元培醫事科技大學
資訊管理系畢業專題
企業資訊系統導入分析
指導老師：何順全 老師
組 別：A10 組
組 員：彭彥儒 1001408025
程遠奕 1001408018
呂孟員 1001408058
馮稚詒 1001408059
I
摘要
隨著時代的進步，現今企業營運已進入全面資訊化的時代，企業為了提升競 爭力，紛紛透過企業 e 化協助企業更有效率的生產、銷售、存貨管理、應收帳款 管理及內部行政作業等等，進而 達到提升企業競爭力和確保競爭優勢。而 ERP(Enterprise Resource Planning，企業資源規劃) ，即是一個實施企業流程再造的 重要工具，並能有效提升企業營運效率。本專題以 A 公司為例進行 ERP 系統導 入，在未導入 ERP 前，A 公司營運流程幾乎使用人工處理，而發生許多難以避 免的錯誤，因此企業運作效率不佳，本組的目的是協助 A 公司完成 ERP 的導入 與分析，本組針對 A 公司進行營運流程訪談後加以分析，在瞭解現況後導入適 合目前該公司需求之 ERP 系統，目標是改善 A 公司內部營運流程，以提高其營 運效率，進而有效降低企業的營運成本、增加企業獲利能力。 關鍵字：企業資源規劃（ERP）、企業流程再造（BPR）
II
目錄
摘要... I 目錄... II 表目錄... V 圖目錄... VI 第一章 緒論 ... 1 1.1 背景與動機 ... 1 1.2 目的 ... 2 1.3 限制 ... 3 第二章 文獻探討 ... 4 2.1ERP 簡介 ... 4 2.1.1 概述... 4 2.1.2 源起... 4 2.2ERP 之演進 ... 6 2.3ERP 功能 ... 9 2.3.1 生產管理... 9 2.3.2 進、銷、存貨管理... 9 2.3.3 財務管理... 10 2.3.4 人力資源管理... 10 2.4ERP 導入方法 ... 11 第三章 專題規劃 ... 14 3.1 專題目標 ... 14 3.2 專題發展步驟 ... 15 3.2.1 聯繫與討論... 16 3.2.2 企業需求評估... 16 3.2.3 ERP 系統評估 ... 16 3.2.4 ERP 系統導入方法分析 ... 16 3.2.5 企業現況流程分析... 16 3.2.6 未來流程規劃... 16 3.2.7 系統導入... 17III 3.2.8 效益分析... 17 3.3 系統藍圖架構 ... 18 3.3.1 硬體架構圖... 18 3.3.2 元欣 ERP 進銷存系統功能模組架構 ... 19 3.4 專題時程規劃 ... 20 第四章 ERP 系統導入 ... 21 4.1 企業需求評估 ... 21 4.1.2 聯繫與討論... 22 4.2ERP 系統評估 ... 23 4.3 甘特圖擬定 ... 25 4.4 安裝系統 ... 26 4.5 制訂編碼原則 ... 27 4.6 人員使用權限設定 ... 28 4.7 輸入基本資料 ... 29 4.8 現況流程分析 ... 31 4.9 未來流程規畫 ... 34 4.10 系統測試 ... 38 4.10.1 銷貨流程測試... 39 4.10.2 銷貨流程特殊狀況流程... 45 4.10.3 進貨流程測試... 46 4.10.4 盤點流程測試... 50 4.11 各項帳目輸入 ... 54 4.12 各項單據輸入 ... 54 4.13 元欣 ERP 系統操作手冊 ... 55 4.13.1 進貨管理... 55 4.13.2 銷貨管理... 68 4.13.3 庫存管理... 82 4.13.4 對帳功能... 85 第五章 效益評估 ... 88 5.1ERP 系統對 A 公司營運的改變 ... 88
5.1.1 導入 ERP 後協助公司進行 BPR(Business Process Reengineering， 企業 流程再造) ... 88 5.1.2 利用 ERP 來執行企業的內部控制，降低營運管理的風險 ... 88 5.1.3 利用 e 化來改善作業流程，提升行政效率並降低人力負荷 ... 89 5.1.4 透過資訊整合，提供各種管理及查核報表，協助企業管理與改善.... 89 5.1.5 透過 e 化整合上下游的資訊，提升競爭力 ... 89 5.2 效益評估 ... 90
IV 5.2.1 進銷存流程時間效益分析... 90 5.2.2 應收帳款平均時間效益分析... 91 5.2.3 庫存帳準確率分析-導入前 ... 92 5.2.4 庫存帳準確率分析-導入後 ... 93 5.2.5 管理決策依賴 e 化的程度 ... 94 第六章 結論與建議 ... 95 6.1 結論 ... 95 6.2 建議 ... 96 參考文獻... 97
V
表目錄
表 3-1 專題時程甘特圖 ... 20 表 4-1 價格提問 ... 22 表 4-2 功能提問 ... 22 表 4-3 三家 ERP 系統比較表 ... 24 表 4-4 各流程測試結果總表 ... 38 表 4-5 A 公司對系統功能之提問 ... 44 表 4-6 各項帳目輸入確認表 ... 54 表 4-7 各項單據輸入確認表 ... 54VI
圖目錄
圖 2-1ERP 資訊系統發展之五大階段 ... 6 圖 2-2ERP 導入程序之五大階段 ... 11 圖 3-1 專題發展步驟流程圖 ... 15 圖 4-1 系統安裝步驟一 ... 26 圖 4-2 系統安裝步驟二 ... 26 圖 4-3 制訂貨品編碼 ... 27 圖 4-4 貨品資料查詢 ... 27 圖 4-5 人員權限設定 ... 28 圖 4-6 客戶基本資料建立 ... 29 圖 4-7 貨品基本資料建立 ... 29 圖 4-8 廠商基本資料建立 ... 30 圖 4-9 庫別資料建立 ... 30 圖 4-10A 公司現況流程分析圖 ... 31 圖 4-11A 公司現況盤點流程分析圖 ... 33 圖 4-12A 公司未來流程規劃圖 ... 34 圖 4-13 未來進貨流程規劃圖 ... 36 圖 4-14A 公司未來盤點流程規劃圖 ... 37 圖 4-15 元欣 ERP 系統主畫面 ... 38 圖 4-16 銷貨單建立 ... 39 圖 4-17 應收沖帳作業 ... 40 圖 4-18 應收對帳單明細查詢 ... 41 圖 4-19 應收對帳單明細 ... 42 圖 4-20 出貨庫別選擇 ... 43 圖 4-21 銷貨特殊流程圖 ... 45 圖 4-22 進貨單建立 ... 46 圖 4-23 應付沖帳作業 ... 47 圖 4-24 應付對帳單明細查詢 ... 48 圖 4-25 應付對帳單明細 ... 49 圖 4-26 庫存報表查詢 ... 50 圖 4-27 庫存表 ... 51 圖 4-28 分倉庫存報表查詢 ... 52 圖 4-29 分倉庫存表 ... 53 圖 4-30 請購單作業 ... 55VII 圖 4-31 新增請購單 ... 55 圖 4-32 選擇請購廠商 ... 56 圖 4-33 請購單狀態選擇-1 ... 56 圖 4-34 請購單狀態選擇-2 ... 57 圖 4-35 新增請購貨品 ... 57 圖 4-36 選擇品項 ... 58 圖 4-37 儲存請購單 ... 58 圖 4-38 請購單建立完成 ... 59 圖 4-39 進貨單作業 ... 59 圖 4-40 新增進貨單 ... 60 圖 4-41 代入請購單 ... 60 圖 4-42 選擇代入之請購單 ... 61 圖 4-43 確認代入之請購單號 ... 61 圖 4-44 選擇進貨庫別-1 ... 62 圖 4-45 選擇進貨庫別-2 ... 62 圖 4-46 儲存進貨單 ... 63 圖 4-47 進貨單建立完成 ... 63 圖 4-48 應付沖帳作業 ... 64 圖 4-49 新增應付沖帳單 ... 64 圖 4-50 選擇廠商 ... 65 圖 4-51 選擇進貨單-1 ... 65 圖 4-52 選擇進貨單-2 ... 66 圖 4-53 輸入沖帳金額 ... 66 圖 4-54 儲存沖帳作業 ... 67 圖 4-55 沖帳作業完成 ... 67 圖 4-56 報價單作業 ... 68 圖 4-57 新增報價單 ... 68 圖 4-58 選擇客戶 ... 69 圖 4-59 報價單狀態選擇-1 ... 69 圖 4-60 報價單狀態選擇-2 ... 70 圖 4-61 付款方式選擇-1 ... 70 圖 4-62 付款方式選擇-2 ... 71 圖 4-63 新增銷貨貨品 ... 71 圖 4-64 選擇品項 ... 72 圖 4-65 儲存報價單 ... 72 圖 4-66 報價單建立完成 ... 73 圖 4-67 銷貨單作業 ... 73 圖 4-68 新增銷貨單 ... 74
