檔案管理人員繼續教育滿意度與需求之研究 - 政大學術集成

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(1)國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所碩士論文 Master’s Thesis Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies National Chengchi University. 立. 政治大. ‧ 國. 學. 檔案管理人員繼續教育滿意度與需求之研究 A Study on Continuing Education Satisfaction and Needs of. ‧. Archivists. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i Un. v. 指導教授：薛理桂博士 Adviser: Hsueh, Li-Kuei Ph.D. 研究生：陳秋瑾撰 Author: Chen, Ciou-Jin. 中華民國 101 年 1 月 January, 2012.

(2) 謝辭就讀研究所這兩年半的時光，是我步入社會工作後，再度重拾學生身分，摸索一份專業成長的重要歷程，在這段期間所學習到的事物、所遇到的人，如授予學業指導的師長們，一起渡過喜怒哀樂的同學們，鼓勵我報考研究所的同事們，還有最重要的家人支持與陪伴，對我而言彌足珍貴，完成論文的這一刻，心中充滿筆墨難描的感動。特別感謝指導教授薛理桂老師，在學業、論文研究和人生規劃方面，提供許多指導，尤其兩年來擔任薛老師的研究助理和教學助理，對於大學不是圖資系畢. 政治大識與爽朗風趣的言談，也總能把研究所生活中的煩悶一掃而空，為大家帶來歡笑立. 業的我而言，能有許多機會跟隨薛老師學習，收穫非常豐富，而薛老師深厚的學. ‧ 國. 學. 和樂觀進取的氣氛，衷心感謝薛老師對學生的包容與關懷。這份論文的產出，還要感謝所上的林巧敏老師，在我擔任「檔案管理人員知能認證之研究」計劃案的. ‧. 研究助理期間，由於林老師不吝提點，教導許多研究發想和執行研究的技巧，後. sit. y. Nat. 來促成我對這份論文的研究構想，林老師也擔任口試委員，對於論文內容，細心. n. al. er. io. 地給予改進的建議。同時感謝另一位口試委員莊道明老師，在論文計畫書口試時，. i Un. v. 建議我將研究方向聚焦，對於論文初稿也詳盡地指正內容不足之處，更謝謝薛老. Ch. engchi. 師、莊老師、林老師對這份論文的肯定，使我真切領略完成論文的那份滿足喜悅。兩年半以前初來乍到政大圖檔所的情境還歷歷在目，不覺時光飛逝，細數學識豐富的楊美華老師、蔡明月老師、陳志銘老師，在課堂上用心傳授專業知識，與學生們互動研討的神采，都讓我留下深刻的印象；在此特別向教學認真又熱心親切的王梅玲老師致敬，感謝王老師不嫌棄我的叨煩，撥冗審閱論文的問卷草稿，並提出修正建議，學生永遠銘感於心。謝謝老師們的悉心授課，將學生這個門外漢，領進圖資與檔案學術殿堂的大門，有幸加入圖檔所這個大家族，實屬我幸。感謝所辦的傳萱助教和明雯學姊，在求學過程中提供許多協助，總是不吝分享食衣住行育樂各種好康的訊息；宇凡學長、企鵝學姊、旻邑學姊在我的論文研.

(3) 究執行階段，也二話不說地提供幫忙和意見；協助填寫問卷和接受訪談的諸位檔案管理人員，更是這份論文得以順利完成的最大功臣，感謝你們的慷慨！親愛的同學們，雖然你們都早一步畢業了，但我們一起渡過的時光、一同品嘗的苦與樂，一塊分享的笑鬧，好像是一首才剛剛彈奏起，還沒有結束的樂章，節奏緊繃的研究所生涯中，有妳們相依相伴，令人快慰。碩一上學期來到圖檔所的大陸交換學生星星，總是帶著和煦春風般的笑容，我們在南臺灣遊玩的記憶也是最美好的回憶；碩二下學期擔任班代期間，幸虧有范敏、拉麵、萱阿姨、吳阿格和珮君小朋友等諸位幫手的義氣相挺，圓滿地舉辦畢業團拍、謝師宴等大大小小的班級事務，謝謝超讚的妳們，讓大家歡歡喜喜地迎來畢業慶典；一直以來互. 治政相漏氣求進步的球媽，妳的毅力和專業精神是最好的學習榜樣大；系出同門的施妹，立是我心中的最佳拍檔，無論執行研究計畫、課業分組或生活上芝麻綠豆的小事， ‧ 國. 學. 從互助合作、同舟共濟到抵足而眠，這份革命情感殊為難得。寫論文的最後這學. ‧. 期，與可親可愛的阿汁並肩奮鬥，一同抱著論文在政大百年樓跨了兩次年，在感. sit. y. Nat. 到困惑迷惘時，互相扶攜與勉勵，也一起忙裡偷閒找樂趣，終於，我們一起完成. io. er. 了論文、順利通過口試，歡欣鼓舞準備迎接我們兩人的畢業！還有宜慧、饅頭、良母、心儀和謝綸，好同學們，有妳們真好，願大家畢業都幸福！. al. n. iv n C 最後是我最最親愛的家人，老爸義無反顧地支撐家庭，老媽一手打理全家生 hengchi U. 活起居，讓我在工作或學業方面得以聽憑己心盡情發揮，老姊在我感到挫敗時，無私地照顧我、給我精神奧援和寬慰，也謝謝老爸和老姊無數次的溫馨接送情；還有弟弟、弟妹為我們家帶來的寶貝蛋─可愛的小虎兒，為忙碌的生活帶來無限的驚喜和歡笑。小虎兒，現在姑姑畢業囉，可以天天回家陪你呀呀學語囉！紙短情長，想要感謝的人、事、物，在心頭歷數不完，過去的美好足資回味，也但願未來有更多的歡欣喜悅等著我們去品味，祝福所有我關心的人和關心我的人，與民國一起邁入第 101 年的萬象更新！秋瑾謹誌於政大百年樓中華民國 101 年 1 月.

(4) 摘要隨著現代資訊科技與資訊社會的發展，檔案管理業務亦相應產生變革，為了因應檔案管理業務之進展，加強檔案管理人員的專業能力，並促進專業持續發展，檔案管理繼續教育有其必要性。. 本研究透過文獻探討，瞭解國內、外檔案管理繼續教育實施管道和課程內容，再藉由問卷，調查曾經參加檔案管理訓練課程的檔案管理人員，對於繼續教育的滿意度和未來需求，最後以深度訪談法，蒐集國內培訓單位與參訓檔案管理人員. 政治大. 對繼續教育訓練資源的意見，以探討國內檔案管理繼續教育之發展。. 立. ‧ 國. 學. 本研究主要提出以下結論：(一)國內、外檔案主管機關強調實務訓練，專業學會或培訓機構則提供廣泛專業學理和實務知能，支援檔案管理人員發展專業。. ‧. (二)參訓檔案管理人員對於參加繼續教育的整體經驗感到滿意，並肯定繼續教育. sit. y. Nat. 有助於提升專業知能及促進社群交流；(三)檔管人員期許培訓單位提供具有進階. n. al. er. io. 性、新穎性，且能應用於實務工作的繼續教育。(四)檔案管理人員呼籲主管機關. i Un. v. 推動專業人員認證制度，強化檔案管理人員專業地位。(五)國內培訓單位應從課. Ch. engchi. 程內容、進修管道及遠距教學等面向，發展檔案管理繼續教育訓練資源。. 根據研究結果，本研究對國內培訓單位提出六項建議：(一)維持基礎與進階兩層次的核心課程，另增設專題性課程。(二)提供課程大綱與介紹，安排豐富多樣性的教學內容。(三)增加大臺北地區以外的繼續教育進修管道。(四)開設檔案管理學分班或在職進修專班。(五)建立檔管人員社群交流平台。(六)檔案主管機關加強檔案知識的橫向宣導，並推動檔案管理人員專業資格認證。關鍵字：檔案管理人員、繼續教育、訓練資源、滿意度、訓練需求.

(5) Abstract With the development of modern information technology and information society, archives management work also consequential changes, in order to enhance professional competence of archivists, and to promote professional development, archives management continuing education is necessary.. This study explored the way of the domestic and foreign authorities and professional institutions offering archives management continuing education and their. 政治大. training courses, and then surveyed the continuing education satisfaction and needs of. 立. archivists. Besides, the study also interviewed with domestic training institutions and. ‧ 國. 學. archivists who have lots of training experience. Finally, the study discussed on the development of domestic archives management continuing education.. ‧. Nat. sit. y. The study made the following conclusions: (1) Domestic and foreign archives. n. al. er. io. authorities stressed practical training, professional societies or professional training. i Un. v. institutions provides extensive theoretical and practical knowledge to support the. Ch. engchi. professional development of archivists. (2) Archivists are satisfied with the overall experience of participating in archives continuing education courses. Most participants agreed that continuing education help to improve professional abilities and knowledge, and to promote the knowledge exchange among archivists. (3) Archivists need advanced courses, or courses about practice and new archival issues. (4) Archivists expect the archives authorities to promote the professional certification, strengthening the professional status of archivists. (5) To develop our continuing education resources by improving the course content, increasing training opportunities, and offering distance learning or E-learning..

