深入訪談新竹市區公所與戶政事務所組織重組之管理因素分析

組織重組就管理因素而言，主張以效率為考量，並消除或避免政府的無效率、腐化 現象。所以在政府部門導入企業精神，來追求「更好的政府」和「更好的治理形態」，

重建更有效率的政府組織及治理能力，是組織重組的管理面向所強調的重點。藉由減少 權責及功能的重疊，進行組織重組結構的重新調整，是行政組織重組的考量，以達成經 濟性和效率的目標(李雙玲，1994:73)。同時，在組織重組的考量因素中，對於組織職 能的劃分，是十分重要。現代政府功能的繁複，一件事往往會涉及到一個以上的機關，

是無法完全避免，但是一個現代化政府，應該力求做到：1.權責劃分明確，無重疊混淆 之弊；2.人民與政府揭頭，應以一個機關為對象，不要政出多門，不要人民向很多部門 去辦交涉(董翔飛，1978：17)。茲將影響新竹市區公所與戶政事務所組織重組之管理因 素分析如下：

一.簡化工作流程

關於此項，受訪談者有以下看法，如表6-4：

表6-4 受訪者針對新竹市區公所與戶政事務所組織合併，是否會簡化與改善行政工 作流程的意見

深入訪談 機關 合併簡化工作流程的看法

受訪者 A 內政部戶政司 不同意

受訪者 B 內政部戶政司 同意

受訪者 C 立法院 同意

受訪者 D 新竹市議會 同意

受訪者 E 專家學者 同意

受訪者 F 專家學者 同意

受訪者 G 新竹市政府 同意

受訪者 H 新竹市政府人事室 同意

受訪者 I 新竹市政府主計室 同意

受訪者 J 新竹市政府東區區公所 同意 受訪者 K 新竹市政府東區戶政事務所 不同意

受訪者 L 新竹市政府民政局 不同意

受訪者 M 新竹市政府東區區公所 同意 受訪者 N 新竹市政府東區戶政事務所 不同意

十四位深入訪談中，對於受訪者針對新竹市區公所與戶政事務所組織合併，是否會 簡化與改善行政工作流程的意見，有十位認為同意組織合併會簡化與改善行政工作流 程，四位認為不同意。認為組織合併會簡化與改善行政工作流程的理由是組織機關愈 多，公文的往來就愈複雜，機關合併能解決戶政業務尖峰時人力不足，同時二機關的人 力、物力、機具及車輛等資源共享下，必能簡化與改善行政工作流程。認為組織合併不 會簡化與改善行政工作流程的理由是工作輪調或請調，較易造成人民資料外洩。

合併多年後，區公所內可能會有工作輪調或請調，較易造成人民資料外洩。(訪談 記錄A)

戶政業務資訊化後，應該會精簡人力，節省成本，但戶政事務所卻在尖峰時欠缺人 力，戶政業務異地申請，民眾全國各地皆可申請資料，對民眾是利多，但戶政業務如何 調整尖峰時間的人力，我認為中央要檢討戶政業務，是不是任何的案件申請，皆需戶籍 謄本等相關資料，是否可以利用自然人憑證的電子謄本，地方政府調整其它單位的剩餘 的人力，讓公務人員的工作時間充份利用。(訪談記錄D)

地方政府組織調整是需要的，由於資訊化後，政府的各項業務有增有減，公務人 員在任何單位服務都是代表政府服務民眾，因此人員的彈性調動是合理的，組織機關 愈多，公文的往來就愈複雜，如能夠將機關合併，公務人員適當的調整，必能解決戶 政業務尖峰時人力不足。(訪談記錄F)

組織要徹底採取一元化的管理，以集中事權，才能獲得一定成果，一元化的管理 可避免造成事權無法有效管理，在行政組織架構常有疊床架屋的機關，區公所里幹事 每天下午需至鄰里服務，戶政事務所有些業務也需服務鄰里，如果機關能任務性編組，

政府人力的調配運用更具彈性，工作效率相業提高。(訪談記錄 H)

區公所與戶政事務所合併後，在不增加員額前提下，可以產生加乘效益。戶政事 務所併入區公所，原有人力、物力、機具及車輛，可以支援空間管理維護，提昇績效，

除里幹事仍有很大服務空間外，社政課可分擔生育津貼工作，政府工作率絕對會提昇。

二、提昇品質效率

關於此項，受訪談者有以下看法，如表6-5：

表6-5 受訪者針對新竹市區公所與戶政事務所組織合併，是否會提昇品質效率的意見

深入訪談 機關 合併提昇品質效率的看法

受訪者 A 內政部戶政司 不同意

受訪者 B 內政部戶政司 同意

受訪者 C 立法院 同意

受訪者 D 新竹市議會 同意

受訪者 E 專家學者 同意

受訪者 F 專家學者 同意

受訪者 G 新竹市政府 同意

受訪者 H 新竹市政府人事室 同意

受訪者 I 新竹市政府主計室 同意

受訪者 J 新竹市政府東區區公所 同意 受訪者 K 新竹市政府東區戶政事務所 不同意

受訪者 L 新竹市政府民政局 不同意

受訪者 M 新竹市政府東區區公所 同意 受訪者 N 新竹市政府東區戶政事務所 不同意

十四位深入訪談中，對於受訪者針對新竹市區公所與戶政事務所組織合併，是 否會提昇品質效率的意見 ，有十位認為同意組織合併會提昇品質效率，四位認為不同 意。認為組織合併會提昇品質效率的意見，若組織合併，區長指揮調動的管理功能擴大，