VIII 圖 4-69 代入報價單 ... 74 圖 4-70 選擇代入之報價單 ... 75 圖 4-71 確認代入之報價單號 ... 75 圖 4-72 選擇出貨庫別-1 ... 76 圖 4-73 選擇出貨庫別-2 ... 76 圖 4-74 儲存銷貨單 ... 77 圖 4-75 銷貨單建立完成 ... 77 圖 4-76 應收沖帳作業 ... 78 圖 4-77 新增應收沖帳單 ... 78 圖 4-78 選擇客戶 ... 79 圖 4-79 選擇銷貨單-1 ... 79 圖 4-80 選擇銷貨單畫面-2 ... 80 圖 4-81 輸入沖帳金額 ... 80 圖 4-82 儲存沖帳作業 ... 81 圖 4-83 沖帳作業完成 ... 81 圖 4-84 庫存表作業 ... 82 圖 4-85 庫存表查詢 ... 82 圖 4-86 庫存報表 ... 83 圖 4-87 分庫庫存表作業 ... 83 圖 4-88 分倉庫存表查詢 ... 84 圖 4-89 分倉庫存報表 ... 84 圖 4-90 應收帳款作業 ... 85 圖 4-91 期間收款明細查詢 ... 85 圖 4-92 期間收款明細表 ... 86 圖 4-93 應付帳款作業 ... 86 圖 4-94 期間付款明細查詢 ... 87 圖 4-95 期間付款明細表 ... 87 圖 5-1 進銷存流程時間效益分析圖 ... 90 圖 5-2 平均應收帳款時間效益分析圖 ... 91 圖 5-3 導入前庫存帳準確率分析圖 ... 92 圖 5-4 導入後庫存帳準確率分析圖 ... 93
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第一章 緒論
1.1 背景與動機：製作專題之背景狀況與動機 1.2 目的：此專題預計達成之目的 1.3 限制：專題製作時遭遇之限制1.1 背景與動機
在 1990 年之前，所有協助企業營運的資訊系統都統稱為『管理資訊系統』， 當 1990 年 ERP(Enterprise Resource Planning，企業資源規劃)，這嶄新的企業管理 概念被提出，便迅速為全世界商業企業所接受，此後，全球的中大型企業紛紛採 用 ERP 系統來協助營運，甚至成為營運的主要核心系統。時到今日，全球前 500 大企業中有 80％的企業都在用 ERP 系統作為其決策的工具和管理日常工作流程， 其功效及重要性可見一斑。 A 公司為進行代理銷售的業者，該公司主要銷售生技相關產品，包含健康食 品、化妝品、食品等，由於公司成立不久，因此規模略為精簡，公司內部由經理、 銷售管理人員、財務人員所組成，平時商品採購及銷售作業皆由銷售管理人員負 責，該公司目前為某科技大學產學合作廠商，並將辦公室設立於該科技大學校內， 因此商品主要販售於該校教職員及學生。 目前 A 公司在進貨、銷貨及庫存管理上主要仍採用人工作業，因此不但造 成人力成本及負擔較高，且人工作業與採用 ERP 系統進行管理之企業相比，不 僅耗時且效率不彰，尤其人工作業出錯的機率也高出許多，A 公司之銷售管理人 員平時進行進貨及銷貨作業時，僅依靠 EXCEL 做紀錄及整理，無法提升效率及 將進銷貨做系統化之管理，出錯時也不易察覺及修正。 A 公司目前處於創業初期，在企業營運流程上仍有相當大的進步空間，尤 其該公司屬於代理銷售業者，因此進銷貨的流程對公司營運影響甚大，在人工無 法有效率的管理該流程時，導入 ERP 將勢在必行，ERP 不但能降低人事成本， 並能將流程系統化並明顯提升企業營運效率。2
1.2 目的
放眼未來，業者必定希望公司營運狀況逐漸步上軌道，企業要穩健發展並成 長，在營運流程上勢必需要系統化管理，以 A 公司的現況流程來看，目前有缺 陷的營運流程明顯的拖累了公司發展，本組目的是針對 A 公司之需求，進行營 運狀況瞭解，並分析市面上販售的 ERP 系統之功能，提供符合 A 公司需求之 ERP 系統並導入，使得企業營運流程系統化，並能有效提升企業營運效率。 本專題對 A 公司之改善目標有四大方向： 1. 企業營運流程之改良： 將原本有缺陷之營運流程進行再造，並設計新流程改善營運狀況。 2. 提升進、出貨效率： 利用新設計之進、出貨流程配合 ERP 系統管理，以提升效率。 3. 提升庫存盤點及對帳效率： 利用 ERP 存貨及帳務功能，使盤點、對帳更加便利。 4. 降低人力管理負擔： 導入 ERP，進銷存流程都由 ERP 系統進行管理，使得人員管理 負擔減輕。3
1.3 限制
由於 A 公司對於導入 ERP 的支持度及決心未達理想，使得本組在導入分析 時有遭遇些許限制。 1. A 公司願意投資在導入 ERP 系統上之預算有所限制，因此所選擇的 ERP 系 統之財務模組功能較為精簡，日後假使公司規模擴張則此 ERP 系統可能將 無法滿足公司營運需求。 2. 在確定購入 ERP 系統後，預算撥款十分緩慢，可見經營者對於導入 ERP 之 決心不足，導致系統導入時程延遲，進而影響後續效益評估與結案階段之 整體進度。 3. A 公司規模精簡，使用 ERP 之銷售管理人員平時工作負擔較大，能配合本 組進行 ERP 導入的多餘時間較少，以致影響 ERP 系統正式上線時間。4
第二章 文獻探討
2.1 ERP 簡介：ERP 之概述及發展源起簡介 2.2 ERP 之演進：ERP 發展演進階段介紹 2.3 ERP 功能：ERP 模組功能介紹 2.4 ERP 導入方法：ERP 系統導入之方法介紹2.1 ERP 簡介
2.1.1 概述
企業資源規劃（Enterprise Resource Planning，縮寫 ERP），是一個由美國著名 管理諮詢公司 Gartner 於 1990 年提出的企業管理概念。企業資源計劃最初被定義 為應用軟體，但迅速為全世界商業企業所接受。現在已經發展成為一個重要的現 代企業管理理論，也是一個實施企業流程再造的重要工具。 而當初應用軟體的定義，現在則被稱為「企業資源計劃系統」。企業資源計 劃系統是一個建立在資訊技術基礎上的系統化管理思想，為企業決策層及員工提 供決策運行手段的管理平台(維基百科，2014)。
2.1.2 源起
ERP 的概念是著名產業科技研究單位－Gartner Group 在 1990 年代初期依據資 訊科技的發展及供應鏈管理所提出的觀念，以推論製造業管理資訊系統的發展趨 勢。其實 ERP 並不是一個全新的系統，它是由 1970 年代的物料需求計劃（MRP）， 1980 年代的製造資源規劃（MRP II）所逐漸演進而成。 以推動 MRP、MRP II 著名的 APICS 美國生產及存貨管理協會在對 ERP 一詞 的解釋中提到：一個 ERP 系統和典型的 MRP II 系統的差異在技術上的需求，例 如圖形使用者介面（GUI）、關聯式資料庫、與客戶及供應商的整合、可視需要 製作各式報告等。 簡單地說，ERP 是「一個大型模組化、整合性的流程導向系統，整合企業內 部財務會計、製造、進銷存等資訊流，快速提供決策資訊，提升企業的營運績效
5 與快速反應能力。」它是 e 化企業的後台心臟與骨幹。任何前台的應用系統包括 EC、CRM、SCM 等都以它為基礎。 一般 ERP 軟體強調如下之系統整合性： 所有的應用應該接入同一個資料庫，以避免資料的冗餘和資料定義的重複。 所有的模組應該具有一致的體驗。 使用者應該可以接入（透過獲得一定的許可權而能夠檢視）任何系統中的訊 息而不需要額外的處理作業。 新型 ERP 管理系統的擴充點與主要特點如下： 企業資源計劃更加因市場、銷售經營的即時性，能夠對市場快速響應；它將 供應商、製造商與分銷商間的新的夥伴關聯，將流水應鏈管理功能包含了進來， 強調即時供應即時生產；並且新的電子辦公即時通訊，電子審批，企業後勤管理 加入了 ERP 管理。 新近圖形化使用者介面、多互動式介面、自訂的桌面管理介面、第四代語言 及輔助工具、分布式結構伺服器、基於 WEB 技術的電子資料交換、多資料庫整 合、等等。 產品資料管理 PDM 功能，增加了對設計資料與過程的管理，並進一步加強 了生產管理系統與 CAD、CAM 系統的整合。流程製造等)的管理模式。新形式下 ERP 系統在供應鏈管理、銷售與市場、分銷、客戶服務、財務管理、製造管理、 庫存管理、品質管理、專案管理、電子辦公管理，電子文件管與標準和過程式控 制制等補充功能。 新型辦公裝置的加入加速了 ERP 的即時性，PDA、手機、高清網路攝影機等 使條碼入錄管理、二維碼快速匯入、電子辦公檔案的快速跨地管理與審批。ERP 在訊息與資料的時代是現代企業向國際發展的更高層管理模式，它將完成企業各 方面的整合管理，給企業帶來更多即時、更廣泛、更長遠的經濟效益與社會效益 (維基百科，2014)。