(6) According to the conclusions of the research, there are six suggestions as follows: (1) In addition to original basic and advanced courses, Training institutions may offer additional courses about specific subject. (2) Training institutions should provide the course outline and course introduction, and arrange a rich diversity of course content. (3) To increase the opportunities of attending archives continuing education for archivists who come outside Taipei area. (4)To offer credit classes or in-service continuing education classes. (5) To establish knowledge exchange platform for archivist community. (6) The archives authority should enhance the archival knowledge to the whole government agency, and promote the professional certification.. 立. 政治大. ‧ 國. 學. Keywords: archivists；continuing education；training resources；satisfaction survey； training needs. ‧. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i Un. v.

(7) 目次目次 .................................................... I 圖目次 ................................................ III 表目次 ................................................ III 第一章緒論 ............................................. 1 第一節研究動機 ..................................................... 1. 政治大. 第二節研究目的 ..................................................... 3 第三節研究問題 ..................................................... 4. 立. 第四節名詞解釋 ..................................................... 4. ‧ 國. 學. 第二章文獻探討 ......................................... 7. ‧. 第一節檔案管理人員專業能力 ......................................... 8 第二節國外檔案管理繼續教育之概況 .................................. 16. sit. y. Nat. 第三節國內檔案管理繼續教育發展現況 ................................ 50. io. er. 第四節小結........................................................ 66. 第三章研究方法與步驟................................... 85. al. n. iv n C 第一節研究架構 .................................................... 85 hengchi U 第二節研究方法 .................................................... 87 第三節研究對象與工具 .............................................. 88 第四節研究研究範圍與限制 .......................................... 94 第五節研究實施步驟 ................................................ 95 第六節資料處理與分析 .............................................. 98. 第四章研究結果與分析.................................. 101 第一節繼續教育滿意度與需求問卷調查結果分析........................... 101 第二節繼續教育培訓單位深度訪談結果分析 ........................... 121 第三節參訓檔案管理人員深度訪談結果分析 ........................... 130 第四節綜合討論 ................................................... 151 I.

(8) 第五章結論與建議 ..................................... 159 第一節結論....................................................... 159 第二節建議....................................................... 166 第三節後續研究建議 ............................................... 170. 參考書目 .............................................. 173 附錄 .................................................. 185 附錄一：檔案管理人員繼續教育滿意度與需求問卷調查 .................. 185 附錄二：檔案管理繼續教育培訓單位深度訪談問題綱要 .................. 192 附錄三：參訓檔案管理人員深度訪談問題綱要 .......................... 200. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. II. i Un. v.

(9) 圖目次圖 2- 2- 1 NARA 文件管理訓練學習中心網站首頁 ............................................................ 17 圖 3- 1- 1 研究架構圖 ........................................................................................................... 86 圖 3- 3- 1 問卷設計結構圖 ................................................................................................... 90 圖 3- 5- 1 研究流程圖 ........................................................................................................... 97. 表目次. 政治大. 表 2- 2- 1 NARA 聯邦政府文件管理「六大知識領域」訓練課程 .................................... 18 表 2- 2- 2 NARA 聯邦政府文件管理訓練學習中心非認證課程 ........................................ 19. 立. 表 2- 2- 3 2007-2011 年 RACO 研討會主題......................................................................... 24. ‧ 國. 學. 表 2- 2- 4 2007-2011 年 SAA 年會主題 ................................................................................ 27 表 2- 2- 5 SAA「檔案繼續教育指南」定義的 8 個檔案管理知識領域............................. 29. ‧. 表 2- 2- 6 SAA 專業繼續教育實體工作坊課程表 ............................................................... 32 表 2- 2- 7 SAA 專業繼續教育網路研習課程表 ................................................................... 35. Nat. sit. y. 表 2- 2- 8 英國國家檔案館文件與資訊管理訓練課程 ....................................................... 37. io. er. 表 2- 2- 9 澳洲國家檔案館文件管理訓練活動 ................................................................... 41 表 2- 2- 10 中國大陸檔案專業技術人員繼續教育科目...................................................... 45. n. al. i Un. v. 表 2- 2- 11 中國大陸國家檔案局檔案幹部教育中心歷年培訓班別 .................................. 46. Ch. engchi. 表 2- 2- 12 中國檔案學會「檔案教育網」線上數位學習課程表...................................... 47 表 2- 3- 1 檔案管理局自辦之單項檔案專業培訓課程 ....................................................... 52 表 2- 3- 2 檔案管理局 100 年度委託公務人力發展中心、行政院人事行政局地方行政研習中心開辦之檔案管理研習班 ........................................................................... 52 表 2- 3- 3 「檔案教育學習館」民國 100 年度線上數位課程............................................ 53 表 2- 3- 4 檔案管理局「檔案管理實務研習混成學習專班」課程.................................... 54 表 2- 3- 5 檔案管理局「年度機關檔案管理人員基礎實務訓練教材」............................ 54 表 2- 3- 6 電子檔案教育訓練課程 ....................................................................................... 54 表 2- 3- 7 中華檔案暨資訊微縮管理學會「現代檔案管理講習班」................................ 55 表 2- 3- 8 中華檔案暨資訊微縮管理學會「檔案管理專業班」........................................ 56 表 2- 3- 9 中華檔案暨資訊微縮管理學會「檔案管理高級研究班」................................ 57 表 2- 3- 10 中華檔案暨資訊微縮管理學會「檔案修裱基礎班」...................................... 58 III.

(10) 表 2- 3- 11 中華檔案暨資訊微縮管理學會「檔案修裱進階班」 ...................................... 58 表 2- 3- 12 中華檔案暨資訊微縮管理學會「檔案修裱高級班」...................................... 59 表 2- 3- 13 中華檔案暨資訊微縮管理學會「檔案管理系列講座：檔案史料維護與保存」 ................................................................................................................................................. 59 表 2- 3- 14 政大公企中心「檔案管理基礎班」 ................................................................. 61 表 2- 3- 15 政大公企中心「檔案管理進階班」 ................................................................. 62 表 2- 3- 16 97 年檔案描述人才培訓計畫 ............................................................................. 62 表 2- 3- 17 政大公企中心新規劃檔案管理訓練課程表....................................................... 63 表 2- 3- 18 臺大總務處文書組檔案相關研訓活動 ............................................................. 65 表 2- 3- 19 政大圖檔所歷年辦理檔案相關研討會主題...................................................... 65 表 2- 4- 1 國內、外檔案主管機關繼續教育比較表 ........................................................... 66 表 2- 4- 2 國內、外檔案專業學會繼續教育比較表 ........................................................... 67. 政治大. 表 3- 3- 1 深度訪談對象背景分析一覽表 ........................................................................... 93. 立. 表 4- 1- 1 有效樣本基本資料描述分析摘要表 .................................................................. 104. ‧ 國. 學. 表 4- 1- 2 專業教育背景統計表 .......................................................................................... 105 表 4- 1- 3 檔案管理業務內容統計表 .................................................................................. 106 表 4- 1- 4 問卷填答者主要負責業務其他選項說明分類表............................................... 106. ‧. 表 4- 1- 5 近三年參訓經驗統計表 ...................................................................................... 108. y. Nat. 表 4- 1- 6 繼續教育訊息管道統計表 .................................................................................. 109. io. sit. 表 4- 1- 7 參加繼續教育之原因統計表 ............................................................................... 110. er. 表 4- 1- 8 檔案管理繼續教育滿意度分析表 ....................................................................... 112. al. n. iv n C 表 4- 1- 10 檔案管理繼續教育課程主題需求強度表.......................................................... 115 hengchi U 表 4- 1- 9 檔案管理繼續教育課程主題需求分析表 ........................................................... 114. 表 4- 1- 11 其他課程主題需求開放題答意見彙整表 .......................................................... 116 表 4- 1- 12 開設期程、上課時段、授課方式需求統計表.................................................. 118 表 4- 1- 13 繼續教育訓練類型需求統計表 ......................................................................... 118 表 4- 1- 14 未來參加繼續教育考量因素統計表 ................................................................. 119 表 4- 1- 15 參訓檔管人員對整體繼續教育之意見彙整表................................................. 120. IV.

