則，惟指導要錄等相關資料則須於學生畢業後保存20年。上述法規及其第24條｢校長應準備該校在學學童之指導要錄｣所提及｢指導要錄｣，即係《學校教育法施行令》（昭和28年10月31日政令第340号）第3章第2節〈學期、修業日及學校廢止後的文書保存〉. 政治大. 中第31條所稱學童學習及健康狀況紀錄文件，包含學籍及指導二者相. 立. 關資料，前者包括：（一）學級、學號；（二）學童、學生姓名、出. ‧ 國. 學. 生年月日、性別、地址；（三）監護人姓名、地址；（四）入學前經. ‧. 歷；（五）入學紀錄；（六）轉學紀錄；（七）轉學、退學等；（八）. Nat. io. sit. y. 畢業；（九）升學、就職等；（十）學校名稱及其所在地；（十一）. er. 校長簽章、導師簽章，後者則涵蓋：（一）各科學習紀錄；（二）學. al. n. v i n Ch 習時間紀錄；（三）特別活動紀錄；（四）行動紀錄；（五）可供指 engchi U 導上參考之資料；（六）出缺席記録等資料，隨學童入學、轉學，將此紀錄文件進行保存或移轉。（註25）《學校教育法施行細則》第12、 15條則稱｢指導要錄｣係學生學籍及指導過程與結果的摘錄，以作為指導與對外證明之用。此外，日本學籍檔案的應用則受《個人資料保護法》（個人情報の保護に関する法律）（平成15年5月30日法律第57號）所規範，以 32 .

(39) 日本學習院大學為例，其學籍檔案應用即以《個人資料保護法》為依據，擬訂《學習院個人資訊保護規程》（学習院個人情報保護規程），以作為學籍檔案應用之根據。（註26）九、中國大陸中國大陸義務教育階段學籍檔案係以《中小學生學籍管理辦法》為主要規程，其第7條規定｢學校應當從學生入學之日起1個月內為其. 政治大. 建立學籍檔案｣，而其規範學籍檔案內容包括：（一）學籍基礎信息. 立. 及信息變動情況；（二）學籍信息證明材料（戶籍證明、轉學申請、. ‧ 國. 學. 休學申請等）；（三）綜合素質發展報告（含學業考試信息、體育運. ‧. 動技能與藝術特長、參加社區服務和社會實踐情況等）；（四）體質. Nat. io. sit. y. 健康測試及健康體檢信息、預防接種信息等；（五）在校期間的獲獎. n. al. er. 信息；（六）享受資助信息；（七）省級教育行政部門規定的其他信息和材料。（註27）. Ch. engchi. i n U. v. 而中國大陸大學以上學籍管理係以《中華人民共和國教育法》和教育部《普通高等學校學生管理規定》等相關法律法規為依據，而學籍檔案則係以教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》為根本，其第15條規範文件歸檔範圍第3項學學生類，即定義該類內容｢主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等｣，學籍檔案即 33 .

(40) 涵蓋在此，而檔案相關應用與管理，則皆以此法為依據。（註28）茲整理各國學籍檔案管理法規與內容如表2-2。表2-2：各國學籍檔案管理法規與內容摘要一覽表序號 01. 國家紐西蘭. 法規《教育法》學校文書保存/清理表. 摘要學校必須確保入學文件的形式及內容資訊，且須公告並制訂入學文件相關規範，並規定當某學生自一學校轉至另一學校就讀，則前校應將該生入學文件一併移轉至新校，且各校應指派專人管理這些入學文件。澳大利亞《學籍檔案保存辦開宗明義即稱｢所有學校及幼稚園皆須維護學生檔法》學籍檔案保存辦法案｣，其目的在於｢完整且正確的學生就學檔案得以建立與維護｣，內容包含辦法說明、動機目的、名詞 al v i 定義及程序步驟等四個章 n Ch U e n g c h i 節。加拿大《獨立學校法》主管機關應建立學籍檔案校園自治法保存、檢索及使用的書面程序，且確保學籍檔案內容的機密及學生與其家庭的隱私，允許健康部門、社會部門或其他支援部門於進行相關作業時存儲學籍檔案資料。美國《家庭教育權利與學籍檔案包括學生於受教過程中所直接相關的檔隱私權法案》案，包括任何時期的任何麻薩諸塞州. 立. ‧. ‧ 國. 學. 02. 政治大. n. er. io. sit. y. Nat. 03. 04. 34 .

