第七章 結論與建議
第一節 研究發現
本論文之研究目的在於了解新竹市區公所與戶政事務所組織重組的可行性,並進一 步找出優勢項目與劣勢項目 並探討其所帶來的效益,期能提出解決方案,以供新竹市 政府組織再造之參考,經由文獻分析、深入訪談及問卷調查結果,綜合歸納有如下幾點 發現。
一. 問卷調查組織成員256人中,121人(47.27%)贊成組織合併,73人(28.52%)反對:區 公所165人中,87人(52.73%)贊成組織合併,35人(21.21%)反對;戶政事務所91人 中,34人(37.36%)贊成組織合併,38人(41.76%)反對。
區公所同意適度組織合併者顯著偏高;戶政事務所同意適度組織合併者顯著偏低;
區公所不同意適度組織合併者顯著偏低;戶政事務所不同意適度組織合併者顯著偏高。
區公所組織變大,區公所組織成員認為對自己權益無影響,因此區公所組織公所同意適 度組織合併者顯著偏高,戶政事務所組織裁撤,因此組織成員戶政事務所人員擔心機關 裁撤自己可能會換工作性質,因此戶政事務所不同意適度組織合併者顯著偏高。
二.深入訪談14人,9人贊成組織適度合併,4人反對,1人沒意見。
由訪談人員14人員中支持組織適度合併,包括立法委員、議員、專家學者、新竹市 政府主任秘書、人事主任、會計主任、區公所區長及課員9人,不支持組織適度合併包 括內政部戶政司A科長、戶政事務所主任及課員、新竹市政府民政局戶政課課長等4人,
認為合併不合併都無所謂,不願表態為內政部戶政司B科長。從人員的職務中很清楚看 出,贊成合併者用客觀的管理面及經濟面來反應出組織合併對政府長遠的經營是有正面 的利益,反對合併者,由於其職務可能因為合併而調職,因此用主觀的個人立場來表態。
三.問卷調查及深入訪談結果中,針對組織合併可以精簡人力、節省成本、簡化工作流 程、品質效率提昇問題,受訪者有高度共識,但對於組織合併及合併方式議題,因 為單位不同有不同的看法。
在問卷調查及深入訪訪中,對於組織合併可以精簡人力、節省成本、簡化工作流程、
品質效率提高問題,受訪候有高度共識,但針對組織合併及合併的方式,區公所與戶政 事務所不同單位的組織成員的看法是不同。
四.絕大多數問卷調查與深入訪談人員,普遍認為地方二級機關應該授權地方自治。
地方自治要落實,戶政事務所是地方的二級機關,當然擴增或縮減要由地方政府自 行決定,政府自從精省後,從四級政府變成三級政府,鄉鎮市(區)公所是最基層的行政 組織,但是鄉鎮市(區)公所卻完全沒有掌控人口最新狀況,目前新竹市區公所有民政課、
社政課、經建課、行政室、會計室、人事室部門,最基本的戶政人口業務卻無辦理,是 不合組織結構,普遍認為地方二級機關應該授權地方自治。
五.政府開放戶政業務異地辦理後,都會型戶政事務所尖峰時間人力嚴重不足
新竹市三所戶政事務所屬於都會區,戶役政資訊系統電腦化後,組織成員雖未減少,
都會型戶政事務所因電腦化後開放異地辦理增加業務(1.代發異地戶籍謄本 2.異地申 辦戶籍登記 3.核發英文謄本 4.代發婦女生育津貼 5.核發自然人憑證 IC 卡 6.初、補、
換發身分證照相。),另我國經濟不景氣,每年二次學校開學前助學代款申請戶籍謄 本人數爆增,加上新竹市有六所大學,等待申請謄本人數大排長籠,尖峰時間戶籍員 服務民眾人數嚴重不足,將影響民眾對政府施政滿意度。
六.戶政系統已資訊化,戶政事務所員額設置標準仍停留在 1990 年 5 月 18 日
1990 年 5 月 18 日修正臺灣地區鄉鎮市區戶政事務所員額設置標準,第二條:戶政 事務所基本員額三人,第三條:市、區之戶政事務所人口超過七千人者,超過部分每滿 三千五百人,設置一人,第四條:鄉、鎮之戶政事務所人口超過七千人者,超過部分,
每滿四千人設置一人,第七條:戶政事務所員額得按人口成長,依設置標準,每兩年檢 討調整一次,可見臺灣地區鄉鎮市區戶政事務所員額設置標準已嚴重落後。
七.區公所與戶政事務所業務往來密切,合併後行政效率產生加乘效應
新竹市區公所與戶政事務所之間公文往來非常密切,機關間行文呈上轉下較費 時,新竹市東區區公所與東區戶政事務所、北區區公所與北區戶政事務所均在同一棟建 築物,香山區公所與香山區戶政事務所目前規畫新香山區公所大樓亦在同建築物內,區 公所行政課人員、社政課人員、民政課兵役人員及里幹事等,許多業務與戶政事務所相 關,如果組織適度重組,人員橫向機動的互相支援,可再創「政府與民眾雙贏」組織再 造典範。
