資料庫系統

在組織知識管理系統的運作之中，資料庫系統的使用率相當高。非但如 此，資料庫系統還貫穿組織整體知識管理運作的流程。組織資料庫系統在組 織中所扮演的角色包括了下列三點：在組織進行知識獲取時作為知識轉移的 來源之一；在知識擴散的過程中提供系統化知識供給組織成員使用；在知識 蓄積的步驟扮演知識儲藏所的角色【60】。

組織資料庫系統是組織資料庫及其管理系統的結合。資料庫管理系統的 功能在於協助組織使用者建立並管理資料庫，組織資料庫是由具有意義且可 以記錄的具體文件檔案所架構而成，其特色在於能夠將組織資料予以系統性

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的統整以達到資料整合與標準化的目的。企業透過整合化的步驟讓組織資料 之間的關聯性能被表露無疑，而標準化的資料則方便組織成員對該資料進行 分析挖掘的工作。不同的使用者與應用軟體可以藉由組織資料庫系統的應 用，快速的查詢或是分享資料庫內的文件資料。

簡言之，所謂的資料庫系統(database system)即是指一個“組織資料儲存系 統”，其目的在於維護組織所有資訊以及提昇資料擷取的效率。資料庫系統對 於企業推行知識管理而言，或許不是最重要的部分，但卻具有無法取代的特 性，它是企業所有資料、資訊進行儲存取用的容器，是ERP、SCM、BIS 等 其他進階系統的基礎，少了資料庫系統的設備，組織將不易運作企業知識管 理的實行。因此對資料庫系統選用需謹慎考量。

以資料模式(data model)而言，目前市面上資料庫系統大致可分為物件關 聯 式 資 料 庫 管 理 系 統(object-relational DBMS) 、 關 聯 式 資 料 庫 管 理 系 統 (relational DBMS)與物件導向資料庫管理系統(object-oriented DBMS)三種 類。像UniSQL、Illustra 等即屬於物件關聯式資料庫管理系統；Microsoft SQL Server、Oracle 公司的工具則是關聯式資料庫管理系統；至於物件導向資料 庫管理系統則包括 CA-Ingres、ODBII 等。而此三類型的企業資料庫管理系 統，就資料查詢複雜度與結構複雜度扼要說明如下【62】：

一、檔案系統：

適合處理結構簡單，但查詢功能性很小之資料。譬如文書處理系統。

二、物件關聯式資料庫管理系統：

此資料庫擁有各種查詢之資料、適合組織成員處理結構複雜的資料。

三、關聯式資料庫管理系統：

此資料庫系統主要是應用在企業資料處理上，他有強大的資料搜尋 功能，適合處理結構簡單的資料。

四、物件導向資料庫管理系統：

此資料庫適合處理查詢功能不多但結構複雜之資料。

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倘若企業能充分擅用組織資料庫系統，不但可以大幅降低組織資料的重 複性，避免造成組織資源不必要的浪費，同時還可以避免同一份資料卻有不 一樣內容，減少其資料的不一致性。另外，透過組織資料庫系統強大的功能 還可以加速組織知識管理的推行，讓企業內部知識共享的效果大幅提昇，同 時還可以迫使組織成員遵循組織標準規範，以期創造出更多無形的組織管理 效益。資料庫系統最主要的功能在於能夠維持組織資料的完整性，避免文件 資料在組織內部流通時造成重要文件的遺失，同時企業使用系統資料庫的好 處還可以加強資料安全性的限制，以避免組織重要資訊不慎外流【62】。

至於企業如何選用一個對於組織內部有實質幫助的資料庫系統，以下將 列舉數項評比依據以為參考：

一、管理(Administrator)能力；

二、資料/程序(Data / Procedure)功能性；

三、資料分散/備份能力(Distribution / Replication)；

四、通訊能力(Communication)；

五、平行處理能力(Parallelization)；

六、資料庫結構(Architecture)完整性；

七、資訊網存取能力(Web Access)；

八、物件導向存取(Objectoriented Access)能力；

九、專家資訊系統(E15) /決策支持系統(D55)存取能力；

十、價格(Price)；

十一、穩定性(Stability)；

十二、延展擴充性(Expanded)；

組織可以運用資料庫系統的機制來協助其知識管理的實行，不但可以憑 藉其快速搜尋的功能來提昇組織知識分享的效率，透過資料庫系統將組織內 外部知識予以系統化的整合儲存，以利組織其他成員使用。非但如此，我們

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還可以利用資料庫系統紀錄組織知識的被使用率作為組織知識評核的依據。

在企業推行系統化知識管理的過程中，組織資料庫系統實為知識管理系統架 構不可獲缺的要項。