學籍檔案的建立與範圍

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第二節 學籍檔案的建立與範圍

一、學籍檔案的建立與資料收集

關於基本學籍檔案的建立，各校大都以各個升學管道承辦單位所 提供的錄取名單基本資料光碟為基礎，少部分學生資料則需由各校自 行建立，再讓學生進行修正，進而建立正確的學籍資料。

T3： 我們新生進來，會有基本資料的光碟，來自於新生的分發委員會，格式 全部都轉出excel檔，給欄位給資料可以直接轉過去我們的管理系統，升 學管道幾乎都有光碟，沒有的比率很少，這部份就我們自己key就好了。

而關於各升學管道承辦單位所提供之基本資料光碟內容，僅包括 學生相關基本資訊，其餘資料如學生照片等，則需各校自行建立，或 由學生自行補充修正。

N2： 因為現在多元入學是用電腦分發，他們的錄取名單應該在各委員會，委 員會把各校的錄取名單用電子檔給各校，各校根據電子檔的基本資料那 些欄位大概就差不多有了。我們新生進來以後還會再發一個調查單，針 對他上面不足的請他寫，照片報到之後才收，我們都收電子檔。我們去 年是先收相片光碟再找工讀生copy，今年作業比較清楚我們在報到那天 或是第二次返校，就請他帶光碟來馬上就copy，第三個管道就是忘記帶 的也可以寄到信箱裡這樣很方便。

受訪者並指出並非所有資料皆係由入學管道而來，一部分學生的 資料是必須重新建立，而建立方式或由網頁輸入，或以紙本書寫。

N1： 我今年做的是有一些入學管道有基本資料，有一些入學管道沒有，大概 是一半一半，有一半是國中端，例如免試入學就有基本資料從國中上來，

登記分發就沒有，那我們就要自己key，他們報名的時候，他們要電子 檔給報名單位，報名單位錄取之後再轉給我們，但是給的資料有一些也

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不齊全，例如有一些可能身份別沒有給得很詳細，像有的寫一般生，但 學生入學後就來說他是低收入戶所以我們就幫他做更改。但是比較不會 有錯的是基本資料，像電話、住址、身份證字號...

N3： 新生進來建立學籍表，我們會自己寫網頁程式，然後新生進來就自己去 填寫網頁，填了以後我們檢查過沒問題，我們就把資料轉到資料庫裏面，

然後再開始慢慢記其它東西。

N4： 學生自己先填紙本學籍表之後，我再把它建檔起來。

而學生資料的比對與媒合則需藉由身分證字號以確定該生資料 是否為同一個學生的資料，並非由學生國中時之學號，此亦顯示我國 學制上學號不可攜的情形。

T2： 新生進來等到各管道的學生都報到後，我們會先編班。他們的基本資料，

是從升學管道送來的光碟轉到系統裡，資料沒有相片，相片是我們自己 建立一個系統請新生上傳上去，再用身份證字號再去媒合進系統。

茲將各校學籍基本資料建立之方式，整理如表4-2。

表4-2 各校學籍基本資料建立方式

編號 學籍基本資料建立方式

T1 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 T2 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 T3 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 N1 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 N2 升學管道承辦單位提供光碟直接轉入電腦系統再由學生修正 N3 自行設計網頁，新生入學後自行上網填寫後再轉入電腦系統 N4 新生入學後填寫紙本，再輸入電腦系統

資料來源：本研究整理

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二、學籍檔案的範圍

依據臺北市高級中等學校學生學籍管理要點及新北市政府教育 局高級中等學校學生學籍管理要點，隸屬臺北市教育局的學校，依規 定須建立學生學籍表、新生名冊、轉入學生名冊、學生異動概況名冊、

畢業生名冊、轉學修業證明書、轉科學生名冊、轉科學生統計表、更 正學籍記載工作名冊、休學證明書、重讀學生名冊、其他有關學籍資 料等，其中新生名冊、學生異動概況名冊、畢業生名冊、學籍表須永 久保存，其餘保管五年後自行銷毀；而隸屬新北市的學校，依規定則 須建立新生名冊、學生學籍表、學生學籍異動名冊、畢（修）業生名 冊、其他有關學籍表冊資料等，除其他有關學籍表冊資料自保管日起 屆滿五年學校得自行銷毀外，其餘表冊均應永久保存。針對這項規定，

不論臺北市立或是新北市立的學校，均能謹慎面對。然而，透過訪談 結果得知，各承辦人員對於學籍檔案的認知亦僅止於此辦法所規範，

因此學生健康檢查表、推甄資料等，皆不在此範圍內。而為回應此法 規所規範，甚至有學校將其所要求資料視作公文處理，也因此存放於 文書組檔案庫房。

N1： 教育部定義的學籍資料我們都有印下來存檔，不過是隨公文存在文書組。

存在教務處這裡的是學籍表。像一些學生的推甄資料我們先留著存三年。

我記得印象是沒有人會去銷毀，大家都是放上去就不管了。

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此外，學籍檔案儲存的方式一般來說，在學籍檔案中，學生畢業 後仍會頻繁使用的表冊僅有學籍表，各校學籍表的保存，依照創校年 代之不同，典藏的量，也有相當大的差異。此外，儘管各校在管理學 籍檔案多係利用資訊系統，並將早期紙本資料回溯建檔，然多數學校 仍採取數位與紙本典藏並行制，將系統內的資料列印後保存，以紙本 為主，數位化為輔，探究其原因，多數學校以風險管理的考量保存紙 本檔案或採取雙軌制度，以避免學及檔案因各種意外災害而受損。

T2： 我們有存新生名冊和報給市教育局的各種名冊，如果是舊的紙本資料，

我們就掃描起來，那是理海科技幫我們做的。如果是最近的已經在系統 裡面的，我們就把它留在系統裡面，但是我們會把他畢業之後的學籍表 再印一份出來，印一份紙本出來存。

T3： 學籍表紙本我們每一年都有存，這個應該是導師整個填完，整個填完一 張表，我們就以班級為單位把它存起來，這個東西同時我們也有把它電 子化，電子化的內容應該是他的成績、學籍畢業號和其他的記錄都在，

這些全部都電子化了，以後要查，如果查不到電子的，也可以去翻這個 紙本，臺北市的規定，新生名冊、轉入學生名冊、學生異動概況、畢業 生學籍表要永久保存，其他5年可以銷毀，所以這些都要保存。

N2：中辦規定的名冊，註冊組都有存下來。學生畢業了以後，我們會針對畢 業生印一份紙本學籍表下來存。我們學校是從以前歷任傳下來，都有強 調說最好是留，因為萬一電腦系統毀損，將來要重建還有辦法，像我現 在也是在做以前的紙本，掃描成電子檔。

N3： 每一屆學生會印畢業學籍表還有班級的成績總表出來存。所以我們存的 有學籍表，名冊事實上也都會在文書組。

N4： 名冊是一式二份啊，市教育局只要一份，註冊組自己有再存一份，規定 的名冊我們都有存，只是畢業生的學籍表目前是用數位的方式在保存。

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紙本的話是新生一進來填的學籍表，我們也會留著，電子檔的部份就是 存在欣河系統。

綜上所述，各校建立學籍檔案之方式，已由過去完全自建，漸漸 轉為以升學管道傳遞而來之報名基本資料為基礎，待入學後由學生更 正補足。而學籍資料的典藏方面，大致上均採用紙本、數位檔同時保 存之方式，以防毀損。