第二章 文獻回顧
第四節 學籍檔案管理中存在的問題
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校轉型的過程中，是否對學籍檔案產生了影響，為本研究所關注之重 心所在。
三、我國學籍檔案管理現況
我國學籍檔案管理相關規定， 高級中等學校及職業學校部分，
則分別依據《高級中等教育法》第47條｢高級中等學校學生保留入學 資格、轉學、轉科（學程）、休學、學分（課程）抵免、重（補）修、
服兵役與出國等有關學籍處理、雙重學籍及其他與學籍有關事項之辦 法，由中央主管機關定之｣、《職業學校法》第14條｢職業學校學生保 留入學資格、轉學、轉科、休（退）學、學分抵免、暑期 修課、服 兵役與出國有關學籍處理、雙重學籍及其他與學籍有關事項之規定，
由各該主管教育行政機關定之｣等規定，由教育部制定《高級中等學 校學生學籍管理辦法》，並研擬《高級中等學校學生學籍管理手冊》，
以供各學校學籍檔案管理參考。
第四節 學籍檔案管理中存在的問題
關於學籍檔案管理所產生的問題，國內外學者相關論著鮮少，然 仍有部分學者針對此項議題提出具體看法。2011年，大陸梅瓊、葉卉 提出學籍檔案管理具有教育的快速發展增加了學籍管理的難度、學校 與各系之間的關係工作不協調、管理學籍的手段落後且部分管理人員 忽略使用電子註冊學籍檔案、出現造假的學籍檔案等幾點問題亟待解
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決。而新時代的學籍檔案管理，則必須注重並加強學籍管理意識和工 作、加強學校內各系之間的有效溝通和配合、有效地利用網路化管理 以提昇學籍檔案管理的水準、樹立以學生為本的管理理念來做好學籍 電子註冊工作等事項。（註33）
巫彩云認為面臨教育體制改革的不斷深化，強化學籍檔案的管理 具有對高校教學管理與評估具有重要的參考作用、對高校學生就業具 有直接的憑證作用、對高校的管理決策具有可靠的信息依據作用等幾 點重要作用。而學籍檔案在管理工作方面，也存在有學籍檔案管理制 度不完善缺乏規範、缺乏科學的管理方法和缺乏熟悉現代資訊技術的 管理人員等問題。（註34）
李霞認為，高職院校學籍檔案管理中，存在有學籍檔案管理方式 不夠規範、學籍檔案建檔不夠規範、資訊化落後不能適應現代社會高 效率的形勢等問題。（註35）
吳玉廣認為，現代教育技術高速的發展下，在學籍管理中也顯現 了有下列幾個問題：（註36）
一、 對傳統學籍檔案的質疑
紙質檔案生成過程中產生的問題，包含了有學生在填寫紙質案的 時候所產生資料不正確的問題以及學籍檔案需長時間收集、整理、歸 檔和保存的問題。而紙質檔案在管理過程中產生的問題，則有缺乏專
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人的管理、不利於永久保存、利用困難等。
二、 學籍檔案管理的資訊建設方面：
茲因近年來電腦、網路技術快速進步，學籍管理資訊化的可行性 也大大地增加，而要實現學籍管理資訊化的目標，則必須先做好加強 學籍管理技術的培訓、加強學籍管理系統軟體的開發、做好基礎資料 的輸入工作、做好學生電子檔案的安全保護工作等措施。而學籍管理 資訊化的意義在於學籍管理資訊化可打破傳統紙質檔案的束縳，突破 傳統檔案的時空限制，克服紙質檔案在形成、管理過程中的一些弊端，
使學生的檔案資訊更加全面、更加完整。
邢美東也提出，學籍管理存在有權力集中、人力物力投入不足、
學籍管理手段陳舊、教師和學生對學籍管理缺乏正確理解、重共同性 輕差異性的現象、辦學規模不斷擴大致使成績管理工作大幅增加、學 分制實施後增加了成績管理的難度、人權的觀念提昇後對成績管理有 更高的服務要求、學生成績資源的通用性受到限制等問題。（註37）
對於學籍檔案管理所產生的問題，相關的學者也提出了因應的方 法。大陸申沛、馮興傳便認為，面對新時代的學籍檔案管理工作，必 須先更新管理的觀念，其中包括了樹立學習研究的觀念、依法治檔的 概念、開發利用的概念；其次則必須建立完善的制度來保障學籍管理 的工作，而完善的制度必須職責明確、獎懲明確、標準明確、程序嚴
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格；再來則是加強學籍檔案的開發利用，開發利用的內涵有擴大利用 範圍、提高利用效率、訂定利用的規範等。（註38）
李霞則認為，要做好高職院校學籍檔案管理必須提高學籍學籍的 認知以實現管理專業化、健全網絡以實現管理的責任化、強化管理的 方式以實現管理的資訊化。（註39）另外，林李霞則提出，學籍檔案 有著真實可靠性、動態擴充性、完整連貫性、周期運動性、龐大複雜 性等特性，而學籍檔案對於社會具有資訊、憑證和經濟的價值，面對 新時代的學籍檔案管理，我們應採取增強法制觀念提高對檔案重要性 的認知、加強原始資料的收集與整理、利用現代化檔案管理的方式、
