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桃園市公立高級中等以下學校因應嚴重特殊傳染 性肺炎實施分區辦公及居家辦公作業注意事項
110 年 5 月 21 日修正
壹、依據
桃園市政府 109 年 3 月 3 日府人力字第 1090048688 號函所附
「桃園市政府因應嚴重特殊傳染性肺炎人力運用及辦公場所應 變措施」及同年月 11 日府人考字第 1090058093 號函所附「桃 園市政府因應嚴重特殊傳染性肺炎疫情辦公應變措施居家辦公 工作規範」。
貳、目的
為因應防疫需求,各校應規劃緊急應變之人力運用、分區及居 家辦公方式,並配合啟動應變措施,以利學校行政業務得以賡 續運作。
參、分區辦公
一、實施對象:各校職員、兼任行政教師(以下簡稱行政人員)。
二、實施方式:各處室行政人員應於校園內部,至少分 2 區辦公。
三、人力運用及辦公場所規劃
(一)人力運用:各處室第 2 區辦公室以員額三分之一為原則,並 依分區人員及業務性質排定職務代理人員,並由人事室統一 控管分區辦公之分組情形。(控管表範例如附件 1)
(二)辦公場所(第 2 辦公室)規劃
1、辦公空間:分區辦公以同一空間分散辦公方式為原則。
2、辦公設備
(1)由總務處配置會議桌椅、投影機及布幕、基本電力、電 話等設備。
(2)由教務處資訊組配置網點、網路線、延長線、交換器及
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集線器等設備。
四、注意事項
(一)差勤管理規定
1、工作時間:與各校現行規定相同。
2、刷卡上下班規定:與各校現行規定相同。
(二)分區辦公人員非必要時禁止面對面接觸(含非上班時間),並 不得赴對方辦公室,應以電話、網路或其他視訊設備聯繫業 務。如業務上確有需要,必須經各該單位主管同意,配戴口 罩後始可當面接觸。
(三)分區辦公人員辦公所需文件資料,請自行備份攜帶至分區辦 公地點使用,若屬共通性或緊急重要案件等檔案,則可放置 各校系統設置「雲端硬碟」資料夾中,對於工作中所涉之敏 感性、機密性資料,應善盡保密義務,並使用符合資訊安全 之軟、硬體設備及網際網路,防止資訊外流,確保資訊安全。
肆、居家辦公
一、實施對象:行政人員透過資(通)訊設備處理或能夠獨立作業,
自主性高、機密性低、毋須與民眾面對面接觸或需特殊設備之 業務人員。
二、實施方式:
檢核個人家中電腦設備及網路環境等情形,依下列人員類別,
利用網路、傳真、電話及視訊等工具進行居家辦公。
(一)兼任行政職務教師:當週應到校 1 日處理業務,其餘時間應居 家辦公或居家線上教學。
(二)行政人員:除依各類人員適用之請假規則請假、奉准居家辦公 者外,其餘人員應到校辦公及支援相關事宜。(行政人員之認 定依本局 110 年 5 月 21 日桃教人字第 1100046064 號函辦理) (申請表範例如附件 1)
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三、注意事項
(一)差勤管理規定
1、工作時間:每日 8 小時,與各校原差勤規定相同。
2、刷卡規定:原應依規定上、下班刷卡人員,應於上下班時 間內登入差勤系統進行線上刷上、下班卡,作為實際辦公 時間之依據,如有不辦公情事,仍應依規定請假。
3、居家辦公人員於上班時間內應本誠實自律原則,確實於 約定之居家辦公地點上班且不得處理私務,非經單位主 管同意,不得任意變更原約定辦公地點,亦不得擅自外出 離開約定辦公地點。
4、上班期間應保持通訊暢通狀態,俾隨時取得聯繫,必要時,
由人事單位進行電話查勤。如經電話或視訊查勤 2 次未 接聽或開啟,或未於 10 分鐘內回電,則查勤紀錄由人事 單位逕送單位主管列入平時考核參考。
5、居家辦公期間以不加班為原則,如有緊急案件須經各單 位主管事先覈實指派後,始得申請加班,並將加班情形記 載於工作日誌。
6、上班時間不得從事與公務無關之行為,若因個人不當舉 措損及學校聲譽、形象者,依相關規定辦理。
(二)考核督導:
1、居家辦公人員除人事單位會進行電話查勤外,直屬主管負 責日常督導,並應與居家辦公人員保持聯繫,確保人員在 家辦公,相關考核標準應與到校辦公同仁相同。
2、居家辦公人員於上班時間或執行職務時,隨時主動與直屬 長官聯繫,適時報告工作結果,應確實登載工作日誌(如 附件 2),並於每週陳報單位主管。
(三)居家辦公人員辦公所需文件資料,請自行備份使用,若屬共 通性或緊急重要案件等檔案,則可放置各校系統設置「雲端 硬碟」資料夾中,對於工作中所涉之敏感性、機密性資料,
應善盡保密義務,並使用符合資訊安全之軟、硬體設備及網
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際網路,防止資訊外流,確保資訊安全。
(四)居家辦公者應配合業務或疫情發展需要隨時調整返回辦公 場所辦公。
(五)如有違反本工作規範及保密責任者,應依相關規定懲處或負 賠償責任。
(六)各校得視業務需要自行增列所需規範。
伍、如有違反本注意事項及保密責任者,應依相關規定懲處或負賠 償責任。
陸、本注意事項得視業務實際需要,隨時修正公告。