第三章 研究方法與步驟
第五節 研究限制
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第五節 研究限制
一、文獻探討方面的限制
國內相關文獻甚少，國外之報告不易取得。此外，本研究參考之 文獻以中、英文資料為限，未針對其他語文之相關文獻進行探討，可 能無法兼顧不同語言文化所呈現之各種差異。
二、人力及時間相關限制
本研究進行自民國一○三年三月至六月，唯人力及時間有限，故 研究無法涉及公立高級中學、私立高級中學和私立高級職業學校等不 同類型之校別。
本章註釋
註1： 潘淑滿，質性研究理論與應用（台北市：心理出版社，民國 92年）， 138。
註2： Earl Babbie著；李美華等譯，社會科學研究方法（台北市：
時英，民國87年），411。
註3： 教育部，「教育統計」，
https://stats.moe.gov.tw/files/main_statistics/v.xls
（檢索於2013年11月12日）。
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l C h engchi U ni ve rs it y 第四章 研究結果分析與討論
本章依據訪談文字記錄與各單位所提供之書面資料，彙整後提出 陳述。研究結果共分五節呈現，針對研究範圍之公立高級職業學校，
第一節闡述各校學籍檔案管理專責單位行政隸屬與組織職掌；第二節 說明各校學籍檔案之建立與範圍；第三節探討各校學籍檔案之典藏環 境與檔案管理；第四節探討各校學籍檔案之應用方式；第五節分析各 校學籍檔案數位化之現況。
第一節 行政隸屬與組織職掌
關於公立高級職業學校學籍檔案管理，經調查，各校皆係以教務 處註冊組作為學籍檔案管理權責單位，探究其原因，各校皆認為教務 處因其工作屬性，學籍檔案存放於教務處註冊組有其業務上之需求。
T1： 以地點來說，是放到文書組檔案室比較好，但是調閱還是我們在使用，
只是存放的地方不同而已
N2： 因為我們常遇到畢業生辦理兵役折抵，他就會來我們這邊印學期的成績 單，再到教官室去判斷折多久役期。另外，他們要補辦畢業證書、補辦 相關的文件也是我們這邊，所以變成我們要確認他們確實有學籍在學校，
還是得從註冊組來開立，所以由我們保存較方便
T3：環境上是差不多，所以從使用的便利性來講，學籍檔案還是以註冊組這 邊來存比較好
然而，在教務處註冊組中，在因行政職掌之故，各校主要負責人
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至於在工作的銜接上，大部份學校認為，以註冊組長加上協助人 員的人力來說，對於管理學籍檔案來說是充足的，但協助人員調動頻 率會直接影響學籍檔案管理的品質。
T2：人員的分工上，2位的人力是足夠，但是如果異動太頻繁的話，就比較不 容易熟悉業務。2位新組員對於系統上手可能需要一點時間，不懂的要去 問前一位承辦人，不然就是問系統公司。因為有時候比較細節，比如要 點那些欄位才會跑出來；而且註冊組很多業務和法規相關，所以可能在 位子久一點對業務比較有幫助。像是原住民、體優生他們的分數標準每 年都不一樣，在學的三個年級有三個標準，像我們三個都是今年新接，
就變成整個team就沒有一個過去就做過事情的人，這樣就容易會疏漏。
N2： 兩個組員一個負責成績一個負責學籍、畢業證書申報、異動、新生名冊，
兩位幹事應該算是公務員，原則上我們學校編制是固定，輪調會有但輪 調完因為業務屬性的關係就不會再一直異動。因為學起來之後如果再異 動交接會有斷層而且註冊組學籍很多法規清不清楚就差很多。不太異動 的話這樣應該協助起來比較方便
N3： 協助註冊組管理學籍檔案的幹事有2位，都只是一般行政或教育行政並 沒有檔案專長。註冊組幹事異動不會太頻繁，這樣在操作上或程序上就 比較熟悉
N4： 註冊組這邊相關的法規非常多，如果兩年的話，差不多才熟悉，然後又 離開了，又是新人來接像我才做了半年，今年七月組長又要換人，那就 兩個都是新人，很怕把事情搞砸，各校幾乎組長級的都做不久，我是覺 得如果輪調以三年比較好，因為一個學生進來到畢業就是三年嘛。
綜上所述，學籍檔案的主要權責單位為教務處註冊組，主要負責 人為教師兼任之註冊組長，各校大多設置有協助註冊組長管理學籍檔 案之人員，人員異動之頻率對於學籍檔案管理有直接顯著之影響。
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第二節 學籍檔案的建立與範圍
一、學籍檔案的建立與資料收集
關於基本學籍檔案的建立，各校大都以各個升學管道承辦單位所 提供的錄取名單基本資料光碟為基礎，少部分學生資料則需由各校自 行建立，再讓學生進行修正，進而建立正確的學籍資料。
T3： 我們新生進來，會有基本資料的光碟，來自於新生的分發委員會，格式 全部都轉出excel檔，給欄位給資料可以直接轉過去我們的管理系統，升 學管道幾乎都有光碟，沒有的比率很少，這部份就我們自己key就好了。
