第四章 研究結果分析與討論
第五節 學籍檔案數位化管理
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第五節 學籍檔案數位化管理
本節針對受訪各校學籍檔案數位化之現況來做探討，分析各校學 籍檔案數位化管理之現況。關於紙本舊資料數位化的部份，大部份的 學校都採取紙本掃描的方式來處理。也就是將保存的紙本，掃描成數 位檔案並使用身份證字號、姓名、畢業年度等欄位來進行檢索。部份 的學校將創校到最近一屆畢業生的學籍資料，均輸出紙本並且掃描成 電子檔來進行雙軌保存。
T1： 我們從一開始就全部都掃進來，沒有分隔年代，以前舊的紙本資料，我 們請理海科技幫我們掃描起來，如果是最近的已經在學籍管理系統裡面 的資料，我們就把它留在系統裡面，但是學生畢業之後的學籍表，會再 印一份紙本出來存。掃描的數位檔可使用學號、姓名、出生日期、科別 等欄位進行檢索，身份證字號不一定，早期沒有身份證字號，民國三、
四十年那時資料沒有身份證字號，我們比較常查是用姓名和生日，因為 學號不太可能還記得住
N3： 早期都是紙本，真正數位化是在5、6年前才開始，大約是95年96年左右 吧，差不多那時候我們請廠商做全部學籍檔案數位化，包括72年到95年 的紙本掃成檔案，96年後的雖然在電腦裡，可是我們還是會印出來再掃 描，變成雙軌的方式保存
也有一部份學校，將保存的紙本，從創校年代掃描到使用電腦系 統管理學籍的年代，至於使用電腦系統管理之後的學籍資料，便以數 位保存的方式，直接儲存於系統之中。
N1： 我們學校的學籍檔案大致有兩個階段，從創校到72年是一個階段，72到 103年是另一個階段。創校到到72年的紙本是用掃描的，72到102年學年
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度的資料，在管理軟體欣河的系統都可以抓得到，學生畢業後的學籍表，
在使用欣河軟體之後就沒有存紙本了。
T3： 從41年到89年，是由紙本產生的掃描檔，之後就進入到電腦管理系統。
41到89年的紙本，還是繼續存下，來89年以後的資料，就累積在電腦伺 服器裡。
甚至有一所創校歷史較短之學校，所有資料均保存於電腦系統之 中。
N4： 從86年到現在，畢業生只有存電子檔，都在欣河系統裡，直接在電腦查 詢就可以輸出。
資料數位化之後，如何進行數位檔案的保全，就顯得格外重要。
大部份學校的管理人員，對於數位檔案的保全均具有勤於備份的觀 念。
N2： 伺服器是擺在校內的機房，我們會定期去做備份，不是備份整個系統，
是把資料庫備份出來，我們定期一個星期把資料庫備份出來到另一個硬 碟。
N4：資料庫的主機是放在學校的機房，欣河系統軟體裡面有一個備份的按鈕，
會強迫你定期備份。
詳細各校學籍檔案數位化保存現況，可參見表4-3：
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學籍檔案數位化之後，各校均表示對於保存、管理和運用上，幫 助很大，不但省時而且省力，可達方便、正確、快速之效。
T1： 紙本數位化之後，幫助很大，不用去開櫃子去找，檢索上很方便，省時、
列印文件也很方便，不然以前一整本，要小心翼翼地把它拆開來，然後 去影印，再放回來。如果日據時代的資料，都快破掉了，以前都還用毛 筆寫的，翻的時候都很怕把它翻破了
T2： 節省空間 、檢索方便，而且不受字跡的影響
N4： 數位化後，用身份證字號就可以調學籍檔案出來，以前要去查紙本就很 辛苦，幹事要進倉庫一本一本翻，因為年代久遠，有些紙翻久了會壞掉，
所以我接組長的時候就找工讀生慢慢掃描建檔，目前已經建了有6、7個 年度了，剛好遇到已經建檔年度的畢業生回來查就很方便。
綜上所述，學籍檔案數位化的保存和管理，雖然需要投注經費，
但對於工作的簡化和效率的提升有相當大的助益，實應列為學校積極 推動之工作。
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l C h engchi U ni ve rs it y 第五章 結論與建議
本研究以訪談法做為研究工具，探討公立高級職業學校學籍檔案 管理與運用之現況，本章將對照本研究之研究問題，提出結論與建議。
期許能將研究結果提供給管理學籍檔案之相關單位參考。
第一節 結論
本研究已於第四章進行分析，本節將依據第一章提出的研究問題，
對前述研究結果做歸納，分述如下：
一、教務處註冊組為主要學籍檔案管理專責單位
根據本研究所調查結果，因工作職掌之故，公立高級職業學校學 籍檔案管理，各校皆係以教務處註冊組作為權責單位，註冊組長為主 要的管理負責人，其下大多配置1至2名幹事，協助學籍檔案管理之業 務，以這樣的人力配置，各校均表示在學籍檔案管理上尚稱足夠。