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2.2 ERP 之演進
第一階段：物料需求計畫階段 (MRP-Material Requirement Planning)
在 1970 年代企業大部分屬於製造產業。此時人工充沛、成本低廉、產品類 型簡單、生產型態主要追求規模經濟的大量生產。製造業要能及時出貨，最大的 關鍵在於正確、及時的用料規劃以及供料控制。例如，業務接到訂單時，到底要 採買哪些物料？要買多少？應該何時入庫？存貨要設定多少？這些都是當時企 業最關心的議題，因此資訊應用系統在產業界被拿來作為規劃及管理物料的工具 ，而整個物料規劃系統的發展主要源於 MRP 理論。 資料來源：《ERP 基礎觀念及導入方法篇》（頁 1-1），江美英、吳佩諭，2011，新北市：鼎新電腦。 圖 2-1 ERP 資訊系統發展之五大階段
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MRP 物料需求計畫的理論基礎，就是以生產產品的用料清單(Bill of Material， 簡稱 BOM)、生產製造前置時間與原物料採購的前置時間為基本要件，透過訂單 或生產計畫的需求展開，來計算及規劃生產製成品及半成品的生產計劃以及這些 生產計劃所需的原物料採購計畫(江美英、吳佩諭，2011)。
第二階段：MRPII (Manufacturing Resource Planning)的發展(製造資源需求計畫)
當製造企業的生產用料可以被有效的控管而得到管理效益時，企業近一步擴 大資源項目來規劃與控制，包括：人力資源、設備管理、產能管理及資金管理等， 因從 MRP 進入 MRPⅡ的發展(江美英、吳佩諭，2011)。
第三階段：ERP (Enterprise Resource Planning)企業資源規劃
在之前，所有協助企業完成營運的資訊系統被統稱為「管理資訊系統」，但 在 1990 年左右美國 Gartner Group Inc.諮詢公司首先給了管理資訊系統一個新的名 稱，稱為 ERP(Enterprise Resource Planning)企業資源規劃系統。全球的中大型企業 紛紛採用「企業資源規劃系統」來協助營運，甚至成為營運的主要核心系統。根 據調查，在 1998 年時，美國大型企業中有 57%採用了「企業資源規劃系統」。為 何「企業資源規劃系統」會這麼受到企業的歡迎，而且大家會願意紛紛跟進導入？ 探究其主要原因，在於「企業資源規劃系統」能夠整合企業內各個功能部門的作 業，利用工作流程技術（workflow)，並以流程（process)為主軸，再配合及時供補 （just-in-time)和作業流程最佳化的設計，減少企業流程中重複、閒置和等待等無 價值的作業，使得企業流程順暢沒有阻礙。因此能夠縮短作業處理時間（cycle time)，有效的分配、運用企業資源，快速的回應市場和顧客需求(江美英、吳佩 諭，2011)。 第四階段：ERPII 的發展 ERPII 系統是以 ERP 資訊系統為核心再發展延伸，延伸分為兩個主軸，廣度 與深度。廣度部分是外部延伸，包含針對客戶經營及供應商管理兩個面向，例如 將 ERP 的訂單管理延伸到 CRM 客戶關係管理系統，或將 ERP 之採購管理延伸到 SCM 供應鏈管理系統或協同商務；另外一個是內部應用深度的議題，一般企業 為了加速 ERP 系統之導入，大部分先期以選擇套裝軟體為主軸，而套裝軟體畢 竟不是為了企業量身訂製的系統，因此有些作業可能必須遷就資訊系統的設計， 有些作業恐還必須延用原始人工處理。所以，在 ERPII 階段，企業聚焦解決這些 深入的問題，並且往往會再進行一次不同資訊系統間的整合，這些整合方式有的
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是透過系統間額外的整合界面來進行，亦有由 ERP 系統廠商所提供相關軟體間 的無縫及時性的整合設計(江美英、吳佩諭，2011)。
第五階段：即時企業 (RTE-Real Time Enterprise)
RTE 之概念同樣由 IT 諮詢顧問公司 Gartner Group 在 2002 年末提出。Gartner Group 經過大量不同背景、不同學科的分析員於長期的調查研究後，總結歸納出 一個對企業管理必將產生深遠影響的業務概念，即 ”RTE”。 Gartner Group 將 RTE 定義為：「能夠通過使用最新資訊，在關鍵商務流程中消除管理和實施中的 延遲，從而提高競爭力的企業」。簡單一點來說就是，把資訊系統的資訊透過處 理後變成競爭優勢或是變成創造營收的商機。 總結來說，資訊系統發展的五個階段，其中前兩個 MRP 及 MRPII 階段主要 聚焦在產品的生產製造範圍，資訊系統的應用亦聚焦在資源的規劃與管理，其主 要目標在降低生產成本；當進入到 ERP 及 ERPII 階段時，企業透過資訊系統來規 劃內外部的營運資源，並透過資訊系統的應用創造更多的競爭優勢；而到了第五 階段即時企業，企業要透過資訊系統的資訊及效能來替企業創造量化的營收價值 (江美英、吳佩諭，2011)。
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2.3 ERP 功能
在企業中，一般的管理主要包括三方面的內容：生產控制管理（計劃、製造）、 進、銷、存管理（進貨、銷貨、存貨管理）和財務管理（會計核算、財務管理）。 主要針對企業的需求及特性，提供適度整合的應用的 ERP 系統，而這三大系統 本身就是集成體，它們互相之間有相應的介面，能夠很好的整合在一起來對企業 進行管理。另外，要特別一提的是，隨著企業對人力資源管理重視的加強，已經 有越來越多的 ERP 廠商將人力資源管理納入了 ERP 系統的一個重要組成部分 (MBA 智庫百科，2014)。2.3.1 生產管理 生產管理是一個以計劃為導向的先進的生產、管理方法。首先，企業確定它 的一個總生產計劃，再經過系統層層細分後，下達到各部門去執行。即生產部門 以此生產，採購部門按此採購等等。它將企業的整個生產過程有機的結合在一起， 使得企業能夠有效的降低庫存，提高效率。同時各個原本分散的生產流程的自動 連接，也使得生產流程能夠前後連貫的進行，而不會出現生產脫節，耽誤生產交 貨時間(MBA 智庫百科，2014)。
2.3.2 進、銷、存貨管理 進銷存管理是指某一商品，從進入公司後，經由入庫、倉儲、出庫、銷售各 環節而轉為現金的實物流轉後，增加資金的存貨管理過程。單從管理學角度，進 銷存管理包括計劃採購、採購後入庫、入庫後倉儲、出庫及出庫後的銷售 5 個環 節。 而企業對進銷存管理目標主要包含以下： 1. 保證銷售供應並實現利潤最大化目標。 2. 減少資金使用，實現資金利用率最高。 3. 加快存貨流動，使流動資金的使用效率提高。 4. 控制商品及原物料破損的數量。 5. 出入庫、進銷的工作出現差錯機率低，管理效率高。 6. 存貨流動良性。 7. 進貨費用為企業最低，進貨價最合理。 8. 財務資金管理好，在進貨結款與信譽間取得最佳平衡(MBA 智庫百科， 2014)。
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2.3.3 財務管理 財務管理是在一定的整體目標下，關於資產的購置(投資)，資本的融通(籌資) 和經營中現金流量(營運資金)，以及利潤分配的管理。而其管理功能主要是基於 會計核算的數據，再加以分析，從而進行相應的預測，管理和控制活動。企業中， 清晰分明的財務管理是極其重要的。所以，在 ERP 整個方案中它是不可或缺的 一部分。ERP 中的財務模組與一般的財務軟體不同，作為 ERP 系統中的一部分， 它和系統的其它模組有相應的介面，能夠相互集成，比如：它可將由生產活動、 採購活動輸入的信息自動計入財務模塊生成總賬、會計報表，取消了輸入憑證繁 瑣的過程，幾乎完全替代以往傳統的手工操作。一般的 ERP 軟體的財務部分分 為會計核算與財務管理兩大塊(MBA 智庫百科，2014)。