加強審查的功夫確保檔案的真實性、開發利用學籍檔案使它與時併進 發展等方式來做好學籍檔案管理的工作。（註40）見表2-2
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表 2-4：專家學者提出學籍檔案管理中存在問題摘要表
學者 問 題
梅瓊、葉卉 1、 教育的快速發展增加了學籍管理的難度 2、 學校與各系之間的關係工作不協調
3、 管理學籍的手段落後且部分管理人員忽略使用電 子註冊學籍檔案
4、 出現造假的學籍檔案
巫彩云 1、 學籍檔案管理制度不完善缺乏規範 2、 缺乏科學的管理方法
3、 缺乏熟悉現代資訊技術的管理人員 李霞 1、 管理方式不夠規範
2、 建檔不夠規範
3、 資訊化落後不能適應現代社會高效率的形勢 吳玉廣 1、 對傳統學籍檔案的質疑
2、 學籍檔案資訊化相關問題 邢美東 1、 學籍管理存在有權利集中
2、 人力物力投入不足 3、 學籍管理手段陳舊
4、 教師和學生對學籍管理缺乏正確理解、重共同性 輕差異性的現象
5、 辦學規模不斷擴大致使成績管理工作大幅增加 6、 學分制實施後增加了成績管理的難度、人權的觀
念提昇後對成績管理有更高的服務要求 7、 學生成績資源的通用性受到限制等問題 資料來源：本研究整理。
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綜上所述，學籍檔案面對教育的多元化快速發展，學籍檔案的管 理不但範圍相較以往來得大，而且學籍檔案的來源、種類更加分散，
這使得學籍檔案面臨了下列幾個重大的問題：
一、 學籍檔案龐大複雜
隨著教育形式的不斷發展，各類學校的在校生愈來愈多，種類科 目也愈來愈複雜，使得學籍檔案管理的任務愈來愈艱巨。例如學籍檔 案中，每個學生至少具備姓名、性別、出生年月日、住址、學號、科 系等基本資料，另外也須記載在學的成績、轉學、休學、復學等等學 習狀況的現狀及異動過程，如此龐大複雜的資訊量對於傳統學籍檔案 的管理方式，是一個相當大的挑戰。
二、 管理人員缺乏相關的檔案管理專業技能
我國檔案相關的基本觀念以及管理利用方式，並未如圖書館教育 般地普及，一般民眾大多沒有檔案管理的正確知識。學籍檔案管理人 員大多為學校職員，但並未要求必須是檔案管理之相關科系畢業生，
故對於學籍檔案管理的相關知識相當欠缺。除此之外，主管機關也鮮 少舉辦相關的研習或進修，致使學籍檔案管理工作存在很大的差異性 和危機。
三、 學籍檔案未開發加值應用
學籍檔案不但是學生受培訓時學習狀況的原始記錄，更是學生是
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否達成學習目標的官方憑證。近來，社會上假學歷的案件層出不窮，
若是我們能夠建立一套加值應用系統，利用學籍檔案來提供學歷鑑定 的服務，讓用人的單位透過傳真、郵寄甚至於網路驗證等方式，來辨 別學歷的真偽，不但能解決假學歷的社會問題，更能彰顯學籍檔案的 存在價值。
本章註釋
註1： 教育部重編國語辭典修訂本，「學籍」，
http://dict.revised.moe.edu.tw/cgi-bin/newDict/dict.
sh?cond=%BE%C7%C4y&pieceLen=50&fld=1&cat=&ukey=10756 1178&serial=1&recNo=0&op=f&imgFont=1（檢索於 2014 年 2 月 1 日）。
註2： 全國法規資料庫，「高級中等學校學生學籍管理辦法」， http://law.moj.gov.tw/Law/LawSearchResult.aspx?p=A&t
=A1A2E1F1&k1=%E9%AB%98%E7%B4%9A%E4%B8%AD%E7%AD%89%E5
%AD%B8%E6%A0%A1%E5%AD%B8%E7%94%9F%E5%AD%B8%E7%B1%8D%
E7%AE%A1%E7%90%86%E8%BE%A6%E6%B3%95(檢索於 2014 年 6 月 1 日)。
註3： 全國法規資料庫，「大學學生學籍共同處理規則」，
http://law.moj.gov.tw/Law/LawSearchResult.aspx?p=A&t
=A1A2E1F1&k1=%E5%A4%A7%E5%AD%B8%E5%AD%B8%E7%94%9F%E5
%AD%B8%E7%B1%8D%E5%85%B1%E5%90%8C%E8%99%95%E7%90%86%
E8%A6%8F%E5%89%87(檢索於 2014 年 6 月 1 日)。
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註4： Queen's Printer, “Independent School Act,”
http://www.bclaws.ca/civix/document/id/complete/stat reg/96216_01 (accessed Dec. 29, 2013).
