美國電子治理計畫的行政管理

美 國 的 電 子 治 理 、 各 種 資 訊 計 畫 的 行 政 管 理 偏 向 分 權 的 管 理 方 式 ， 由 各 機 關 自 行 透 過 個 別 的 預 算 進 行 各 自 的 電 子 治 理 業 務 。 由 於 美 國 近 年 來 不 斷 強 調 「 行 政 資 訊 透 明 」 ， 因 此 使 美 國 的 行 政 管 理 在 執 行 階 段 有 較 多 的 監 控 ， 也 有 退 場 機 制 的 概 念 ， 基 本 上 ， 分 權 管 理 及 資 訊 透 明 是 美 國 的 兩 大 特 徵 。

本 研 究 從 各 機 關 網 站 中 摘 要 從 規 劃 、 執 行 到 評 估 的 過 程 中 ， 參 與 資 訊 科 技 計 畫 或 電 子 化 政 府 計 畫 的 相 關 程 序，以 圖2的流程圖來表示。

圖 2：美國電子化政府計畫行政管理流程圖

資 料 來 源 ： 本 研 究 。

圖2中的各個階段及步驟，是從規劃、執行到評估這三個過程來區 分 所 繪 製 ， 主 要 涉 及 美 國 聯 邦 資 訊 長 聯 席 會(Federal CIO Council，簡 稱CIO)/聯邦財務長聯席會(Federal CFO Council，以下簡稱CFO)、各 部 會/專 案 管 理 人 /企 業 夥 伴 、 美 國 預 算 管 理 局 (Office of Management Budget，以下簡稱OMB)、美國國會、Techstat首席分析師及相關人員 等 機 關 ， 各 自 的 角 色 可 以 詳 細 敘 述 其 內 涵 如 下 ：

一 、 規劃階段

1、提出預算模型及項目

這 裡 主 要 是 針 對 各 種 資 訊 計 畫 而 言 。 在 各 機 關 提 出 各 自 的 預 算 之 前，美 國 聯 邦 資 訊 長 聯 席 會(Federal CIO Council)會先訂定出通用的預 算 細 項 及 經 費 需 求 ， 並 且 根 據 過 去 投 資 的 資 料 ， 透 過 與 聯 邦 財 務 長 聯 席 會(Federal CFO Council)的合作，將各種不同類型的資訊計畫和相關 的 預 算 工 具 對 應 ， 建 立 一 套 供 各 機 關 使 用 的 預 算 模 型 ， 藉 以 使 各 機 關 透 過 這 種 預 算 彈 性 來 增 加 資 訊 計 畫 的 績 效(郭彥君，2011：65-66)。

2、(依聯邦資訊科技官員制定的原則)規劃提案

雖 然 美 國 的 電 子 治 理 預 算 ， 是 由 各 機 關 各 自 訂 定 的 ， 而 非 由 某 專 責 機 關 審 核 各 機 關 提 出 的 預 算 及 預 計 成 果 後 核 發 預 算 ， 但 也 非 各 機 關 隨 意 規 劃 提 案 ， 必 須 要 遵 守 聯 邦 資 訊 科 技 官 員 所 制 定 的 原 則 來 進 行 規 劃 提 案 ， 例 如 今 年 就 有 以 下 兩 原 則(郭彥君，2011：55)：

(1) 雲端優先政策：聯邦各部會必須在 3 個月內提出 3 項可運用雲 端 的 服 務 構 想 ， 並 規 定 12 個月內必須落實 1 項、18 個月內落 實 其 餘 2 項。

(2) 資訊計畫須符合 3 項條件才可取得經費：a.具備專職的專案經 理 與 人 員 充 足 的 計 畫 團 隊 。b.採用模組化方式，每 6 個月推出 具 可 用 性 的 功 能/服務。c.具有專業的 IT 採購人員。

3、審理預算(Budget Review Division)(財政年度開始前 18 個月時 進 行)

這 裡 所 指 的 審 理 預 算 是 指 由 美 國 預 算 管 理 局(OMB)內部的預算審 查 單 位(Budget Review Division)，針對聯邦各部會提出的預算進行審 理 。 美 國 的 年 度 財 政 預 算 是 從 每 年 的10月 1日 開 始 ， 而 在 開 始 前 18個 月 ， 預 算 管 理 局 就 必 須 要 開 始 審 查 各 部 會 提 出 的 預 算⁶。

但 若 牽 涉 到 跨 機 關 單 位 的 電 子 化 政 府 計 畫 ， 則 提 案 要 經 過 電 子 化 政 府 辦 公 室 主 管 檢 視 ， 並 經OMB 主 任 認 可 ， 使 用 總 務 管 理 局 (Government Service Administration，以下簡稱GSA)下的政府預算基金 (資策會，2003)。

4、提交給總統並由總統提交國會(每年 2 月的第一個禮拜一提出) 預 算 管 理 局 審 查 完 畢 後 ， 會 將 年 度 財 政 預 算 書 提 交 給 總 統 ， 並 由 總 統 於 每 年2月 的 第 1個 星 期 一 (即 財 政 年 度 開 始 前 9個 月 )提 交 此 預 算 書 給 國 會⁷。

5、 審理、批准預算及撥款(每年 10 月 1 日財政年度開始前) 經 總 統 提 出 預 算 後 ， 經 過 委 員 會 提 出 各 種 意 見 後 ， 通 常 於 每 年4

月15日完成一份尚未由總統簽署的決議。隨後仍必須要經過撥款的程

序 後 ， 機 關 部 會 才 會 真 正 拿 到 資 金 ， 因 此 預 算 審 查 與 撥 款 即 為 國 會 的 制 衡 手 段(孫 翠 雯 ，2009)。 而 國 會 必 須 要 在 財 政 年 度 開 始 前 ， 亦 即 每 年10月1日前完成這些預算程序⁸。

