第一章 緒論
第四節 名詞解釋
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二、高級職業學校學籍檔案使用的的方式為何？
三、高級職業學校學籍檔案管理與運用所面臨的問題及其原因為何？
第四節 名詞解釋
一、 職業學校（Vocational School）
培養農、工、商、家事、海事、醫事等中級技術人才的教育 機構。在學制系統上來說，是屬於中等教育階段的學校。職業學 校的課程，包括文化陶冶和職業知能的科目，其施教重點，在於 公民道德和職業道德的陶冶，勤勞習慣的養成，職業知識的增進，
專業技術的訓練，創業精神的培育。(註3) 二、 學籍檔案（Student Records）
一般而言，狹義的學籍檔案，係指依據教育部所制訂《高級 中等學校學生學籍管理要點》所規範，包括學生學籍表、新生名 冊、轉入學生名冊、學生學籍異動名冊、畢業學生名冊等表冊；
而廣義的學籍檔案，則泛指學生在學校的期間，所產生之一切與 學生本人有關的檔案，其中除了包括教育部所規範的所有表冊外，
另外如學生的獎懲記錄、健康記錄、特殊表現．．．等等，均視 為學籍檔案之一部份。本研究所稱學籍檔案係指各教育主管單位 公布之中等學校學生學籍檔案管理要點所列之表冊而言。
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本章註釋
註1： 宗青，「正確認識畢業生學籍檔案保存的隱性價值」，消費導 刊，2008 年 5 月，111。
註2： 教育部重編國語辭典修訂本，「學籍」，
http://dict.revised.moe.edu.tw/cgi-bin/newDict/dict.
sh?cond=%BE%C7%C4y&pieceLen=50&fld=1&cat=&ukey=10756 1178&serial=1&recNo=0&op=f&imgFont=1（檢索於 2014 年 2 月 1 日）。
註3： 中華百科全書典藏版，「職業學校」，
http://ap6.pccu.edu.tw/Encyclopedia/data.asp?id=6800
&htm=09-400-5464-%E8%81%B7%E6%A5%AD%E5%AD%B8%E6%A0%A 1.htm (檢索於 2013 年 9 月 1 日)。
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l C h engchi U ni ve rs it y 第二章 文獻回顧
第一節 學籍與學籍檔案的定義與內涵
學籍檔案的定義在我國一直是個模糊的概念，然在國際上，學籍 檔案的保存與維護卻為各國教育及檔案主管單位所重視。為進一步研 究學籍檔案之管理並建立我國學籍檔案管理策略，以下即針對學籍及 學籍檔案的定義及內涵進行探究，並分析不同國家詞彙用法及其範圍，
以作為日後研究之參考。
一、 學籍檔案的定義
何謂｢學籍｣？我國對於｢學籍｣二字的認知，係包含｢資格｣與｢資 料｣二者含意，若根據｢國籍｣、｢軍籍｣、｢戶籍｣、｢黨籍｣等詞彙解釋 來看，首字｢國｣、｢軍｣、｢戶｣與｢黨｣所指皆非人，而係指一國家、團 體或組織，由此可推論，｢學｣係指學校，而非學生；籍，依據教育部 國語辭典所解釋，或指登記以備查考用的名冊、檔案，或指個人對國 家、團體、組織等的隸屬關係，前者係該字原意，後者則係衍生義，
故｢學籍｣二字原係指學校登記以備查考用的名冊、檔案，後衍生為學 生與學校隸屬關係之意，也就是學生入學資格的含意。舉例而言，保 留入學資格，則可稱之為｢保留學籍｣，取消入學資格，則可稱之為｢
開除學籍｣，與該詞原意已有所出入。故可知學籍一詞除作為學生個
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人資料解釋外，尚可作為學生就讀某一學校的關係而言。
教育部國語辭典以資料面進行定義，其稱學籍係｢登記在校學生 個人資料的檔案。入學時取得學籍，退學則取消學籍，可作為學生就 讀某校的資格證明｣。（註1）然教育部國語辭典的定義解釋並未詳細，
其前文既稱學籍係學生個人資料，後文又稱入學時取得學籍、退學則 取消學籍，｢取得｣與｢取消｣二詞使用在簿冊或檔案上並不得宜，應係 指稱｢資格｣的取得與取消，故可知此詞彙在我國認知上的模糊。
然為區辨學籍所包含的｢資格｣與｢資料｣的意義，我國相關法規則 另以｢學籍資料｣或｢學籍表冊｣等詞彙指稱學籍所包含的資料面含意，
例如我國《高級中等學校學生學籍管理辦法》即稱｢學校於學生修業 期間，應依學生學籍表冊之格式及內容建立詳細資料…｣、（註2）《大 學學生學籍共同處理規則》第2條｢大學應建立學生學籍資料…｣等，
（註3）有趣的是，在我國法規上，這些詞彙並未統一。
而在英文方面則較中文來的明確，但也較為複雜，其將學籍的資 料面以｢學生檔案｣（Student Records）、｢教育檔案｣（Education Records）或｢學校檔案｣（School Records）涵蓋之，如加拿大《校 園自治法》（Independent School Act）定義”Student Records”