2.3.4 人力資源管理 人力資源管理是指企業的一系列人力資源政策以及相應的管理活動。這些活 動主要包括企業人力資源戰略的制定，員工的招募與選拔，培訓與開發，績效管 理，薪酬管理，員工流動管理，員工關係管理，員工安全與健康管理等。即：企 業運用現代管理方法，對人力資源的獲取（選人）、開發（育人）、保持（留人） 和利用（用人）等方面所進行的計劃、組織、指揮、控制和協調等一系列活動， 最終達到實現企業發展目標的一種管理行為。人力資源管理的最終目標是促進企 業目標的實現。 以往的 ERP 系統基本上都是以生產製造及銷售過程(供應鏈)為中心的。因此， 長期以來一直把與製造資源有關的資源作為企業的核心資源來進行管理。但近年 來，企業內部的人力資源，開始越來越受到企業的關注，被視為企業的資源之本。 在這種情況下，人力資源管理，作為一個獨立的模塊，被加入到了 ERP 的系統 中來，和 ERP 中的財務、生產系統組成了一個高效的、具有高度集成性的企業 資源系統。它與傳統方式下的人事管理有著根本的不同(MBA 智庫百科，2014)。
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2.4 ERP 導入方法
1.專案計畫階段： 這個階段目的有二：一是讓 ERP 系統廠商瞭解企業之營運模式及瞭解企業 導入 ERP 之效益與期許，另一目的是要擬定可執行、有效之 ERP 專案計畫，包 含專案組織、工作項目、專案時程、資源需求、訓練計畫及風險監控等(江美英、 吳佩諭，2011)。 2.教育訓練階段： 這階段目的是教會未來 ERP 的執行者及管理者熟悉 ERP 的系統功能及管理 功能，培訓後很重要的是蒐集基本資料，如客戶資料、廠商資料、品號資料等， 逐一將這些資料蒐集齊全，並經過適當的正確性審查後，才能由權責人員按部就 班將資料輸入 ERP 系統，在基礎資料規劃中特別重要的是「編碼原則」與影響 生產管理規劃及成本結構的成品「BOM 分階原則」。這兩項資料規劃的適當與否 將會影響到 ERP 導入過程的複雜度與品質(江美英、吳佩諭，2011)。 資料來源：《ERP 基礎觀念及導入方法篇》（頁 3-3），江美英、吳佩諭，2011，新北市：鼎新電腦。 圖 2-2 ERP 導入程序之五大階段12 3.作業流程擬定階段： 一般 ERP 系統模組流程大大小小將近有上百個，例如：「訂單管理系統」就 有「客戶審查流程」、「商品核價流程」、「報價流程」、「訂單處理流程」、「銷貨流 程」、「銷貨退回處理流程」……等等，導入顧問必須在這個階段將企業現行的流 程，以引導、或套用、或調整成 ERP 之系統流程，然後一一要求使用者逐一練 習新的作業流程，讓使用者適應及熟悉新的改變。此階段導入顧問須負起企業與 ERP 系統間溝通的橋樑，並透過溝通降低企業 e 化過程中因為改變所產生的障礙 或質疑(江美英、吳佩諭，2011)。 4.正式上線及效益評估階段： 準備工作完成後，就等一個最佳的時間將所有的程序完全改變，稱之為「上 線日」。從此之後企業將以 ERP 系統的流程來替代過去的營運程序。 ERP 的效益顯現，簡單可分為四類來說明：資料分享、程序及風險控管、及 時有效的經營分析與經營效率提升(江美英、吳佩諭，2011)。
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2.5 BPR 簡介
所謂 BPR(Business Process Re-engineering)，指的是企業流程再造是指企業進 行 e 化時，所必須具備的要素，藉由 BPR 可以重新改造組織企業作業流程，以 提高企業本身的營運及生產效率，並期望減少企業成本的方法。而一般企業在導 入 ERP 系統時，也經常會面臨企業流程再造的問題，甚至 BPR 會成為影響 ERP 導入成敗相當關鍵的因素，而成為值得關注的問題。 如果導入 ERP 系統的企業現行作業流程和系統內建的作業流程不一樣，為 了吸收一流企業的最佳“實務”，企業必須修改其作業流程，配合系統作業模式， 因而產生了流程再造的需求．然而企業流程再造是一件很複雜且專業的工作，除 了需要對企業的作業流程有充份的了解之外，還要對產業實務有相當的經驗與認 識，甚至還要配合所引進的 ERP 系統，以免流程再造的結果仍不能符合系統的 作業模式(鼎新知識學院，2014)。 系統性對商業流程進行重新思考和徹底變革，達到重要的現代績效業績，如 成本、質量、服務、速度等的根本性進步。對複雜的科技、人文和組織制定新的 工作戰略、實際流程設計活動和變革管理。BPR 與企業拓展中的其他方法，特別 是持續改善和全面質量提升不同，其目的是根本性的變革，而不是逐漸的改變為 達到較大改變，BPR 尋求改變企業可變結構，以及其他管理、績效工作。為了達 到最大效果，利用信息科技（IT）是一個主要方法。IT 技術用來支持現有企業功 能，如提高企業效率，新的企業形式，以及企業之間的合作。 BPR 成功和失敗的關鍵： 1. 組織廣泛認可. 2. BPR 團隊組織 3. 商業需求分析 4. 有一定 IT 技術基礎 5. 有效的變革管理 6. 進行持續改善 總體來說，成功的 BPR 可以帶來很大的變化，對商業流程進行優化。為了 獲得成功，有一些關鍵成功因素。從前面公司進行再造的經驗中進行學習。另外， BPR 的最終成功需要人的因素，團隊有多麼投入，是否有激勵，是否夠專業等等。 準備進行流程再造的企業必須全面考慮，進行全面、周詳的再造流程，把失敗的 機會最小化(維基百科，2014)。
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第三章 專題規劃
3.1 專題目標：專題預計達成之目標 3.2 專題發展步驟：專題發展各階段步驟與細節 3.3 系統藍圖架構：A 公司系統使用環境與系統硬體架構 3.4 專題時程規劃：專題製作時程訂定與甘特圖繪製3.1 專題目標
ERP 系統在現今的企業營運中已有舉足輕重的地位，全球無數知名企業皆須 透過 ERP 的管理才可維持企業平時正常運作，由此可見 ERP 對於企業營運之重 要性。未導入 ERP 之企業都將需要評估是否該進行導入，以提升競爭力和營運 效率。 A 公司目前的現況營運流程已無法應付逐漸擴大的營運規模，因此導入 ERP 將是它們最佳的解決方案，在得知該公司有導入 ERP 需求時，本組隨即與 A 公 司進行開會討論，瞭解該公司的現況進行分析，再重新規劃理想的營運流程，並 確認其需求及分析市售 ERP 系統功能，以導入符合需求之 ERP 系統。 此專題的目標為 A 公司的企業流程再造，為其制定標準化的營運流程，以 修正現況流程的不足；並透過 ERP 系統，達成提升進、出貨效率、有效降低庫 存盤點與對帳所需時程，以及降低人力管理負擔等目標。 本組透過此專題將 ERP 系統導入 A 公司，從根本改善營運流程及運用 ERP 系統管理所產生正面效益，使 A 公司持續進步，並呈現 ERP 對於企業之影響力。15
3.2 專題發展步驟
本組的專題發展步驟預計分為四個階段，第一階段為前置準備期，第二階段 為 ERP 導入前之分析期，第三階段為實際導入上線期，第四階段為導入 ERP 後 之效益分析期，並針對各時期之詳細步驟以流程圖的方式作說明，專題發展步驟 流程如下： 圖 3-1 專題發展步驟流程圖16
3.2.1 聯繫與討論 在確定本組為 A 公司進行 ERP 系統導入後，隨即與該公司之銷售管理人員 張小姐聯絡，約定時間開會討論進行客戶狀況瞭解，以便進行分析。
3.2.2 企業需求評估 ERP 的功能涵蓋範圍十分廣泛，ERP 系統功能大略可分為四個模組：生產管 理、進銷存貨管理、財務管理及人力資源管理，由此可知企業的各項營運流程基 本上皆可利用 ERP 進行管控，因此在此階段則必須瞭解 A 公司之需求，進行企 業需求評估後，分析出需要導入之 ERP 功能模組，以尋找能滿足企業需求之 ERP 系統進行導入。
3.2.3 ERP 系統評估 在瞭解企業需求並分析出需導入之 ERP 模組後，則需進行 ERP 系統評估， 此階段需以 A 公司所編列之 ERP 導入預算，分析市售 ERP 系統功能，必須在不 超過預算之前提下，找出功能最完善且最適合 A 公司進行導入之 ERP 系統。
