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易、分擔工作、參與彼此人際關係等策略,就關係運作的成果而言,可以從彼此 的互信、滿意度,以及新聞發布工作的成果是否流於形式來測量。這一點,從記 者與消息來源關係的研究上,也可以獲得印證,記者與法院發言人之間的信任,
可以提高彼此資訊提供的互動品質。
而上述組織與利益關係人間的關係研究告訴我們,將法院判決新聞發布定位 在一項公共關係活動,而以「溝通管理」的視角來看發言人的工作內容時,發言 人預先與承辦法官溝通,逐漸凝聚對判決新聞發布的共識,較能避免組織內部的 矛盾或衝突影響新聞發布工作,而在審判活動進行過程中,預先收集輿情狀況,
了解社會大眾對於個案可能的認知與價值評判,以及媒體記者對於法院審判作為 的提問與可能的批評,察知到是否將因此危害法院形象,進行事先的應變、管理,
從管理的角度來看法院判決新聞發布工作,它的準備,就不會是在每個個案宣示 判決之後才開始,加上,判決是法院的日常核心業務,判決新聞發布的目標,是 為了滿足社會大眾對於判決內容知的權利,判決新聞發布工作,更應該本於上述 目標而擬定溝通策略,包括與媒體記者間的、以及與承辦法官間的「關係」,這 項關係建立、維護的成果,展現在發言人與媒體記者間的互信,以及發言人與承 辦法官間的相互信任。發言人居中進行溝通的結果,承辦法官對於判決新聞發布 的相關資訊提供程度,與媒體記者報導素材需求越接近時,就越不會發生因為二 者需求的相互衝突,而影響到判決新聞發布工作的成果。而前述社會資本的研究 也告訴我們,當發言人與承辦法官或媒體記者間建立起良好的關係而產生信任成 果時,發言人在此關係上,便能夠累積出社會資本,並基於這項資本提取資訊及 知識。
法院發言人是站在組織邊界的跨界人
法院發言人,對於法院判決進行對外新聞發布工作時,等於是站在承辦法官 與媒體記者間,對內向承辦法官取得判決相關資訊,轉化為新聞稿後,再對外向
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媒體記者發送。黃懿慧(2002)指出,從系統論的角度而言,公共關係可被視為 組織的一個次系統,而公關人員的角色則被視為「組織跨界人」,在組織與公眾 的關係上,公關人員擔任的是對外代表組織、對內代表外在環境的組織跨界人角 色;而公關或組織溝通人員擔負著組織的界限聯繫任務 (boundary-spanning function),作為組織內部創建意義的關鍵人物,需要配合外界變化與內部需求提 出溝通決策。從上面的說明,我們可以知道,法院發言人的角色,並不僅是「新 聞聯繫窗口」,而是在法院組織的邊界上,負責內外的訊息傳遞,進而進行溝通 決策。張惠蓉(2004)將「組織跨界人」(organizational boundary spanners)定義為:
「活動於組織的周圍或邊界,從事與組織相關的工作,聯繫組織本身與外在環境」
的角色;依照Draft(1981,轉引自陳以慕,2011)的定義,組織跨界人為組織成 員,連結所屬組織與外部環境,從事訊息交換的任務,也代替組織決定蒐集的資 訊。
系統理論在探討組織的傳播活動時,進行位在組織邊界與外在環境進行交流 (Transaction)的角色研究。公關人員的工作特性,即為組織跨界人,具有鮮明的對 內擔任組織守門員、對外則代表組織的特色,一方面篩選進入組織內的訊息,另 一方面則負責對外傳送訊息;組織中從事公共關係管理運作的角色,負責與外界 溝通協調並交換資訊,幫助組織適應外在環境的變化,這類屬性的組織角色,必 須「蒐集、處理、儲藏及散布那些促使組織持續運作的資訊」,組織跨界人在組 織的邊界篩選訊息、促進訊息的流通,並應付來自外在系統的各項挑戰,以維持 組織內部系統的穩定與自主。White & Dozier(1992)的研究指出,公關人員的跨界 功能不但有助於管理階層做決策,也是研發上的重要依據,跨界活動應當視為組 織內部資訊管理系統中的重要組件;其扮演兩種角色,一是組織守門員,負責篩 選進入組織內部的訊息,一是組織代表,負責對外傳送訊息(張惠蓉,2000)。
政府公共關係部門,常因各方對於其所扮演的關係角色期望不盡相同,甚至 相互矛盾,而產生角色衝突,例如媒體記者需要採訪報導,經常要求公關人員提
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供越多、越詳盡的資訊越好,最好還能給予較多採訪上的便利或資訊蒐集上的方 便,但政府公關人員發言卻相對謹慎保守(陳一香,2016)。Goolsby(1992)的研 究,已經指出了政府發言人扮演著中介於組織內外的角色(張惠蓉,2004)。王 韻菁(2011)認為,政府發言人的角色,包括以下面向:一、是政府對外(媒體、