係｢關於學生資訊的手寫或電子形式文書，但不包括個人自己所準備 的資料｣；（註4）美國《家庭教育權利與隱私權法案》（Family
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Educational Rights and Privacy Act of 1974，簡稱FERPA或Buckley Amendment）定義”Education Records”係｢與學生直接相關且由教 育機關或機構負責維護的資訊｣；（註5）澳大利亞《學籍檔案保存辦 法》則定義”Student Records”為｢直接相關於學生，且由學校、幼 稚園或非官方教育單位進行維護的文書｣。（註6）
雖各國多以｢學生檔案｣、｢教育檔案｣、｢學校檔案｣等詞彙涵蓋學 籍檔案之意涵，然在範圍上仍有所差異，以紐西蘭教育部與國家檔案 館共同制訂〈學校檔案保存/清理表〉（School Records-Retention / Disposal Schedule）為例，該表係作為該國學校要保存哪些文書、
為何要保存這些文書及何時要保存這些文書之依據，其並提供保存年 限之參考，其內容包括下列幾項：（註7）
（一）學生文件（Student Records）
學生文件包括入學文件（Enrolment records）、出席紀錄
（Attendance records）、入學/退學資料（Admission and Withdrawal Records）、學生經歷（Progress Records Relating to Individual Students）、懲處文件（Punishment Records）及學生作品（Student’s Own Work）等相關資料。
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（二）管理文件（Governance）
管理文件包括董事會會議紀錄及議程（Board Minutes and Agendas）、許可證（Charters）、策略規劃及目標文件（Strategic Plans and Goal Documents）、年度報告（Annual Reports）、學校 政策（School Policies）、BOT選舉行政文件（BOT Election Administration Records）、BOT通訊（BOT Correspondence）等相 關資料。
（三）人事資料（Personnel）
人事資料包括職員與校長人事資料（Personnel Records of Staff and Principals）、薪水帳冊（Payroll）、薪水、離職及職 員到職紀錄（Salaries, Leave, Staff Attendance）、職員申訴與 抗議（Staff Grievances and Disputes）、徵人管理（General Recruitment Administration）、訓練與發展（Training and Development Correspondence）及意外紀錄（Accident Register）
等相關資料。
（四）財務資料（Finance）
財務資料包括平時會計文件（Routine Accounting Records）、
借貸與投資（Loans and Investments）、預算及財務報告（Budgeting and Financial Reporting）、資金（Funding）、保險策略與索賠
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（Insurance Policies and Claims）、審計報告（Audit Reports）
及詐騙與竊盜文件（Records of Fraud and Theft）等相關資料。
（五）財產與行政資料（Property and Administration）
財產與行政資料包括土地所有權、租約及使用執照（Land
Ownership, Leases, Occupancy Licences）、設備租約（Equipment Leases）、建築規劃（Building plans）、財產維護（Property Maintenance）、資產處理、儲存、供應（Disposal of Major Capital Assets, Stores, Supplies）、資產登記（Asset Register）、交通 工具文書、締結契約、負責人報告、說明書、平時管理（Vehicle Records, Contracts, Tender Reports, Documentation, Routine Administration）及教學資料（Teaching Materials）等相關資料。
（六）校史資料（Historical）