人員離峰尖峰時間調配得當，除一般性編組外，任務性編組能夠充份彈性運用，讓水平

與垂直組織成員間工作互相支援，任何單位的工作繁忙時間不同，如何適時調整任務，

政府的服務品質效率將加乘效益提高。認為組織合併不會提昇品質效率的意見是合併後 區長權力增加且同屬於區公所內，而戶政資料關係人民權益，較易有資料外洩可能，服 務品質自然下降。

合併後區長權力增加且同屬於區公所內，而戶政資料關係人民權益，較易有資料外 洩可能。(訪談記錄 A)

區公所與戶政事務所的業務往來非常的密切，許多的資料取得都必須行文取得，二 個機關又是在同一棟大樓，二個機關上級單位都是市政府民政局，合併效益相當大，區 長指揮調動的管理功能擴大，人員離峰尖峰時間調配得當，人力精簡、成本節省、品質 效率提高是政府與民眾共同的願景。(訪談記錄 E)

區公所與戶政事務所業務來往頻繁，市政府同時對二個機關的行文來往量非常大，

如果能夠將戶政事務所納入區公所，機關內會文絕對比機關間行文更有效率，市政府對 一個機關行文比二個機關更精簡，合併後戶政事務所主任、秘書、人事、會計，甚至股 長、行政工作人員精簡都可以重新評估，原區公所員工可以重新調整業務，以彌補戶政 事務所尖峰時間的不足。另戶役資訊化系統已整合，區公所兵役業務可以調整離峰與尖 峰的工作時段，適時加入戶政業務的尖峰時間，一起為窗口服務機動調整為民服務。我 們可以師法企業作法，如大型購物中心，服務民眾的櫃台機動調動組織內各部門成員，

當然組織必須在一定的規模才行，區公所與戶政事務所組織都不具模規，但如果能夠將 二個組織合併，一加一不是等於二，可能等於四或八或更多。(訪談記錄 F)

不管新竹市政府府內組織、府外組織、附屬單位，均是市政府的員工，服務民眾的 角度完全是一致的，除一般性編組外，任務性編組能夠充份彈性運用，讓水平與垂直組 織成員間工作互相支援，任何單位的工作繁忙時間不同，如何適時調整任務，以增加政 府的服務品質是非常重要的，區公所里幹事的工作時間上午在辦公室，下午服務鄰里，

若能夠與戶政事務所部份互相結合，相信政府工作效率一定會提高。(訪談記錄 G)

辦交涉，新竹市區公所區長與區戶政事務所主任都屬於市長派任，區長與主任職等皆 為九等，區公所與戶政事務所在同一棟大樓，更重要是區公所與戶政事務所業務來往 密切，機關行文效率較慢，服務人民的品質降低，如果二所機關合併，單位會文絕對 比機關行文更有效率，因此我覺得合併可行性是值得立即實施。(訪談記錄 I)

我覺得戶政這方面併戶區公所，民眾所有的事情都是到區公所裏都可以辦理完成，

區公所是派出機關還有很多的交辦空間，市政府應該把所有的工作盡量交給區公所，也 就是權力下放、責任下放，權責一起下放，讓老百姓有事都去找區公所，當然區公所權 力責任增加後，一般編組及任務編組交互運用，政府的工作效率一定會提高。(訪談記 錄 I)

市民在生活中，發生尋求服務時，第一時間想到區公所，就近取得，有效解決，滿 足需求，若服務功能都能聚焦在區公所，從出生到過世，對民眾生活上的便利性非常有 幫助。(訪談記錄 J)

基本上，區公所的定位民眾並不會很關心，民眾所關心的是服務是否快速有效率，

又是否能夠貼近民眾的需求。就整個經濟發展的狀況而言，事實上，區公所確實能夠再 提供進一步的服務，譬如利用科技的方式，普遍把權力下放到區，區則可以普遍設點，

都可以直接利用科技的方式，增加公共服務的空間，甚至在人潮聚集的地方，例如學校、

車站、大賣場、百貨公司等，都是可以提供便捷服務的點，總之即是利用科技普遍設立 服務的點。接下來，就是人力分布的問題，用什麼樣的方式來調整區公所的人力，我想 這才是民眾比較關心的部分，民眾關心的是服務是否能夠可以就近取得，或是 shopping 時就順便可以辦理，是否一天 24 小時都可提供服務，總言之，服務的便捷性是民眾最

車站、大賣場、百貨公司等，都是可以提供便捷服務的點，總之即是利用科技普遍設立 服務的點。接下來，就是人力分布的問題，用什麼樣的方式來調整區公所的人力，我想 這才是民眾比較關心的部分，民眾關心的是服務是否能夠可以就近取得，或是 shopping 時就順便可以辦理，是否一天 24 小時都可提供服務，總言之，服務的便捷性是民眾最