(11) 第一章緒論第一節研究動機檔案之保存賡續人類知識的傳承，然而檔案採閉架式管理，因此，檔案管理人員是檔案和使用者之間的重要橋樑。檔案管理非等同於一般行政管理作業，舉凡館藏發展、檔案鑑定與清理、庫房管理、檔案編排與描述、使用者服務、加值應用、推廣行銷、機密檔案管理等業務，皆需檔案管理人員運用其智識和專業技能。. 政治大. 立. 由於資訊科技與資訊社會的發展，人們對於檔案資訊的需求日益增加，使得. ‧ 國. 學. 檔案管理的重要性相對提升，檔案管理的業務亦相應產生變革；網際網路與數位化的趨勢，亦使檔案管理人員面臨電子文件管理、檔案資訊化、檔案館數位化、. ‧. 檔案資源共享等課題。傳統培育檔案管理人才的一次性教育，已經無法滿足檔案. y. Nat. io. sit. 管理人員因應快速變革的資訊社會所需之專業能力，特別是在強調終生學習與資. n. al. er. 訊素養的資訊時代中，檔案管理人員身為檔案資訊與檔案知識的管理者，除了具. Ch. i Un. v. 備檔案管理的基礎知識和技能外，更應進一步加強其服務能力、公關能力、學習. engchi. 能力及創新能力等（註 1）；加以檔案的載體多樣化、檔案的內容日益複雜，如何妥善管理檔案資訊、萃取檔案的內涵知識，並結合資訊科技以提升更便捷、更優質的檔案應用與推廣服務，有賴於檔案管理人員不斷地學習專業領域的新議題和新知識，精進其專業知識和技能，並充分結合檔案管理的專業學理知識和實務經驗，俾利專業工作的推展。. 我國檔案法自民國 91 年 1 月 1 日起施行，至今已十年，是政府各級機關檔案管理業務的正式法源規範，促使政府機關檔案管理業務步上軌道。因應檔案法實施後的政府機關檔案管理業務需求，檔案法第四條規定：「各機關管理檔案， 1.

(12) 應設置或指定專責單位或人員，並編列年度計畫及預算。」因此，在政府各機關內部形成檔案管理部門與負責各種檔案管理業務之人員。由於國內並無專門的檔案管理大學科系，唯政治大學圖書資訊與檔案學研究所設有檔案學組，培育檔案領域的研究生，每年僅招收三至四位學生，由檔案專業系所培育之專才有限。為了維護政府檔案資訊的使用性，並加強政府檔案資訊應用服務，政府機關中許多負責檔案管理業務之人員，需藉由檔案主管機關、專業學會或相關訓練機構開辦之各種檔案管理研習課程，學習檔案管理專業知識和技能。. 如前述，政府機關檔案管理人員不僅需要養成檔案管理基礎知識，也需要在. 政治大. 資訊時代中持續學習、持續精進檔案管理的專業知能。繼續教育是檔案管理人員. 立. 專業成長的重要管道，可協助檔案管理人員更新專業知識、學習新科技、探討專. ‧ 國. 學. 業領域的新議題和發展趨勢。繼續教育包括有形的「專業知識技能訓練」與無形的「專業精神培養」，目的在於塑造一個「兼具專業知識、通識能力、前瞻眼光. ‧. 以及道德胸襟」的從業人員（註 2），是專業養成教育之延續。然而，國內提供. y. Nat. io. sit. 檔案管理訓練之單位，無論是檔案主管機關、學術機構或專業學會等，並未形成. n. al. er. 整合相關訓練資源之默契，較難促成系統化的檔案管理繼續教育；另一方面，國. Ch. i Un. v. 內亦未有相關研究探討檔案管理訓練之實施成效，或檔案管理人員對於繼續教育. engchi. 之需求等議題。因此，本研究欲先透過文獻探討，瞭解國內、外檔案管理繼續教育實施管道和課程內容，繼而以曾經參加檔案管理訓練課程的檔管人員為對象，調查、分析參訓檔管人員的專業背景，以及其參與檔案管理繼續教育之經驗、滿意度與未來需求，並參考國外檔案管理繼續教育實施做法與國際趨勢，綜合考量國內檔案管理繼續教育訓練資源之發展與需求，提出規劃檔案管理繼續教育之建議。. 2.

(13) 第二節研究目的本研究欲探討檔案管理繼續教育之規劃與發展，以及曾經參加檔案管理訓練的檔管人員，對於繼續教育之滿意度和未來需求。首先藉由文獻探討，瞭解國外重要檔案主管機關與專業團體在繼續教育上之作為，以及國內檔案管理繼續教育之管道和課程內容；繼而透過問卷，調查曾經參加檔案管理訓練課程之檔管人員，對於專業繼續教育的滿意度和未來需求；再進一步針對國內檔案主管機關、專業學會等培訓單位，以及具有豐富參訓經驗的檔管人員，分別進行深度訪談，蒐集培訓單位發展檔案管理繼續教育的規劃，以及參訓檔管人員對專業繼續教育之意. 治政見。最後綜合文獻探討、問卷與訪談資料分析之結果，對國內檔案管理繼續教育大立之規劃與發展，提出建議，提供相關培訓機構參考。本研究之主要研究目的可具 ‧ 國. 學. 體歸納為下列四點：. ‧. 一、分析國內、外檔案主管機關與重要專業團體實施檔案管理繼續教育的管道和. n. al. er. io. sit. y. Nat. 課程內容。. i Un. v. 二、瞭解國內檔案主管機關、專業學會對於檔案管理人員專業能力及檔案管理繼續教育訓練資源之看法。. Ch. engchi. 三、探討國內檔案管理人員參加檔案管理繼續教育的經驗、滿意程度和未來需求。. 四、參考國外檔案管理繼續教育之做法，並分析國內檔案管理繼續教育之現況和需求，對於國內檔案管理繼續教育未來發展與規劃，提出建議。. 3.

(14) 第三節研究問題基於上述研究動機與目的，本研究欲探討之研究問題有下列幾項：. 一、國內、外檔案主管機關與重要專業團體實施檔案管理繼續教育的管道和課程內容為何？. 二、國內檔案主管機關、專業學會對於檔案管理人員專業能力，以及建構檔案管理繼續教育訓練資源的看法為何？. 治政三、國內曾經參加檔案管理訓練課程的檔案管理人員，對於繼續教育的滿意程度大立如何？未來的需求為何？ ‧ 國. 學. 四、國內檔案管理繼續教育訓練資源的發展性為何？. n. sit. er. io. al. 一、檔案管理人員(Archivist). y. ‧. Nat. 第四節名詞解釋 Ch. engchi. i Un. v. 指專門從事檔案管理和檔案館管理工作的人員。（註 3）美國檔案人員學會（Society of American Archivists, SAA）所出版的《A Glossary of Archival and Records Terminology》中，將檔案管理人員定義為：「檔案機構中負責以下活動的人員：包含鑑定、徵集、編排、描述、維護，及提供取用具有持續性價值的文件，並根據來源原則、原始順序原則，保護資料的真實性和產生脈絡。」（註 4）本研究所稱「檔案管理人員」，係指在我國政府機關中，從事上述各項檔案管理活動之人員。. 4.

(15) 二、繼續教育（Continuing Education）. 係指成人離開正規學校後所繼續追求的教育，「繼續教育」一詞強調教育活動的「繼續性」，即指在全時正規教育之後，個人再行參與的教育活動，尤其用以指大學或專業組織所提供的進修教育活動。（註 5）. 三、專業繼續教育（Continuing Professional Education）. 專業人員因從事專業工作之所需，在接受專業領域的基礎知識和理論後，以其專業能力為顧客服務，並藉由專業繼續教育保持專業知能的新穎性、提升專業. 治政服務之績效。（註 6）因此，專業繼續教育的性質係屬以實用為導向的職業進修大立教育，其對象是指在職的專業人員，或甫自正規高等教育機構畢業的待業青年， ‧ 國. 學. 其內容是專業行業的專門知識與技能，其範疇小於繼續教育。（註 7）本研究所. ‧. 稱「專業繼續教育」，係指以提升檔案管理人員專業知能為目的之教育訓練活動。. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 5. i Un. v.

(16) 本章註釋註 1：冉小華，「檔案管理人員能力及培養」，四川檔案 2010 卷 3 期（2010 年 6 月）：頁 56。. 註 2：顧力仁，「繼續教育－追求共同的成長與進步」，中國圖書館學會會訊 1 卷 3 期（民 82 年 6 月）：頁 1。. 註 3 ： International Council on Archives, Dictionary of Archival Terminology.. 政治大. http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/engterm.html（Retrieved April 20,. 立. 2011）.. ‧ 國. 學. 註 4：R. Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology of. American. Archivists,. ‧. （ Chicago ： Societ y. 2005 ） .. sit. y. Nat. http://www2.archivists.org/glossary/terms/a/archivist （ Retrieved. io. n. al. er. April 20, 2011）.. i Un. v. 註 5 ：教育大辭典（ 2000 ）， ” 繼續教育 ” ，辭書資訊網，. Ch. engchi. http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary（檢索於 2011 年 4 月 20 日）. 註 6：郭麗玲，「繼續專業教育的方案規劃」，教學科技與媒體 41 期（1998 年 10 月）：頁 43。. 註 7：王政彥，「我國專業繼續教育的再出發」，成人教育 28 期（1995 年 11 月）：頁 33。. 6.

