第二章 文獻探討
第一節 檔案管理人員專業能力
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第一節 檔案管理人員專業能力
由於資訊科技與資訊社會的發展，人們對於檔案資訊的需求日益增加，而檔 案內容資訊與載體多樣化，以及網際網路與數位化的趨勢，亦使檔案管理業務相 應產生變革。檔案管理人員面臨電子文件管理、檔案資訊化、檔案館數位化、檔 案資源全球化、檔案資源共享等新課題時，有賴於發展檔案管理繼續教育，做為 提升檔管人員專業能力之後盾，這一方面凸顯了檔案管理繼續教育的必要性，另 一方面也促使檔案學界省思檔案管理的專業內涵與專業人員所需具備的專業知 能。
其中，為檔案管理人員界定專業知能者，以美國檔案管理人員資格認證學會
（Academy of Certified Archivists, ACA）的「專業檔案管理人員角色描述」（The Role Delineation Statement for Professional Archivists）最為著稱。ACA 為了設計 專業檔管人員的資格認證考試制度，並界定其範疇，因而制定這份專業檔管人員 角色描述文件。2002 年 6 月，ACA 組成專責小組，由檔案管理人員和檔案教育 家等專業人員共同著手討論、編訂這份角色描述文件的內容；這份文件在 2004 年 8 月正式成為 ACA 專業檔案管理人員資格認證考試的內容基礎。另外，自 2008 年 3 月起，ACA 決定每隔 5 年需重新檢討這份角色描述文件，以確保它的有效 性，且於 2009 年即重新予以修訂。（註 3）
ACA 的「專業檔案管理人員角色描述」有系統地描述專業檔管人員應有的 專業責任，以及履行其專業責任和實務工作所必須具備的知識與技能（knowledge and skill）。這份角色描述不僅是 ACA 專業檔管人員資格認證考試的基礎，也同 時可以作為檔案管理人員持續發展專業能力之指標。這份角色描述文件以條列的 方式描述專業檔案管理人員應具備的知能，在正文的部分首先陳述檔案管理所需 的一般性知識，接著將檔案管理專業知能分為七大核心領域，逐一敘述每個領域
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的任務職責（task），以及其所需的相關知識和技能。茲將 ACA「專業檔案管理 人員角色描述」的內容重點分述如下：（註 4）
壹、檔案管理一般性知識陳述（general knowledge statements）
檔案管理人員應有所認知，且能發揮、運用的一般性知識共有 13 項，從編 號 K-1 到 K-13，分別是：
K-1：社會、文化、經濟、政治與技術之發展，對檔案資源和檔案管理特性之影 響。
K-2：檔案管理相關概念、術語、原則、方法之起源、發展和定義。
K-3：檔案機構與檔案管理方案在社會上的發展。
K-4：組織的檔案、個人的文件和手稿等，在管理上的異同處。
K-5：檔案資料的實體特徵和技術特性，以及這些特性如何影響對它們的鑑定、
徵集、保存與使用。
K-6：適合檔案資料所有媒體形式的檔案管理理論、方法論和常規。
K-7：檔案管理工作的專業標準和規範，以及其原理與含意。
K-8：文件生命週期（life cycle of records）與連續性（continuum）之概念。
K-9：檔案管理專業的政策和規範，以及機構如何運用這些政策和規範。
K-10：「選擇、鑑定與徵集」、「編排與描述」、「參考服務與取用」、「保存與維護」、
「推廣與行銷」等各項檔案管理核心工作之間的關係，以及它們如何影響 檔案資源之管理。
K-11：檔案管理機構之環境與其檔案管理方案。
K-12：檔案管理與歷史學、圖書資訊學、文件管理、博物館學、史蹟保存、歷史 編纂、口述歷史等相關專業領域和學科之理論、方法論、規範，有何關聯、
差異及借鑑之處。
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K-13：不斷發展的電子技術和其他技術，對檔案管理理論、方法論與常規有何影 響和作用。
貳、核心知能 1：選擇、鑑定與徵集（selection, appraisal and acquisition）
檔案管理人員在選擇、鑑定與徵集工作上的專業任務職責，包含：運用知識 辨識各種主題的、個人的、組織的，或其他適合採集的檔案資料來源；建立、維 護並保存與檔案產生者或潛在捐贈者之間的通訊紀錄；辨識和評估檔案資料的特 色，以進行徵集決策；鑑定檔案資料的長期保存價值；根據檔案保管期限表、捐 贈契約、購買合約、寄存協議等具有法律效力之文件，執行檔案清理決策；促進 檔案徵集與清理的合作策略。
履行上述任務職責所需具備的專業知能有 15 項，包含：認知檔案典藏機構 之任務和館藏，與選擇、鑑定、徵集工作之間的關聯性；發掘值得徵集的潛在檔 案之能力；認知各種文件保存系統的演變和特色；運用檔案鑑定技術和保存期限 表的能力；認知制定檔案館藏發展政策或徵集政策所需考量的因素；具備良好的 溝通與協商技巧，以便於與檔案產生者聯繫；認知與檔案徵集工作有關的法規、
