第四章 研究結果分析與討論
第三節 典藏環境與檔案管理
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紙本的話是新生一進來填的學籍表，我們也會留著，電子檔的部份就是 存在欣河系統。
綜上所述，各校建立學籍檔案之方式，已由過去完全自建，漸漸 轉為以升學管道傳遞而來之報名基本資料為基礎，待入學後由學生更 正補足。而學籍資料的典藏方面，大致上均採用紙本、數位檔同時保 存之方式，以防毀損。
第三節 典藏環境與檔案管理
一、典藏環境
針對學籍資料的典藏環境，各校間差異甚大，有些學校有專屬的 庫房，而庫房大小則視該校學籍檔案數量，通常為5到10坪左右，對 外窗戶多以窗簾隔絕外界環境，僅少數學校庫房係無對外窗。此外，
在選址上，多數學校庫房皆未設置於較易受到環境影響的一樓，僅一 間學校庫房設置於頂樓，對於檔案保存而言，皆可避免潮濕及淹水等 危害。
T3： 我們這棟樓有5層，在5層中的2樓我們有一個儲存室，我的名下有24個檔 案櫃，全部都用來存放學籍表，空間大概是10坪，容量大概用了可能有 三分之二吧，房間有窗廉隔光。
N1： 就我們學校來說，我們還有檔案櫃，儲存空間大約有10坪儲存了有一半 容量還有教學組的資料，教學、註冊的資料都會放在一起，有防光窗廉。
N2： 儲存學籍檔案的地點就我們辦公室裡的一個小房間，在行政大樓，3層 樓裡面的第3層，也就是頂樓。大約空間有10坪左右，裡面都是鐵櫃，
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是教務處共用。以註冊組用的鐵櫃來說，空間大概用掉一半了，房間有 窗廉，平常是放下來遮光的、
N3： 收藏紙本有專屬的空間，是行政大樓總共有四層棟我們在第二層大概6、
7坪吧，還有其他的組會用，以能使用的儲藏的櫥櫃大概已經用了八成 以上了，已經快要滿了，它沒有對外的窗戶。
N4： 這棟大樓8層，我們在第2層，剛剛那一間就是用來儲存學籍檔案，整個 教務處一起用，差不多是4、5坪，可以儲存學籍檔案的櫃如果滿了的話，
就要移走，如果那一格滿了的話我們就要想辦法移走，大概存了六成。
庫房有窗廉，平常不一定放下來，看有沒有太陽。
然而，仍有部分學校並未設置專門典藏學籍檔案之庫房，而係直 接儲存於教務處開放空間中的一個角落，或採取於辦公場所，以檔案 櫃存放，探究其原因，係因為學籍檔案接下來皆係以數位檔形式保存，
因此實體庫房並無實際需求。再者，有學校更聲稱櫃子不足存放時，
則將學籍檔案移轉至文書組檔案室，然僅係借空間存放，並非歸入文 書組的檔案。
T1：存在這裡的學籍檔案算是5層樓中的2樓，那這些櫃子八成存放學籍檔案，
其中只有幾個不是放學籍的，我們只要快滿了，就會固定把舊的移到文 書組檔案室去。
T2： 這些紙本現在是存在教務處，教務處這棟樓的名稱是自強樓總共是4樓，
我們在1樓。這些櫃子沒有特別的隔的庫房，就是放在教務處，大概有2 個櫃子空間應該還夠，因為再來的都電子的，不會再增加了。使用的櫃 子，一個是沒有窗戶，一個是有窗戶的。
針對溫、溼度的部份，並沒有學校具有專業的恆溫恆溼設備，各 校大多只備有空調及除溼機，而空調係為給人員使用，並非作為檔案
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維護使用，當人員進入庫房查詢檔案時，才開啟空調。部分學校提到 學校基於節能，並無法使用空調，管理成本對於高級職業學校學籍檔 案保存維護之影響，可見一斑。
T1： 除溼機應該有，不過我們在2、3樓，也不太有潮溼的問題，我調過七十 年畢業學生的檔案，沒什麼潮溼的現象。
T2： 教務處有空調但是冬天不會開。
T3： 沒有恆溫恆溼的設備，不過紙張沒有感覺受潮的現象，也不會潑水進來，
窗戶只有一個應該也還好。
N1： 沒有恆溫恆溼的設備。
N2： 沒有除溼機，有空調，但是學校節電，如果沒有人進去就不會開，這個 就是我們覺得沒有一個很好的資料保存環境。
N3： 只有除濕機沒有空調。
N4： 沒有除溼機、沒有冷氣，只有電風扇。
關於學籍檔案保管之安全性部份，各校間也有不同層級的防竊安 全措施，多數學校除處室大門會上鎖外，對於檔案櫃也會鎖上，僅少 部分學校有設置保全，或由教官室值班人員監管。
T1： 教務處晚上櫃子本身會上鎖，處室大門也會上鎖，門口也有設定保全。
T2： 櫃子都有上鎖，處室大門下班也會上鎖。