(17) 第二章文獻探討「職前養成教育」和「在職繼續教育」是從事專業工作的重要條件，前者是進入專業工作職場的敲門磚，後者是維持專業人員競爭力的泉源，特別是進入專業工作領域後的專業繼續教育，可協助專業核心知識與技能的持續更新，是提升專業人員生產力、競爭力，及專業服務品質之關鍵。就專業人員的立場而言，其接受專業繼續教育的原因，包含：專業服務所需知能變化太快、專業所服務的顧客需求不斷改變、學校職前教育內容與職場實務工作間存有鴻溝、專業知能的轉移困難（專業人員所學到的理論知識未能有效活用於實務）、為了提升專業道德. 治政等因素。（註 1）另一方面就專業繼續教育的積極性目的來說，專業繼續教育具大立有促進專業成長、協助專業人員適應社會變遷、加速專業人員職業晉升、激勵專 ‧ 國. 學. 業人員自我超越、促成機構發展為學習型組織，及以提升人力素質等功能，更進. ‧. 一步可以形塑專業文化。（註 2）因此，對一份專業工作與其從業人員而言，實. io. sit. y. Nat. 施專業繼續教育並推動專業繼續教育的發展，有其重要性和必要性。. n. al. er. 本章文獻探討的主軸，論述國內、外檔案管理繼續教育發展現況，做為進一. Ch. i Un. v. 步分析我國檔案管理繼續教育之適切性，並提出未來發展建議的文獻基礎。因專. engchi. 業繼續教育的內涵，必須根基於該專業所需的知識和技能，故在探討檔案管理繼續教育之前，本章第一節首先初步回顧探討當前檔案管理人員專業能力之相關文獻；第二節說明國外檔案管理繼續教育之概況，主要以美國、英國、澳洲、中國大陸等重視推動檔案管理繼續教育者為分析對象；第三節蒐集國內檔案管理繼續教育發展現況，包含檔案管理局、中華檔案暨資訊微縮管理學會、國立政治大學公共行政及企業管理教育中心，及其他相關單位所辦理的培訓課程；最後第四節小結，綜述國內、外檔案管理繼續教育之異同。. 7.

(18) 第一節檔案管理人員專業能力由於資訊科技與資訊社會的發展，人們對於檔案資訊的需求日益增加，而檔案內容資訊與載體多樣化，以及網際網路與數位化的趨勢，亦使檔案管理業務相應產生變革。檔案管理人員面臨電子文件管理、檔案資訊化、檔案館數位化、檔案資源全球化、檔案資源共享等新課題時，有賴於發展檔案管理繼續教育，做為提升檔管人員專業能力之後盾，這一方面凸顯了檔案管理繼續教育的必要性，另一方面也促使檔案學界省思檔案管理的專業內涵與專業人員所需具備的專業知能。. 立. 政治大. 其中，為檔案管理人員界定專業知能者，以美國檔案管理人員資格認證學會. ‧ 國. 學. （Academy of Certified Archivists, ACA）的「專業檔案管理人員角色描述」（The Role Delineation Statement for Professional Archivists）最為著稱。ACA 為了設計. ‧. 專業檔管人員的資格認證考試制度，並界定其範疇，因而制定這份專業檔管人員. y. Nat. io. sit. 角色描述文件。2002 年 6 月，ACA 組成專責小組，由檔案管理人員和檔案教育. n. al. er. 家等專業人員共同著手討論、編訂這份角色描述文件的內容；這份文件在 2004. Ch. i Un. v. 年 8 月正式成為 ACA 專業檔案管理人員資格認證考試的內容基礎。另外，自 2008. engchi. 年 3 月起，ACA 決定每隔 5 年需重新檢討這份角色描述文件，以確保它的有效性，且於 2009 年即重新予以修訂。（註 3）. ACA 的「專業檔案管理人員角色描述」有系統地描述專業檔管人員應有的專業責任，以及履行其專業責任和實務工作所必須具備的知識與技能（knowledge and skill）。這份角色描述不僅是 ACA 專業檔管人員資格認證考試的基礎，也同時可以作為檔案管理人員持續發展專業能力之指標。這份角色描述文件以條列的方式描述專業檔案管理人員應具備的知能，在正文的部分首先陳述檔案管理所需的一般性知識，接著將檔案管理專業知能分為七大核心領域，逐一敘述每個領域 8.

(19) 的任務職責（task），以及其所需的相關知識和技能。茲將 ACA「專業檔案管理人員角色描述」的內容重點分述如下：（註 4）. 壹、檔案管理一般性知識陳述（general knowledge statements）. 檔案管理人員應有所認知，且能發揮、運用的一般性知識共有 13 項，從編號 K-1 到 K-13，分別是：. K-1：社會、文化、經濟、政治與技術之發展，對檔案資源和檔案管理特性之影. 政治大 K-2：檔案管理相關概念、術語、原則、方法之起源、發展和定義。立響。. ‧ 國. 學. K-3：檔案機構與檔案管理方案在社會上的發展。. K-4：組織的檔案、個人的文件和手稿等，在管理上的異同處。. ‧. K-5：檔案資料的實體特徵和技術特性，以及這些特性如何影響對它們的鑑定、. sit. y. Nat. 徵集、保存與使用。. n. al. er. io. K-6：適合檔案資料所有媒體形式的檔案管理理論、方法論和常規。. i Un. v. K-7：檔案管理工作的專業標準和規範，以及其原理與含意。. Ch. engchi. K-8：文件生命週期（life cycle of records）與連續性（continuum）之概念。 K-9：檔案管理專業的政策和規範，以及機構如何運用這些政策和規範。 K-10：「選擇、鑑定與徵集」、「編排與描述」、「參考服務與取用」、「保存與維護」、「推廣與行銷」等各項檔案管理核心工作之間的關係，以及它們如何影響檔案資源之管理。 K-11：檔案管理機構之環境與其檔案管理方案。 K-12：檔案管理與歷史學、圖書資訊學、文件管理、博物館學、史蹟保存、歷史編纂、口述歷史等相關專業領域和學科之理論、方法論、規範，有何關聯、差異及借鑑之處。 9.

(20) K-13：不斷發展的電子技術和其他技術，對檔案管理理論、方法論與常規有何影響和作用。. 貳、核心知能 1：選擇、鑑定與徵集（selection, appraisal and acquisition）. 檔案管理人員在選擇、鑑定與徵集工作上的專業任務職責，包含：運用知識辨識各種主題的、個人的、組織的，或其他適合採集的檔案資料來源；建立、維護並保存與檔案產生者或潛在捐贈者之間的通訊紀錄；辨識和評估檔案資料的特色，以進行徵集決策；鑑定檔案資料的長期保存價值；根據檔案保管期限表、捐. 政治大. 贈契約、購買合約、寄存協議等具有法律效力之文件，執行檔案清理決策；促進. 立. 檔案徵集與清理的合作策略。. ‧ 國. 學. 履行上述任務職責所需具備的專業知能有 15 項，包含：認知檔案典藏機構. ‧. 之任務和館藏，與選擇、鑑定、徵集工作之間的關聯性；發掘值得徵集的潛在檔. sit. y. Nat. 案之能力；認知各種文件保存系統的演變和特色；運用檔案鑑定技術和保存期限. n. al. er. io. 表的能力；認知制定檔案館藏發展政策或徵集政策所需考量的因素；具備良好的. i Un. v. 溝通與協商技巧，以便於與檔案產生者聯繫；認知與檔案徵集工作有關的法規、. Ch. engchi. 準則、程序和倫理守則；判斷檔案之證據、資訊、行政、法律、財務或潛在價值的能力；判斷檔案在過去、當前和未來潛在的使用性之能力；檔案清查、定期保管、鑑定和清理的技能；檔案選擇、抽樣、重新鑑定或其他檢討館藏方式之技能；認知註銷館藏的方法；瞭解科技進展對檔案清查、定期保管、鑑定和清理工作之影響；瞭解檔案選擇與鑑定的方法，包括文件策略和功能分析；判斷檔案的真實性、可靠性、可用性、完整性、獨特性，以及形式、數量等特性之能力。. 10.

(21) 參、核心知能 2：編排與描述（arrangement and description）. 檔案管理人員在編排與描述工作上的專業任務職責，包含：分析檔案資料原有的編排與描述方式，據以判斷是否有必要另外進行編排和描述；設計檔案編排計劃，以改善原有編排架構或建立新的編排架構；設計檔案描述計畫，以辨識和詮釋檔案的結構、脈絡與內容，並促進檔案的取用。. 履行上述任務職責所需具備的專業知能有 9 項，包含：認知來源原則與原始順序原則；瞭解各種檔案媒體形式的歷史，與其保存系統；瞭解編排與描述的決. 政治大. 策對檔案檢索和取用之影響性；瞭解檔案編排的控制層級概念；瞭解檔案實體控. 立. 制和智能控制之間的關聯性；瞭解科技進展對於檔案編排與描述政策、規範和方. ‧ 國. 學. 法之影響；瞭解檔案檢索工具所呈現的描述層級、類型和內容；判斷檔案描述標準的適用性之能力；瞭解檔案描述工作始於檔案產生之際或檔案產生之前，並且. ‧. 持續進行於整個檔案資料的生命週期。. sit. y. Nat. n. al. er. io. 肆、核心知能 3：參考服務與取用（reference services and access）. Ch. engchi. i Un. v. 檔案管理人員在檔案參考服務與取用工作上的專業任務職責，包含：判斷使用者的資訊需求，並持續關注最新的檔案研究趨勢；根據檔案典藏機構的任務、館藏特性、法規、倫理規範，以及適當的技術，針對各種使用者群的資訊需求，制定服務政策與處理程序；適當地回應使用者的需求，包括提供檔案資訊、館藏取用、複製、轉介，以及說明拒絕使用者要求之理由；建立、維護並定期檢視使用者的參考諮詢紀錄，做為自我評估參考服務品質，與未來規劃參考服務之基礎。. 履行上述任務職責所需具備的專業知能有 7 項，包含：瞭解有關檔案使用者 11.

