《 資 助 學 校 處 理 政 府 津 貼 小 貼 士 》
資 助 學 校 在 校 本 管 理 的 精 神 下 享 有 較 大 的 自 主 權 ， 同 時 須 向 公 眾 交 代 其 教 學 成 效 及 適 當 使 用 公 帑 的 情 况 。 爲 確 保 政 府 津 貼 使 用 得 宜 ， 學 校 必 須 確 立 妥 善 的 內 部 監 管 程 序 ， 並 且 遵 照《 資 助 則 例 》及 教 育 局 不 時 發 出 的 有 關 指 引 、 通 告 及 信 件 規 定 辦 理 。
2 . 就 財 務 管 理 方 面 ， 教 育 局 向 學 校 發 出 指 引 、 通 告 及 信 件 ， 並 舉 辦 研 討 會 及 訓 練 班 。 爲 協 助 學 校 設 立 更 健 全 的 內 部 監 管 措 施 ， 我 們 更 編 訂
《 資 助 學 校 處 理 政 府 津 貼 小 貼 士 》， 以 供 學 校 參 考 。 有 關 內 容 並 非 巨 細 無 遺 ， 但 我 們 會 在 有 需 要 時 更 新 內 容 。
應 做 事 項
3 . 學 校 可 參 考 下 列 事 項 ， 處 理 政 府 津 貼 ︰ 一 般 原 則
入 帳
須 在 收 入 事 項 記 錄 中 填 妥 各 收 款 項 目 ， 並 記 錄 有 關 的 重 要 資 料 ， 如 收 款 日 期 、 收 款 說 明 、 正 式 收 據 編 號 、 所 收 款 額 、 銀 行 存 款 日 期 及 記 入 帳 戶 。
所 有 支 付 項 目 須 獲 得 適 當 授 權 ， 並 須 夾 附 付 款 憑 證 、 發 票 正 本 ， 載 列 貨 物 或 有 關 服 務 的 詳 細 資 料 ， 以 資 證 明 。
須 更 新 / 製 備 分 類 帳 / 結 單 ， 並 夾 附 有 關 證 明 文 件 ， 例 如 收 據 、 付 款 憑 單 、 發 票 、 銀 行 結 單 、 銀 行 存 款 收 據 、 現 金 簿 、 銀 行 每 月 對 帳 表 等 。
須 妥 善 備 存 固 定 資 産 登 記 册 。 在 註 銷 任 何 固 定 資 產 前 ， 設 有 校 董 會 的 學 校 必 須 取 得 校 長 的 批 准 ， 並 向 校 董 會 提 交 報 銷 報 表 備 考 ； 設 有 法 團 校 董 會 的 學 校 則 須 由 法 團 校 董 會 批 准 ， 而 報 銷 報 表 上 需 列 出 該 項 資 產 名 稱 、 價 值 、 數 量 及 報 銷 原 因 等 ， 並 且 由 法 團 校 董 會 批 核 及 顯 示 在 帳 目 註 釋 中 。
記 錄
須 將 批 准 聘 請 或 解 僱 正 規 教 學 人 員 及 臨 時 教 學 人 員 的 事 宜 ， 記 錄 在 法 團 校 董 會 / 校 董 會 的 會 議 記 錄 內 。
須 適 時 整 理 教 學 人 員 及/ 或 非 教 學 人 員 的 假 期 記 錄 ， 以 免 導 致 錯 發 薪 金 。
須 將 批 准 接 受 捐 贈 的 事 宜 ， 記 錄 在 法 團 校 董 會 / 校 董 會 的 會 議 記 錄 內 。 學 校 須 記 錄 所 有 收 受 捐 贈 的 詳 情 。 至 於 學 校 接 受 捐 贈 項 目 記 錄 冊 的 樣 本 ， 已 上 載 於
http://www.edb.gov.hk/attachment/tc/sch-admin/fin-management/notes-sch-fin/ref-trading- operations/donation%20register-c.pdf。
報 價 / 投 標
採 購 物 料 及 服 務 的 財 政 限 額 、 其 相 應 安 排 及 批 核 人 員 撮 述 如 下 ， 以 便 參 閱 ：
