第四章 美夢成真
第四節 回首~有跡可循
第四節 回首~有跡可循
短短兩年的行政經歷才不過剛剛起步，實在不足掛齒，對一般年輕老師來 說，直覺的「就盡力做啊！」，然而對我這個初任的資深教師來說卻是個丟不起 臉、沒有什麼犯錯空間的極大挑戰，抱著謙遜的心和挑戰的勇氣，戰戰兢兢的走 著。回顧檢視的同時，我想應該有一些是值得留下與參考。
一、初任之際
首先，心態上不卑不亢，用以身作則、身先士卒來贏得處室同仁(尤其是工 友)的信賴，透過一起工作、勞動，能快速增進彼此的了解與情感交流。惶恐、
疑惑、擔憂是必然的，接任前要有承受龐大壓力的預備心理。勇於面對事情，善 用校內外人脈資源(尤其是有豐富總務經驗且良好口碑的先進)，不懂就問、勤於 就教。工作的著力則是由外而內，從外部環境、硬體設備到內部人事、業務的消 化了解，凡事站在使用者的角度思考，向總務處同仁傳達「支援教學」的服務信 念。
最直接、也是最立即見效的便是環境的整理規劃與佈置，死角的清理、閒置 空間的運用、角落和小地方的美化佈置，整體校園的植栽盆景綠化和建物牆面色 調佈置的活潑化，可以增進校園整體的可親性與活力，使之符合小學的調性。
關於硬體設備的汰換更新與維修，在開學時請全校老師填寫各自教學空間的 設備需求，與事務組長研論篩選後彙整列表，再依輕重緩急配合會計預算的編 列，盡可能滿足老師們的教學需求。公共空間與場館的設施使用維護，則盡量化 繁為簡、建立標準操作流程(SOP)張貼在各器材上，方便人人使用，更可減少因
操作不當的損壞維修費。
最不容易的就是人的管理，尤其是在一開始彼此還沒有任何信賴的基礎。不 過，先將事情規劃安排適切、就事論事，那麼一切便能上軌就緒，然而，尊重組 織成員的意見是凝聚共識的重要原則，畢竟一個人的思考有限，規劃後進行討 論、協調與修正，如此成員執行起來心甘情願，檢核面向也會更具公信力。勞逸 均分是工友們最在乎的事，將校園依區域、建物和工作性質平均分配給適合的工 友，所有工友全部集中回總務處，各行政單位每天的業務需求透過派遣單的填 寫，由總務處統籌派遣，並規劃工友的工作時程，提供其彈性運用時間，還能激 發其工作智慧，也方便掌握動向、支配人力，及時有效的處理任何突發狀況。
盡快銜接手上交接時尚在進行的工程或案子，翻閱過去三年的歷史檔案、相 關重要資料的了解與熟悉是了解業務的基本功，諸如廠商名單資料、相關網頁系 統的帳號和密碼、重要的支援與諮詢電話號碼等，還有前人留下的電子檔案分類 與內容整理，有助於建立業務項目的完整輪廓，有了清晰的業務輪廓，便可正確 掌握總務處及總務主任的工作。
二、在任期間
當基本工作就緒後，身為影響學校運作、擁有十二位成員的總務處，提升組 織效能便成了首要之務。一般人所認知的總務處工作不外乎是打雜、清潔、修繕、
採購等偏向勞動層面，大部分的總務主任與處室成員之間也都僅止於把工作完成 的執行面向，甚少顧及知識信念層面，對團體動能的提升有限，實在可惜。因此，
透過學習型組織的概念來進行改變、活化這個資深又差異大的組織，並強化、刺 激成員的創新和成長，是我把總務主任這個角色做得更好的目標。
落實處務會議是實現學習型組織的重要平台。會議中透過每週工作報告、工 作協調訓練團隊成員整理、思考與溝通表達的能力，並且相互觀摩學習、刺激彼 此成長；規劃、討論、執行和檢核的工作模式培養團隊成員分工合作、互補互助
的習慣。
不吝且懂得讚賞每個團隊成員，利用各種公開場合或會議凸顯團隊良好表現 並歸功於組織成員，使其感受到不可或缺的重要性；尊重、感謝之心常表露於言 行舉止，激發其努力求好的尊榮感。平時工作時的飲料、小點心或養生資訊分享，
以及特殊節日的貼心小禮物，都是團隊人際間不可或缺的潤滑劑，輕鬆的互動有 助情感的交流與向心力的凝聚。
在陳淑娟（2000）認為有效的團隊學習必須植基於一個安全的學習環境，讓 開放與信任成為成員溝通交流基本態度；讓參與者受到尊重與支持；在討論過程 中，善用腦力激盪的技巧，鼓勵不同意見的衝擊，以利新創意與新觀念的產生，
並有助於成員彼此間的整體學習與成長。而在本研究中更覺充分信任才能讓組織 成員獲得支持及尊重，並產生創新的行政動能。但領導者的以身作則領頭羊的角 色更是提升組織動能的加倍效果，在本研究中更可得以印證領導者對組織學習的 重要性。
