第四章 研究結果分析與討論
第一節 行政隸屬與組織職掌
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l C h engchi U ni ve rs it y 第四章 研究結果分析與討論
本章依據訪談文字記錄與各單位所提供之書面資料，彙整後提出 陳述。研究結果共分五節呈現，針對研究範圍之公立高級職業學校，
第一節闡述各校學籍檔案管理專責單位行政隸屬與組織職掌；第二節 說明各校學籍檔案之建立與範圍；第三節探討各校學籍檔案之典藏環 境與檔案管理；第四節探討各校學籍檔案之應用方式；第五節分析各 校學籍檔案數位化之現況。
第一節 行政隸屬與組織職掌
關於公立高級職業學校學籍檔案管理，經調查，各校皆係以教務 處註冊組作為學籍檔案管理權責單位，探究其原因，各校皆認為教務 處因其工作屬性，學籍檔案存放於教務處註冊組有其業務上之需求。
T1： 以地點來說，是放到文書組檔案室比較好，但是調閱還是我們在使用，
只是存放的地方不同而已
N2： 因為我們常遇到畢業生辦理兵役折抵，他就會來我們這邊印學期的成績 單，再到教官室去判斷折多久役期。另外，他們要補辦畢業證書、補辦 相關的文件也是我們這邊，所以變成我們要確認他們確實有學籍在學校，
還是得從註冊組來開立，所以由我們保存較方便
T3：環境上是差不多，所以從使用的便利性來講，學籍檔案還是以註冊組這 邊來存比較好
然而，在教務處註冊組中，在因行政職掌之故，各校主要負責人
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至於在工作的銜接上，大部份學校認為，以註冊組長加上協助人 員的人力來說，對於管理學籍檔案來說是充足的，但協助人員調動頻 率會直接影響學籍檔案管理的品質。
T2：人員的分工上，2位的人力是足夠，但是如果異動太頻繁的話，就比較不 容易熟悉業務。2位新組員對於系統上手可能需要一點時間，不懂的要去 問前一位承辦人，不然就是問系統公司。因為有時候比較細節，比如要 點那些欄位才會跑出來；而且註冊組很多業務和法規相關，所以可能在 位子久一點對業務比較有幫助。像是原住民、體優生他們的分數標準每 年都不一樣，在學的三個年級有三個標準，像我們三個都是今年新接，
就變成整個team就沒有一個過去就做過事情的人，這樣就容易會疏漏。
N2： 兩個組員一個負責成績一個負責學籍、畢業證書申報、異動、新生名冊，
兩位幹事應該算是公務員，原則上我們學校編制是固定，輪調會有但輪 調完因為業務屬性的關係就不會再一直異動。因為學起來之後如果再異 動交接會有斷層而且註冊組學籍很多法規清不清楚就差很多。不太異動 的話這樣應該協助起來比較方便
N3： 協助註冊組管理學籍檔案的幹事有2位，都只是一般行政或教育行政並 沒有檔案專長。註冊組幹事異動不會太頻繁，這樣在操作上或程序上就 比較熟悉
N4： 註冊組這邊相關的法規非常多，如果兩年的話，差不多才熟悉，然後又 離開了，又是新人來接像我才做了半年，今年七月組長又要換人，那就 兩個都是新人，很怕把事情搞砸，各校幾乎組長級的都做不久，我是覺 得如果輪調以三年比較好，因為一個學生進來到畢業就是三年嘛。
綜上所述，學籍檔案的主要權責單位為教務處註冊組，主要負責 人為教師兼任之註冊組長，各校大多設置有協助註冊組長管理學籍檔 案之人員，人員異動之頻率對於學籍檔案管理有直接顯著之影響。