財 政 限 額 採 購 安 排 批 核 人 員
5,000 元 或 以 下 毋 須 為 採 購 物 料 或 服 務 進 行 公 開 競 投 ， 但 校 內 適 當 職 級 的 人 員 須 證 明 有 關 採 購 是 必 須 的 及 價 格 公 平 合 理
校 長/副 校 長
[註：如學校沒有副校長，校 長將為批核人員。]
5,000 元 以 上 至 50,000 元 邀 請 最 少 兩 個 口 頭 報 價
50,000 元 以 上 至 200,000 元 邀 請 最 少 五 個 書 面 報 價
校 長
200,000 元 以 上 邀 請 最 少 五 名 供 應 商 投 標
標 書 批 核 委 員 會 ， 成 員 須 包 括 校 監/校 董、校 長、
一 名 教 師 及 一 名 家 長 教 師 會 代 表 或 家 長 校 董 。
報 價 / 投 標 須 妥 為 記 錄 。
如 不 能 邀 請 足 夠 數 目 的 供 應 商 ， 校 方 應 於 發 出 邀 請 前 取 得 法 團 校 董 會 / 校 董 會 的 批 准 ， 並 把 詳 情 記 錄 在 案 。
一 般 而 言 ， 應 該 接 納 符 合 規 格 而 出 價 最 低 的 供 應 商 。 如 不 接 納 最 低 報 價 / 投 標 時 ， 應 記 錄 及 清 楚 解 釋 原 因 。 如 使 用 評 分 制 度 ， 則 一 般 應 推 薦 接 納 獲 最 高 整 體 評 分 的 報 價/ 投 標 。
學 校 如 認 為 在 擬 定 書 面 報 價/ 招 標 文 件 前 有 需 要 取 得 採 購 物 料 / 服 務 的 資 料 作 參 考 ， 應 向 數 名 供 應 商 ( 以 提 供 不 同 物 料 / 服 務 種 類 者 為 佳 ) 索 取 ， 並 在 掌 握 所 得 的 資 料 和 確 定 本 身 的 需 要 後 ， 以 一 般 用 語 擬 定 物 料 / 服 務 規 格 ， 學 校 並 應 避 免 在 規 格 內 指 定 某 個 牌 子 / 型
號 ， 有 需 要 時 應 徵 詢 技 術 人 員 的 意 見 。 為 加 強 監 察 與 制 衡 ， 學 校 可 考 慮 成 立 專 責 小 組 ， 在 公 布 前 審 核 有 關 規 格 內 容 ， 以 免 因 限 制 過 多 而 窒 礙 競 投 。
批 核 商 業 活 動
設 有 校 董 會 的 學 校 須 按 照 正 式 的 程 序 就 商 業 活 動 取 得 報 價 / 投 標 ， 並 須 把 有 關 商 業 活 動 的 申 請 表 交 予 校 董 會 批 簽 ， 然 後 送 交 有 關 的 高 級 學 校 發 展 主 任 批 准 。 設 有 法 團 校 董 會 的 學 校 ， 進 行 商 業 活 動 必 須 取 得 法 團 校 董 會 的 批 准 。 學 校 從 商 業 活 動 所 得 的 任 何 利 潤 或 淨 收 入 ， 必 須 用 於 使 該 校 學 生 直 接 受 益 的 用 途 上 。
資 源 運 用
學 校 必 須 審 慎 運 用 資 源 ， 並 時 刻 以 學 生 的 利 益 爲 首 要 的 考 慮 因 素 。 學 校 亦 須 確 保 每 項 支 出 均 使 用 得 宜 及 切 合 教 育 需 要 。
學 校 在 運 用 營 辦 開 支 整 筆 津 貼( 營 辦 津 貼 ) / 擴 大 的 營 辦 開 支 整 筆 津 貼 ( 擴 大 的 營 辦 津 貼 ) 及 綜 合 家 具 及 設 備 津 貼 撥 款 時 ， 必 須 遵 守 教 育 局 通 函 第 1 3 4 / 2 0 2 2 號 所 列 的 規 則 及 注 意 事 項 。