(41) 國家. 05. 法國. 法規摘要（Massachusetts）載體，例如手寫資料、列《603CMR23.00》印資料、磁帶、磁碟、底片等，其來源係由學校抄錄或學生之前所就讀學校移轉而來，由保管學校負責維護這些資料。此外，並賦予父母查檢自己孩子學籍資料的權力，而這項權力則自學生滿18歲後自動轉移至學生本人。《學籍檔案》｢學籍檔案之目的在於提供關於學生具法律效力的資訊，並保存其接受教育相關之歷程｣，而在學籍檔案的範圍部分，該工作規範將學籍檔案依其載體分為紙本、電子及註冊等三個部分。《教育法》對於教育領域學校檔案管倫敦入學登記理帶來了改變。多數地方 al v 檔案館開始典藏當地學校 i n Ch U e n h i 檔案. 立. y. ‧. ‧ 國. 學. 英國. Nat. 06. 政治大. n. er. io. sit. 序號. gc. 07. 南韓. 《中小學教育法》. 35 . 學生在校成績、性向測驗結果等資訊，學校可應用並按照標準管理之，當學生轉學至他校時，則前校應將其相關資料移轉。該法並進一步列出相關資訊包括個人資訊、生理資訊、出席紀錄、執照與能.

(42) 序號. 08. 國家. 法規. 摘要力證明、課程學習發展狀態、行為舉止、教育所需資訊等日本《學校教育法》學校應提供：（一）學校學校教育法施行規則相關法令；（二）學則、日課表、教科書支出表、學校醫執務記錄簿、學校齒科醫執務記錄簿、學校藥劑師執務記錄簿及學校日誌；（三）職員名錄、履歷書、出勤簿及擔任學級、擔任教科的科目及時間表；（四）指導要錄、出席簿及健康診斷資料；（五）入學者甄選及其成績相關表冊；（六）資產清冊、出納簿、經費預算決算相關帳簿及圖書機械器具、標本、模型等教具目錄；（七）收發文書處 al v 理簿等簿冊資料，這些簿 i n Ch U e n g c h i 冊資料以保存5年為原則，惟指導要錄等相關資料則須於學生畢業後保存 20年。中國大陸《中小學生學籍管學校應當從學生入學之日理辦法》起一個月內為其建立學籍檔案，學生學籍檔案內容包括：（一）學籍基礎信息及信息變動情況；（二）學籍信息證明材料（戶籍證明、轉學申請、休學申請等）；（三）綜合素質. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. 09. 36 .

(43) 序號. 國家. 法規. 摘要發展報告（含學業考試信息、體育運動技能與藝術特長、參加社區服務和社會實踐情況等）；（四）體質健康測試及健康體檢信息、預防接種信息等；（五）在校期間的獲獎信息；（六）享受資助信息；（七）省級教育行政部門規定的其他信息和材料。. 政治大. 資料來源：本研究整理. 立. 綜上所述，可知各國學籍檔案的產生與維護主要係與該國教育法. ‧ 國. 學. 規相關，典藏部分則係與該國檔案法規相關，部分國家則制訂專責法. ‧. 規以管理該國學籍檔案，而在規範的分野上，各國多將國民義務教育. y. Nat. er. io. sit. 的學籍檔案管理與大專校院以上教育之學籍檔案管理切割，分為兩大部分，觀察其原因，係與各國教育法之制訂相關。此外，在應用部分，. n. al. i n U. C. v. hengchi 除部分國家以專門法規規範學籍檔案應用外，許多國家開始重視個人隱私，將學籍檔案規為個人資訊之一環，遂其應用多根據該國隱私權相關之規定為依歸，如加拿大《個人資訊保護法》、美國《家庭教育權利與隱私權法案》、英國《資料保護法》等。. 37 .

(44) 第三節我國高級職業學校發展歷程與學籍檔案管理本研究主要目的在探討大臺北地區公立高級職業學校學籍檔案管理與運用之情形，學籍檔案與教育制度息息相關，故對於高級職業學校的發展歷程，加以探討如下。一、我國職業學校制度的演進根據《中華百科全書》對於｢職業學校｣所解釋，我國高級職業學. 治政校自清末即已肇始，依其發展主要發展過程則可參考2005年洪偉盛所大立 ‧ 國. 學. 歸納我國職業學校發展歷程表（註29）參見表2-3。. ‧. 表 2-3：我國職業學校發展歷程表. 1860-1894. 清末自強運動. 1898. 維新運動時期. 體認到健全的行政機關與制度的必要性，惜未能對抗守舊勢力，終告失敗。. 1911. 民國肇建. 公布「實業學校令」及「實業學校規程」，奠下職業教育基石。. 1945. 二次大戰結束. 百廢待舉，社會各行業之發展均依賴專業知識之進步，政府遂進行農業改革與民生基礎工業的發展，並. sit. 由軍事、兵工專技人才的培育起 v 步，開設機器局、自製軍火、修築 i n C h 鐵路、訓練外語人才、辦理郵政電 engchi U 信等。. er. n. al. 發展事項. 38 . y. Nat. 重要事件. io. 年代.