(22) 服務的議題，包括檔案取用、參考服務與檔案複製的政策和處理程序；瞭解與著作權、資訊自由、隱私權、機密性、安全性及公平取用等議題相關的法規和倫理守則；瞭解使用者群對檔案的興趣與研究趨勢；瞭解不同的檔案形式、媒體，及使用者的需求，以制定參考服務策略；瞭解檔案典藏機構的館藏主題範圍，以及與其他典藏機構館藏資料之間的關係；制定檔案參考服務政策及處理程序之能力；針對使用者經常提出的問題或要求，訂定有效的處理工具。. 伍、核心知能 4：維護與保護（preservation and protection）. 政治大. 檔案管理人員在檔案維護與保護工作上的專業任務職責，包含：分析檔案實. 立. 體的狀況，以採取適當的保存措施，並決定優先處理順序；制定並實施適當的保. ‧ 國. 學. 存與維護政策；決定檔案長期保存的最佳措施，如採用合適的容器和排架方式，並進行保存環境之控制；確保檔案的安全，避免檔案損壞、竊盜或其他形式之損. ‧. 失；準備適當的災害應變措施和程序。. sit. y. Nat. n. al. er. io. 履行上述任務職責所需具備的專業知能有 6 項，包含：認識檔案媒體的性質. i Un. v. 與現有的保存技術；瞭解各種檔案媒體形式劣化或損壞的原因及後果；瞭解環境. Ch. engchi. 監控、災害應變計劃、庫房內控管理、資料轉置與移轉、外部廠商服務等各種檔案保存管理與保存計畫之要素；瞭解檔案的安全管理與風險評估；具有判斷的能力，以決定保存檔案原有媒體形式，或以不同媒體形式的複製品取代原件；瞭解保存措施的適用範圍，以及不同檔案媒體形式所適合的保存措施。. 陸、核心知能 5：推廣與行銷（outreach, advocacy and promotion）. 檔案管理人員在檔案推廣與行銷工作上的專業任務職責，包含：透過公共教育推廣檔案應用；促使典藏機構資源分配者、檔案來源單位、潛在捐贈者、學者 12.

(23) 專家、內外部利害關係人、上級機構等了解檔案的保存、管理計畫，以尋求支援；利用檔案規劃展覽、研討會、出版品及其他檔案編纂計畫；規劃並實施檔案館及館藏的宣傳行銷活動。. 履行上述任務職責所需具備的專業知能有 5 項，包含：瞭解檔案的多元應用及其益處，並有傳達潛在使用者知曉的能力；瞭解如何促進公眾認識檔案管理工作和計畫；瞭解如何以最有效率和效益的方法呈現檔案資料或檔案的內含資訊；有能力向典藏機構資源分配者說明支援檔案管理計畫之益處；瞭解如何與母機構其他部門或單位合作，以加強檔案管理工作。. 立. 政治大. 柒、核心知能 6：檔案管理計劃（managing archival programs）. ‧ 國. 學. 檔案管理人員對於檔案管理計畫，有以下專業任務職責：發展檔案管理計畫. ‧. 之策略願景，並因應環境或資源的轉變而彈性調整策略；評估人力需求、招聘合. sit. y. Nat. 適人才、培訓人才、支援員工持續發展專業等人力資源管理，並確保員工履行檔. n. al. er. io. 案管任務宗旨；充分參與預算擬訂過程，並評估財務狀況；評估檔案管理所需之. i Un. v. 軟、硬體設備，並予以準備；為了促進檔案管理計畫的所有活動，訂定相關政策、. Ch. engchi. 準則和程序；以適當的技術執行檔案管理計畫。. 履行上述任務職責所需具備的專業知能有 11 項，包含：瞭解規劃模式與評估工具，以及如何運用於檔案管理計劃；瞭解機構的體制、文化、價值觀，以及檔案管理計劃對機構的重要性；瞭解妥善執行檔案管理計劃的基本原則和程序；認識檔案的學校教育、繼續教育之標準，以及其他檔案專業發展管道與專業認證計劃；檔案管理計劃的財務規劃技巧；瞭解影響檔案管理計劃的法制條件；檔案管理計劃所需的空間與資源管理技巧；瞭解科技與資訊系統在檔案管理計劃上的應用和影響；瞭解評估檔案功用的方法論，以規劃檔案管理計劃；瞭解如何取得 13.

(24) 專業的、技術的諮詢建議，以及其他可提供協助之資源；認識檔案管理計劃所需的內、外部資金來源。. 捌、核心知能 7：專業倫理與法律責任（professional, ethical, and legal responsibilities）. 檔案管理人員對於專業、倫理守則和法律責任，有以下任務職責：閱讀專業文獻、參加研討會與繼續教育活動，以保持對檔案管理的歷史、理論和實務之瞭解；進行研究、出版、公開演講，及參加專業組織，為檔案管理專業之發展貢獻. 治政心力；尊重與檔案有關的一切法規和管理規章；遵守專業規範。大立 ‧ 國. 學. 履行上述任務職責所需具備的專業知能有 9 項，包含：認識與檔案有關的組織，從國際的、國家的、區域的到當地的；學習檔案管理的歷史、理論、方法論. ‧. 及實務面等相關研究和文獻；瞭解社會、文化、經濟、政治與法律環境對檔案管. y. Nat. io. sit. 理人員的職責有何影響；瞭解檔案借閱、寄存、交換、贈送等方面相關的法規、. n. al. er. 倫理與稅務考量；瞭解參考服務、檔案應用等方面相關的法規和倫理考量，例如. Ch. i Un. v. 著作權、資訊自由、隱私權、機密性、安全性，以及取用公平性等；瞭解使用檔. engchi. 案做為法律呈堂證供的規範或準則；瞭解公文書（public records）的定義範疇，以及與其保存、取用、完整性、形式、清理相關的法規；瞭解私文書（personal papers）的定義範疇，以及與其相關的管理法規、契約責任、倫理考量；認識檔案與資訊的專業倫理規範和準則。. ACA 為專業檔案管理人員量身訂造的這份角色描述文件，根據檔案管理的專業職責，較全面地、有系統地說明檔管人員應具備的專業知識與能力，足供做為檔案管理專業發展的參考指標。. 14.

(25) 除了 ACA「專業檔案管理人員角色描述」所定義的專業知能外，大陸學者也針對檔案管理人員的能力培養，提出探討。冉小華提出檔案管理人員應具備服務能力、公關能力、學習能力和創新能力。在服務方面重視使用者的需求與使用者的反饋，以提升服務品質；在處理公共關係方面，檔管人員要能宣傳、推廣檔案館及檔案應用；在學習方面，強調要做一個學習型的檔管人員，持續學習專業知識，並兼顧理論、實務和新技術，以應用於檔案管理工作；在創新能力方面，則要具備創新服務、創新檔案推廣、創新檔案管理工作並發展特色檔案館等能力。（註 5）朱玉媛在其所編著的《檔案學基礎》一書中，亦針對中等、高等檔案管理專業人員，說明其應有之能力。中等檔案管理專業人員要有立卷歸檔能力、基. 治政本檔案管理能力（如檔案徵集、整理、保存、統計、鑑定、編研、檢索、提供利大立用等基礎知識和技能）、現代辦公室設備操作能力、知識更新能力；高等檔案管 ‧ 國. 學. 理專業人員則要有資訊處理能力、資訊傳播能力、科學研究能力、邏輯思維能力、. ‧. 組織管理能力等。（註 6）朱玉媛所提出的中等檔管專業人員知識更新能力，以. io. sit. y. Nat. 及高等檔管專業人員的各種能力，都是檔管人員因應資訊社會所應加強的能力。. n. al. er. 另外，國內賴淑英「淺談檔案管理人員培養終身學習與資訊素養的重要性」. Ch. i Un. v. 一文，也強調檔管人員應具備資訊素養、學習如何學習的能力，並透過終身學習，. engchi. 強化自身的專業知能、因應快速變遷的社會，以及提升檔案管理效能與服務品質。（註 7）. 無論是 ACA 所提出的檔案管理專業知能，或是學者專家針對社會與檔案管理工作環境之變革，提出檔案管理人員應加強的學習能力、資訊素養、創新能力等，這些能力之培養，無法透過傳統一次性的正規教育而全面獲得，必須藉由專業繼續教育予以持續累積、補充。. 15.