設 有 校 董 會 的 學 校 須 遵 守 《 學 校 行 政 手 册 》 第 五 及 六 章 詳 載 有 關 處 理 學 校 財 務 的 原 則 ， 並 遵 從 有 關 會 計 及 財 務 監 控 的 正 確 步 驟 。
《 學 校 行 政 手 册 》 第 五 及 六 章 亦 適 用 於 設 有 法 團 校 董 會 的 學 校 ， 但 《 設 有 法 團 校 董 會 的 資 助 學 校 財 務 管 理 指 引 》 ( 上 載 於 https://www.edb.gov.hk/attachment/tc/sch-admin/sbm/corner-imc-
sch/fm%20guide%20chinese.pdf) 列 明 的 例 外 事 項 則 除 外 。 設 有 法 團 校 董 會 的 學 校 ， 亦 須 遵 守 《 設 有 法 團 校 董 會 的 資 助 學 校 財 務 管 理 指 引 》 及 《 學 校 行 政 手 册 補 編 》 的 規 定 。
應 做 的 事 例
( a ) 應 即 時 舉 報 欺 詐 事 件
學 校 發 現 會 計 文 員 在 過 去 兩 年 多 次 犯 規 ， 沒 有 把 所 收 的 整 筆 現 金 存 入 學 校 的 銀 行 戶 口 ， 以 致 學 校 蒙 受 超 過 5 0 , 0 0 0 元 的 損 失 。 學 校 須 在 發 現 事 件 後 ， 立 即 向 法 團 校 董 會/ 校 董 會 報 告 ， 並 向 警 方 報 案 及 從 速 以 書 面 方 式 向 有 關 的 高 級 學 校 發 展 主 任 匯 報 。
( b ) 應 將 適 當 租 金 數 目 記 入 政 府 津 貼 帳
學 校 把 校 舍 分 租 給 另 一 辦 學 團 體 開 辦 夜 間 課 程 。 但 是 ， 學 校 並 無 將 此 項 租 金 的 收 入 記 進 學 校 的 銀 行 帳 戶 內 。
學 校 把 出 租 校 舍 的 租 金( 逾 4 0 0 , 0 0 0 元 ) 記 入 學 校 經 費 帳 而 非 政 府 經 費 帳 。
根 據 教 育 局 通 告 第 5 / 2 0 11 號 ， 學 校 若 出 租 校 舍 ， 所 收 取 4 0 % 的 淨 租 金 收 入 須 記 入 政 府 津 貼 帳 。
( c ) 應 取 得 法 團 校 董 會 / 校 董 會 的 事 先 批 准 才 接 受 捐 贈
學 校 曾 接 受 書 籍 出 版 商 、 校 服 供 應 商 及 校 巴 服 務 供 應 商 的 捐 贈 ， 但 卻 未 能 提 供 法 團 校 董 會 / 校 董 會 的 批 准 證 明 。
學 校 接 受 書 籍 出 版 商 和 售 賣 機 及 飯 盒 供 應 商 逾 2 0 0 , 0 0 0 元 的 捐 款 ， 但 沒 有 適 當 的 批 准 證 明 記 錄 在 案 。
根 據 教 育 局 通 告 第 3 / 2 0 2 2 號 ， 任 何 捐 贈 應 由 法 團 校 董 會 / 校 董 會 作 出 決 定 ， 學 校 不 應 授 權 校 長 決 定 可 否 接 受 捐 贈 。 根 據 有 關 「 學 校 的 商 業 活 動 」 的 教 育 局 通 告 第 1 0 / 2 0 1 6 號 ， 只 有 在 十 分 特 殊 的 情 況 下 ， 並 有 充 分 的 理 據 ， 學 校 才 可 考 慮 接 受 供 應 商 / 承 辦 商 的 捐 贈 或 利 益 。 此 外 ， 根 據 教 育 局 通 函 第 6 3 / 2 0 2 2 號 ， 學 校 不 可 接 受 及 不 應 向 課 本 出 版 社 索 取 免 費 的 學 與 教 資 源 。 