個案文件管理系統

工程從開工至驗收合格期間之相關作業，舉凡對業主、營建管理 顧問、承包商等之文書處理以及施工紀錄、試驗報告、查驗表等均須 依管制辦法管理之。

一、 三階管理文件

依本研究 4.3.2 節之「專案基準文件管理系統」，將「A 工程專案」

之管理文件分為三個級層，說明如下表 5.3 所示。

表5.3 三階文件層級說明

層級 文件類別 「A工程專案」文件

第一階 管理系統文件 本研究第三章「構型管理系統」及第四章

「營建工程變更設計管理模式」

第二階 管理過程文件 工程變更設計管理計畫(PM-CM-01) 第三階 管理表單文件 工程變更設計管制及呈報過程所用表格

【註：符合本研究 4.3.2 節「專案基準文件管理系統」之內容】

二、 文件編碼系統

為確實管理本案工程文件紀錄，特編定此「文件編碼系統」，期均 能以適當方式辦理收發、傳遞、歸檔、追蹤、審查等事宜，以管制並 確實掌握所有工作之完成與過程紀錄文件。文件編碼系統如下表 5.4 所示，分述如後。

表5.4 文件編碼系統

標 別

施工

位置 業務別 施工

項目 分類 序號 合格碼 日期碼

□ □ □□□ □□ □□ □□□□ □ □□□□□□

【註：符合本研究 4.3.2 節「專案基準文件管理系統」之內容】

(一) 標別：C 建築標；E 機電標；A 空調標

(二) 施工位置：M 大樓；L 大樓；D 大樓；E 大樓；W 大樓；O 其它 (三) 業務別：說明如下表 5.5 所示。

表5.5 管理業務類別編碼

設計業務 管理業務 施工業務

A00 不分類 A01 設計圖說 A02 施工圖說 A03 變 更 設 計 圖 說

B00 不分類 B01 工程契約

B02 主管機關申報作業 B03 收文

B04 發文 B05 備忘錄 B06 會議記錄 B07 審查意見 B08 監造月報 B09 進度管理

B10 承包商提送之計畫 書

B11 承包商估驗請款 B12 施工監測

B13 環境保護

B14 勞工安全衛生管理 B15 議價紀錄

C00 不分類

C01 內部品質查核紀錄 C02 品質查核紀錄(對承 商)

C03 承包商自主檢查紀 錄

C04 建材樣品送審紀錄 C05 日報表

C06 材料檢驗 C07 施工檢驗 C08 施工照片 C09 驗收紀錄

C10 施工糾紛及意外事 件

【註：符合本研究 4.3.2 節「專案基準文件管理系統」之內容】

(四) 施工項目：說明如下表 5.6 所示。

表5.6 工程類別編碼

工程項目 編碼 工程項目 編碼 工程項目 編碼 假設工程 01 基樁 02 連續壁 03 排樁工程 04 結構工程 05 安全措施 06 帷幕牆 07 隔間工程 08 門窗工程 09 裝修工程 10 防水工程 11 隔熱工程 12 衛浴設備 13 ○○裝修 14 ○○機房 15

○○○○ 16 ○○系統 17 道路、排水 18 景觀工程 19 ○○工程 20 電梯工程 21

【註：符合本研究 4.3.2 節「專案基準文件管理系統」之內容】

(五) 分類：以現場施工工項情形而增加其分類號碼，以二位數字表示之。

(六) 序號：以現場查驗次數情形遞增其數據，以四位數字表示之。

(七) 合格碼：以#--表示合格，1.--數字表示缺失修正待承包商改善後，

檢驗無誤以#標示合格。

(八) 日期碼：以 6 位數表示例如民國 95 年 1 月 1 日就以 950101 表示。

本工程結束後，應將所有案卷移往本所之工程檔案室中加以保 存，並將已屆年限、過期失效之紀錄等，始得於規定時間送交指定地 點統一銷毀。

三、 電子文件管理系統架構

「A 工程專案」之各單位內設置各自主機乙台，其對外可連網際 網路，對內可連內部網路至承商共同資料庫。主辦及主管機關因屬政 府機關，另設置一套獨立安全之內部網路系統，其無法與網際網路相 連，以維資訊安全。

在承商共同資料庫中設置兩套儲存機制，一是具備資訊安全與備 份考量之備份資料庫，另一個則是公開予各單位合格管理者存取之公 開資料庫，其中專案基準及變更設計相關資料則是存至此處。此等系 統架構，符合本研究 4.3.2 節所述之「存取使用迅速、廣泛的取得、資 訊的修復、文件資訊保存與備份」等要點。「A 工程專案」網路系統基 本架構如下圖 5.2 所示。

圖5.2 「A 工程專案」網路系統基本架構圖

【註：符合本研究 4.3.2 節「專案基準文件管理系統」之內容】

另為符合本研究 4.3.2 節所述之「資訊安全管控」，於各網路中皆 設置「使用者帳號管理」的功能，必要時則加上密碼之「安全管理」。 故於個案中當無使用權限者要存取特定資料夾之際，則會被系統拒 絕，或是要求輸入帳號、密碼，以達到資訊安全的要求，如圖 5.3、5.4 所示。網路系統的使用視窗如圖 5.5、5.6、5.7 所示。

圖5.3 資訊安全管控圖

圖5.4 資訊安全管控圖 2

圖5.5 「A 工程專案」電子文件管理系統架構圖 1

圖5.6 「A 工程專案」電子文件管理系統架構圖 2

圖5.7 「A 工程專案」電子文件管理系統架構圖 3