第五章 深入訪談結果分析
第二節 檔案典藏機構之數位檔案加值背景
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第二節 檔案典藏機構之數位檔案加值背景
此節將上述檔案典藏機構之數位檔案加值背景作說明，以三個陎向敘述與分 析：目前的館藏類型、數量與主要的使用者族群，其檔案數位化情況以及數位檔 案加值工作之專責部門與專人負責的情況。
一、目前的館藏類型、數量與主要的使用者族群
各檔案典藏機構的館藏類型都趨向於該機構的宗旨徵集檔案，A01 表示其機 構以總統與副總統文物主題為主要檔案典藏，檔案形式主要以紙本為大宗，但也 典藏影音類型的檔案；A02 表示以機構檔案與具有永久保存價值的國家檔案為主 要典藏，檔案形式包含紙質類、攝影類、錄影(音)帶類、電子媒體類；A03 表示 其機構包含個人的文書、家族的文書還有機構團體的文書，雖然機關團體和機構 團體的檔案年代比較偏重在戰前，但還是有典藏一些戰後檔案，如不是公家機關 的臺灣銀行檔案；A04 表示其機關館藏大概分三類：非器物類、書畫類還有圖書 文獻類，圖書文獻類又包含善本古籍、奏摺以及地圖；A05 則表示文獻機構與學 校行政機關對於檔案的認定不太一樣，如果按照管理局的分類方式，學校檔案分 為行政類與學術類，再依照類別往下細分，大約有 20 或 30 種大類，受訪者還提 及檔案有狹義與廣義的範圍，狹義檔案指紙質與電子公文；廣義檔案則像是校長 身邊重要的物品，受訪者表示還在努力蒐集廣義檔案這部分，因此如果以狹義的 檔案而言，類型等於是有 20 幾種類型。而受訪者所屬之檔案典藏機構的館藏數 量皆非常龐大，為數位檔案加值之素材建立很大的基礎。
A01：「館藏類型大概以紙本的為最多，當然也有一些影音，例如：錄音帶 或是錄影、光碟等，這些類型的檔案都有，但不是我們利用檔案的大宗，那 些影音的檔案比較是與近期的總統相關，例如：李登輝或以些院長的行程與 訪談紀錄，因為我們同時也要管理總統與副總統文物，所以這些相關的影音 資料我們也保有一些，但我們的館藏還是以紙本為主，數量的話相當多喔！
目前完成整編與大概已有 10 萬卷左右，掃描的大概有 7 萬卷左右，這個是 指已經整理過的檔案數量，不包括還沒有整理的部分……｣ (A01：34-46)
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A02：「本局除了機構檔案之外，還典藏國家檔案，主要由機關具有永久 保存價值之檔案，經審選程序後移轉，或由私人、團體捐贈。典藏之國家檔 案包含紙質類、攝影類、錄影(音)帶類、電子媒體類，截至 103 年 12 月底止，
國家檔案典藏長度計 16,251.01 公尺(紙質類 15,785.23 公尺、非紙質類 465.78 公尺) ……｣ (A02：19-26)
A03：「……那就是我們在講的檔案三大來源嘛！個人的文書、家族的文書，
還有機構團體的文書，那這三塊的都有，那機關團體和機構團體的資料比較 偏重在戰前，……我們戰後收得比較少，但是還是有比如說跟臺灣省市議會 合作的這些役政的檔案，然後一些機關團體的，比如說台灣銀行阿！這些不 是屬於公家的，然後什麼土地銀行保留的日治時期勸業銀行，目前總數來算 我們大概有 20 萬冊/件……｣ (A03：14-25)
A04：「我們機構的館藏大概分三類，非器物類、書畫類還有圖書文獻類……
但其實大致上在網站上那個典藏精選那邊都，……器物是分為玉器、銅器、
陶瓷、珍玩，那書畫當然算在書法繪畫！那文獻類應該是有善本古籍的樣 子，那還有一些是奏摺之類的，還有一些地圖他們也滿多的……｣
(A04：58-66)
A05：「……文獻單位跟學校行政機關對檔案的認定是不太一樣，應該這樣 說目前檔案管理局檔案法規定是國家檔案和機關檔案來分，……如果在我們 學校分就是行政類和學術類，那學術類再分為各院……那不是在國家檔案局 裡面規範的這些檔案，比較屬於是歷史檔案，像國史館那一類，他們有一些 歸類會用到更大的區分概念，比如說假設是荷蘭史時代……那學校大部分都 是在民國 34 年以後的公文，……所以分類上不是用歷史的方法，比較是用 行政的方式來分。……｣ (A05：36-53 )
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針對受訪者所屬機構之主要使用者族群幾乎皆以研究者為主要使用者，但有 部分檔案典藏機構因為其機構屬性，而與其他機構不太相同，例如：A05 就表示 它是以校內師生為主要使用者族群。除了上述使用者類型之外，還有對於該機構 館藏有需求，便也會到館使用檔案，例如：A01 表示各個公家單位、民間單位或 私人要做與歷史有關的展覽，也會到他們館內找尋合適作展的素材；A02 表示使 用檔案者以學術研究與歷史考證為目的；A03 則表示因為關於日本統治時期的資 料較多，有些在臺灣出生的日本人-灣生便會到館找尋他們的個人經歷或是家書 的歷史。