學 校 亦 不 可 接 受 課 本 出 版 社 或 課 本 零 售 商 的 任 何 捐 贈 或 其 他 形 式 的 利 益 ， 例 如 ( 1 ) 免 費 給 學 校 借 用 器 材 、 教 具 或 教 學 配 套 資 源 、 免 費 到 校 支 援 服 務 或 教 師 培 訓（ 電 子 課 本 的 必 要 售 後 技 術 支 援 除 外 ）；( 2 ) 津 貼 器 材 或 教 具；( 3 ) 贊 助 學 校 活 動；( 4 ) 在 學 校 刊 物 刊 登 廣 告；以 及 ( 5 ) 贈 送 花 籃、
獎 學 金 、 獎 品 等 ， 以 免 增 加 課 本 出 版 社 出 版 課 本 的 成 本 及 避 免 學 校 在 選 擇 課 本 時 受 以 上 利 益 影 響 。
(d) 從 營 辦 津 貼 及 擴 大 的 營 辦 津 貼 中 支 付 的 酬 酢 開 支 應 設 上 限
對 於 學 校 員 工 因 履 行 職 務 而 在 學 校 重 要 活 動 中 引 致 的 酬 酢 開 支 ， 學 校 從 營 辦 津 貼 / 擴 大 的 營 辦 津 貼 中 支 付 ， 但 沒 有 訂 定 開 支 上 限 。 法 團 校 董 會 / 校 董 會 應 就 每 個 場 合 及 每 名 員 工 因 履 行 職 務 關 係 而 在 學 校 重 要 活 動 ( 例 如 校 慶 晚 宴 、 家 長 教 師 會 周 年 晚 宴 等 ) 中 引 致 的 酬 酢 開 支 設 定 上 限 。 根 據 營 辦 津 貼/ 擴 大 的 營 辦 津 貼 運 用 指 引 ， 有 關 開 支 可 從 營 辦 津 貼/ 擴 大 的 營 辦 津 貼 中 支 付 。 在 提 供 這 些 開 支 時 ， 學 校 須 避 免 奢 侈 ， 並 須 謹 慎 作 出 決 定 。 每 個 場 合 及 每 名 有 關 員 工 在 這 方 面 的 開 支 上 限 為 早 餐 1 5 0 元 、 午 餐 3 5 0 元 及 晚 餐 4 5 0 元 ， 包 括 服 務 費 和 小 費 。 如 有 關 開 支 超 越 上 述 的 上 限 ， 法 團 校 董 會 / 校 董 會 須 提 供 充 分 理 據 。
( e ) 節 省 資 源
學 校 動 用180,000 元 慶 祝 校 慶，其 中 約 70,000 元 用 於 印 製 校 務 報 告。
該 校 應 節 約 使 用 資 源 。
( f ) 按 照 適 當 程 序 就 商 業 活 動 取 得 報 價
學 校 的 食 物 部 由 學 校 的 辦 學 團 體 營 辦，但 事 前 沒 有 發 出 報 價 邀 請。
食 物 部 的 租 金 極 爲 低 廉 ， 而 且 所 售 物 品 的 純 利 只 有 少 部 分 用 作 資 助 學 生 活 動 。
設 有 法 團 校 董 會 及 設 有 校 董 會 的 學 校 須 按 照 正 式 的 程 序 就 商 業 活 動 取 得 報 價。設 有 法 團 校 董 會 的 學 校 須 事 前 徵 得 法 團 校 董 會 批 准；
而 設 有 校 董 會 的 學 校 則 須 事 前 徵 得 有 關 的 高 級 學 校 發 展 主 任 批 准 。 ( g ) 應 盡 快 收 回 應 收 的 款 項
學 校 應 盡 快 向 有 關 各 方 收 回 應 收 的 款 項 。
( h ) 應 就 採 購 超 過 2 0 0 , 0 0 0 元 的 物 料 或 服 務 進 行 招 標
學 校 沒 有 就 採 購 兩 部 影 印 機 、 樂 器 、 護 衞 服 務 及 寬 頻 服 務 進 行 招 標 。