準則、程序和倫理守則；判斷檔案之證據、資訊、行政、法律、財務或潛在價值 的能力；判斷檔案在過去、當前和未來潛在的使用性之能力；檔案清查、定期保 管、鑑定和清理的技能；檔案選擇、抽樣、重新鑑定或其他檢討館藏方式之技能；
認知註銷館藏的方法；瞭解科技進展對檔案清查、定期保管、鑑定和清理工作之 影響；瞭解檔案選擇與鑑定的方法，包括文件策略和功能分析；判斷檔案的真實 性、可靠性、可用性、完整性、獨特性，以及形式、數量等特性之能力。
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參、核心知能 2：編排與描述（arrangement and description）
檔案管理人員在編排與描述工作上的專業任務職責，包含：分析檔案資料原 有的編排與描述方式，據以判斷是否有必要另外進行編排和描述；設計檔案編排 計劃，以改善原有編排架構或建立新的編排架構；設計檔案描述計畫，以辨識和 詮釋檔案的結構、脈絡與內容，並促進檔案的取用。
履行上述任務職責所需具備的專業知能有 9 項，包含：認知來源原則與原始 順序原則；瞭解各種檔案媒體形式的歷史，與其保存系統；瞭解編排與描述的決 策對檔案檢索和取用之影響性；瞭解檔案編排的控制層級概念；瞭解檔案實體控 制和智能控制之間的關聯性；瞭解科技進展對於檔案編排與描述政策、規範和方 法之影響；瞭解檔案檢索工具所呈現的描述層級、類型和內容；判斷檔案描述標 準的適用性之能力；瞭解檔案描述工作始於檔案產生之際或檔案產生之前，並且 持續進行於整個檔案資料的生命週期。
肆、核心知能 3：參考服務與取用（reference services and access）
檔案管理人員在檔案參考服務與取用工作上的專業任務職責，包含：判斷使 用者的資訊需求，並持續關注最新的檔案研究趨勢；根據檔案典藏機構的任務、
館藏特性、法規、倫理規範，以及適當的技術，針對各種使用者群的資訊需求，
制定服務政策與處理程序；適當地回應使用者的需求，包括提供檔案資訊、館藏 取用、複製、轉介，以及說明拒絕使用者要求之理由；建立、維護並定期檢視使 用者的參考諮詢紀錄，做為自我評估參考服務品質，與未來規劃參考服務之基 礎。
履行上述任務職責所需具備的專業知能有 7 項，包含：瞭解有關檔案使用者
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服務的議題，包括檔案取用、參考服務與檔案複製的政策和處理程序；瞭解與著 作權、資訊自由、隱私權、機密性、安全性及公平取用等議題相關的法規和倫理 守則；瞭解使用者群對檔案的興趣與研究趨勢；瞭解不同的檔案形式、媒體，及 使用者的需求，以制定參考服務策略；瞭解檔案典藏機構的館藏主題範圍，以及 與其他典藏機構館藏資料之間的關係；制定檔案參考服務政策及處理程序之能力；
針對使用者經常提出的問題或要求，訂定有效的處理工具。
伍、核心知能 4：維護與保護（preservation and protection）
檔案管理人員在檔案維護與保護工作上的專業任務職責，包含：分析檔案實 體的狀況，以採取適當的保存措施，並決定優先處理順序；制定並實施適當的保 存與維護政策；決定檔案長期保存的最佳措施，如採用合適的容器和排架方式，
並進行保存環境之控制；確保檔案的安全，避免檔案損壞、竊盜或其他形式之損 失；準備適當的災害應變措施和程序。
履行上述任務職責所需具備的專業知能有 6 項，包含：認識檔案媒體的性質 與現有的保存技術；瞭解各種檔案媒體形式劣化或損壞的原因及後果；瞭解環境 監控、災害應變計劃、庫房內控管理、資料轉置與移轉、外部廠商服務等各種檔 案保存管理與保存計畫之要素；瞭解檔案的安全管理與風險評估；具有判斷的能 力，以決定保存檔案原有媒體形式，或以不同媒體形式的複製品取代原件；瞭解 保存措施的適用範圍，以及不同檔案媒體形式所適合的保存措施。
陸、核心知能 5：推廣與行銷（outreach, advocacy and promotion）
檔案管理人員在檔案推廣與行銷工作上的專業任務職責，包含：透過公共教 育推廣檔案應用；促使典藏機構資源分配者、檔案來源單位、潛在捐贈者、學者
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專家、內外部利害關係人、上級機構等了解檔案的保存、管理計畫，以尋求支援；
利用檔案規劃展覽、研討會、出版品及其他檔案編纂計畫；規劃並實施檔案館及 館藏的宣傳行銷活動。
履行上述任務職責所需具備的專業知能有 5 項，包含：瞭解檔案的多元應用 及其益處，並有傳達潛在使用者知曉的能力；瞭解如何促進公眾認識檔案管理工 作和計畫；瞭解如何以最有效率和效益的方法呈現檔案資料或檔案的內含資訊；
有能力向典藏機構資源分配者說明支援檔案管理計畫之益處；瞭解如何與母機構 其他部門或單位合作，以加強檔案管理工作。
柒、核心知能 6：檔案管理計劃（managing archival programs）
檔案管理人員對於檔案管理計畫，有以下專業任務職責：發展檔案管理計畫 之策略願景，並因應環境或資源的轉變而彈性調整策略；評估人力需求、招聘合
檔案管理人員對於檔案管理計畫，有以下專業任務職責：發展檔案管理計畫 之策略願景，並因應環境或資源的轉變而彈性調整策略；評估人力需求、招聘合