(45) 年代. 重要事件. 發展事項積極將國民教育普及化，以提升國民素質。. 1949. 政府遷台初期. 技術及職業教育初由高等教育司與中等教育司分別兼掌專科教育與職業教育。. 1950-1960. 美援時期. 臺灣藉由美國經濟上與物質上的援助和國家經濟建設的拓展，技職教育乃先由初級職業學校奠定其基礎，再往上延伸至中等職業教育。. 立. ‧ 國. 1968 年 02 月，修正公布教育部組織法，增設「專科職業教育司」。同年 5 月，正式成立，始職有專司，掌理專科教育、職業教育、職業訓練、建教合作等事項。. sit. y. ‧. Nat. n. 中等職業教育已不敷應付當時技術密集與資本密集產業的專業人 iv 才要求，於是高等技職教育因應企 n h e n 業界人才的需求，進以培育中級和 gchi U 高級技術及管理人才。. er. 專科職業教育司改稱「技術及職 al 業教育司」 C. io. 1970-1980. 增設「專科職業教育司」. 學. 1968 年. 政治大. 1973 年 07 月 25 日，再度修正公布教育部組織法，專科職業教育司改稱「技術及職業教育司」，簡稱技職司。教育的重點轉向技術職業教育，是我國技職教育最蓬勃發展的時期。 1980-. 解嚴後產業轉型，人才需求改變. 隨著世界發展的趨勢及增加國家競爭力的考量，產業型態轉為高科技的策略產業，人才需求則由技術 39 . .

(46) 年代. 重要事件. 發展事項人力轉向高級技術及專業專才，高等技職教育與高等教育在國內急遽擴展就是配合產業轉型的需求。為適應今後工商業的發展所需技術人力的質量需求，技職教育的發展應該與工商業界密切配合. 資料來源：洪偉盛。〈高等技職校院與企業參與產學合作因素之研究〉政大，2004，碩士論文. 治政大二、我國技職教育的發展方向立 ‧ 國. 學. 根據教育部針對技職校院產學合作所進行討論，我國技職教育主要包括培育高科技人才、預防產業人力短缺及提升產業競爭力等三項. ‧. sit. y. Nat. 任務。（註30）教育部所歸納三項任務，可看出我國技職教育發展方. a. er. io. 向係以人才的培養為主要依歸。2004年，我國學者張添洲針對我國技. n. 職教育的困境，歸納下列幾項問題：（註31） iv l. Ch. n U engchi. (一) 招生壓力大：出生率下降、學校增加、加入 WTO 的衝擊以及多元入學的排擠效應等，對技職教育招生產生嚴重威脅。 (二) 人力資源失衡：基層技術人力過剩、高科技人力不足，人力資源失衡。 (三) 政府財政困窘：財政稅收減少影響教育經費與投資。 (四) 產學脫節：師資缺乏實務經驗，產業結構轉變與產業外移影響等。 40 .

(47) (五) 課程銜接不良：技職校院間之課程缺乏橫向的統整與縱向的銜接。然而，對於新世代技職教育的問題和挑戰，教育部則提出了以下十點對策：（註32） (一) 盤整技職教育體制結構。 (二) 改進技專招生入學制度。 (三) 鼓勵學校發展重點特色。. 治政 (四) 落實技職師生實務教學。大立 ‧ 國. 學. (五) 推動學生校外實習方案。 (六) 普及勞作教育服務學習。. ‧. (七) 強化技職產學合作研發。. sit. y. Nat. (八) 改進技專校院評鑑制度。. er. io. n. al (九) 擴大技職師生國際交統。 Ch. engchi. i n U. v. (十) 放寬私校管制自主辦學。. 綜上所述，可知我國技職教育歷經時代變遷，而有不同型態的改變，完善的高職教育，不但讓國人接受職業訓練，獲得一技之長，更讓社會經濟得以繁榮發展。但近年因為後期中等教育分流機制下高職教育定位不明以及少子化的影響，致使高職教育面臨了前所未有的衝擊與挑戰。本研究主要在探究高級職業學籍檔案的管理，故在職業學 41 .