而關於各升學管道承辦單位所提供之基本資料光碟內容，僅包括 學生相關基本資訊，其餘資料如學生照片等，則需各校自行建立，或 由學生自行補充修正。
N2： 因為現在多元入學是用電腦分發，他們的錄取名單應該在各委員會，委 員會把各校的錄取名單用電子檔給各校，各校根據電子檔的基本資料那 些欄位大概就差不多有了。我們新生進來以後還會再發一個調查單，針 對他上面不足的請他寫，照片報到之後才收，我們都收電子檔。我們去 年是先收相片光碟再找工讀生copy，今年作業比較清楚我們在報到那天 或是第二次返校，就請他帶光碟來馬上就copy，第三個管道就是忘記帶 的也可以寄到信箱裡這樣很方便。
受訪者並指出並非所有資料皆係由入學管道而來，一部分學生的 資料是必須重新建立，而建立方式或由網頁輸入，或以紙本書寫。
N1： 我今年做的是有一些入學管道有基本資料，有一些入學管道沒有，大概 是一半一半，有一半是國中端，例如免試入學就有基本資料從國中上來，
登記分發就沒有，那我們就要自己key，他們報名的時候，他們要電子 檔給報名單位，報名單位錄取之後再轉給我們，但是給的資料有一些也
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不齊全，例如有一些可能身份別沒有給得很詳細，像有的寫一般生，但 學生入學後就來說他是低收入戶所以我們就幫他做更改。但是比較不會 有錯的是基本資料，像電話、住址、身份證字號...
N3： 新生進來建立學籍表，我們會自己寫網頁程式，然後新生進來就自己去 填寫網頁，填了以後我們檢查過沒問題，我們就把資料轉到資料庫裏面，
然後再開始慢慢記其它東西。
N4： 學生自己先填紙本學籍表之後，我再把它建檔起來。
而學生資料的比對與媒合則需藉由身分證字號以確定該生資料 是否為同一個學生的資料，並非由學生國中時之學號，此亦顯示我國 學制上學號不可攜的情形。
T2： 新生進來等到各管道的學生都報到後，我們會先編班。他們的基本資料，
是從升學管道送來的光碟轉到系統裡，資料沒有相片，相片是我們自己 建立一個系統請新生上傳上去，再用身份證字號再去媒合進系統。
茲將各校學籍基本資料建立之方式，整理如表4-2。
表4-2 各校學籍基本資料建立方式
編號 學籍基本資料建立方式
T1 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 T2 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 T3 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 N1 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 N2 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 N3 自行設計網頁，新生入學後自行上網填寫後再轉入電腦系統 N4 新生入學後填寫紙本，再輸入電腦系統
資料來源：本研究整理
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二、學籍檔案的範圍
依據臺北市高級中等學校學生學籍管理要點及新北市政府教育 局高級中等學校學生學籍管理要點，隸屬臺北市教育局的學校，依規 定須建立學生學籍表、新生名冊、轉入學生名冊、學生異動概況名冊、
畢業生名冊、轉學修業證明書、轉科學生名冊、轉科學生統計表、更 正學籍記載工作名冊、休學證明書、重讀學生名冊、其他有關學籍資 料等，其中新生名冊、學生異動概況名冊、畢業生名冊、學籍表須永 久保存，其餘保管五年後自行銷毀；而隸屬新北市的學校，依規定則 須建立新生名冊、學生學籍表、學生學籍異動名冊、畢（修）業生名 冊、其他有關學籍表冊資料等，除其他有關學籍表冊資料自保管日起 屆滿五年學校得自行銷毀外，其餘表冊均應永久保存。針對這項規定，
不論臺北市立或是新北市立的學校，均能謹慎面對。然而，透過訪談 結果得知，各承辦人員對於學籍檔案的認知亦僅止於此辦法所規範，
因此學生健康檢查表、推甄資料等，皆不在此範圍內。而為回應此法 規所規範，甚至有學校將其所要求資料視作公文處理，也因此存放於 文書組檔案庫房。
N1： 教育部定義的學籍資料我們都有印下來存檔，不過是隨公文存在文書組。
存在教務處這裡的是學籍表。像一些學生的推甄資料我們先留著存三年。
我記得印象是沒有人會去銷毀，大家都是放上去就不管了。
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此外，學籍檔案儲存的方式一般來說，在學籍檔案中，學生畢業 後仍會頻繁使用的表冊僅有學籍表，各校學籍表的保存，依照創校年 代之不同，典藏的量，也有相當大的差異。此外，儘管各校在管理學
此外，學籍檔案儲存的方式一般來說，在學籍檔案中，學生畢業 後仍會頻繁使用的表冊僅有學籍表，各校學籍表的保存，依照創校年 代之不同，典藏的量，也有相當大的差異。此外，儘管各校在管理學