圖四、2009 年世界運動會志工團人力資源的團隊型管理理念圖
層次一:互助型的志願服務(cooperation):是一種短暫的非正式合作關係,沒有明確的工 作使命、架構或計畫。志工接受組織部分工作範圍的指派,工作完成合作關係 就終止,再次合作則是不同任務的指派。常見於社區發起的一日清潔活動或社 區園遊會擔任支援性工作。
層次二:協調型的志願服務(coordination):是一種較正式並且有共同目標的合作關係,
志工會在組織設計的工作計畫中做長期的互動與溝通,以達到組織任務的完 成。如在社區方案中擔任專案負責人,需要由策劃、資源整合到執行分工領導 社區居民參與其中,負責一個計畫的開啟到結案的組織與管理工作。
層次三:夥伴型的志願服務(collaboration):是一種長期並且由志工與組織融入個別背景、
經驗及專業以架構出共同使命,並發展夥伴關係(Partnership)。
此種關係需要很透徹的計劃及多階層與明確的溝通管道,志工具有強烈參與及向心 力和組織共同規劃工作計畫、結構與溝通管道。一般在社區發展協會中擔任理監事角 色,這類決策型志工不但將個人長才投入組織管理,也會將其個人資源及社會關係貢獻 讓組織應用以確保組織的發展。
這三種協力關係說明了志工與組織在於共識建立上緊密程度的差異,如下金字塔圖 形所示互助型的協力可以建立在簡單易懂的任務上,志工與組織間平常各有其努力的方 向,但若有不固定需求產生時,雙方可以在短期間為一個臨時的方案攜手合作,這往往 發生於社區短期活動或一些緊急救助的事件中,突有大批志工湧入參與的情形是類似
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的,一旦任務達成後,多數志工則失去持續參與的動能,又回到社會原位處於隱性狀態。
而進入到協調型或夥伴型的關係則志工會被期望對組織在宗旨及使命上具有一定的認 同及融合,因此在服務的模式及效勞意願上都需要建立互信默契,越往金字塔頂的協力 關係必定需要長時間的磨合,而所具備符合組織使命的服務技能及專業就越提升,長期 累積的服務成效就越能補強社會制度未臻完善之環節,這種類型的志工儼然成為組織發 展及社會改造不可或缺的能量,許多組織方案的維繫端賴這些已經融入組織使命的志工 投入方可掌握社會資源,因此也成為組織創價的中堅結構。
此次世運志工編組裡,由上層的各類志工督導開始,向下延伸出各場館的志工組 長,最後才是各賽項小隊長以及組員。發生狀況時,各階層能發揮其功能,不會造成越 級問題,造成小事大辦或反之。經由不斷的磨合,已經由最初的合作關係發展至金字塔 第三層的夥伴關係,擁有許多階層及明確的溝通管道,也培養了一群菁英幹部,藉由一 層層下向延伸的組織關係,將訊息與理念向下傳遞,帶領基層志工向上發展,形成良性 且有效率的循環。
世運志工團隊在籌辦及活動期間長期相處溝通協調形成合作夥伴關係,領導者運用 其影響力利用機會提出對事情的看法理念與大家分享,讓志工知道何種行為對世運組織 有利,並利用機會表達志工共同的遠景讓志工了解為何努力,並鼓勵志工參予決定或與 他人合作,以信任尊重的態度互相研討,讓志工發揮才能運用所長,激發志工們思考創 造勇於表達自身的想法,並以身作則作為榜樣讓志工學習。
5. 志工人力資源管理策略二:網絡治理
本次高雄世運志工的另一管理策略採用網絡治理方式進行管理,KOC 利用政府原有 的人力資源進行分工,向市政府借調 16 個局處的人員,分派至 22 個不同的志工服物類 別,擔任志工督導,監督指導各類別底下的志工進行分工服務。透過向政府借調人力的 方法,能更快速的將各局處的有效資源,傳送至需要的區塊,如此一來減少溝通斷層產 生,維繫緊密且通暢的溝通網絡(如圖五)。
社會局
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6. 志工人力資源管理策略三:願景領導
志願服務團隊也相當重視精神層面的團結,除了辦理各種訓練課程,讓志工加強服 務的能力外,獎勵制度及獎勵制度更是在激勵志工士氣,不可或缺的一塊。
對於熱情投入志願服務,政府也與 IAVE 在 2007 年暖身賽結束後,舉辦志工授證典禮,
除了正式授證此次參與暖身賽服務的志工為 2009 正式賽的志工,還頒授志願服務證明 書,肯定志工為這個城市付出的心力。政府也舉辦各種志工聯誼活動,加強共同目標的 建立,讓志工彼此聯絡感情,分享交流志願服務心得,藉以維繫志工之間對世運服務的 熱情與團結性。
志工激勵方案除了頒授服務志書與獎章外,也利用其他相關資源來維繫志工與世運 的緊密性,以下為招募方法:
1. 招募激勵志工,於志工服勤期間激發志工士氣及團隊精神凝聚。
2. 定期發行志工電子報維繫與提昇志工服務之意願。
3. 由各小組發啟參與世運相關活動及志工聯誼活動 4. 請各局處配合提供獎勵與支援。
5. 辦理激勵宣傳活動,或鼓勵志工自發性之活動。
世運志工招募,不僅僅為了世運會而發起,更希望能替高雄市儲備更多軟性實力。
賽會結束後進行志工後續服務意願調查、建立持續服務志工資料庫、媒合志工與各志工 團體或社福單位,透過志工資料庫建立,轉介志工持續服務,永續服務精神,成為高雄 市強大的人力資源。