A01：「……而我們目前的使用者族群大概是研究者，例如歷史學者、學生 等，或是作展覽的廠商、作片子的、出版書籍的、想要總統歷史照片的人也 都會來使用我們機構的資源，……然後電視台做紀錄片或是電視專輯、出版 書籍，以及各個公家單位、民間單位或私人要做展覽，如果是與歷史相關，
多少會想到要來我們館使用檔案……｣ (A01：47-55)
A02：「……有關國家檔案應用申請人之職業統計，這部分可以我們國家檔 案開放應用情形報告，其中應用檔案族群以研究助理、家庭管理及退休人 員、學生等為居多，申請檔案之目的以學術研究、歷史考證為主。｣
(A02：29-34)
A03：「……然後主要的使用者族群當然還是以研究者居多，就是臺灣史的 研究者，但是這兩年有比較多的社會人士使用，包括他們來查一些他們土地 或是區域的發展，甚至有些文創，包括電影的服裝設計的工作人 員他們會 因為工作的需求，來這裡查找這些資料，然後再來的話就是現在也有一些灣 生哪！灣生就是在台灣出生的日本人，……我們這邊因為日本統治時期的資 料比較多，所以他們會來這邊找一些她們的個人經歷或是家書的一些歷史這 樣子。｣ (A03：25-41)
A04：「……那主要的使用者族群為何？這滿廣泛的，商業用途的也有，那
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既使是文獻類的他也有商業用途，像是朕知道了，那不就是一個紙膠帶，它 使用文獻上奏摺的硃批，所以它可能有教育的使用用途啦！也有可能有商業 的，也有可能就單純研究阿！那這就是很廣，使用者非常廣……我們機構是 一個比較全民的博物館，老老少少都可以來，……所以它比較沒有說有特定 族群的情況。｣ (A04：66-73，76-80)
A05：「目前喔！學校檔案應用這樣區分開，行政應用方面是以校內的同仁 為主，校內同仁會基於需求來調案，那這些案件也主要集中在 3 年以內，它 等於是比較新進的公文，因為它有一些行政的價值，有一些是因為業務上不 熟練，想看一下前手怎麼做，有些則是他要做比較大的專案要參考別人怎麼 做，這都是行政上的需求，那屬於比較多元一點的應用是民眾和學者的需 求，現在有都陸續出來了，甚至有些國外的喔！來自日本人等研究某種議 題，跟我們機構有關就會來調檔，主要族群還是以校內師生同仁為主。｣
(A05：19-30)
二、檔案典藏機構檔案數位化情況
各機構的檔案數位化情況分述如下：A01 表示參與國科會計畫時，以其外部 經費支援，數位化的量與規模是最盛大的，但計畫結束後，因館內的經費還需與 其他部門分配，而無法再撥出相當比例的經費來進行數位化工作，因此該機構只 能減少數位化的規模，數位化情況目前情況比例也因而降低很多；A02 表示該機 構自 93 年貣，配合檔案數位化期程，陸續執行轉製微縮作業，此外，為妥善保 存特殊媒體類檔案，持續辦理其數位化轉製作業，並於 102 年依據國家檔案永續 典藏與多元服務計畫及檔案典藏維護計畫，辦理國防部軍事情報局等相關移轉檔 案掃描，且自 89 年籌備時期貣至 102 年底止，已完成國家檔案數位化的部分掃 描；A03 表示其機構內的原件較少，大部分以數位化方式徵集典藏，進行數位化 後，原件再歸還給合作單位，所以其數位化檔案的比例相當高，受訪者亦表示其 單位內，目前基本上粗估大概 8 成以上應該都是已數位化的情況；A04 表示因為 該機構的紙本檔案數量非常多，因此雖然持續在進行數位化工作，但數位化的比
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例呈現較低，而數位化工作則依照其策略來進行，以外界關注度較高、使用者調 檔頻率較高以及快要損毀的檔案先進行數位化，如已經脆化或損壞的檔案，則需 先進行修復，因為修復工作較花費人力與時間，因此這種類型檔案進行數位化的 速度較慢；最後受訪者 A05 表示該機構數位化分為三類，一類為電子公文，完 全是數位化的形式；另一類為紙本公文，新進紙本公文移轉到檔案股，便會快速 把此公文進行數位化，舊的公文則進行回溯數位化方式；最後一類為廣義檔案的 數位化，因廣義檔案會存有其重要檔案的價值，因此這類的檔案雖然需要花費更 多人力，但它卻是需要盡速進行修復與數位化工作。
A01：「數位化就是目前前面大概做了 10 年吧，剛開始也都是有外部的支援，
像國科會計畫有好幾個分項，然後看我們是參加哪個分項，然後我們本身別 人會認為我們的檔案滿有價值的，所以我們在分配經費的時候，也能夠分配
像國科會計畫有好幾個分項，然後看我們是參加哪個分項，然後我們本身別 人會認為我們的檔案滿有價值的，所以我們在分配經費的時候，也能夠分配