3.2.4 ERP 系統導入方法分析 以專案計畫階段、教育訓練階段、作業流程擬定階段、正式上線及效益評估 階段來進行 A 公司導入的程序。 3.2.5 企業現況流程分析 瞭解 A 公司在未導入 ERP 系統前之營運現況流程，再分析各項現況流程找 出造成營運困難之問題點，並針對其不合適的流程提出改善方案。
3.2.6 未來流程規劃 透過企業現況流程所分析出之問題點，重新設計一套理想的未來流程，於 A 公司導入 ERP 後可依循此流程運作重新規劃的營運模式，運用企業流程再造進 行流程優化，使 A 公司營運更加順暢。
17 3.2.7 系統導入 此階段為 ERP 系統實際導入上線，共有六個步驟：安裝軟體、人員使用權 限設定、基本資料蒐集及輸入、期初餘額結算與輸入、流程導入、系統測試及調 整。準備工作完成後，將原有的流程完全改變，自此之後企業運用 ERP 系統的 理想流程來替代過去的營運程序。 3.2.8 效益分析 比對 A 公司導入 ERP 系統前後營運績效，製作成圖表作比較，即可以此分 析 ERP 系統對該公司所產生之效益。並可將 ERP 導入前後做完整的分析呈現。
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3.3 系統藍圖架構
3.3.1 硬體架構圖
A 公司的 ERP 系統環境架構如圖 3-2，即 Client 端與 Application Server 端及 Database Server 端皆安裝於同一台電腦，財務管理人員可透過網路遠端連線至 Client 端進行對帳作業。
19 3.3.2 元欣 ERP 進銷存系統功能模組架構
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3.4 專題時程規劃
表 3-1 專題時程甘特圖 DATE：2014/10/20 項目 日期 內容 進度 一月 二月 三月 四月 六月 十月 顧問 時數 15 21 22 13 05 07 09 20 專案計畫 階段 客戶狀況 了解 企業需求評估 預計 120 實際 ERP 系統評估 預計 實際 專案進度 擬定 甘特圖擬定 預計 40 實際 教育訓練 階段 各系統 教育訓練 安裝系統 預計 3 實際 制訂編碼原則 預計 實際 人員使用權限 設定 預計 實際 各項基本 資料蒐集 輸入基本資料 預計 5 實際 作業流程 擬定階段 作業流程 分析 現況流程分析 預計 40 實際 未來流程規劃 預計 實際 上線前系統 調整 系統測試 預計 30 實際 正式上線 階段 期初餘額結 算與輸入 各項帳目輸入 預計 4 實際 異動資料 輸入 各項單據輸入 預計 32 實際 效益評估 及 結案階段 上線後檢討 與效益分析 效益評估 預計 90 實際 結案 建議及檢討 預計 40 實際21
第四章 ERP 系統導入
4.1 企業需求評估：對 A 公司欲導入之 ERP 系統需求進行瞭解 4.2 ERP 系統評估：瞭解 A 公司之需求後進行 ERP 系統評估與比較 4.3 甘特圖擬定：依照訂定之專題製作步驟，擬定甘特圖 4.4 安裝系統：為 A 公司進行 ERP 系統安裝 4.5 制定編碼原則：教導 A 公司進行貨品、廠商、客戶之編碼原則 4.6 人員使用權限設定：教導 A 公司進行人員權限之設定 4.7 輸入基本資料：教導 A 公司將貨品、廠商、客戶基本資料輸入至 ERP 系統 4.8 現況流程分析：瞭解 A 公司導入 ERP 前之營運現況流程，並進行分析 4.9 未來流程規劃：為 A 公司進行流程再造，並設計導入 ERP 後之營運流程 4.10 系統測試：測試為 A 公司重新設計之流程於 ERP 系統中可否正常運作 4.11 各項帳目輸入：將 A 公司導入前之帳務及庫存資料輸入至 ERP 系統中 4.12 各項單據輸入：將 A 公司導入前之銷貨單、進貨單、對帳單等單據輸入至 ERP 系統中 4.13 元欣 ERP 系統操作手冊：將 A 公司 BPR 後運作於元欣 ERP 系統之流程 詳細說明，並製作操作手冊4.1 企業需求評估
A 公司的營運流程目前以人工作業處理居多，銷售管理人員平時使用 Excel 軟體進行進貨、銷貨及庫存之管理，但是在訂單量逐漸成長的情況之下，利用 Excel 管理已漸漸無法滿足該公司日常營運需求，假使未來公司經營規模擴張， 原本的管理模式勢必不再適用，因此導入 ERP 系統管理並進行流程再造，使 A 公司在營運流程上更加順暢。 當進行企業需求評估時，首要考量的因素是企業類型，ERP 系統的主要功能 模組大致分為三大區塊：進銷存管理、生產管理、財務管理，不同的企業類型及 經營模式適用於不同的 ERP 功能模組，A 公司的企業類型屬於產品代理銷售， 因此導入 ERP 的進銷存管理模組將會較為合適。 再來要考量的因素是企業規模及 ERP，企業規模的大小不同，所需要的 ERP 系統規模也將有所差異，A 公司目前為剛創立的小型企業，公司規模精簡，所接 收的訂單量也還在逐漸成長，因此就該公司目前的營運現況而言還不需導入規模 過大的 ERP 系統，若導入規模較大的 ERP 系統，許多系統功能目前 A 公司可能 尚無使用上之需求，且導入系統所需投入之成本將會較為昂貴。因此尋找適合 A 公司規模的 ERP 系統為第二個要點。22 最後所要考量的因素是預算，一間欲導入 ERP 系統之企業，所願意投入的 預算多寡，都會直接影響 ERP 系統的優劣，而 ERP 系統的優劣更會影響導入的 成效。因此在瞭解 A 公司願意投入的預算之後，才能綜合以上所有因素，挑選 出適合導入該公司之 ERP 系統。
4.1.2 聯繫與討論 本組為輔助 A 公司進行 ERP 導入與分析，經過幾次開會討論並了解他們對 於 ERP 需求後，進行三家 ERP 系統分析，好讓 A 公司改善營運效率。 以下是 A 公司的提問： 表 4-1 價格提問 價格 Q： A： 1.不同版本價錢差異？ 正航一號進銷存： $27,200 元欣進銷存：5 台 $18,000 弈飛資訊 QBoss 進銷存：不限台數(需 同網段)$6,800 表 4-2 功能提問 功能 Q： A： 1.是否可刷二維條碼？ 可刷 2.貨品、客戶、銷售基本資料查詢時是否 可用關鍵字輸入？ 無法使用關鍵字，但可依照排序尋找 3.可否針對登入人員設定權限？ 正航一號進銷存：可設定權限 元欣進銷存：可設定權限 弈飛資訊 QBoss 進銷存：可設定權限 4.資料是否可匯出匯入？ 正航一號進銷存：Excel，word，圖片 元欣進銷存：Word，Excel(部分)，圖 片 弈飛資訊 QBoss 進銷存：Excel，word
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4.2 ERP 系統評估
本組在了解 A 公司提出的 ERP 系統之功能需求及選購預算之後，初步先選 了三套 ERP 系統，分別是正航、元欣、弈飛，而為了選購其功能最符合於 A 公 司營運需求的 ERP 系統，因此在逐一的瞭解每套系統後做出分析及評估。 下表即經過本組瞭解三套 ERP 系統後，由進貨、銷貨、存貨三項功能、軟 體價格、系統使用者權限、資料匯出功能這四個主軸作出的功能比較表。在進、 銷、存功能方面，A 公司主要著重於有無付款單、結帳單、收款單等功能，在表 4-3 可以看出三套軟體相較之下，元欣較符合 A 公司的需求，而正航雖然在付款、 收款、結帳功能方面無法滿足 A 公司的要求，但它有客戶訂單，其他兩家皆沒 有此項功能，而在存貨功能方面，在其他兩家只有存貨報表的情況下，它多了存 貨異動功能，以上兩個功能相比，正航在此功能上較優於其他兩套軟體，但缺少 A 公司所需要的財務功能。而弈飛這套軟體則缺少結帳單的功能且弈飛所具備的 功能較少。然而在軟體價格方面正航價格較高且功能不能滿足 A 公司需求，弈 飛較便宜但功能不足，反觀元欣價格既符合預算，功能也符合 A 公司的要求。 系統使用權限設定部分三套軟體皆具備此功能，最後，在資料匯出功能方面， 三套軟體皆可匯出成 EXCEL 及 WORD 檔。而元欣僅在匯出 WORD 檔正常，當 資料匯出成 EXCEL 檔時部分格式需人工校正，元欣在擷取資料上較為不便，正 航、弈飛兩套軟體匯出功能均可正常使用。經過以上分析與討論後，A 公司決定 採購元欣進銷存貨管理系統作為營運之 ERP 系統。24 表 4-3 三家 ERP 系統比較表 正航一號進銷存 元欣進銷存 弈飛資訊 QBoss 進銷存 請購單 Yes Yes No 採購單 Yes No Yes