至於行政業務方面，成立「永續校園規劃小組」是刻不容緩之事，攸關整體 校園的中長程規劃和對各種專案計畫申請的需求。由於政府經費有限，如何申請 並有效的運用每筆公帑，使之達到對學校整體最大的效益，是每個總務主任的重 要職責。邀集校內外在地擁有相關知識背景或專長的老師、家長和專家學者組之 而成，每學期定期或為特殊專案召開會議，擬定初步計畫或草案，再交付教師晨 會或校務會議討論議決，如此可以讓事情得到更周全的考量，降低錯誤的風險。
加強總務專業知能的充實也是必須同步進行的要務，例如防火管理人證照、
防災宣導演練、採購法規證照取得、工程發包、無障礙校園空間規劃相關法規與 實務、耐震補強、節能減碳永續校園的落實、各種專案計畫的繕寫…等，都是前 所未有、全新的學習課題，而且還會有時效、績效與法律層面的壓力，因此，不 得不慎。其次，不論是書面或電子化，養成邊做邊完整建檔的工作習慣，並且將
各項業務的標準作業程序書面化，在這個講求快速、績效的時代，利己又利人。
各種全校性的大型活動中，各行政單位的橫向聯繫與協調是活動圓滿成功的
主要關鍵。由於幾乎每項活動都少不了總務處的支援，每個行政單位的工作習慣 和素養不盡相同，背負著全校後勤的重要使命的總務處，最好積極設想、採取主 動協調，否則最後倒楣的還是自己處室，因為那種事情臨到關頭才拋來求救，搞 得大家神經緊繃、手忙腳亂的例子實在不勝枚舉。
在張錫鏞（2004），徐瑞珠（2005），陳恵錦（2006），許善博（2008）等研究
中，均認為總務主任除了是學校的單位主管外，尚須擔負起眾多不同角色。而在 本人工作實際層面的情形，的確印證了國民小學總務主任在學校組織中所扮演之 多重角色。但在初任總務主任所扮演角色之複雜性、涉法性、專業性、教育性、
政治性與經濟性等多面向中，本研究更能凸顯其重要性。
在江文雄（2001）整合與分析主任的行政工作研究中，認為主任應扮演的角 色包含：1.幕僚者2.領導者3.執行者4.溝通者。而國民小學總務主任在學校組織中 更扮演多重的角色，由一般性單位主管角色及傳道、授業、解惑的教師角色，進 而朝向專業性學校經營者角色，如校舍整體規劃、營繕、工程、美綠化等的策劃 者。所以本研究除了這些既定的角色特性外，更加呈現一位初任總務主任角色內 心的複雜性，以及調整轉念的重要性。
三、卸任之後
每一次的轉身都是一次慎重的選擇，選擇接任兩年後離開，有著個人生涯規 劃的需求，還有始料未及的健康承受因素。然而，任何的下台或轉身，「漂亮」、
「乾淨俐落」是處女座的我對自己的要求。
在工作交接上，不藏私是很重要的氣度和風範。職場上看多了轉換工作時，
狠一點的把資料備份帶走，然後原始檔案全部或重要的銷毀，要不把客戶資料帶 走、要不把手下的人一併挖走，否則就是交接時刻意忽略重要細節或關鍵部分…
等，在學校裡這種情形當然也少不了。只要心存「己所不欲，勿施於人」、「將 心比心」之念，作為便會大不相同，完整的書面和電子資料檔案移轉，會讓後人 省去過多的摸索與痛苦，並將更多的心力投注到學校其他發展上。
總務主任的工作實在是有著太多專業性與特殊性，與教學層面相差甚遠，如 果能提早告知校長不再續任的心意，將有助校長徵詢校內適合接任人選，及早協 助接任者做工作、業務上的了解與交接，不致於發生七、八月的空窗期，造成學 校事務運作的困擾。如仍在同一所學校，新學年度開始，雖有各自的教學和職掌 要忙，初期仍應盡可能撥空提供業務上的解惑諮詢，使其順利執行。
不在其位不謀其事，既已轉身，言行舉止便應展現不干擾、不道長短等任何 該避嫌的行政素養。一旁除了提供一雙善意的眼睛，給予疏漏的提醒外，觀摩和 比較他人在同一個位置、同一件事情上的處理方式，是另一個層次的學習與收穫。
教育家杜威指出：「學習即是經驗不斷重組的過程。」教師個人的經驗經過 反省而不斷成長，會更能有效的處理教與學的相關問題。白雲霞(1995)明確指出 專業成長的目的在於促進個人成長與組織發展，以達專業化目標。鄭詩川(2004) 為了符合專業的標準，專業人員必須經過長期的培育，並且不斷的自我進修與成 長，以期促進專業知能、專業精神、專業自主、專業倫理與專業的服務。饒見維
教育家杜威指出：「學習即是經驗不斷重組的過程。」教師個人的經驗經過 反省而不斷成長，會更能有效的處理教與學的相關問題。白雲霞(1995)明確指出 專業成長的目的在於促進個人成長與組織發展，以達專業化目標。鄭詩川(2004) 為了符合專業的標準，專業人員必須經過長期的培育，並且不斷的自我進修與成 長，以期促進專業知能、專業精神、專業自主、專業倫理與專業的服務。饒見維