(48) 校轉型的過程中，是否對學籍檔案產生了影響，為本研究所關注之重心所在。三、我國學籍檔案管理現況我國學籍檔案管理相關規定，高級中等學校及職業學校部分，則分別依據《高級中等教育法》第47條｢高級中等學校學生保留入學資格、轉學、轉科（學程）、休學、學分（課程）抵免、重（補）修、. 政治大. 服兵役與出國等有關學籍處理、雙重學籍及其他與學籍有關事項之辦. 立. 法，由中央主管機關定之｣、《職業學校法》第14條｢職業學校學生保. ‧ 國. 學. 留入學資格、轉學、轉科、休（退）學、學分抵免、暑期修課、服. ‧. 兵役與出國有關學籍處理、雙重學籍及其他與學籍有關事項之規定，. Nat. io. sit. y. 由各該主管教育行政機關定之｣等規定，由教育部制定《高級中等學. n. al. er. 校學生學籍管理辦法》，並研擬《高級中等學校學生學籍管理手冊》，. Ch 以供各學校學籍檔案管理參考。 e. ngchi. i n U. v. 第四節學籍檔案管理中存在的問題關於學籍檔案管理所產生的問題，國內外學者相關論著鮮少，然仍有部分學者針對此項議題提出具體看法。2011年，大陸梅瓊、葉卉提出學籍檔案管理具有教育的快速發展增加了學籍管理的難度、學校與各系之間的關係工作不協調、管理學籍的手段落後且部分管理人員忽略使用電子註冊學籍檔案、出現造假的學籍檔案等幾點問題亟待解 42 .

(49) 決。而新時代的學籍檔案管理，則必須注重並加強學籍管理意識和工作、加強學校內各系之間的有效溝通和配合、有效地利用網路化管理以提昇學籍檔案管理的水準、樹立以學生為本的管理理念來做好學籍電子註冊工作等事項。（註33）巫彩云認為面臨教育體制改革的不斷深化，強化學籍檔案的管理具有對高校教學管理與評估具有重要的參考作用、對高校學生就業具. 政治大. 有直接的憑證作用、對高校的管理決策具有可靠的信息依據作用等幾. 立. 點重要作用。而學籍檔案在管理工作方面，也存在有學籍檔案管理制. ‧ 國. 學. 度不完善缺乏規範、缺乏科學的管理方法和缺乏熟悉現代資訊技術的. ‧. 管理人員等問題。（註34）. Nat. io. sit. y. 李霞認為，高職院校學籍檔案管理中，存在有學籍檔案管理方式. n. al. er. 不夠規範、學籍檔案建檔不夠規範、資訊化落後不能適應現代社會高. Ch 效率的形勢等問題。（註35） e. ngchi. i n U. v. 吳玉廣認為，現代教育技術高速的發展下，在學籍管理中也顯現了有下列幾個問題：（註36）一、對傳統學籍檔案的質疑紙質檔案生成過程中產生的問題，包含了有學生在填寫紙質案的時候所產生資料不正確的問題以及學籍檔案需長時間收集、整理、歸檔和保存的問題。而紙質檔案在管理過程中產生的問題，則有缺乏專 43 .

(50) 人的管理、不利於永久保存、利用困難等。二、學籍檔案管理的資訊建設方面：茲因近年來電腦、網路技術快速進步，學籍管理資訊化的可行性也大大地增加，而要實現學籍管理資訊化的目標，則必須先做好加強學籍管理技術的培訓、加強學籍管理系統軟體的開發、做好基礎資料的輸入工作、做好學生電子檔案的安全保護工作等措施。而學籍管理. 政治大. 資訊化的意義在於學籍管理資訊化可打破傳統紙質檔案的束縳，突破. 立. 使學生的檔案資訊更加全面、更加完整。. 學. ‧ 國. 傳統檔案的時空限制，克服紙質檔案在形成、管理過程中的一些弊端，. ‧. 邢美東也提出，學籍管理存在有權力集中、人力物力投入不足、. Nat. io. sit. y. 學籍管理手段陳舊、教師和學生對學籍管理缺乏正確理解、重共同性. er. 輕差異性的現象、辦學規模不斷擴大致使成績管理工作大幅增加、學. al. n. v i n Ch 分制實施後增加了成績管理的難度、人權的觀念提昇後對成績管理有 engchi U 更高的服務要求、學生成績資源的通用性受到限制等問題。（註37）對於學籍檔案管理所產生的問題，相關的學者也提出了因應的方法。大陸申沛、馮興傳便認為，面對新時代的學籍檔案管理工作，必須先更新管理的觀念，其中包括了樹立學習研究的觀念、依法治檔的概念、開發利用的概念；其次則必須建立完善的制度來保障學籍管理的工作，而完善的制度必須職責明確、獎懲明確、標準明確、程序嚴 44 .