校史資料包括照片（Photographs）、主要的校園出版品（Major School Publications）、校園通訊及傳單（Newsletters and
Circulars）、剪報（Newspaper Clippings）、重要校園事件文獻
（Documentation of Significant School Events）、早期教育局幻燈 片（Former Department of Education Filmstrips）、紀念品（Memorabilia）
及與學校特色或形象相關之文書（Records Related to a School’s
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Special Character or Designated Character）等相關資料。
從紐西蘭的〈學校文書保存/清理表〉則可看出”School Records”
內容包含”Student Records”，而”Student Records”則包含與學 生相關之各項資料，若再結合”Education Records”的概念，則可 歸納如圖2-1的關係圖。
圖 2-1： 學籍檔案相關詞彙關係圖 資料來源：本研究整理。
綜上所述，各國所使用詞彙在範圍上有所差異，然仍可發現其相 同處在於資料係與學生相關聯，而其維護、保存與應用則係由學生所 隸屬教育機構負責。此外，某些國家的學校尚有以”Academic Qualification”指稱學籍的資格面，中文翻譯為｢學歷｣，然有趣的
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二、 學籍檔案的內涵
關於學籍檔案的內涵，各國對於學籍檔案所涵蓋的內容不盡相同，
其或影響於各國及其法規對於學籍檔案定義差異，以我國《大學學生 學籍共同處理規則》為例，該法第2條稱｢大學應建立學生學籍資料，
詳細登記其學號、姓名、性別、出生年月日、戶籍地址、身分證統一 編號、外國學生國籍、僑生僑居地、入學身分別、入學學歷、入學年 月、所屬院系（所）組班、休學、復學、轉系所（組）、輔系、雙主 修、所修科目學分成績、畢業年月與所授學位（或退學紀錄）、教育 部核定學籍情形、家長或監護人之姓名、通信地址等｣，（註8）將所 有與學生相關資訊列舉，但並未統一簿冊，各校可自行研製簿冊以紀 錄相關訊息，這樣的做法與我國《高級中等學校學生學籍管理辦法》
迥異，其稱｢學校於學生修業期間，應依學生學籍表冊之格式及內容 建立詳細資料｣，並說明學生學籍表冊包括：（一）學生學籍表；（二）
新生名冊；（三）學生學籍異動名冊；（四）轉入學生名冊；（五）
畢業學生名冊；（六）其他有關學籍資料，可知《高級中等學校學生 學籍管理辦法》係將所有與學生相關的零碎資訊統整成為簿冊。
（註9）
在國外部分，根據美國《家庭教育權利與隱私權法案》所規範，
其依據檔案內容性質，將學籍檔案分為｢個人財產檔案或私人資訊｣
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（Sole Possession Records or Private Notes）、｢執法或校園機 密檔案｣（Law Enforcement or Campus Security Records）、｢僱用 檔案｣（Employment Records）、｢醫療檔案｣（Medical Records）及
｢校友檔案｣（Alumni Records）等5種類型，並未詳細說明各項內容 所登記資訊。（註10）中國大陸《中小學生學籍管理辦法》規範學籍 檔案內容包括｢學籍基礎信息及信息變動情況｣、｢學籍信息證明材料
（戶籍證明、轉學申請、休學申請等）｣、｢綜合素質發展報告（含學 業考試信息、體育運動技能與藝術特長、參加社區服務和社會實踐情 況等）｣、｢體質健康測試及健康體檢信息、預防接種信息等｣、｢在校 期間的獲獎信息｣、｢享受資助信息｣及｢省級教育行政部門規定的其他 信息和材料｣等類別。（註11）紐西蘭教育部與國家檔案館共同制訂
〈學校檔案保存/清理表〉，其稱學籍檔案（Student Records）包括 入學文件（Enrolment Records）、出席紀錄（Attendance Records）、
入學/退學資料（Admission and Withdrawal Records）、學生經歷
（Progress Records Relating to Individual Students）、懲處文 件（Punishment Records）及學生作品（Student’s Own Work）等 相關資料。（註12）茲整理各國學籍檔案相關法規對於學籍檔案之定 義與內容如表2-1。
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Student records, Enrolment records
教育部並與國家檔案館並 共同製作，該表內容包括
教育部並與國家檔案館並 共同製作，該表內容包括