八.合併後精簡戶政機關主管人員,區公所行政支援戶政業務可解決尖峰時間困境
新竹市三個區戶政事務所主住、秘書、股長、人事、會計人員全部精簡,人員共 精簡十七人,對地方政府財政缺口有幫助,精簡人員可依其職等調至市政府相關職務,
區公所與戶政事務所合併後,可以產生加乘效益。戶政事務所併入區公所,原有人力、
物力、機具及車輛,可以支援空間管理維護,提昇績效,除里幹事仍有很大服務空間外,
社政課可分擔生育津貼工作,戶政與兵役人員攜手合作(戶役資訊系統已整合),政府工 作效率絕對會向上提昇。
九.反對區公所與戶政事務所組織合併理由有下列幾點:
1.戶政業務若無獨立組織,民眾是否易懷疑戶政的保密性,擔心戶政資料的保密性會 有問題。
擔心若掌控戶政資訊,即可如威權時代一樣掌控選舉名冊操控選舉,卻忘記現 在是資訊化民主時代,戶役政資訊系統全國連線,任何有權限者,皆可取得資料,
因此反對區公所與戶政事務所合併的理由,似乎都是站在本位主義思考。
2.戶政系統業務全省統一自成一體,業務單純化、專業化,驟然併入區公所,將使其 組織複雜化,業務多元化,不符合戶政專業。
戶政業務與區公所業務來往密切,尤其是區公所的兵役業務與戶政事務所的戶 政業務的資訊系統連線已完成,二個業務人員相互支援應該不成問題。二個單位合 併後,戶政事務的課員與戶籍員工作完全不變,同時區公所的支援工作,完全不需 支援戶政資料的核心戶政專業資料,支援行政、會計、人事等業務,因此組織不會 複雜化,反而會加速工作的流暢性,民眾的方便性。
3.戶政事務所直接面對民眾,工作較區公所繁忙,如果合併在同一機關內,業務量差 異大,容易造成員工相互比較,管理上會有困難。
反對者認為組織再造,以新竹市為例,弊大於利,但是如此比較偏遠的鄉 鎮,則可研擬合併偏遠鄉鎮,在戶籍案係大多可異地辦理下,件數及洽辦人數,減 少很多,與鄉鎮公所合併較為可行,新竹市是都會型異地辦理之件數大量增加,繁 忙度比前更甚,與區公所的工作差異大,合併會造成管理者的困擾。
都會型戶政事務所的業務量,在戶政資料電腦化異地辦理開放後大增,尤其鄉 鎮偏遠地區的居民,在都市上班占大多數,直接在都會型辦理資料的申請較方便,
因此造成都會型尖峰時間流量過大,反對者認為戶政事務所與區公所合併,卻贊成 偏遠鄉鎮戶政事務所與鄉鎮公所合併是適合大環境的改變,政府開戶異地資料申請 後,偏遠鄉鎮戶政事務所業務量劇減,同時其組織成員相當少,與鄉鎮公所合併是 相當可行的。
2007 年 1 月行政院人事行政局指示全國戶政事務所人力的自我評鑑,新竹市都 會型的戶政事務所三所機關皆認為尖峰時間人員不足,也認為與區公所的業務往來 非常的密切,因此將區公所人員的離峰時間來補足戶政事務所的尖峰時間,區公所 里幹事可以分擔戶政事務所戶藉員門牌查訪等業務、區公所行政人員可以分擔戶籍 登記以外的業務,資源的共享、業務的分擔,服務民眾的成果將更豐碩。
4.兩個單位組織文化,組織氣候不同,無需變動。
認為區公所與戶政事務所的組織文化不同,組織氣候不同不能合併,新竹市東區 區公所與東區戶政事務所、北區區公所與北區戶政事務所辦公大樓均在同一棟,香山 區公所與香山戶政事務所在不同辦公大樓,但香山區公所建築物老舊,香山區戶政事 務所借警察局香山第三分局目前已在規畫新大樓,新大樓的規畫中已將戶政事務所納 入設計,因此在辦公室規劃上已將二個單位合併,組織文化及氣候的不同是因為有兩 個機關,二個主管的領導方式不同,當然呈現的文化與氣候就不一樣,如果合併成一 個組織,領導者只有一人,組織文化及組織氣候將快速融合在一起。
5.變動會造成組織成員權益的損失。
認為組織變動會造成組織成員權益的損失,實際上兩單位合併,僅戶政事務所的 主任、秘書、人事、會計、股長的職務有變動,基層的課員、戶籍員、辦事員、書記 職務均不變,主任、秘書、人事、會計,股長均可依原職等調動至新竹市政府相關單 位,2007年4月時,新竹市政府民政局副局長是原東區戶政事務所主任,新竹市政府 秘書室有位秘書是原東區戶政事務所主任,新竹市政府主計室有位課長是原東區戶政
認為組織變動會造成組織成員權益的損失,實際上兩單位合併,僅戶政事務所的 主任、秘書、人事、會計、股長的職務有變動,基層的課員、戶籍員、辦事員、書記 職務均不變,主任、秘書、人事、會計,股長均可依原職等調動至新竹市政府相關單 位,2007年4月時,新竹市政府民政局副局長是原東區戶政事務所主任,新竹市政府 秘書室有位秘書是原東區戶政事務所主任,新竹市政府主計室有位課長是原東區戶政