結論

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l C h engchi U ni ve rs it y 第五章 結論與建議

本研究以訪談法做為研究工具，探討公立高級職業學校學籍檔案 管理與運用之現況，本章將對照本研究之研究問題，提出結論與建議。

期許能將研究結果提供給管理學籍檔案之相關單位參考。

第一節 結論

本研究已於第四章進行分析，本節將依據第一章提出的研究問題，

對前述研究結果做歸納，分述如下：

一、教務處註冊組為主要學籍檔案管理專責單位

根據本研究所調查結果，因工作職掌之故，公立高級職業學校學 籍檔案管理，各校皆係以教務處註冊組作為權責單位，註冊組長為主 要的管理負責人，其下大多配置1至2名幹事，協助學籍檔案管理之業 務，以這樣的人力配置，各校均表示在學籍檔案管理上尚稱足夠。

二、各校對於學籍檔案的認知僅止於地方政府所頒佈學籍管理辦法中所 列簿冊

根據國內外相關法規及文獻，可知學籍檔案的內涵包括｢學生基 本資料｣、｢學生入學、退學、異動及畢業資料｣、｢學生學習狀況、懲 處及成果資料｣、｢學生健康資訊｣等四項，然而，本研究結果顯示，

公立高級職業學校負責學籍檔案管理之人員，對於學籍檔案的概念則

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依據臺北市高級中等學校學生學籍管理要點及新北市政府教育局高 級中等學校學生學籍管理要點所規範，包括學生學籍表、新生名冊、

轉入學生名冊、學生異動概況名冊、畢業生名冊、轉學修業證明書、

轉科學生名冊、轉科學生統計表、更正學籍記載工作名冊、休學證明 書、重讀學生名冊、其他有關學籍資料等，詢問受訪學校有關學生之 健康檢查表、推甄資料、得獎紀錄等資料的保存情形，皆表示未在其 典藏保存的範圍之內，故可知各校對於學籍檔案的認知係以相關辦法 為依歸。

三、各校學籍檔案建立係以各升學管道承辦單位所提供錄取名單基本資 料光碟為基礎，並輔以學生自行修正資料

依照目前升學制度的設計，學生由國中進入高職的升學管道大致 上有技優甄選入學、特色招生甄選入學及免試入學等管道，公立高級 職業學校學籍檔案的建立係以各升學管道承辦單位所提供基本資料 為基礎，並於入學後，輔以學生自行修正並補充資料內容。故可知學 生自一間學校移轉至另一間學校，其相關資料雖然並不會隨學生移轉，

但前校承辦人仍會將相關資料及訊息複製予另一間學校參考。

四、各校學籍檔案保存以紙本為主，數位掃描檔為輔

儘管各校在管理學籍檔案多係利用資訊系統，並將早期紙本資料 回溯建檔，然多數學校仍採取數位與紙本典藏雙軌並行制，將系統內

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的資料列印後保存，以紙本為主，數位化為輔，其原因係以風險管理 的考量而保存紙本檔案，數位化檔案雖然增加使用上的便利性，但仍 有其不穩定性，為避免學籍檔案因各種意外災害而受損，因此保存紙 本檔案。

五、學籍檔案保存環境因經費有限，普遍以現有校舍及傳統設備做為典藏 環境使用，維護設備多無法有效控制環境影響

設有專屬學籍檔案庫房之學校，庫房大小約為5到10坪左右，對 外窗戶以窗簾隔絕外界環境，在選址上，皆未設置於較易受到環境影 響的一樓，然而，針對溫、溼度的部份，並沒有學校具有專業的恆溫 恆溼設備，各校大多只備有空調及除溼機，且空調基於節能，並非長 期運作，因此維護設備因管理成本過高，而無法有效控制環境影響。

六、各校校內職員運用學籍檔案多無規範依循，校友調閱則有詳細規範 各校皆未訂定學籍檔案運用之辦法，校內教職員對於學籍檔案最 頻繁的使用方式係以成績管理為主，若涉及成績修改，則各校間存在 有很大的差異，部分學校以道德倫理進行規範，部分學校則需透過上 級評核才能修改資料，部分學校則以檔案產生時間範圍作為能否修改 的依據。在校學生使用學籍檔案方式，則以查詢成績與申請成績單為 最多，已畢業的學生對於學籍檔案的應用需求較高，多需要利用學籍 檔案申請歷年成績單、申請歷年軍訓成績折抵役期、申請補發畢（修）

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業證明書，而此申請流程，則各校大同小異，並製有定型化表格供申 請者填寫。此外，而關於申辦資格，除本人外，若為代替他人申辦者，

則各校規定不甚相同，部分學校要求進行相關申請必須係本人，否則 必須要有委託書，方能進行申辦，部分學校則除委託書外，更要求與 申請人係親屬關係。

七、高級職業學校學籍檔案管理所面臨的問題

(一) 過於依賴數位系統，而實體檔案檢索亦相對困難，導致系統出 問題時就無法工作

因資訊科技日漸發達，各校在學籍檔案管理上屏棄傳統紙本方式，

轉向數位化資訊系統，然而過於依賴數位系統，而實體檔案檢索亦相 對困難，導致系統出問題時就無法工作。

(二) 各校在學籍檔案應用時人員身分驗證不易

公立高級職業學校在學籍檔案應用時，因申請人身分驗證不易，

難以確認是否為本人或親屬，造成是否發證之困擾。

(三) 人事異動頻繁造成業務執行不易

各校在學籍檔案管理業務上，提到人事異動頻繁造成經驗無法累 積，對於業務執行相對不利。

(四) 學籍檔案保存面臨空間不足、環境不佳的問題

詢問各校對於學籍檔案保存方面所遭遇的困難，主要包括空間不

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足及紙張黃化、脆化、破損或遭生物侵襲等問題。

八、各校希冀建立管理與運用標準，並發展典藏平臺

各校對於學及檔案保存業務，主要係希冀上級單位能夠建立共 同的學籍檔案制度及典藏平臺。