(26) 第二節國外檔案管理繼續教育之概況壹、美國一、美國國家檔案暨文件總署（National Archives and Records Administration, NARA）. NARA 是美國國家檔案及聯邦政府文件的保存管理機構，為了協助聯邦政府. 政治大練、研討會議、現代檔案研習班三種管道（註 8），分述如下：立. 文書管理人員與國家檔案管理人員進行專業繼續教育，主要提供文件管理課程訓. ‧ 國. 學. （一）文件管理課程訓練. ‧. sit. y. Nat. 為了適應聯邦政府文件保存環境、政策和程序之轉變，NARA 針對聯邦政府. io. er. 文件管理人員與相關合約廠商，規劃全國性文件管理訓練方案，在美國各行政區域舉辦實體訓練課程，同時也提供線上虛擬課程，並建置學習管理系統及網站，. al. n. iv n C 稱為「文件管理訓練學習中心」（Records Training Learn Center，網 h e n gManagement chi U 址為：https://nara.learn.com/learncenter.asp?id=178413），其首頁如圖 2-2-1 所示，線上即可進行課程查詢、登記選課和付費，而使用該網站的學習資源必須註冊一個使用者帳號，並經過審查。文件管理訓練學習中心提供學習者查詢全國訓練課程表、實體和 Web 環境的訓練活動、個人學習歷程，以及登記選課或變更選課、列印課程證書、取用文件管理訓練資源等功能。（註 9）. 16.

(27) 立. 政治大. ‧ 國. 學. 圖 2- 2- 1 NARA 文件管理訓練學習中心網站首頁. ‧. NARA 文件管理訓練學習中心之課程分為兩大類，一類為認證課程，另一類. sit. y. Nat. 為非認證課程。認證課程係專為聯邦政府文件管理制度，以及相關文件管理人員. io. er. 認證而設計，課程共規劃為六大知識領域；非認證課程則不以取得認證為目的，. al. 課程內容通常具有特定主題或任務導向。（註 10）無論認證課程或非認證課程，. n. iv n C 文件管理訓練學習中心網站皆提供課程簡介、學習目標、參與對象、上課時間、 hengchi U 費用、舉辦日期和地點等說明資訊。以下分別敘述兩類課程之內容：. 1.認證課程：聯邦政府文件管理六大知識領域訓練課程. 係針對聯邦政府文件管理所需之知識和技能，並配合聯邦政府文件管理人員認證制度所設計的訓練課程，其目標包括：增進聯邦政府文件管理人員對聯邦政府文件管理的認知和效率、提升聯邦政府文件管理的專業水平、作為衡量聯邦政府文件管理人員專業發展的基準指標、協助 NARA 評估其訓練課程是否具有成效等；訓練課程共分為六大知識領域（註 11），詳見表 2-2-1： 17.

(28) 表 2- 2- 1 NARA 聯邦政府文件管理「六大知識領域」訓練課程知識領域. 簡介. 文件管理概論（KA1-Records. 時數. 費用. 介紹機構最寶貴的資源和業務資產：「文件」，概述聯邦政府文件管理的目的、概念和活動，以及 21 世紀聯邦政府文件管理之挑戰和因應之方。. 1天. USD150. 機構業務資訊的產生與維護. 課程重點在於聯邦政府機構業務資訊的適當保管政策、程序之發展與實. 2天. USD300. （KA2-Creating and. 施，以及文件保存需求，與其對機構之效益。 2天. USD300. 如何確保適當地處置機構的文件？課程概述如何應用共通性文件保管期限表（general records schedules），以及 NARA 所認可的其他聯邦政府文件保管期限表，課程內容涵蓋文件處置方案的關鍵要素，包括銷毀文件、文件移轉異地儲存，以及永久保存檔案移轉國家檔案舘。. 2天. USD300. 資產與風險管理（KA5-Asset and Risk Management）. 對任何機構組織而言，如何適當地管理機構的文件資產，是一項重要的任務。課程內容涵蓋基本的風險管理和成本效益分析，以及其對文件管理方案之影響。課程有助於加強管理者認知文件的風險情況，並介紹處理當前和未來文件管理方案所需的決策工具。. 2天. USD300. 文件管理計畫發展. 機構文件管理方案的效率為何？課. 1天. USD150. （KA6-Records. 程內容涵蓋發展一個成功的文件管. Management Overview）. Maintaining Agency Business Information）文件管理時程（KA3-Records. 如何管理業務上不再需要使用的文件？如何根據機構的營運、財務和法. 政治大律等需求而訂定文件管理時程？課立程內容探討符合機構業務需要與. Scheduling）. ‧ 國. 學. NARA 文件管理需求的文件管理排程，以及相關法律需求、管理優勢和. y. sit. n. al. er. io. Schedule Implementation）. ‧. Nat. 文件保管期限表之實施（KA4-Records. 檔案處置實務。. Ch. engchi. 18. i Un. v.

(29) 理方案與後續評估之概念和實務，學習如何行銷和推廣文件管理方案，並且為機構中各層級職員，規劃文件管理訓練方案。. Management Program Development）. 合計. 10 天 USD1500. 受訓者如欲取得聯邦政府文件管理訓練之認證，可於上表 KA2 到 KA6 課程結束後的任何時間參加線上考試，且課程費用已包含認證考試，參加考試無需另外付費。（註 12）通過這五門課的考試，即可獲得 NARA 聯邦政府文件管理人員資格證書，而 KA1 的課程是其它五個領域課程之基礎，NARA 建議欲取得認證者修習，但其並非取得認證的條件。（註 13）. 立. 2.非認證課程. 政治大. ‧ 國. 學. NARA 文件管理訓練學習中心的非認證課程，包括基礎文書作業、進階電子. ‧. 文件管理等主題性或以實務為導向之訓練課程，以及為聯邦政府機關資訊技術人. sit. y. Nat. 員、法律顧問、專案計畫主管等相關專業人士所設計之文件管理課程（註 14），. n. al. er. io. 部分課程另開設「網路研討會議」（webinar format）形式（註 15），詳見表 2-2-2。. Ch. i Un. v. 表 2- 2- 2 NARA 聯邦政府文件管理訓練學習中心非認證課程課程名稱. e簡介 ngchi. 基礎文書作業（Basic. 介紹何謂文書、如何歸. Records Operations）. 檔，以及如何清理現行業務不再使用的文書。課程內容涵蓋聯邦政府文件管理的各個過程，包括維護、使用和處置，以及處理各類型文書之實務。這門課專為業務上需要文件管理基礎知識，但不參加文件管理認證之基層文書人員所設計，對象包 19. 時數. 費用. 性質. 1天. USD150. 實體.

(30) 括文書承辦人員、秘書、文書保管員等。. 重要文件與資訊的緊急處置計劃（Emergency Planning and Response for Vital Records and Essential Information）. 課程分為 USD125 四次網路會議，每週一次，每次90 分鐘，學員必須全程. 問題。. 參加。. 學習辨識、保護重要文件與採取即時緊急措施所需的知識和技能，以支援機構在災害發生後儘速. 2天. 網路研討會議. USD300. 實體. 課程分為 USD125 四次網路會議，每週一次，每次 90 分鐘，學員必須全程參. 網路研討會議. 政治大恢復其關鍵的功能業立務；課程涵蓋將文件緊急. ‧ 國. 學. 處置計劃納入機構整體災害應變規劃中，以即緊. n. al. Ch. engchi. y. sit. er. io. 學習辨識、保護重要文件與採取即時緊急措施所需的知識和技能，以支援機構在災害發生後儘速恢復其關鍵的功能業務，課程目的在於促使學員完成機構重要業務資. ‧. 急搶救、恢復文件損壞情況之資訊與實務練習。. Nat. 重要業務資訊管理（Vital Business Information）. 課程內容如上述，課程期間將指定練習題目，供學員實地運用課程所學之技能於其工作場所；每週另指定時間安排網路聊天室，供學員討論課程內容或實務練習上的各種. i Un. v. 訊管理計畫。課程期間將加。指定練習題目，供學員實地運用課程所學之技能於其工作場所；每週另指定時間安排網路聊天室，供學員討論課程內容或實務練習上的各種問題。. 20.

(31) 電子文件管理（Electronic Records Management）. 課程內容提供管理電子文件與其生命周期，以及從紙本文件過渡到電子文件環境的必要步驟等相關技能和知識。. 2天. USD300. 實體. 進階電子文件管理（Advanced Electronic Records Management）. 課程專為已具有電子文件管理背景之對象所設計（包含完成 NARA 文件管理六大知識領域課. 2天. USD300. 實體. 課程除了提供管理電子文件所需之知識和技能外，並不著重一般概念性的介紹，乃強調建立電子文件管理計畫之實務，以及探討涉及使用者和相關利益者之管理程序和問題。. 課程分為 USD125 四次網路會議，每次 90 分鐘，學員必須全程參加。. 網路研討會議. 電子文件格式（Electronic Records Formats 101）. 針對聯邦政府機關的各種電子文件格式，指導學員正確地、合法地運用相關文件清理規範；課程期間將指定練習題目，供學員實地運用課程所學之技能於其工作場所。. 課程分為 USD125 四次網路會議，每次 90 分鐘，學員必須全程參加。. 網路研討會議. 文件管理特殊議題（Special Subjects in Records Management）. NARA 文件管理專家透過網路研討會議的方式，每月探討一個新議. 程，具有電子文件管理基礎知識者；具有維護大量電子文件館藏之經驗者；或具有相關技術背景者），內容進一步延伸電子文件管理的基礎知識，調查與探討有關電子文件之議題、人員和工具，以及新技術對電子文. n. engchi. 21. y. sit. io. Ch. er. Nat. al. ‧. 件管理的影響。. 電子文件管理實務研討（Beyond Theory: Managing eRecords in Practice）. 學. ‧ 國. 立. 政治大. i Un. v. 免費. 網路研討會議.