學 校 須 遵 從 教 育 局 通 告 第 4 / 2 0 1 3 號 的 規 定 ， 每 次 擬 購 買 費 用 超 過 2 0 0 , 0 0 0 元 的 項 目 時 ， 須 邀 請 至 少 五 名 供 應 商 個 別 提 交 標 書 。
不 應 做 的 事 項
4 . 學 校 在 處 理 政 府 津 貼 時 ， 應 避 免 下 列 不 應 做 的 事 項 ︰ 一 般 原 則
不 得 將 學 校 經 費 ( 例 如 ︰ 堂 費 ) 所 應 支 付 的 開 支，記 入 政 府 津 貼 帳。
不 得 將 學 校 活 動 的 收 費 和 相 關 開 支 記 入 政 府 津 貼 帳 。
錯 誤 記 入 政 府 經 費 帳 的 開 支 ，須 盡 快 處 理 ，然 後 記 入 學 校 經 費 帳 。
不 得 將 商 業 活 動 的 收 入 用 於 員 工 福 利 。
不 得 因 避 免 遵 照 教 育 局 通 告 第 4 / 2 0 1 3 號 有 關 採 購 的 財 政 限 額 而 把 訂 單 拆 細 。
不 應 做 的 事 例
( a ) 未 取 得 服 務 費 用 及 詳 情 前 不 應 轉 撥 整 筆 政 府 津 貼
辦 學 團 體 的 附 屬 機 構 負 責 統 籌 其 屬 校 的 學 生 輔 導 服 務 。 該 辦 學 團 體 屬 下 的 一 所 學 校 獲 逾 5 0 0 , 0 0 0 元 政 府 津 貼 進 行 學 生 輔 導 服 務 。 學 校 把 該 筆 款 項 整 筆 轉 撥 給 辦 學 團 體 ， 但 卻 沒 有 在 付 款 憑 單 中 夾 附 任 何 發 票 證 明 。
學 校 不 宜 在 服 務 機 構 未 能 提 供 準 確 費 用 及 服 務 範 圍 時 ， 把 整 筆 政 府 津 貼 轉 撥 給 辦 學 團 體 或 任 何 其 他 團 體 。 學 校 須 確 保 所 有 付 款 均 有 發 票 正 本 ， 以 及 列 明 所 提 供 貨 品 或 服 務 的 全 部 資 料 。 學 校 亦 須 監 察 所 得 服 務 是 否 值 回 所 用 開 支 。 此 外 ， 學 校 如 欲 委 託 辦 學 團 體 作 為 服 務 提 供 者 ， 仍 須 遵 循 現 行 的 採 購 指 引 進 行 投 標/ 報 價 。 ( b ) 不 應 把 非 資 助 項 目 記 入 政 府 津 貼 帳
學 校 在 校 園 內 安 裝 組 合 屋 ， 並 把 約 8 0 , 0 0 0 元 的 安 裝 費 用 ， 其 中 包 括 安 裝 空 調 及 電 動 簾 幕 ， 記 入 政 府 津 貼 帳 內 。
學 校 在 政 府 津 貼 帳 中 支 取 7 0 , 0 0 0 元 ， 用 以 宣 傳 及 推 廣 學 校 ， 其 中 包 括 購 置 載 物 袋 、 禮 物 袋 及 刊 登 報 章 廣 告 。
學 校 把 不 包 括 在 「 空 調 設 備 津 貼 」 下 獲 確 認 「 合 資 格 設 施 」 的 空 調 設 備 的 電 費 、 安 裝 費 及 清 洗 費 、 學 生 個 人 全 面 保 險 的 保 費 、 退 休 教 師 新 店 開 張 的 花 籃 費 用 、 停 付 支 票 的 銀 行 收 費 和 透 支 利 息 ， 都 記 入 政 府 經 費 帳 。
由 於 該 等 設 施 / 用 途 並 非 資 助 項 目 ， 學 校 須 用 本 身 經 費 支 付 ， 而 不 可 記 入 政 府 津 貼 帳 。
( c ) 不 應 把 不 在 資 助 範 圍 內 的 開 支 記 入 政 府 津 貼 帳
學 校 把 校 長 往 英 國 參 加 培 訓 課 程 所 需 的 機 票 及 住 宿 開 支 約 2 0 , 0 0 0 元 ， 誤 記 入 政 府 津 貼 帳 。 按 照 教 育 局 就 有 關 課 程 發 出 的 指 引 ， 學 員 須 自 行 負 責 機 票 和 膳 宿 費 ， 而 學 費 則 由 教 育 局 贊 助 。