進貨單 Yes Yes Yes
退貨單 Yes Yes No
應付憑單 Yes Yes Yes
付款單 No Yes Yes
報價單 No Yes Yes
合約訂單 No No No
客戶訂單 Yes No No
銷貨單 Yes Yes Yes
銷退單 Yes Yes No 結帳單 No Yes No 收款單 No Yes Yes 存貨流程 存貨異動明細表 只有存貨報表 只有存貨報表 單機版價錢 $4,880 $3,990 $3,800 網路版價錢 $27,200 5 台 $18,000 不限台數(需同 網段) $6,800 使用者權限 可設定權限 可設定權限 可設定權限 匯出功能 Excel，word， 圖片 Word，Excel (部分)，圖片 Excel，word
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4.3 甘特圖擬定
在整個專題製作，所有繁瑣的工作必須要做有計畫的安排與執行準備，因此 在執行工作的時間上須在 A 公司及各組員之間討論出共同認定的製作時間，進 而計劃出工作項目及時程規劃。 而一個完善的時程規劃表，讓本組可以按照所擬定之工作計劃進度表進行製 作，而不致於在各階段工作上漫無目標、毫無效率。工作計劃進度表擬定好後， 在每一次製作完成後，紀錄前後進度，並做好事前的準備工作，以便下一工作階 段的製作更加順利。 本組專案進度擬定，是依循 ERP 教材之系統導入程序五大階段，作為專題 規劃的架構，之後依照導入程序制定各階段的工作項目及時程的規劃。擬定完成 之甘特圖如表 3-1。26
4.4 安裝系統
確認為 A 公司導入元欣 ERP 系統後，進行系統安裝作業，如圖 4-1、4-2。
圖 4-1 系統安裝步驟一
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4.5 制訂編碼原則
瞭解 A 公司商品類型及數量後，與其討論並制定出合適之貨品編碼原則， 如圖 4-3。 圖 4-3 制訂貨品編碼 貨品編碼制定完成後之貨品代號，如圖 4-4。 圖 4-4 貨品資料查詢28
4.6 人員使用權限設定
為 A 公司的系統使用者進行人員權限設定，用以區分不同使用者之權限， 如圖 4-5。
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4.7 輸入基本資料
建立 A 公司客戶基本資料，各欄位資料輸入完成，如圖 4-6。 圖 4-6 客戶基本資料建立 建立 A 公司貨品基本資料，各欄位資料輸入完成，如圖 4-7。 圖 4-7 貨品基本資料建立30
建立 A 公司廠商基本資料，各欄位資料輸入完成，如圖 4-8。
圖 4-8 廠商基本資料建立
建立 A 公司庫別資料，如圖 4-9。
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4.8 現況流程分析
本組為 A 公司營運現況之進貨、銷貨流程進行瞭解及分析，並製作流程分 析圖，如圖 4-10。 圖 4-10 A 公司現況流程分析圖 1. A 公司把代理商品資訊放置於官網，供顧客瀏覽其商品。 2.顧客是否於官網訂購單下訂(Y 至(3)，N 至(4))。32 3.銷售管理人員將訂單傳至 GOOGLE 雲端。 4.銷售管理人員將訂單資料 Key 至 EXCEL。 5. A 公司因無庫存，因此訂單量須累積到向廠商進貨之數量，才可進行採購， (Y 至 6，N 至 7) 。 6. A 公司以信件、電話、訂貨單方式向廠商訂貨。 7. A 公司詢問顧客是否願意等待商品進貨(Y 至 6，N 至 2)。 8. A 公司是否先匯款給廠商(Y 至 11，N 至 9)。 9. A 公司收到向廠商訂貨的商品及發票，銷售管理人員再將資料登錄至 EXCEL 進出貨表。 10、11. A 公司將訂購商品金額匯款給廠商。 12.通知廠商已匯款，請廠商出貨。 13.同 9。 14. A 公司已進貨，可通知顧客前來取貨。 15.顧客前來取貨。 16.確認出貨，銷售管理人員將資料登錄至 EXCEL 進出貨表。 17.財務人員開立發票給顧客。 18.銷售管理人員向顧客收取貨款。 19.銷售管理人員將日期、入帳日、發票等收款資料登錄至 EXCEL。 20.銷售管理人員應收帳款應付帳款對帳，確認無誤。
33 本組為 A 公司營運現況之盤點流程進行瞭解及分析，並製作流程分析圖， 如圖 4-11。 圖 4-11 A 公司現況盤點流程分析圖 1. A 公司的銷售管理人員列印之前在 Excel 建立之進、銷貨表單。 2. A 公司的銷售管理人員在倉庫進行貨品盤點。 3. A 公司的銷售管理人員確認實物帳與 Excel 表單數量是否一致。 (Y 此流程到此結束，N 至 4) 4. A 公司的銷售管理人員調整進、銷貨明細總數。 5. A 公司的銷售管理人員將進貨總數減銷貨總數，再 key 到進貨 Excel 表。 (流程再從 1 開始進行)
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4.9 未來流程規畫
本組依照圖 4-10 之 A 公司現況流程分析，為 A 公司進行 BPR，重新規劃後 之營運流程圖，如圖 4-12 圖 4-12 A 公司未來流程規劃圖 1. A 公司收到客戶訂單。 2. A 公司庫存量是否足以出貨。 3.銷售管理人員通知客戶可前來取貨。 4.詳見圖 A 公司導入 ERP 後進貨流程圖。 5.銷售管理人員詢問客戶欲使用何種付款方式。 6.客戶先行領貨再付款給 A 公司。 7.客戶先行付款之後再領貨。 8.客戶分次付款。 9.客戶於 A 公司現場付款並取貨。35 10.銷售管理人員進行沖帳作業。
11.銷售管理人員與客戶確認出貨明細並核對帳務。 12.銷售管理人員確認客戶是否結清款項。
36 本組為 A 公司重新規劃後之進貨流程圖，如圖 4-13。 圖 4-13 未來進貨流程規劃圖 1. A 公司的銷售管理人員累積一定數量之客戶訂單。 2. A 公司的銷售管理人員向廠商採購商品。 3. A 公司的銷售管理人員確認進貨數量是否正確。 (Y 至 5，N 至 4) 4. A 公司的銷售管理人員請廠商把剩餘數量補齊。 (再回至 3 開始進行) 5. A 公司的銷售管理人員檢驗商品是否不良。 (Y 至 6，N 至 7) 6. A 公司的銷售管理人員把不良之商品驗退回廠商。 (再回至 3 開始進行) 7. A 公司的銷售管理人員在 ERP 系統上填寫進貨單。(最後流程到此結束)
37 本組為 A 公司重新規劃後之盤點流程圖，如圖 4-14。 圖 4-14 A 公司未來盤點流程規劃圖 1. A 公司的銷售管理人員在系統上列印盤點清單。 2. A 公司的銷售管理人員在倉庫進行貨品盤點。 3. A 公司的銷售管理人員確認系統帳與實物帳是否一致。 (Y 此流程到此結束，N 至 4) 4.公司的銷售管理人員需先得到主管核准，再從系統上進行盤營盤虧之調帳。 (最後流程到此結束)
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4.10 系統測試
本組依照為 A 公司設計之未來流程規劃圖進行系統測試，輸入資料實際測 試各功能，比對實際產出結果與預期結果是否一致，以確認各流程皆可於元欣 ERP 系統上正常運作。 圖 4-15 元欣 ERP 系統主畫面 測試方式為實際執行 BPR 後之流程，測試區分為進貨、銷貨、盤點三個模 組，測試過程及結果如下。 表 4-4 各流程測試結果總表 流程 預計與實際是否符合 進 貨 進貨單建立 是 沖帳作業 是 對帳明細 是 銷 貨 銷貨單建立 是 沖帳作業 是 對帳明細 是 盤 點 庫存報表查詢 是 分倉庫存報表查詢 是 庫存調帳 否39 4.10.1 銷貨流程測試 預計功能：當 A 公司收到客戶訂單，並確認庫存量足以出貨時即可開立銷 貨單，於銷貨單建立作業中建立銷貨單，輸入客戶資料、銷貨品項、數量、金額， 且具備新增、查詢、修改、刪除等功能，建立完成後須能扣除庫存數量，以正確 顯示庫存量。 實際系統測試：在銷貨單建立作業中點選新增，銷貨單號系統會自動產生， 在客戶代號選擇出貨的客戶，當該客戶於客戶檔中存有資料時，於客戶代號中點 選後，客戶名稱、電話、送貨地點、聯絡人、聯絡電話，都會自動代入顯示，其 中送貨地點如有更改可再自行修改，出貨庫別選擇存貨的庫別 A，貨品代號欄位 點兩下後會顯示所有貨品名稱，點選貨品名稱就會自動代入貨品資料，接下來填 入銷貨數量，總價系統會自動計算，最後點選存檔即可完成。銷貨單建立作業也 支援新增、查詢、修改、刪除功能，建立銷貨單後，庫存量系統也會自動扣除庫 存數量。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-16。此銷貨流程測試為針對 A 公司較常使用之 銷貨模式，其餘三種不同銷貨模式則在操作系統的流程上有些許不同，詳細流程 於圖 4-20 出貨庫別選擇進行說明。 圖 4-16 銷貨單建立