二 、 執行階段 6、 執行

經 過 國 會 通 過 預 算 案 並 完 成 撥 款 後 ， 各 部 會 即 開 始 執 行 其 計 畫 。

6 參 考 國 會 預 算 委 員 會 網 站 ， http://budget.house.gov/。

7 參 考 國 會 預 算 委 員 會 網 站 ， http://budget.house.gov/。

8 參 考 國 會 預 算 委 員 會 網 站 ， http://budget.house.gov/。

7、 [ 由 各 局 的 首 席 資 訊 官 (Agency CIOs) 提 供 訊 息 到 ]IT DashBoard

為 了 解 決 大 型 科 技 投 資 管 理 不 善 的 執 行 問 題 及 增 加 美 國 大 型 投 資 的 資 訊 透 明 性( 郭 彥 君 ， 2011) ， 美 國 政 府 於 2009 年 6 月 開 始 啟 動 IT DashBoard機制。此制度是透過把政府各項資訊科技的經費、廠商等各 種 資 訊 展 示 在 一 個 平 臺 上 ， 讓 美 國 人 民 可 以 透 過 這 個 平 臺 及 其 公 開 的 各 項 數 據 資 料 ， 監 控 政 府 的 資 訊 投 資 與 營 運 狀 況⁹。

8、 (運用 IT DashBoard 的資訊)進行 TechStat

從2010年 1月 起 ， 美 國 政 府 為 了 更 有 效 率 的 管 理 大 型 科 技 投 資 計 畫 ， 並 且 讓 執 行 成 效 不 佳 的 計 畫 能 有 淘 汰 的 機 制 ， 因 此 美 國 政 府 推 動 資 訊 計 畫 評 估 會 議 ， 以IT DashBoard的各項數據資料為基礎，透過面 對 面 與 實 證 的 資 料 ， 來 協 助 政 府 決 定 是 否 應 該 要 終 止 績 效 不 彰 的 資 訊 計 畫(亦即退場機制)¹⁰。而 經 過 幾 次 的 評 估 會 議 後，目 前 歸 納 出 資 訊 計 畫 常 見 的 問 題 主 要 在 於 計 畫 範 圍 與 時 程 上 ， 例 如 計 畫 時 間 過 長 但 是 技 術 變 遷 過 快 、 導 致 計 畫 無 法 趕 上 技 術 變 化 等(郭彥君，2011：59-60)。

在 進 行TechStat會 議 時 ， 依 據 13大 項 問 題 列 表 可 來 進 行 ， 分 別 是 商 業 案 例 (Business Case) 、 績 效 (Performance) 、 風 險 管 理 (Risk Management) 、 方 案 管 理 (Project Management) 、 替 選 方 案 分 析 (Alternatives Analysis) 、 修 正 基 礎 底 線 (Rebaseline) 、 治 理 (Governance)、收購/契約策略(Acquisition / Contract Strategy)、安全 (Security) 、 變 化 管 理 (Change Management) 、 使 用 者 經 驗 (User Experience)、預算(Budget)、發展方法論(Development Methodology)¹¹。 此 問 題 列 表 並 沒 有 特 定 的 順 序 ， 也 並 非 每 個 投 資 計 畫 皆 適 用 此 問 題 列 表 ， 而 是 做 為 參 考 的 基 礎 ， 並 以 此 為 基 礎 發 展 出 更 多 的 問 題 。

9 參 考 美 國 IT DashBoard 網 站 ， http://it.usaspending.gov/。

10 參 考 美 國 TechStat 網 站 ，http://www.cio.gov/modules/TechStat/。

以 績 效(Performance)來說明，達到指標應包含以下8項的問題¹²： (1) 投 資 計 畫 的 目 標 是 否 明 確 ？ 投 資 計 畫 是 否 滿 足 績 效 目 標 ？ 如

果 不 滿 足 ， 原 因 為 何 ？

(2) 主 要 用 來 監 控 及 評 估 正 在 進 行 的 成 功 案 例 的 使 用 者 導 向 機 制 為 何(使用率、顧客滿意調查等)？

(3) 投 資 計 畫 案 在 IT DashBoard 的 所 得 到 的 評 分 為 何 ？ 成 本 變 動 ？ 計 畫 表 時 程 變 動 ？CIO 的評價？為什麼？

(4) 是 否 為 投 資 審 查 委 員 會 (Investment Review Boards ， 簡 稱 為 IRBs)引導？如果是，結果為何？

(5) 哪些產品已經交給顧客？已經花費了哪些錢？

(6) 未來的 6 個月中會交給顧客什麼？

(7) 在顧客採/使用產品時，是否會有任何障礙？

9、 USASpending.gov 網站公開支出、廠商資訊等

為 了 增 加 政 府 資 訊 的 公 開 性 ， 美 國 政 府 在 建 立IT DashBoard的同 時 ， 也 建 立 了 一 個 網 站─USASpending.gov， 在 此 網 站 中 使 用 的 是 IT DashBoard中 的 各 種 數 據 資 料 ， 透 過 此 網 站 公 開 展 示 了 各 計 畫 、 各 機 關 、 或 是 各 州 的 支 出 項 目 ， 使 民 眾 可 以 直 接 於 這 個 網 站 上 查 詢 相 關 的 資 訊 公 開¹³。 觀 察 此 網 站 後 ， 發 現 網 站 中 包 含 了 各 年 度 的 資 料 及 當 年 度 的 資 料 ， 並 且 沒 有 認 證 、 登 入 的 障 礙 。

12 參 考 美 國 TechStat 網 站 ， http://www.cio.gov/modules/TechStat/。

13 參 考 USASpending 網 站 ， http://usaspending.gov/。