二、各校對於學籍檔案的認知僅止於地方政府所頒佈學籍管理辦法中所 列簿冊
根據國內外相關法規及文獻，可知學籍檔案的內涵包括｢學生基 本資料｣、｢學生入學、退學、異動及畢業資料｣、｢學生學習狀況、懲 處及成果資料｣、｢學生健康資訊｣等四項，然而，本研究結果顯示，
公立高級職業學校負責學籍檔案管理之人員，對於學籍檔案的概念則
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依據臺北市高級中等學校學生學籍管理要點及新北市政府教育局高 級中等學校學生學籍管理要點所規範，包括學生學籍表、新生名冊、
轉入學生名冊、學生異動概況名冊、畢業生名冊、轉學修業證明書、
轉科學生名冊、轉科學生統計表、更正學籍記載工作名冊、休學證明 書、重讀學生名冊、其他有關學籍資料等，詢問受訪學校有關學生之 健康檢查表、推甄資料、得獎紀錄等資料的保存情形，皆表示未在其 典藏保存的範圍之內，故可知各校對於學籍檔案的認知係以相關辦法 為依歸。
三、各校學籍檔案建立係以各升學管道承辦單位所提供錄取名單基本資 料光碟為基礎，並輔以學生自行修正資料
依照目前升學制度的設計，學生由國中進入高職的升學管道大致 上有技優甄選入學、特色招生甄選入學及免試入學等管道，公立高級 職業學校學籍檔案的建立係以各升學管道承辦單位所提供基本資料 為基礎，並於入學後，輔以學生自行修正並補充資料內容。故可知學 生自一間學校移轉至另一間學校，其相關資料雖然並不會隨學生移轉，
但前校承辦人仍會將相關資料及訊息複製予另一間學校參考。
四、各校學籍檔案保存以紙本為主，數位掃描檔為輔
儘管各校在管理學籍檔案多係利用資訊系統，並將早期紙本資料 回溯建檔，然多數學校仍採取數位與紙本典藏雙軌並行制，將系統內
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的資料列印後保存，以紙本為主，數位化為輔，其原因係以風險管理 的考量而保存紙本檔案，數位化檔案雖然增加使用上的便利性，但仍 有其不穩定性，為避免學籍檔案因各種意外災害而受損，因此保存紙 本檔案。
五、學籍檔案保存環境因經費有限，普遍以現有校舍及傳統設備做為典藏 環境使用，維護設備多無法有效控制環境影響
設有專屬學籍檔案庫房之學校，庫房大小約為5到10坪左右，對 外窗戶以窗簾隔絕外界環境，在選址上，皆未設置於較易受到環境影 響的一樓，然而，針對溫、溼度的部份，並沒有學校具有專業的恆溫 恆溼設備，各校大多只備有空調及除溼機，且空調基於節能，並非長 期運作，因此維護設備因管理成本過高，而無法有效控制環境影響。
六、各校校內職員運用學籍檔案多無規範依循，校友調閱則有詳細規範 各校皆未訂定學籍檔案運用之辦法，校內教職員對於學籍檔案最 頻繁的使用方式係以成績管理為主，若涉及成績修改，則各校間存在 有很大的差異，部分學校以道德倫理進行規範，部分學校則需透過上 級評核才能修改資料，部分學校則以檔案產生時間範圍作為能否修改 的依據。在校學生使用學籍檔案方式，則以查詢成績與申請成績單為 最多，已畢業的學生對於學籍檔案的應用需求較高，多需要利用學籍 檔案申請歷年成績單、申請歷年軍訓成績折抵役期、申請補發畢（修）
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業證明書，而此申請流程，則各校大同小異，並製有定型化表格供申 請者填寫。此外，而關於申辦資格，除本人外，若為代替他人申辦者，
則各校規定不甚相同，部分學校要求進行相關申請必須係本人，否則 必須要有委託書，方能進行申辦，部分學校則除委託書外，更要求與 申請人係親屬關係。
七、高級職業學校學籍檔案管理所面臨的問題
(一) 過於依賴數位系統，而實體檔案檢索亦相對困難，導致系統出 問題時就無法工作
因資訊科技日漸發達，各校在學籍檔案管理上屏棄傳統紙本方式，
轉向數位化資訊系統，然而過於依賴數位系統，而實體檔案檢索亦相 對困難，導致系統出問題時就無法工作。
(二) 各校在學籍檔案應用時人員身分驗證不易
公立高級職業學校在學籍檔案應用時，因申請人身分驗證不易，
難以確認是否為本人或親屬，造成是否發證之困擾。
(三) 人事異動頻繁造成業務執行不易
各校在學籍檔案管理業務上，提到人事異動頻繁造成經驗無法累 積，對於業務執行相對不利。
(四) 學籍檔案保存面臨空間不足、環境不佳的問題
詢問各校對於學籍檔案保存方面所遭遇的困難，主要包括空間不
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足及紙張黃化、脆化、破損或遭生物侵襲等問題。
八、各校希冀建立管理與運用標準，並發展典藏平臺
各校對於學及檔案保存業務，主要係希冀上級單位能夠建立共
各校對於學及檔案保存業務，主要係希冀上級單位能夠建立共