40 預計功能：當 A 公司建立銷貨單後，收到客戶貨款時，須執行應收沖帳作 業，此作業需能正確代入銷貨單資料及金額，且具備新增、查詢、修改、刪除等 功能，並於執行沖帳後正確紀錄，以防重複收款或應收款項金額未正確顯示。 實際系統測試：在銷貨應收沖帳中，點選新增，沖帳序號會自動產生，客戶 代號選擇銷貨的客戶代號，客戶名稱會自動代入，沖帳日期會自動顯示為當天的 日期，並可自行選擇其他日期，再於下方銷貨單號點選欲執行沖帳之銷貨單號， 在本次收現欄位輸入沖帳金額，執行自動沖帳後，點選存檔即可完成沖帳動作。 應收沖帳作業支援新增、查詢、修改、刪除功能，若銷貨單需分次沖帳，系統也 能正確顯示剩餘未沖帳金額。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-17。 圖 4-17 應收沖帳作業
41 預計功能：當完成應收沖帳作業後，須查詢對帳單以確認應收沖帳已正確完 成，或查詢已開銷貨單但尚未完成沖帳作業之銷貨單號，此功能需能正確顯示已 完成及未完成沖帳之銷貨單號，以便對帳及防止呆帳。 實際系統測試：點選客戶對帳明細單，對帳條件可設定對帳月份及客戶代號， 如欲查詢特定客戶，可輸入該客戶代號進行查詢，例如只需查詢 C00001 客戶時， 可於客戶代號欄位中輸入 C00001 至 C00001 即可，但若是要查詢所有客戶，此欄 位可不需進行修改，最後點選螢幕預視即可瀏覽所有明細單。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-18。 圖 4-18 應收對帳單明細查詢
42 預計功能：在應收對帳單明細中，需詳細顯示出尚未完成應收沖帳作業之銷 貨單號、銷貨品項、銷貨金額以及未收金額。 實際系統測試：客戶應收對帳單只會顯示出尚未沖帳完成之銷貨單，所能顯 示的資訊有客戶代號、客戶名稱、對帳月份、地址、電話、銷貨日期、銷貨單號、 貨品代號、貨品名稱、數量、單價、總價以及目前未收帳款金額並列出上期未收、 本期應收、稅前金額、稅後金額、已收金額…等等，最後合計應收帳款金額，反 之已完成沖帳的銷貨單不會在此出現。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-19。 圖 4-19 應收對帳單明細
43 A 公司銷貨模式有下列四種，當客戶選擇不同之付款方式時，出貨及沖帳方 式將有所差異，系統操作流程分別如下： 現付現領：為 A 公司客戶較常選擇之付款方式，此情況下 A 公司於開立銷貨單 並確認收到貨款後，直接於應收沖帳功能內執行沖帳動作，並於對帳 單功能中確認此筆訂單是否已完成沖帳。 先領貨後付款：由於元欣 ERP 系統中不支援此功能，解決方案為，在開立銷貨 單時於備註欄位註明先領貨後付款，當收到貨款後，再執行沖帳 及對帳功能，確認已收到貨款。 先付款後領貨：由於元欣 ERP 系統中不支援此功能，解決方案為，在開立銷貨 單時於備註欄位註明先付款後領貨，並於出貨庫別選擇 B 倉庫出 貨，客戶付款後執行沖帳功能，之後進行對帳動作確認已收到貨 款，待客戶領貨後，先將銷貨單之出貨庫別改為 A 倉庫，再於 備註欄位中加註已完成，最後至銷貨明細表中確認此筆訂單已完 成領貨。 分期付款：當客戶選擇此付款方式，在建立銷貨單時於備註欄位註明需分期付款， 於收到客戶第一期之貨款後，將該筆款項進行沖帳，之後收取剩餘分 期款項時，先至銷貨明細表中查詢付款方式為分期付款之銷貨單號， 將剩餘應收帳款做沖帳，再於銷貨單備註欄位中加註已完成，最後在 應收對帳中確認貨款已收齊。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-20。 圖 4-20 出貨庫別選擇
44 表 4-5 A 公司對系統功能之提問 Q： A： 1.銷售收款金額無法看出收款日期？ 可看，需到明細表查看 2.客戶分次交錢，卻無法看到分次交錢 的日期，都只能看最後結額的總數，每 星期都要入帳不好對帳 沖帳明細單可看每筆沖帳金額 3.明細單是否可看進出帳日期？ 無法同時查看，需查看不同明細表 4.是否可以看銷貨的已收未收款報 表？ 可看，但須開兩個報表去查看，再以 EXCEL 整理在一起
45 4.10.2 銷貨流程特殊狀況流程 A 公司銷貨模式中，有少數客戶需要以先向 A 公司取得銷貨款項發票，再於 客戶自身企業報帳取得貨款後才向 A 公司進行付款動作，此為銷貨特殊狀況， 詳細流程如圖 4-21。 圖 4-21 銷貨特殊流程圖
46 4.10.3 進貨流程測試 預計功能：當 A 公司商品庫存量不足欲進貨時即可開立進貨單，於進貨單 建立作業中建立進貨單，輸入廠商資料、進貨品項、數量、金額，且具備新增、 查詢、修改、刪除等功能，建立完成後須能增加庫存數量，以正確顯示庫存量。 實際系統測試：在進貨單建立作業中點選新增，進貨單號系統會自動產生， 在廠商代號選擇進貨的廠商，當該廠商於廠商檔中存有資料時，於廠商代號中點 選後，廠商名稱、電話、送貨地點、聯絡人、聯絡電話，都會自動代入顯示，其 中送貨地點如有更改可再自行修改，進貨庫別選擇欲進貨的庫別，貨品代號欄位 點兩下後會顯示所有貨品名稱，點選貨品名稱就會自動代入貨品資料，接下來填 入進貨數量，總價系統會自動計算，最後點選存檔即可完成。進貨單建立作業也 支援新增、查詢、修改、刪除功能，建立進貨單後，庫存量系統也會自動增加庫 存數量。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-22。 圖 4-22 進貨單建立
47 預計功能：當 A 公司建立進貨單後，繳交廠商貨款時，須執行應付沖帳作 業，此作業需能正確代入進貨單資料及金額，且具備新增、查詢、修改、刪除等 功能，並於執行沖帳後正確紀錄，以防重複付款或應付款項金額未正確顯示。 實際系統測試：在進貨應付沖帳中，點選新增，沖帳序號會自動產生，廠商 代號選擇進貨的廠商代號，廠商名稱會自動代入，沖帳日期會自動顯示為當天的 日期，並可自行選擇其他日期，再於下方進貨單號點選欲執行沖帳之進貨單號， 在本次付現欄位輸入沖帳金額，執行自動沖帳後，點選存檔即可完成沖帳動作。 應付沖帳作業支援新增、查詢、修改、刪除功能，若進貨單需分次沖帳，系統也 能正確顯示剩餘未沖帳金額。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-23。 圖 4-23 應付沖帳作業
48 預計功能：當完成應付沖帳作業後，須查詢對帳單以確認應付沖帳已正確完 成，或查詢已開進貨單但尚未完成沖帳作業之進貨單號，此功能需能正確顯示已 完成及未完成沖帳之進貨單號，以便對帳及防止重複付款。 實際系統測試：點選應付對帳明細單，對帳條件可設定對帳月份及廠商代號， 如欲查詢特定廠商，可輸入該廠商代號進行查詢，例如只需查詢 S00001 廠商時， 可於廠商代號欄位中輸入 S00001 至 S00001 即可，但若是要查詢所有廠商，此欄 位可不需進行修改，最後點選螢幕預視即可瀏覽所有明細單。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-24。 圖 4-24 應付對帳單明細查詢
49 預計功能：在應付對帳單明細中，需詳細顯示出尚未完成應付沖帳作業之進 貨單號、進貨品項、進貨金額以及未付金額。 實際系統測試：廠商應付對帳單只會顯示出尚未沖帳完成之進貨單，所能顯 示的資訊有廠商代號、廠商名稱、對帳月份、地址、電話、進貨日期、進貨單號、 貨品代號、貨品名稱、數量、單價、總價以及目前未付帳款金額並列出上期未付、 本期應付、本期退貨…等等，最後合計應付帳款金額，反之已完成沖帳的進貨單 不會在此出現。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-25。 圖 4-25 應付對帳單明細