(32) 題。文件移轉與參考服務工作坊（Records Transfer. 係提供聯邦政府機構職員參加之免費課程。. 半天. 免費. 實體. 資訊技術專業人員指資訊技術專業人員負責南：資訊保障與文件管管理其機構產生、儲存文理（Survival Guide for IT 件的系統和軟體，對於電子文件之管理至關重 Professionals:. 半天. 免費. 實體. 政治大文件之移轉等議題。立課程由國家檔案及文件半天. 免費. 實體. 免費. 實體. 免費. 網路. and Reference Services Workshops）. 要。此課程目的在於加強資訊技術專業人員對於文件管理相關法律責任與違法後果之認識，課程內容探討系統需求、電子. n. al. 文件保管：專案計畫主. Ch. engchi. y. sit. ‧ 國. io. 文件保存與法律規範、電子資訊等議題，促使聯邦政府機構法律顧問瞭解政府機構文件管理實務，並藉以協助政府機構避免因業務資訊管理之缺失，而面臨耗時且昂貴的法律爭訟。. ‧. Nat. Records Management: Issues for Federal Agency Counsel）. 總署之法律和文件管理人員進行簡報，討論有關. 學. 文件管理案例：聯邦政府機構法律顧問須知議題（The Case for. er. Information Assurance and Records Management）. i Un. 有效率的文件管理有助. v. 半天. 管指南（Recordkeeping: 於管理者取用其所需的資訊，並即時提供業務決 A Program Manager's Survival Guide）策之參考。此課程係為專案計畫之主管或團隊所設計，針對專案資訊管理，提供政策、程序和法律規範等面向之實務指導。課程內容如上述，但專案課程分為管理人員可以直接在辦二次網路 22. 研討.

(33) 公室裡，透過互動展示和線上聊天室，學習如何適當地管理紙本文件、電子文件和電子信件。. 會議，每次二小時，學員必須全程參加。. 會議. （二）研討會議. 文件管理年度研討會（Records Administration Conference, RACO）、文件與資訊討論小組雙月會議（Bi-monthly Records and Information Discussion Group Meetings, BRIDG）、國家檔案保存維護年度研討會（National Archives Preservation. 政治大. Conferences）等會議，是 NARA 提供文書人員、檔案管理人員學習專業新知的. 立. 學. ‧ 國. 管道，分別詳述如下：. 1.文件管理年度研討會（RACO）. ‧. NARA 每年 5 月舉辦一次全國性 RACO 研討會，會議為期 1 天，由學者專. y. Nat. io. sit. 家或資深人員發表，探討聯邦政府機構文件管理的各種議題和新知，每年約有超. n. al. er. 過 500 人參加，與會對象包含聯邦政府機構文件管理人員、其他文件管理專家、. Ch. 資訊管理人員及資訊技術專家等。. engchi. i Un. v. 2011 年 NARA 舉行第 23 屆 RACO 研討會，此次議題與政府機構所面臨的電子文件管理問題相關。近五年來的 RACO 研討會主要探討數位化、跨界合作、開放政府、電子文件等議題，是聯邦政府機構文件管理相關人員因應業務需求而學習專業新知之管道，近五年的會議主題詳見表 2-2-3。參加 RACO 研討會原需付費，考量目前聯邦政府機關面臨預算縮限情形，NARA 公布 2011 年的 RACO 研討會將不收取費用，但限制報名人數僅 280 人，欲報名者可透過 NARA 的線上文件管理訓練學習中心進行登記，或透過 E-mail、通訊報名等方式。（註 16）. 23.

(34) 表 2- 2- 3 2007-2011 年 RACO 研討會主題舉辦日期. 屆次. 主題. 2011/5/23. 23. 迎接開放政府的電子文件挑戰（Forging Ahead: Meeting the Challenges of Electronic Records in an Open Government）. 2010/5/12. 22. 管理開放政府之文件（ Managing the Records of an Open Government）. 2009/5/28. 21. 跨界合作：政府檔案與社會媒體（ Collaborating Across Boundaries: Government Records and Social Media）. 2008/5/6. 20. 有效的文件管理個案研究（Case Studies in Effective Records Management）. 2007/5/8. 19. 文件管理與資訊科技：建構數位化的未來（RM and IT: Building the Digital Future）. 政治大. 2.文件與資訊討論小組雙月會議（BRIDG）. 立. ‧ 國. 學. BRIDG 會議每隔 2 個月舉行一次，地點在華盛頓特區市中心的 NARA 本部。召開 BRIDG 會議前，NARA 會以 e-mail 的方式通知政府機關的文件管理部門，. ‧. 各機關文書管理人員或資訊人員透過 e-mail 即可向 NARA 報名參加，同時，也. Nat. sit. y. 可以向 NARA 建議欲討論之議題。BRIDG 會議的內容為聯邦政府文件管理之策. n. al. er. io. 略方針、專案活動、個案調查或實務問題，自 2004 年起，主要探討電子文件管理之各種議題。（註 17）. Ch. engchi. i Un. v. BRIDG 會議是聯邦政府文件管理主管機關 NARA 宣導政策的良好途徑，提供文書管理人員、資訊人員及時瞭解聯邦政府文件管理環境與 NARA 的各種策略方案，以及機關配合執行方式或成果；也是文書管理人員、資訊人員和 NARA 共同討論業務問題，交流實務經驗，以促進專業成長的管道。. 3.國家檔案保存維護年度研討會. NARA 每年舉辦一次為期 1 天或 2 天的國家檔案保存維護研討會，探討文物. 24.

(35) 保存維護的各種議題，由各界學者專家依據每年的研討主題進行論文發表。至 2011 年已舉辦 25 屆，歷年的主題包含保存維護的概念與設施、典藏環境與建築、緊急災難、保存維護規劃、數位化等議題。參加國家檔案保存維護研討會需付費，全職學生報名費用較便宜；自第 14 屆起，研討會結束後，可在 NARA 的網站取得相關發表資料。（註 18）. 國家檔案保存維護研討會是檔案管理人員或其他文物典藏人員，學習文物保存維護專業概念、新趨勢、新技術或新措施的重要研討會議。. 政治大. （三）現代檔案研習班（Modern Archives Institute）. 立. ‧ 國. 學. NARA 與美國國會圖書館（Library of Congress, LC）每年合辦寒、暑兩期（winter institute and summer institute）的現代檔案研習班，招收對象包括公共與. ‧. er. io. sit. Nat. 的其他專業人員，以及擬以檔案或手稿工作為職業者。. y. 私人檔案典藏機構的檔案或手稿工作者、機構管理者、需具備基礎檔案工作知識. 研習內容包含檔案管理的理論、原則、技術和實務，以及檔案管理工作的職. al. n. iv n C 責，目的在於協助公、私機構中的檔案管理人員掌握有關妥善處理檔案材料並維 hengchi U 護其可用性等各種專業知識，研習主題包括：檔案資料採訪（acquisition of archival material）、鑑定與處置（appraisal and disposition）、編排與描述（arrangement and description）、保存維護（preservation）、參考服務與檢索取用（reference and access）、推廣計畫（public programs）等項目，以及檔案機構管理、照片或電子文件等特殊類型檔案管理、經費、專業倫理等議題。. 每期研習班為期 2 個週次，共 10 天（星期一至星期五），參加費用為 750 美元，參加者可獲得相關檔案出版品或課程教材。研習方式包括講座、研討、工. 25.

(36) 作坊和參訪，主要上課地點位於華盛頓特區國家檔案館內，另安排 2 天的行程在馬里蘭州（Maryland）國家檔案館分館上課，以及 1 天的行程參訪 LC。（註 19）. 此外，NARA 與 LC 合辦的現代檔案研習班，固定與大西洋中部地區檔案會議（Mid-Atlantic Regional Archives Conference, MARAC）合作，每期研習班保留一位名額，由 MARAC 提供獎學金，凡受聘於大西洋中部地區公共或私人檔案機構的檔管人員，即可向 MARAC 申請獎學金以參加現代檔案研習班。（註 20）. 二、美國檔案人員學會（SAA）. 政治大 SAA 成立於 1936 年，具有 75 年的歷史，是北美地區規模最大，且歷史最立. ‧ 國. 學. 悠久的全國性檔案專業學會。該學會目前設辦事處於 Chicago，擁有超過 5,000 位個人會員和 650 個以上的團體會員，其主要使命在於提供會員所需的各種檔案. ‧. 專業教育和資訊服務。（註 21）. sit. y. Nat. io. er. SAA 致力於促進、提升檔案管理專業教育與訓練，以培育專業人才，並特別注重發展專業繼續教育課程和教材資源，每年在全美各地舉辦超過 60 個繼續. n. al. 教育工作坊（continuing. Ch education. iv n ，另固定於夏季末舉辦年度會議 eworkshops） ngchi U. （annual meeting），SAA 年會是美國規模最大的檔案管理人員聚會。（註 22）除了為檔案管理人員提供專業繼續教育之機會外，SAA 也制訂「檔案管理繼續教育指南」（Guidelines for Archival Continuing Education），作為發展專業繼續教育之方針。以下分別介紹 SAA 的年會、「檔案繼續教育指南」，以及專業繼續教育課程：. 26.

