集中採購之概念

在採購策略中，我國的機關採購係並用「集中採購」與「分散採購」

兩種制度，而在尚未將所有採購事項集中於一個機構辦理前，變通的方式 為進行「共同採購」。有關共同採購已如前節所述外，以下將就集中採購 之意義及特性，以及在應用上之優缺點予以說明。

3.2.1 集中採購之意義

基本上，採購為現代管理科學中一項專門學識與技能，概不論政府 機關抑或公、私營事業機構組織，無不有採購業務，縱然，各國政府組

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織不同或公、私營機構組織繁簡不一，然而，每一部門之採購工作，均 屬重要角色，又及涉及範圍廣泛，影響機構績效極深，與乎錯綜複雜之 工作，更顯其重要。為求建立系統化與制度化之採購途徑，遂採行集中 採購制度，專設機構以司其事。

政府機關之集中採購意義，即是舉凡政府行政機關及公營事業機構 所需一切物資，均在透過專設機構全權統籌購辦下，以最合理的價格，

配合需用時間與場所，用最經濟的方式，購得適當品質、正確數量、符 合 規 格 之 所 需 物 質 之 理 性 活 動 （ 吳 維 標 ， 民 59 ） 。 所 謂 「 集 中 」

（Centralize）乃彙具統一一切力量或一切事物於一人或一機構，其意 旨在於「一事一管，責無旁貸」，凡在其事權範圍內之事務，均由負責 機構全權統一辦理，其他單位不得干涉。至於所謂「理性活動」是指整 各採購作業過程中之各項手續與運作，均經有關人員完整周密之計畫、

思慮與檢討後才付諸行動，並非凌亂、盲目的去做，而是有系統、有組 織、有步驟、有進度、有規範的逐一完成。

3.2.2 集中採購之特性

集中採購之重要職責，即是採購事務及人員置於統一監督之機構下，

將一切採購事務按統一規定之程序與法定條件，加以統籌採購服務之活 動。（吳維標，民 59 年）。

依其「集中」之特性分類，有下述幾種方式：（林崇一,民國 91 年）

1.業務集中

所謂「業務集中」係指將採購業務集中由某一特定機關或部門負責 統籌辦理。它強調的是採購事權的集中性，將採購事權交由某一機關或 部門單獨承擔，並不一定需要各機關有共同之採購需求（王忠宗,劉緒倫, 陳建良，民 87 年）。例如中央或地方各機關、學校，將其所需之各項工 程、財物、勞務採購，集中交由所屬部門（如各部會之總務司、各機關 之採購（庶務）課、各學校之總務處），負責辦理相關業務，如此可有

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效節省需求機關、單位本身之人力，不需費心於繁瑣之採購作業。

2.地點集中

所謂「地點集中」係指將某項採購業務集中到某一特定場所、部門 或機關辦理。例如各機關將所有採購之開標作業，集中到某一公開的場 地（如開標中心）進行，使開標過程公開、透明、合理化，以避免產生 採購弊端，衍生爭議。

3.人員集中

所謂「人員集中」係指將具備採購專業人員集中到某一部門或是特 定場所，集中辦理採購業務。例如目前多數縣市以任務編組方式，由各 單位調配人力集中到發包中心，負責統籌辦理各項採購工作，即屬人員 集中之案例。人員集中有利於作業的分配與執行，進而可提高採購效率。

4.品項集中

所謂「品項集中」係指各機關將所需共通性經常使用，且量大、金 額大，並以標準化、規格化之各項財物，透過集中採購的方式，統一購 買。例如目前施行之「中央機關財物集中採購實施方案」即是強調品項 的集中，將各機關所需之共通採購項目，集中交由某一採購單位（如中 信局）負責集中採購，以達到「以量制價」之經濟效益。

3.2.3 集中採購之優缺點

集中採購與分散採購在組織任務分工上，彼此具有管理與性質上的差 異。集中採購是指採購決策權力的集中、以及功能運作的統籌進行。分散 採購則不只包括採購業務的授權，尚須透過政策或程序等，對授權加以適 當控制（Dessler，1980）。由於集中與分散程度，對於大規模組織而言屬 於重要的組織決策，將影響組織的結構與功能之運作。

