本研究依據傳播生態學的概念將傳播大系統拆解，僅觀察與討論報紙產製作 業受資訊科技進步之影響與其因應之道。在考量資訊科技之應用與發展後，本研 究以行動研究落實了媒體製作虛擬團隊之概念，並且結合理論與實務，聚焦探討 報業虛擬新聞室作業模式之施行成效。研究過程中，經由詳細蒐集、整理、歸納 與分析研究過程中所產生的資料、並作出具體討論，再將研究結果回饋於研究個 案，達到理論與實務結合的目標，並且期望虛擬新聞室之施行結果能夠作為未來 媒體發展虛擬製作團隊之參考。經由行動研究過程所獲得之豐富情境資料的整 理，研究者再配合文獻資料（Bal & Foster, 2000; McMahon, 2001; Smith & Blanck, 2002），提出媒體製作虛擬團隊之設置步驟作為其他媒體產業參考，共分為：前 置步驟要點、虛擬團隊設置步驟二部份說明：
（一）前置步驟要點
1. 建立完備虛擬團隊作業系統平台，並依據三個靜態子系統與兩個態動流進 行系統功能設計。系統功能包括如：系統管理區、個人資料編輯區、會議 討論區、參考資料區、記者名單區、討論精華區、或線上會議室等。並依 需求設置系統安全保護機制，以防團隊資訊外流。
2. 選擇適當之團隊溝通工具，溝通工具包括：企業內部網站、電子佈告欄、
新聞討論群組、即時通訊軟體、電子郵件、或其他通信設備等，以建構完 備通訊網絡。
3. 檢查系統主機放置環境，包括電源及網路的穩定性等；設置備用主機並建 立資料備份機制，以防主要主機因不可抗之外力因素而無法運作，導致作 業資科流失與作業停擺。
4. 設立團隊獎勵懲制度、設立團隊成員評選標準、規劃系統操作訓練課程。
（二）媒體製作虛擬團隊設置步驟
1. 根據作業或任務目的選定合適之專案管理人；
2. 依據作業需求招募適當之專案團隊成員；
3. 召開製作會議，凝聚成員共識；
4. 工作規劃及分配；
5. 召開執行期間製作會議；
6. 執行並監督虛擬製作專案；
7. 檢討專案執行成效；
8. 要求團隊成員寫下工作報告（或心得）；
9. 將執行過程資料與結果建檔。
另外，在傳播生態系統中，系統發出前饋的訊息目的在於確保系統部門能夠 正確達成系統目標。前饋的概念即等同於計劃與管制的方法，詳細的計劃能夠減 少專案執行之不確定性，減低外力因素所帶來的風險；而控制的目的在於成員能 夠正確執行組織作業或任務以提升作業的績效。前饋中計劃與管制方法要點則分 別條列如下：
（一）前饋─計劃（planning）
1. 編輯團隊作業手冊，除了標名團隊作業名稱外，更應清楚說明任務目標與 內容、作業期限、成員基本資料介紹與聯絡方式、載明標準作業程序與工 作績效獎懲條例、及人員參與會議手則等，供成員閱讀與參考。
2. 依組織成員分佈情況規劃成員活動，增加其互動以提升成員間信任感，進 而凝聚目標共識；或利用Tan 等（2000）理想對話技術凝聚組織成員製作 共識；
3. 規劃系統操作訓練課程內容與實施時程，同時於訓練課程結訓後進行系統 操作學習評量，以維持基本作業品質；
4. 設立專案執行時程（或行事曆）、選定適當溝通工具，並規劃當成員接收 到其他成員後之標準回覆程序，以達到對工作具有充分之覺察；
5. 依據各專案實際需求，訂定期中製作會議次數，目的在於消弭學生症候群 以方便管理人掌握作業進度；
6. 訂定專案結束之檢討會議日期、並規劃檢討事項。
（二）回饋─管制（control）
1. 徹底執行工作獎勵與懲罰制度；
2. 規定成員至少於網路會議召開前一天，登入系統平台進行議題討論或瀏覽 其他成員討論內容，以期充分掌握議題內容進而提升會議效率；
3. 進行會議時，主席必須掌控會議討論進度、掌控議事討論內容與發言，防 止不當發言或不相關發言產生；
4. 規定成員每日報告進度，以便管理人掌控作業進度；
5. 規定成員於執行工作期間，遭遇任何問題，立即透過網路平台回報，以供 其他成員提供意見，或許專案管理人直接下達工作指令；
6. 專案執行完畢，成員必須於規定時間內上傳該專案執行心得，以供日後執 行類似專案之人員查詢與參考。
最後，除了透過資訊科技的應用，作為製作團隊成員意見回饋的工具外，管 理人亦利用各項工作執行成果的回饋，修正前饋結果，達到持續改善的目標。