50 4.10.4 盤點流程測試 預計功能：當 A 公司需進行庫存盤點時，庫存報表需能正確顯示現有庫存 數量，以便執行盤點作業。 實際系統測試：查詢貨品庫存時，點選庫存表，庫存查詢條件可設定貨品代 號，如欲查詢特定貨品，可輸入該貨品代號進行查詢，例如只需查詢 G0001 貨品 時，可於貨品代號欄位中輸入 G0001 至 G0001 即可，如要查詢所有貨品，這項欄 位可不需進行修改，如需查詢同一類別之貨品，可在貨品欄位中選擇欲查詢之類 別即可，而其餘欄位之選擇可依查詢之需求進行選擇，最後點選螢幕預視即可瀏 覽庫存報表。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-26。但在存貨相關功能中僅可進行庫存量查詢， 無法進行庫存量調整，假設實際盤點與系統庫存帳有所差異，將只能運用虛擬銷 貨單或進貨單進行系統調帳。 圖 4-26 庫存報表查詢
51 預計功能：在庫存表明細中，需詳細顯示出貨品的代號、名稱及庫存量，以 便查詢即時庫存量。 實際系統測試：貨品庫存表會顯示出貨品代號、貨品名稱、存放位置、目前 庫存量、單位、安全庫存量、備註、筆數…等等，目前庫存量之數值，系統會以 銷貨及進貨自動做加減，而存放位置、單位、安全庫存之設定值皆可在貨品檔中 設定。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-27。 圖 4-27 庫存表
52 預計功能：當 A 公司需進行分庫庫存盤點時，分庫庫存報表需能正確顯示 各分庫現有庫存數量，以便執行盤點作業。 實際系統測試：查詢分庫庫存時，點選分庫庫存表，查詢庫存條件可設定貨 品代號及庫別代號，如欲查詢特定貨品及特定倉庫之庫存，可輸入該貨品之代號 及庫別代號進行查詢，例如只需查詢 G0001 貨品在 A 倉庫之庫存時，可於貨品 代號欄位中輸入 G0001 至 G0001，並於庫別代號欄位中輸入 A 至 A 即可。如需 查詢所有貨品在所有分庫之庫存時，這兩項欄位可不需進行修改，如需查詢同一 類別之貨品，可在貨品欄位中選擇欲查詢之類別即可，而其餘欄位之選擇可依查 詢之需求進行選擇，最後點選螢幕預視即可瀏覽所有分庫庫存報表。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-28。 圖 4-28 分倉庫存報表查詢
53 預計功能：在分庫庫存表明細中，需詳細顯示出貨品的代號、名稱及庫存量， 以便查詢即時庫存量。 實際系統測試：貨品分庫庫存表會顯示出貨品代號、貨品名稱、庫別代號、 目前庫存數、單位、總庫存數、筆數…等等，庫別代號及庫別名稱可在庫別檔中 設定，而分庫庫存報表之顯示方式為各項貨品在各別分庫之庫存數量，再加總各 貨品在各庫別之庫存量。 經過實際測試後，元欣 ERP 系統符合為 A 公司規劃之流程所需功能，系統 操作皆為正常，測試結果如圖 4-29。 圖 4-29 分倉庫存表
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4.11 各項帳目輸入
表 4-6 各項帳目輸入確認表 期初餘額結算與輸入 是否輸入完成 未完成之原因 筆數 應收帳款 Yes 269 應付帳款 Yes 47 庫存帳 Yes 884.12 各項單據輸入
表 4-7 各項單據輸入確認表 異動資料輸入 是否輸入完成 未完成之原因 筆數 客戶訂單 Yes 478 銷貨單 Yes 478 進貨單 Yes 20055
4.13 元欣 ERP 系統操作手冊
4.13.1 進貨管理 圖 4-30 請購單作業 1.點選『請購單』進入請購管理系統。 圖 4-31 新增請購單 1.按下工具列上的『新增』即可建立資料。 2.點擊『廠商代號』欄位兩下進入廠商選擇視窗。56 圖 4-32 選擇請購廠商 1.選擇供應貨品之『廠商名稱』。 2.確認廠商名稱後點選『確定』。 圖 4-33 請購單狀態選擇-1 1.滑鼠點擊『付款條件』欄位兩下進入片語選擇視窗。
57 圖 4-34 請購單狀態選擇-2 1.請購單狀態選擇『未完成』。 2.選取請購單狀態後點選『確定』。 圖 4-35 新增請購貨品 1.點擊『貨品代號』下方欄位兩下進入貨品查詢視窗。
58 圖 4-36 選擇品項 1.選取欲購買之『貨品』。 2.確認商品後點選『確定』。 圖 4-37 儲存請購單 1.滑鼠輕點『數量』下方欄位輸入貨品數量。 2.如需新增多項貨品，步驟同圖 4-35、圖 4-36。 3.確認各項資料無誤後點選上方工具列的『存檔』建立請購單。
59 圖 4-38 請購單建立完成 1.系統會自動跳出『選擇視窗』表示請購單已建檔。 圖 4-39 進貨單作業 1.點選『進貨單』進入廠商進貨資料管理系統。
60 圖 4-40 新增進貨單 1.按下工具列上的『新增』即可建立資料。 2.點擊工具列右方的『代請購』進入請購單資料選擇視窗。 圖 4-41 代入請購單 1.滑鼠點擊『請購單號』欄位兩下進入廠商請購單瀏覽視窗。
61 圖 4-42 選擇代入之請購單 1.選擇欲開立進貨單之『廠商名稱』並核對『採購金額』。 2.選取後點選『確定』。 圖 4-43 確認代入之請購單號 1.確認代入請購單號無誤後點擊『確定』。
62 圖 4-44 選擇進貨庫別-1 1.請購單資料代入後按下『進貨庫別』選單。 圖 4-45 選擇進貨庫別-2 1.選取倉庫存貨之庫別『A』。
63 圖 4-46 儲存進貨單 1.確認各項資料無誤後點選上方工具列『存檔』儲存進貨單。 圖 4-47 進貨單建立完成 1.系統會自動跳出『選擇視窗』表示進貨單已建檔。 ※完成建檔後須回到『請購管理系統』將已開立進貨單之請購單『付款條件』 狀態『未完成』改為『已完成』以防止重複建立進貨單。
64 圖 4-48 應付沖帳作業 1.點選『應付沖帳』進入進貨應付沖帳管理系統。 圖 4-49 新增應付沖帳單 1.按下工具列上的『新增』即可建立資料。 2.滑鼠點擊『廠商代號』欄位兩下進入廠商選擇視窗。
65 圖 4-50 選擇廠商 1.選擇欲沖帳廠商之『廠商名稱』。 2.選取後點選『確定』。 圖 4-51 選擇進貨單-1 1.點擊『進貨單號』下方欄位兩下進入廠商進貨單查詢視窗。
66 圖 4-52 選擇進貨單-2 1.選取欲沖帳廠商之『廠商名稱』並核對『進貨金額』。 2.確認後按下『確定』。 圖 4-53 輸入沖帳金額 1.代入進貨資料後滑鼠輕點『沖帳總額(含折讓)』下方欄位輸入已付金額。
67 圖 4-54 儲存沖帳作業 1.確認各項資料無誤按下上方工具列『存檔』完成沖帳。 圖 4-55 沖帳作業完成 1.系統會自動跳出『選擇視窗』表示建檔成功。
68 4.13.2 銷貨管理 圖 4-56 報價單作業 1.點選『報價單』進入客戶報價管理系統。 圖 4-57 新增報價單 1.按下工具列上的『新增』即可建立資料。 2.點擊『客戶代號』欄位兩下進入客戶查詢視窗。
69 圖 4-58 選擇客戶 1.選擇欲報價之『客戶名稱』。 2.確認客戶名稱後點選『確定』。 圖 4-59 報價單狀態選擇-1 1.滑鼠點擊『有效日期』欄位兩下進入片語選擇視窗。
70 圖 4-60 報價單狀態選擇-2 1.報價單狀態選擇『未完成』。 2.選取報價單狀態後點選『確定』。 圖 4-61 付款方式選擇-1 1.滑鼠點擊『付款方式』欄位兩下進入片語選擇視窗。
71 圖 4-62 付款方式選擇-2 1.選取客戶指定之『付款方式』。 2.確認客戶付款方式後點選『確定』。 圖 4-63 新增銷貨貨品 1.點擊『貨品代號』下方欄位兩下進入貨品查詢視窗。
72 圖 4-64 選擇品項 1.選取客戶欲購買之『貨品』。 2.確認商品後點選『確定』。 圖 4-65 儲存報價單 1.滑鼠輕點『數量』下方欄位輸入貨品數量。 2.確認各項資料無誤後點選上方工具列的『存檔』建立報價單。
73 圖 4-66 報價單建立完成 1.系統會自動跳出『選擇視窗』表示報價單已建檔。 圖 4-67 銷貨單作業 1.點選『銷貨單』進入客戶銷貨資料管理系統。
74 圖 4-68 新增銷貨單 1.按下工具列上的『新增』即可建立資料。 2.點擊工具列右方的『代報價』進入報價單或銷貨單資料選擇視窗。 圖 4-69 代入報價單 1.滑鼠點擊『報價單號』欄位兩下進入客戶報價查詢視窗。