(37) （一）年度會議. SAA 每年從全美各州擇定一個城市召開年會，時間訂於夏季末，通常為期 5 天到 8 天不等，需報名付費參加，個人會員、團體會員、學生會員、非會員及非會員學生收費不同。年會活動內容包括：資訊教育研習（informative education sessions ）、會前工作坊（ pre-conference workshops ）、社群交流（ networking opportunities）、研究論壇（research forum）、特別議題、展示會，以及參訪檔案典藏機構等，SAA 視其為檔案管理專業人員最盛大的教育活動，表 2-2-4 為 SAA 近五年年會主題。（註 23）另外，SAA 網站也提供 2001 年至 2011 年歷年年會活. 治政動簡要資訊或照片，並販售年會活動過程的錄音 CD。大立 75. 檔案管理 360 度（ARCHIVES 360∘）. 74. 檔案管理*文件（ARCHIVES*RECORDS）. 73. 永續發展檔案管理（Sustainable Archives）. 72. 檔案的變革、進展與特性（ Archival R/Evolution & Identities）. y. 71. sit. 2007/8/26-9/2. io. 2008/8/26-8/30. Nat. 2009/8/11-8/16. 主題. n. al. 檔案管理（ARCHIVES）. Ch. engchi. er. 2010/8/10-8/15. 屆次. ‧. 2011/8/22-8/27. ‧ 國. 舉辦日期. 學. 表 2- 2- 4 2007-2011 年 SAA 年會主題. i Un. v. （二）檔案管理繼續教育指南（ Guidelines for Archival Continuing Education）. SAA 相當注重提升檔案管理教育素質和發展專業繼續教育，早在 1994 年曾制訂「檔案研究碩士課程發展指南」（ Guidelines for the Development of a Curriculum for a Master of Archival Studies Degree），另於 1997 年制訂「職業繼續教育與訓練課程發展指南」（Guidelines for the Development of Post-Appointment. 27.

(38) and Continuing Education and Training Programs），區別檔案學碩士教育與檔管人員專業繼續教育之不同需求。持續關注美國檔案教育環境變化與需求的 SAA 教育委員會（Committee on Education），繼而在 2002 年重新擬定一份「檔案研究所課程指南」（Guidelines for a Graduate Program in Archival Studies），用以取代「檔案研究碩士課程發展指南」，同時也重新審視修訂「職業繼續教育與訓練課程發展指南」之必要性（註 24）；隨後於 2006 年 11 月 3 日實施新訂的「檔案繼續教育指南」（Guidelines for Archival Continuing Education），大幅變更原「職業繼續教育與訓練課程發展指南」中的課程主題結構，並詳訂附錄，說明師資評鑑、開課形式、課程評鑑、課程大綱規劃等內容。. 立. 政治大. 凡檔案管理人員、雇主、辦理檔案管理繼續教育的組織和教育工作者、檔案. ‧ 國. 學. 管理專業認證機構，以及其他檔案管理相關業務人員，或對檔案管理繼續教育有興趣者等，在發展、選擇與實施檔案管理繼續教育時，皆可參考「檔案繼續教育. ‧. 指南」之說明。該指南全文分為正文及五個附錄兩部分，正文的部分說明檔案管. y. Nat. io. sit. 理繼續教育，是提供學校正規教育機構以外的檔案管理專業知識，以協助檔管人. n. al. er. 員達成個人目標和專業發展，最終達成鼓勵建立檔案社群，並發展檔案管理專業. Ch. i Un. v. 終身學習教育之目的。此外並說明繼續教育應針對檔案管理的特殊議題、最新發. engchi. 展趨勢或技術、實務導入等面向，施予基礎課程到進階課程不同層次的訓練，提供多元化的上課形式，及依據需求發展合適的教材資源，且課程應具有妥善的評鑑機制。該指南兼採 SAA「檔案研究碩士課程發展指南」與 ACA「專業檔案管理人員角色描述」兩者對於檔案管理專業知識領域的說明，將檔案管理繼續教育應涵蓋的知識範疇區分為八個主題領域，如表 2-2-5 所示。（註 25）. 28.

(39) 表 2- 2- 5 SAA「檔案繼續教育指南」定義的 8 個檔案管理知識領域檔案管理知識領域. 內容範疇. 基礎檔案管理知識（General Archival Knowledge）. 檔案管理的理論和歷史、社會與文化歷史、文件生命週期、檔案管理與相關專業學科之關係、專業標準與實務、適用的研究方法與技術方案。. 選擇、鑑定與徵集（Selection, Appraisal, and Acquisition）. 探討檔管人員識別、評估、徵集、驗證具有持續性價值的各類媒體或形式之檔案，所需的理論、政策和程序。. 編排與描述. 探討各類檔案的智能和實體組織方式，以及發展協助. （Arrangement and Description）. 館藏資源控制與取用的描述工具和系統。. 參考服務與取用（Reference Services and Access）. 探討參考服務政策、程序之發展與實施，並針對各種使用者群的資訊需求，實務規劃實體或虛擬的參考服務。. 維護與保護（Preservation and Protection）. 探討維護各類檔案的實體物理性、智能真實性，以及持續可用性所採取的一切管理活動。. 推廣與行銷. 探討檔管人員支援其機構與館藏，透過實體或虛擬的. 立. 政治大. ‧ 國. 學. 推廣計畫，向大眾推廣檔案資源利用的相關理論、實務與技術。. 檔案管理計畫（Managing Archival Programs）. 探討檔管人員為提升各種工作層面之效能，規劃、管理典藏機構與機構資源的原則和實務。. sit. io. al. n. 專業倫理與法律責任（Ethical and Legal Responsibilities）. er. Nat. y. ‧. （Outreach, Advocacy, and Promotion）. Ch. i Un. v. 探討檔案社群適用的法律、法規、機構政策與專業倫理準則。. engchi. 「檔案繼續教育指南」的五個附錄是發展或評估檔案管理繼續教育時，可供參考的資源，重要內容分別摘述如下：（註 26）. 附錄一為「繼續教育需求」（Continuing Education Wants and Needs），根據 2004 年 SAA 執行的全國性檔案專業調查 A*CENSUS 研究計畫，指出費用昂貴是繼續教育的一大阻力，應致力發展費用低廉且易於採用的繼續教育課程。同時調查出美國檔管人員最渴望的繼續教育內容主題包括：數位化（Digitization）、 29.

(40) 電子文件的維護與儲存（Electronic Records–Preservation and Storage）、檔案維護（Preservation）、數位／媒體資產管理（Digital/Media Asset Management）、著作權（Copyright）、檔案保存（Conservation）、視覺資源[建築文件]（Visual Materials [Architectural Records]）、電子文件的描述與取用（Electronic Records–Description and Access ）、電子文件的鑑定與登錄（ Electronic Records–Appraisal and Accessioning ）、經費資助（ Grants ）、網站建立與管理（ Web site Creation/Management）、EAD 檔案描述編碼格式（Encoded Archival Description [EAD]）、檔案展覽（Exhibits）、檔案編目（Cataloging）、文件管理（Records Management）、詮釋資料（Metadata）、徵集與鑑定（Acquisition and Appraisal）、. 治政檔案編排（Arrangement）、動畫影像[電影、錄影]（Moving 大 Images [Film, Video]）、立檔案描述（Description）等。（註 26） ‧ 國. 學. 附錄二為「講師資格建議指南」（Recommended Guidelines for Evaluating. ‧. Instructor Qualifications），繼續教育的講師除了是該領域的專家，且精通其教學. y. Nat. io. sit. 科目外，該指南建議講師應具備以下資歷：具有教學主題的檔案管理實務經驗、. n. al. er. 著作出版品、曾於研討會發表論文、在相關專業學會工作、有正式的專業學歷，. Ch. i Un. v. 或其他具有專業知識之證明。此外，建議應藉由教學評鑑來檢核講師的教學能力。（註 27）. engchi. 附錄三為「有效的課程形式」（Effective Delivery Formats），SAA 建議繼續教育的課程形式有面對面實體教學與遠距教學兩類。實體教學包括工作坊（workshop）、專題研討會（seminar）、研習班（institute）、問題診斷與解決實務（clinic）、短期課程（short course）等五種；遠距教學則有 E-learning、預錄影音課程（recorded programming）、網路研討會（web seminars）等三種。除了說明各種課程形式的特質外，該指南並分別條列實體教學與遠距教學的優點、侷限性，以及選擇標準。（註 28） 30.