管理系統、模式與個案實際管理過程比較後檢討分析

表5.31 個案變更設計管理過程與理論、模式之比較

構型管理系統【註 1】 本研究建議管理模式【註 2】 個案管理過程【註 3】

階段 工作內容 階段 工作內容 階段 工作內容 構型

管理 規劃

構型管理之組織 變更設計管理計畫的擬定 未特訂定之 溝通與協調

無 無

訓練 構型

辨識

專案文件 變更設 計之辨 識

專案基準 未 特 別 命 名

個案專案基準

文件資訊結構 文件管理系統 三階管理文件

構型項目辨識 文件編碼系統

編碼系統

構型 變更 管制

變更管理過程 變更設 計之審 查

l 各單位審查權 責之劃分

個 案 變 更 設 計 管 理 組 織、權責劃分及其管理 流程

變更管理管制

評估與核准 l 工程變更設計

需求研討 l 變更設計審查

過程

個 案 變 更 設 計 之 審 查 與 查證

l PCM 圖說疑 義研討會 l 實質審查 查證與認可 變更設計之查證 l 業主圖研會

l 變 更 設 計 說 明會

執行、結案 編訂變更工作計畫、議

價簽約

構型 現況 彙整

構型文件資料庫 變更設 計管制 與回饋

併入構型辨識之 文件管理系統

個 案 變 更 設 計 之 管 制 會 議

電子文件管理系 統架構

構型現況報告 ( 評 估 指 標 系 統、標桿學習、

績效評估)

l 變更設計過程 之管制

l 整合變更管制 系統

l 變更設計資訊 回饋

l 個 案 變 更 設 計管制會 l 工 程 契 約 執

行管制會議 l 業主圖研會 l 變 更 設 計 說 構型 明會

查證 與 稽核

構型查證 變更設 計管理 系統稽 核

併入審查階段變 更設計之查證 構型管理系統稽

核

管理系統稽核作 業規劃、執行、

紀錄

無 無

查證與稽核作業 無 無

註 1：係依「構型管理系統」之內容、架構表列。

註 2：「營建工程變更設計管理模式」係為本研究所建議採用之管理模式，其源自

「構型管理系統」之理論架構，並參據營建工程特性修改而得。

註 3：為本研究於個案研究中，實際觀察彙整出之變更設計管理內容。

三、 在研究個案變更設計管理的過程之中，有一個最終且重要的階 段，即承商與業主的「議價、簽約」。由於工程承攬的契約約束存 在，故任何變更設計之案件，理應待承商與業主簽約完成後方可 執行，不似其它產業於變更完成後即算管制結束。因此，在構型 管理系統之中，僅在第二章 IPMA 構型管理基本流程中述及「更 新 計 畫及 合約 並執 行」，以 及第 三章 「 變更 管理 過程 (Change Management Process)」中羅列「結案」過程。本研究認為在營建 工程變更設計管理之中，「議價、簽約」是一極為重要的里程碑，

故於第四章「變更設計資訊回饋」乙節，本研究即提出「契約變 更」之管理要項，以確實掌握變更設計辦理結果，以利承商順利 依變更結果施作、估驗、計價，以利各級監、管單位執行督導作 業，以完備工務行政程序。

四、 探討個案執行現況及客觀條件後，本研究認為未來應用所提管理 模式之際，主要會有四個影響因素，分述如下。

(一) 變更權責不明：公共工程變更設計涉及法律責任，各權責單位自 會嚴加釐清是否屬業內權責範圍，甚至推委以避避日後查察，而 使用管理模式中之「評估與核准」機制，致使於研討權責歸屬時 曠日廢時。建議可參照本本研究規劃變更階段之建議，明定專責 專人管制，以明事權，並管控時程。

(二) 構型現況彙整的較不具即時性：由於 PMBOK 中有關「構型現況 彙整」的內容包括建立文件資料庫、評估指標與績效評估、標桿 學習等，對於初步導入者實有困難，建議導入者在擬定「構型管 理計畫」之際，可依據本研究「管制與回饋」的內容規劃之，重 點包括變更過程的管制、整合變更的管制以及資訊回饋的方式，

以降低導入初期之門檻，以迅速得到管理之成效。再者，工程變

更設計所需時間往往較長，且現場施工涉及契約規範之限定，在 未完成程序之前，構型現況無法隨著變更辦理過程而即時更新。

因此，個案在管理之際應增加「進行中(in progress)」之構型項目 狀態監控功能，使尚未完成核定之變更項目亦能獲得監控。

(三) 回饋功能不彰：工程專案有其獨特性，沒有任兩工程專案是完全 相同；另工程專案具有契約行為，非經變更應依約定方式完成標 的，爰此兩點特性，變更過程中所得之回饋資訊，難以應用於該 專案之中，只能從管理技術方面加以精進，提早發掘潛伏於專案 中之變更需求，以適當之方式儘速解決。故專案規劃設計階段應 詳加參考其它專案執行經驗。

(四) 工程具有契約行為的限制：「工程專案非經變更應依約定方式完成 標的」，而因應變更而產生的法令、規範嚴格，不似其它產業可能 為完成標的，而採用「試誤法」的方式持續不斷地變更構型，進 而找到最適化的答案。因此在管理模式之「核准」與「查證」的 階段，工程較其它產業之要求可能高出許多，這樣的現象將更深 化「評估」階段的重要性，也間接說明了營建工程專案確實是需 要系統化的構型管理，以完備各項法令、規範的要求。

5.9 個案工程變更設計管理之改進建議

一、 明訂構型管理計畫，強化規劃過程：專案於執行前，應依專案管 理計畫建立「構型管理計畫」，其中包括「前言(目的、範圍、名 詞定義和適用性等)、參考文件(依據、規範、圖說、契約標單)、

構型管理組織的功能與權責、構型管理的流程(辨識、審查、核 準)、構型管理的管制功能、資料管理、稽核作業。」根據第 4.2 節「變更設計管理計畫的擬定」，本研究配合「A 工程專案」之

主辦、主管機關及專案特性，提出「A 專案新建工程營建管理--工程變更設計管理計畫」，其內容如 5.9.1 節所述。

二、 建立系統稽核作業：其目的第一是確保所有的變更設需求與作 業，都透過系統的過程詳實管辦；第二是確認管理系統是按照當 初所設計的期望而運作，進一步發現缺失；第三是確保管理系統 的運作可以達成預劃的目標。簡言之，稽核是在確保系統的有效 性(包括效率與效果)。根據第 4.6 節「變更設計管理系統稽核」，

就是將管理過程所產生的各種執行資訊，回饋予專案團隊的管理 階層(或其它外界專業單位)，並對於該管理過程之效率及效果作 稽核，俾確保管理系統的效率及有效性，並及早發現管理系統的 缺失，以求持續改進。本研究為「A 工程專案」所擬「變更設計 管理系統稽核」內容說明如 5.9.2 節所述。

5.9.1 個案變更設計管理計畫書編訂依據與內容大綱