依據相關研究採行集中採購相較於分散採購，制度上有其優點，其大 致歸納如下（吳維標,民 59 年，李建中,民 89 年，林崇一,李得璋,民 91 年，

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林育民,民 92 年）：

1.集中採購之優點

(1) 集中採購，節省辦理採購人力

將相關採購事物交由某機關集中採購，可有效節省需求機關之 採購人力，不需費心於繁瑣之採購作業。

(2) 集中大量採購，減免重複採購行為，降低交易成本

機關對於特定財物或勞務有共通需求者，經由集中採購，一次 購足，可減免分散採購之重複採購行為，有效降低交易成本，進而 可減少廠商之投標準備及旅運成本。

(3) 集中採購力量，取得優惠價格

透過集中採購，可發揮大量採購之經濟效益，或藉由經數量上 之優勢，增加談判之籌碼，較分散採購取得更優惠的採購價格。

(4) 採購作業制度化，提高採購效率

集中採購訂有各種制度化之標準作業流程與作業規範，通常只 需照章辦事即可，減省許多溝通協調時間，較諸分散採購效率可提 高。

(5) 維持專業採購品質，減少採購紛爭

集中採購多由同一批專業人員辦理相同或類似採購案件，較諸 分散採購由不同之人員辦理，可維持一定之專業採購技術、品質，

減少錯誤，避免無謂之爭議。

(6) 採購過程透明度高，有利於效益分析

由於採購事權系統一交由某機關集中辦理，採購過程公開、公 平、公正，透明度較高，有利於主（會）計部門進行採購效率或效 益之分析與評估，對於採購過程也利於實施監督審查。

(7) 可獲致更廣泛的供應來源

由於集中採購數量通常較大，故可尋全球的供應來源，以避免 分散採購，受到地區性之限制。

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(8) 容易實現標準化

由於集中採購，可令供應廠商依照政府之規格製造，並可藉此 統一物資之名稱，由於招標嚴格可篩選較優廠商參加，得標後為爭 取下次機會，必力求產品精良，而達標準化品質。

(9) 樹立清廉風氣

由於集中採購多屬大宗採購，須按規定之招標競賣原則，使廠 商無法誘惑，而杜官商勾結之弊端，且集中採購因交易數額龐鉅，

輿論及監察機關容易集中注意，使廠商及承辦單位即使意圖勾結為 歹，亦難逃眾人之耳目，且一切手續制度化後，弊端不待改革而自 清，風氣自可趨向清明正軌。

(10) 防止物資呆存

集中採購經過標準化、簡單化後，不但節省經費，各機關單位 之使用亦可互道有無，調盈濟虛，減少各單位有呆存物資及濫用物 資之現象。

(11) 易於監督管理

集中供應後，對於各單位之消耗易於監督管理，且公用物資皆 可有統一標誌，可防止私用或盜賣。

2.集中採購之缺點

(1) 時程上較難以彈性配合機關需要

集中採購多依既定之作業規定及程序辦理採購，對於緊急採購 案件，較難以機動、及時的配合個別機關之採購需求。

(2) 增加交通時間及旅運成本之負擔

集中採購係將相關採購事務交由某機關集中辦理，但囿於地域 幅員廣大，若規定集中一處辦理，而未採電子傳輸資料及適當之授 權方式，可能增加需求機關交通時間及旅運成本的負擔。

(3) 無法滿足個別機關之需求

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以共同供應契約而言，其通常是在規格、條件相同、數量集中 之前提下，才能取得優惠價格，較無法滿足個別機關之特定規格需 求。

(4) 風險集中，影響層面更大

集中採購代表利益集中，相對的也代表風險集中，如缺乏妥善 之監督管理，一但發生廠商無法履約或紛生採購弊端，則影響層面 更大，問題也更嚴重。

(5) 不利中小企業參與

利用集中採購，基本上採購案件之規模可能增大、金額提高，

以共同供應契約而言，如未有適當規劃，中小企業廠商相對的較缺 乏競爭優勢。

綜合上述，集中採購較分散採購具有專業、品質、效率、節省人力、

成本之優勢，但也可能會有風險集中、無法滿足機關個別需求之缺失，在 衡量利弊得失時，如認為集中採購之實施利多於弊，則宜積極推行之。故 大部分國家的政府採購，多是採集中採購與分散採購混合的方式辦理，因 集中採購亦宜有其限度，有時過分之集中採購，反而會發生調配運用不靈 活現象。因此在選擇採購方式必需加以評估應如何發揮集中採購之效益並 同時降低其可能產生之負面影響。