( d ) 不 應 把 員 工 的 消 閒 娛 樂 開 支 記 入 政 府 津 貼 帳
學 校 為 一 名 服 務 3 0 年 的 老 師 舉 辦 榮 休 晚 宴，並 把 晚 宴 開 支 記 入 營 辦 津 貼 / 擴 大 的 營 辦 津 貼 。
一 批 校 友 舉 辦 聯 誼 燒 烤 活 動 ， 學 校 以 政 府 津 貼 為 參 加 活 動 的 員 工 支 付 食 物 開 支 。
根 據 營 辦 津 貼/ 擴 大 的 營 辦 津 貼 運 用 指 引 ， 員 工 與 履 行 職 務 無 關 的 午 / 晚 膳 食 開 支 不 可 記 入 政 府 津 貼 帳 或 其 他 學 校 經 費 帳 。
( e ) 不 應 把 食 物 部 的 租 金 收 入 用 於 員 工 福 利
法 團 校 董 會 / 校 董 會 批 撥 2 5 , 0 0 0 元 食 物 部 租 金 收 入 ， 作 舉 辦 員 工 福 利 活 動 的 費 用 。
根 據 現 行 有 關 「 學 校 的 商 業 活 動 」 的 教 育 局 通 告 ， 學 校 從 商 業 活 動 所 得 的 利 潤 或 淨 收 入 ( 包 括 食 物 部 租 金 收 入 )，必 須 如《 教 育 規 例 》 第 9 9 A ( 3 ) 及 9 9 B ( 2 ) 條 所 列 明 ， 運 用 於 學 生 直 接 受 益 的 用 途 上 。 ( f ) 不 應 把 政 府 津 貼 存 入 並 非 以 學 校 / 法 團 校 董 會 名 義 開 設 的 任 何 銀
行 帳 戶
學 校 把 爲 數 約 1 5 0 , 0 0 0 元 的 政 府 津 貼 ， 存 入 以 辦 學 團 體 名 義 開 設 的 銀 行 戶 口 ， 作 爲 對 公 用 事 業 機 構 的 保 證 金 ， 以 取 得 學 校 獲 豁 免 繳 交 按 金 的 安 排 。
根 據《 資 助 則 例 》， 設 有 校 董 會 的 學 校 獲 發 的 政 府 津 貼 只 可 存 入 以 學 校 名 義 開 設 的 銀 行 帳 戶 ， 而 根 據 《 設 有 法 團 校 董 會 的 資 助 學 校 財 務 管 理 指 引 》，設 有 法 團 校 董 會 的 學 校 獲 發 的 政 府 津 貼 只 可 存 入 以 法 團 校 董 會 名 義 開 設 的 銀 行 帳 戶 ( 例 如 X X X 學 校 法 團 校 董 會 ) 。 ( g ) 不 應 爲 避 開 正 式 的 招 標 程 序 而 把 訂 單 拆 細
學 校 在 同 一 個 月 或 短 時 間 內 ， 分 開 1 2 次 邀 請 報 價 ， 購 買 合 共 2 6 0 , 0 0 0 元 的 同 類 家 具 項 目 ， 藉 以 避 免 遵 守 招 標 程 序 。
根 據 教 育 局 通 告 第 4 / 2 0 1 3 號 ， 學 校 每 次 擬 採 購 費 用 超 過 2 0 0 , 0 0 0 元 的 物 料 / 服 務 時 ， 須 向 至 少 五 名 供 應 商 個 別 邀 請 投 標 。 學 校 只 有 在 1 2 個 月 內 ， 採 購 項 目 的 累 積 價 值 不 超 過 50,000 元 及 2 0 0 , 0 0 0 元 的 情 況 下 ， 才 可 分 別 以 口 頭 報 價 及 書 面 報 價 方 式 重 複 採 購 同 一 類 項 目 。 學 校 不 得 分 拆 訂 單 ， 藉 以 避 免 遵 守 批 核 報 價 單/標 書 的 規 定 或 報 價 /招 標 程 序 。
教 育 局
二 零 二 二 年 八 月