註5： Cornell University Law School,“Family Educational Rights and Privacy Act of 1974,”
http://www.law.cornell.edu/uscode/text/20/1232g (accessed Dec. 29, 2013).
註6： Education and Training Directorate,“STUDENT RECORD KEEPING,”
http://www.det.act.gov.au/__data/assets/pdf_file/002 0/19514/StudentRecordKeeping_updated.pdf (accessed Dec. 29, 2013).
註7： Ministry of Education, “School Records-Retention / Disposal Schedule information pack,”
http://www.minedu.govt.nz/~/media/MinEdu/Files/Educa tionSectors/PrimarySecondary/SchoolOpsPlanningReport ing/SchoolRecordsRetentionDisposalSchedule.doc
(accessed Dec. 24, 2013).
註8： 全國法規資料庫，「大學學生學籍共同處理規則」，
http://law.moj.gov.tw/Law/LawSearchResult.aspx?p=A&t
=A1A2E1F1&k1=%E5%A4%A7%E5%AD%B8%E5%AD%B8%E7%94%9F%E5
%AD%B8%E7%B1%8D%E5%85%B1%E5%90%8C%E8%99%95%E7%90%86%
E8%A6%8F%E5%89%87 (檢索於 2014 年 6 月 1 日)。
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l C h engchi U ni ve rs it y
註9： 全國法規資料庫，「高級中等學校學生學籍管理辦法」，
http://law.moj.gov.tw/Law/LawSearchResult.aspx?p=A&t
=A1A2E1F1&k1=%E9%AB%98%E7%B4%9A%E4%B8%AD%E7%AD%89%E5
%AD%B8%E6%A0%A1%E5%AD%B8%E7%94%9F%E5%AD%B8%E7%B1%8D%
E7%AE%A1%E7%90%86%E8%BE%A6%E6%B3%95 (檢索於 2014 年 6 月 1 日)。
註10： U.S. Department of Education, “Balancing Student Privacy and School Safety: A Guide to the Family Educational Rights and Privacy Act for Elementary and Secondary Schools,”
https://www2.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/brochures/e lsec.pdf (accessed Dec. 27, 2013).
註11：中華人民共和國中央政府，「中小學生學籍管理辦法」，
http://www.gov.cn/gzdt/2013-08/23/content_2472290.ht m (檢索於 2014 年 6 月 1 日)。
註12： Ministry of Education, “School Records-Retention / Disposal Schedule information pack,”
http://www.minedu.govt.nz/~/media/MinEdu/Files/Educa tionSectors/PrimarySecondary/SchoolOpsPlanningReport ing/SchoolRecordsRetentionDisposalSchedule.doc
(accessed Dec. 24, 2013).
註13： New Zealand Legislation, “Education Act 1989,”
http://www.legislation.govt.nz/act/public/1989/0080/
latest/DLM175959.html(accessed Dec. 24, 2013).
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註14：Ministry of Education,“Student Record Transfer (SRT),”
http://www.minedu.govt.nz/NZEducation/EducationPolic ies/Schools/Initiatives/ManagedLearningEnvironments/
DataSharingServices/StudentRecordTransfer.aspx (accessed Dec. 24, 2013).
註15： Ministry of Education, “School Records-Retention / Disposal Schedule information pack,”
http://www.minedu.govt.nz/~/media/MinEdu/Files/Educa tionSectors/PrimarySecondary/SchoolOpsPlanningReport ing/SchoolRecordsRetentionDisposalSchedule.doc
(accessed Dec. 24, 2013).
註16： Education and Training Directorate, “STUDENT RECORD KEEPING,”
http://www.det.act.gov.au/__data/assets/pdf_file/002 0/19514/StudentRecordKeeping_updated.pdf (accessed Dec. 29, 2013).
註17：Queen's Printer, “Independent School Act,”
http://www.bclaws.ca/civix/document/id/complete/stat reg/96216_01 (accessed Dec. 29, 2013).
註18： BRITISH COLUMBIA, “Independent School Regulation,”
http://www.bced.gov.bc.ca/legislation/schoollaw/i/bc
http://www.bced.gov.bc.ca/legislation/schoollaw/i/bc