公眾)服務(資訊公開)的專業管理者,也是政府危機處理機制的一部分,必須 正確、完整而有效率地收集、整合政府內部橫向、縱向資訊並加以分析;二、除 了是政府部門或首長授權的代理人外,同時也是媒體、公眾在政府內的代理人,
轉達記者的需求,回應媒體代表公眾的提問;三、在政府機關和媒體、公眾之間 扮演中介角色;四、也是訊息的守門人,是政府機關的形象管理者、形象修復者,
對於政府機關對外發布的訊息瞭若指掌,把關對外發布訊息的內容,拿捏發言分 寸,向媒體與公眾及時提供資訊,獲得公眾的理解與支持。我們可以發現,政府 發言人,具有幾項特色,首先是對外代表政府組織,其次是內部訊息的收集、分 析與整合,第三項則是負責內部、外部訊息的過濾、流動。
陳以慕(2011)提到,組織跨界者為組織成員,因組織交付的任務而與人接觸,
需要同時與組織內部及外部連結,要了解組織跨界人的行為,需考慮組織內、外 部關係形成的兩股力量,這兩股力量,常使組織跨界者處於複雜、動態、相依的 情境中。由於組織跨界者的位置位在組織內、外交接處,來自於內、外相互矛盾 的期望同時加諸組織跨界者身上,Draft(1981)認為,組織跨界者具有資訊中介的 結構優勢,具有詮釋甚至操弄資訊的機會,在管理跨界關係時,因為具有與外界 接觸得以代替組織優先取得並篩選資訊的優勢,會更容易從中協調、折衝、排序、
交涉相互矛盾的利益或意見,而達成跨界關係的目標;而組織跨界者值得信任的 特質,是在執行跨界任務時常用的工具與方法,人際信任可以有效促成跨界關係 的發展,甚至創造出完全不同的關係與型態,但受到這樣的關係牽引,組織跨界 者也可能喪失對環境變動的偵測能力,滿足外來強加在組織資源上的期望,卻犧 牲了組織的利益。組織跨界者在組織內的相對權力是很重要的情境因素,組織所
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授予組織跨界者的職位,是管理跨界關係的基礎,稱為「合法權」;基於職務需 求所取得的資訊與資源,提供組織跨界者「參考權」、「專家權」;組織跨界者個 人值得信任的特質,可將合作規範深植在關係網絡,對所有成員都產生約束力,
促成跨界關係的發展。組織跨界者可以運用上述三種權力來整合、處理不同立場 者對跨界關係的歧見,說服反對者,爭取其他部門的資源及支持(陳以慕,2011)。
法院發言人所在位置,正好橫跨在法院組織與媒體記者間,一方面在法院內 部向法官取得有關個案判決的資訊,另一方面,發言人必須與記者聯繫,以便將 判決資訊向外傳遞,滿足記者的報導需求。跨越在這樣的邊界位置上,法院發言 人跨在組織邊界上,進行判決新聞發布時,同樣也具有對外代表法院,在內部收 集判決訊息,並且在判決新聞發布過程中,讓與個案相關的訊息在內部與外部交 流。發言人一方面基於記者報導的需求,而將來自於外部的訊息對內傳遞,以收 集來自於法院內部的判決相關資訊,但在另一方面,又擔任組織的守門員,處理、
轉化對外流出的訊息,發言人扮演組織內外的「交流」角色,因而必須從中折衷、
協調、交涉組織內外的需求,方能順利完成這項工作。
楊晟佑、王金壽(2017)的研究中提到,法院指派發言人時,並非優先考量
「個性」因素,而是偏向優先考量「資歷」,認為具備相當資歷的法官面對媒體 時才會具備較大的「膽識」。從上述研究,我們可以發現,發言人在組織內的「職 位」,也就是擔任發言人的「正當性」,以及基於這項訊息交流工作的職務需求,
所受到法院組織賦予的資源或資訊,加上在發展跨界關係時,所經營維持的「信 任」成果,交織在發言人的跨界角色運作上。Organ(1971,轉引自張惠蓉,2000) 則指出,組織跨界人扮演連結角色,必須具有三項特質:首先,必須具有絕佳的 語言駕馭能力及記憶力,時時注意用詞,以免使得對方產生不愉快的聯想,而絕 佳記憶力,則給人亟欲交談的印象;其次,能屈能伸且外向,前者使得組織跨界 人較容易視情況隨時調整行為,後者則使得他們容易與人建立交情並透過交情取 得所需;再者,則是在思考模式上,能夠準確地預測自己的言行對圈外人及同仁
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所造成的影響。而在有關組織跨界人如何化解其角色壓力的研究中發現,組織跨 界人在面對角色壓力時,受到二組變項的影響:內部支持與外部支持,前者包括 個人的因應策略與個人的資源,後者則包括社會支持與組織策略。其中,在個人
所造成的影響。而在有關組織跨界人如何化解其角色壓力的研究中發現,組織跨 界人在面對角色壓力時,受到二組變項的影響:內部支持與外部支持,前者包括 個人的因應策略與個人的資源,後者則包括社會支持與組織策略。其中,在個人