T3： 房間是獨立的，房間有喇叭鎖，晚上我們有教官室值班人員。
N1： 檔案櫃沒有上鎖，只有教務處大門會鎖起來而已。
N2： 常上班房間門會開，但是櫃子會上鎖，下班才會把門鎖起來，因為那一 間是共用的，所以門就會開，但是檔案櫃會鎖。
N3： 防竊的話就是有一個鐵門那鑰匙是由我保管。
N4： 房間平常不會上鎖，只有教務處大門會上鎖，大家都想說應該沒有人要 偷吧。
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詢問各校對於學籍檔案保存方面所遭遇的困難，主要包括空間不 足及紙張黃化、脆化、破損或遭生物侵襲等問題。
T1： 保存方面比較困難就是愈來愈不夠放，空間不足。
T2： 在保存方面，可能有時候久了，紙就會爛爛的，邊邊會破掉，還有會黃 掉，因為我們會穿洞洞弄成活頁，就可能比較容易破損。
N1： 儲存方面還會擔心老鼠咬紙本。
N2： 如果說學籍檔案紙本想要好的保存條件，要移給文書組比較好，其實我 的觀念是說，如果我們E化已經建好了，這些紙本就希望移去文書組保 存，平常我們只需要動用E化的檔案就好了。我們有去翻過六十年代的 紙摸起來就覺得很脆弱，都不太敢去碰它，畢竟學籍是一個學校的命脈，
以保存紙本來說，比較需要的就是比較好一點的保存環境。
二、檔案管理
各校對於學籍檔案管理，多係依年度編排，後再按科別、班級作 為分類依據。
T2： 照年度然後科別再班級整年度一本。
T3： 先年度，再按班級分類，一個年級一個班一小本，所以一個年度會產生 22本。
N1： 依年度再依科別分類分冊。
N2： 排列方式我們是一年裡面分科再分班，同一科集中在一本，然後再分冊，
如果同一科太厚的話，我們再分冊，可是到最後我們會匯整成一整個年 度。
N3： 畢業生我們是一個科一本，一屆就是一冊。從72年到102年都有，歸檔的 方式就是照這樣子來按照年度按照科別歸。
N4： 先照年度，再照科別，一年一科一本。
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而在保存年限上，各校依據相關法規所規範，學籍檔案皆係永久 保存，惟不在規範上的學生推薦甄試資料，部分學校則採取保留一年 後銷毀，以節省空間。
T1： 文書組存的並不會跟著文書組的檔案年限來銷毀，我們會註明永久保存，
他們就不會銷毀。國中推甄的資料頂多留一年，我們有銷毀過，因為放 不下，太多了，以前申請入學他們會送很多資料，我們頂多留一年怕一 年中有爭議可以調出來，那一年之後基本上我們就銷毀掉了。健康檢查 表聽說健康中心會留記錄，獎懲記錄我們系統裡面會存資料，但是整個 業務操作是在學務處，AB表應該是輔導室那邊，不會進到系統裡面。
目前各校對於學籍檔案保存業務中，覺得最迫切需要上級單位改 善的地方，主要係希冀上級單位能夠建立共同的學籍檔案制度及典藏 平臺，此外，亦有部分學校希望上級單位能夠提供比擬文書典藏之實 體環境，由此可知學籍檔案在保存的環境及設備上並不如學校文書檔 案。
T3： 統一各學制的基本資料，由網路一層一層傳遞就好了，不用再重建。其 實免試入學這個管道，今年就類似這樣了，它有電子檔可以在網站上下 載，因為被過去的經驗綁住，所以又另外附一份光碟
N2：希望能夠有一個類似文書組的保存環境，畢竟資料保存是很重要的。
N3：市教育局現在的想法就是建立一個雲端的資料庫，這個在網路頻寬配合 上，我覺得會有問題。我們比較希望的是說，是不是授權在各個學校裡 面做基本的處理，處理完之後定期把資料上傳，而不是說像現在全部都 用雲端系統，基本操作都在他那個地方，我覺得作業上面來講，怕量會 蠻大的，比較擔心的大概就是這部分，其實他們只要做好保全的動作，
就是最後的保存就好了。然後他今天一個電腦的格式要求說各校要用轉 成怎樣的格式，然後給他們作最後的保存，我覺得應該就ok了。可是他
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沒人可以問
N4： 業務量吧，國立的編制比較大一點，新北市立的話編制人員很少，業務 量就比較大
綜上所述，在典藏空間方面，礙於學校經費並不寬裕，大多數的 學校僅能提供儲存學籍檔案的空間，而無法進一步地去建立一個適合 保存的環境。在檔案管理方面，因為高職科系的特性，全部的學校均 按照年度、科別、班別之順序來分類歸檔，這個方式在查詢上，尚無 太大的問題產生。