(51) 格；再來則是加強學籍檔案的開發利用，開發利用的內涵有擴大利用範圍、提高利用效率、訂定利用的規範等。（註38）李霞則認為，要做好高職院校學籍檔案管理必須提高學籍學籍的認知以實現管理專業化、健全網絡以實現管理的責任化、強化管理的方式以實現管理的資訊化。（註39）另外，林李霞則提出，學籍檔案有著真實可靠性、動態擴充性、完整連貫性、周期運動性、龐大複雜. 政治大. 性等特性，而學籍檔案對於社會具有資訊、憑證和經濟的價值，面對. 立. 新時代的學籍檔案管理，我們應採取增強法制觀念提高對檔案重要性. ‧ 國. 學. 的認知、加強原始資料的收集與整理、利用現代化檔案管理的方式、. ‧. 加強審查的功夫確保檔案的真實性、開發利用學籍檔案使它與時併進. Nat. n. al. er. io. sit. y. 發展等方式來做好學籍檔案管理的工作。（註40）見表2-2. Ch. engchi. 45 . i n U. v.

(52) 表 2-4：專家學者提出學籍檔案管理中存在問題摘要表學者梅瓊、葉卉. 問. 題. 1、教育的快速發展增加了學籍管理的難度 2、學校與各系之間的關係工作不協調 3、管理學籍的手段落後且部分管理人員忽略使用電子註冊學籍檔案 4、出現造假的學籍檔案. 巫彩云. 1、學籍檔案管理制度不完善缺乏規範. 政治大. 2、缺乏科學的管理方法. 立. 3、缺乏熟悉現代資訊技術的管理人員. ‧ 國. 學. 李霞. 1、管理方式不夠規範 2、建檔不夠規範. ‧. 3、資訊化落後不能適應現代社會高效率的形勢. n. er. io. al. sit. 1、對傳統學籍檔案的質疑 2、學籍檔案資訊化相關問題. 邢美東. y. Nat. 吳玉廣. i n Ch 1、學籍管理存在有權利集中 engchi U. v. 2、人力物力投入不足 3、學籍管理手段陳舊. 4、教師和學生對學籍管理缺乏正確理解、重共同性輕差異性的現象 5、辦學規模不斷擴大致使成績管理工作大幅增加 6、學分制實施後增加了成績管理的難度、人權的觀念提昇後對成績管理有更高的服務要求 7、學生成績資源的通用性受到限制等問題資料來源：本研究整理。 46 .

(53) 綜上所述，學籍檔案面對教育的多元化快速發展，學籍檔案的管理不但範圍相較以往來得大，而且學籍檔案的來源、種類更加分散，這使得學籍檔案面臨了下列幾個重大的問題：一、學籍檔案龐大複雜隨著教育形式的不斷發展，各類學校的在校生愈來愈多，種類科目也愈來愈複雜，使得學籍檔案管理的任務愈來愈艱巨。例如學籍檔. 政治大. 案中，每個學生至少具備姓名、性別、出生年月日、住址、學號、科. 立. 系等基本資料，另外也須記載在學的成績、轉學、休學、復學等等學. ‧ 國. 學. 習狀況的現狀及異動過程，如此龐大複雜的資訊量對於傳統學籍檔案. io. sit. y. Nat. 二、管理人員缺乏相關的檔案管理專業技能. ‧. 的管理方式，是一個相當大的挑戰。. er. 我國檔案相關的基本觀念以及管理利用方式，並未如圖書館教育. al. n. v i n Ch 般地普及，一般民眾大多沒有檔案管理的正確知識。學籍檔案管理人 engchi U. 員大多為學校職員，但並未要求必須是檔案管理之相關科系畢業生，故對於學籍檔案管理的相關知識相當欠缺。除此之外，主管機關也鮮少舉辦相關的研習或進修，致使學籍檔案管理工作存在很大的差異性和危機。三、學籍檔案未開發加值應用學籍檔案不但是學生受培訓時學習狀況的原始記錄，更是學生是 47 .